Cách xây dựng báo cáo quản trị cho doanh nghiệp

Báo cáo quản trị là thuật ngữ được nhắc đến nhiều trong kinh doanh, nó đóng vai trò quyết định tới trong việc định hướng đưa ra quyết định của nhà lãnh đạo. Vậy báo cáo quản trị là gì? Cách xây dựng báo cáo như thế nào? Cùng 1Office tìm hiểu chi tiết ở nội dung bài viết dưới đây.

1. Báo cáo quản trị – những thông tin cần biết

1.1 Báo cáo quản trị là gì ?

Báo cáo quản trị là là một báo cáo phục vụ nhu cầu nội bộ của doanh nghiệp, đáp ứng từng yêu của các phòng ban cũng như như nội dung báo cáo. Qua đó, các nhà lãnh đạo có thể hình dung toàn cảnh về thực trạng doanh nghiệp (công nợ, hàng tồn, doanh thu, chi phí, công việc,…), từ đó đưa ra những quyết định nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Người xây dựng báo cáo sẽ thu thập dữ liệu từ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp hoặc tổng hợp số liệu cần thiết trong báo cáo mình cần lập, trình bày khoa học dễ hiểu để trình lên nhà quản trị. 

1.2 Lợi ích khi sử dụng hệ thống báo cáo quản trị

Trong những cuốn sách hay về quản trị luôn đề cập đến tầm quan trọng của việc sử dụng báo cáo để kiểm soát tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Những lợi ích không thể phủ nhận của báo cáo hoạt động quản trị có thể kể đến như: 

Định hình được vị thế doanh nghiệp trên thị trường, đo lường các chỉ số chiến lược:

Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp nhìn nhận về khả năng hiện có, vị thế doanh nghiệp hiện nay, tình hình phát triển của doanh nghiệp mình với các chiến lược kinh doanh, marketing,… đã đề ra. Sau đó so sánh với các đối thủ để rút kinh nghiệm, khắc phục điểm hạn chế và phát huy điểm mạnh doanh nghiệp mình.

Thiết lập tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng:

Báo cáo giúp theo dõi giúp theo dõi, đánh giá một cách toàn diện các mặt hoạt động của doanh nghiệp để đưa ra những  tiêu chuẩn hiệu suất (KPI) rõ ràng, chính xác và phù hợp nhất không chỉ đối với doanh nghiệp, mà với nhân viên. KPI lý tưởng nhất dành cho doanh nghiệp, đó là KPI khi nhân sự ở vị trí đó cố gắng phấn đấu bằng toàn bộ năng lượng mình có sẽ đạt được. KPI quá cao hay quá thấp đều không phát huy hết được khả năng nhân viên hoặc làm nhân viên áp lực, mệt mỏi. 

Làm việc khoa học – chính xác:

Nó thể hiện những ưu điểm của mặt khoa học, chính xác, cụ thể của những con số, biểu đồ, những số liệu thông tin ngắn gọn chính xác và đầy đủ. Không còn phụ thuộc vào việc trình bày mơ hồ của nhân viên, nhà quản trị có thể nhìn thấy bối cảnh doanh nghiệp của mình qua những con số biết nói. 

Định hướng nhà quản trị:

Giúp nhà quản trị có những chiến lược đúng đắn trong kinh doanh, từ đó thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.

Xem thêm: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh: Ý nghĩa của các chỉ số và cách đọc báo cáo chính xác

2. Một số loại báo cáo quản trị quan trọng trong doanh nghiệp và chức năng 

Hiện nay có 5 loại báo cáo quản trị doanh nghiệp hay được dùng trong các doanh nghiệp là:

• Báo cáo doanh thu: Một phần nhỏ của báo cáo quản trị, nội dung chủ yếu đề cập đến doanh thu công ty với mục đích tổng kết, ghi chép tất cả các nội dung liên quan tới toàn bộ hoạt động tài chính,…
• Báo cáo chi phí: Phân tích cơ cấu các loại chi phí để tối ưu hoặc thúc đẩy nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh trong doanh nghiệp.
• Báo cáo hàng tồn kho: Báo cáo được kiểm soát định kỳ số lượng hàng hóa tồn kho theo tháng. Mẫu báo cáo nêu rõ thông tin vật tư, hàng hóa tồn kho, số lượng tồn đầu kỳ, cuối kỳ.
• Báo cáo công nợ: Bảng báo cáo công nợ phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh, cuối kỳ trong quá trình hoạt động kinh doanh.
• Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính chỉ là một phần của báo cáo quan quản trị. Trong báo cáo tài chính, người đọc báo cáo có thể nhìn thấy toàn bộ tình hình tài chính của công ty như tài sản, nợ, vốn chủ sở hữu, doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền… Báo cáo thường được công bố định kỳ vào cuối mỗi quý và vào cuối năm. Mỗi doanh nghiệp đều có các nguyên tắc quản trị tài chính doanh nghiệp khác nhau nhưng trong báo cáo tài chính hiện nay đều có nhiều điểm giống nhau.

Xem thêm: BÁO CÁO NỘI BỘ LÀ GÌ? MẪU BÁO CÁO NỘI BỘ CHUẨN FORM NHẤT 2022

3. Cách xây dựng báo cáo quản trị trong doanh nghiệp 

Để xây dựng hệ thống báo cáo trong doanh nghiệp cần những bước nhau: 

– Xác định nhu cầu sử dụng thông tin báo cáo: Báo cáo nhằm mục đích gì, phục vụ cho công việc nào hay dự án nào, ai là người chịu trách nhiệm báo cáo và báo cáo này ai sẽ phụ trách. 

– Xác định nội dung báo cáo: Xác nhận xem báo cáo này thuộc loại nào (1 trong 5 loại báo cáo đã kể trên hay loại khác liên quan tới chức năng riêng từng phòng ban). Từ đó lên kế hoạch bố cục báo cáo, nội dung sẽ báo cáo. Ở bước này, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm form báo cáo hoàn chỉnh mà không cần tốn nhiều thời gian với các phần mềm quản trị doanh nghiệp được sử dụng trong cách doanh nghiệp chuyển đổi số.  

– Thu thập dữ liệu: Tổng hợp tất cả các nguồn dữ liệu thông tin bên trong hoặc bên ngoài, sơ cấp hay thứ cấp,… để làm báo cáo. Nguồn dữ liệu nội bộ có thể từ hệ thống Tài chính – Kế toán, hệ thống Nhân sự, Kinh doanh… hay một số bộ phận phòng ban khác có liên quan. Nguồn dữ liệu bên ngoài cần có liên quan đến chiến lược phát triển ngành nghề lĩnh vực liên quan của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có thể thu thập qua khảo sát, điều tra. 

– Xử lý và phân tích dữ liệu: Từ những dữ liệu trên, người thực hiện lập báo cáo quản trị sẽ sử dụng những kỹ năng đã có liên quan tới các công cụ phân tích số liệu để lập báo cáo. Đến đây bắt buộc người lập báo cáo phải là người có năng lực chuyên môn nhất định để phân tích.

– Lập và trình bày báo cáo: Sau khi phân tích và xử lý dữ liệu, việc trình bày rõ ràng hiệu quả với các form báo cáo theo quy định riêng của công ty hoặc các form báo cáo phổ biến rất quan trọng trong quá trình trình lên báo cáo với ban giám đốc. Nó đòi hỏi thông tin chính xác và dễ hiểu, dễ theo dõi.

– Lưu trữ và kiểm soát: Mỗi doanh nghiệp cần lưu ý về quy trình này để dễ dàng tìm kiếm, đối soát này khi có chuyện phát sinh hoặc cần đánh giá tổng quan mỗi năm.

Qua bài viết này, 1Office đã cung cấp cho người đọc đầy đủ thông tin cần thiết cách xây dựng báo cáo trong doanh nghiệp. Những nhu cầu về xây dựng báo cáo hợp lý, khoa học đều có trong các phần mềm giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp mà 1Office cung cấp. Hy vọng trong thời gian tới, 1Office sẽ có cơ hội đồng hành với các nhà lãnh đạo trong hành trình quản trị doanh nghiệp khoa học, hiện đại hơn.