Mối quan hệ BSC và KPI: Tất Tần Tật Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết 

BSC và KPI là hai công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp định hình, đo lường và quản lý hiệu suất kinh doanh. Sự kết hợp và áp dụng đúng cách của hai công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược và nâng cao hiệu suất hoạt động. Vậy hãy cùng 1Office tìm hiểu sự khác nhau, cách triển khai cũng như sai lầm cần tránh khi áp dụng 2 khái niệm này nhé!

1. Khái niệm BSC và KPI là gì?

1.1 BSC là gì?

BSC là viết tắt của cụm từ Balanced ScoreCard, hay còn được gọi là bảng điểm cân bằng. Đây là một công cụ quản lý dựa trên mục tiêu và đo lường đa chiều được đưa ra bởi hai nhà kinh tế Robert Kaplan và David Norton vào cuối những năm 1980. BSC giúp các doanh nghiệp chuyển từ tầm nhìn chiến lược thành các chỉ số cụ thể bằng cách cân nhắc và cân đối các thông số về hiệu suất từ nhiều khía cạnh khác nhau. 

Cụ thể, BSC tác động đến 4 khía cạnh cụ thể của doanh nghiệp thông qua hoạt động giám sát chiến lược. Dưới đây là mô tả chi tiết về cách BSC ảnh hưởng đến từng khía cạnh:

• Khách hàng: BSC giúp doanh nghiệp đánh giá và đo lường mức độ hài lòng của khách hàng thông qua các chỉ số như tỷ lệ khách hàng trung thành, tỷ lệ hủy bỏ dịch vụ, đánh giá khách hàng,.. Từ đó doanh nghiệp có thể theo dõi, cải thiện kết quả để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
• Tài chính: BSC định rõ các chỉ số tài chính quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, biên lợi nhuận và ROI (Return on Investment). Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất tài chính của mình, đồng thời tối ưu nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu tài chính.
• Quy trình nội bộ: BSC đo lường và theo dõi hiệu suất thông qua các quy trình và hoạt động kinh doanh nội bộ. Các chỉ số như chất lượng sản phẩm/dịch vụ, thời gian giao hàng, tỷ lệ lỗi… giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả và cải thiện hiệu suất từ đó tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
• Học tập và phát triển: BSC khuyến khích doanh nghiệp định rõ các chỉ số học tập và phát triển như tỷ lệ đào tạo nhân viên, sự đổi mới và phát triển sản phẩm, tỷ lệ sử dụng công nghệ mới,… Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra được những định hướng vào việc đào tạo, phát triển nhân viên, nâng cao năng lực tổ chức và khả năng thích ứng với sự thay đổi của môi trường.

1.2 KPI là gì?

KPI được viết tắt bởi cụm từ Key Performance Indicators, là những chỉ số quan trọng được sử dụng để đo lường, đánh giá mức độ đạt được mục tiêu và hiệu suất của một tổ chức, dự án hoặc quá trình kinh doanh. KPI thường được lựa chọn dựa trên các yếu tố quan trọng và ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức.

KPI có thể được định nghĩa và áp dụng trong hầu hết tất cả lĩnh vực khác nhau bao gồm tài chính, bán hàng, tiếp thị, khách hàng, quản lý dự án, chất lượng, hiệu suất nhân viên và nhiều khía cạnh khác. Chúng thường được đo lường bằng những con số cụ thể giúp so sánh và đánh giá hiệu quả công việc của các cá nhân, bộ phận, phòng ban và đơn vị doanh nghiệp.

Cụ thể, KPI tác động đến rất nhiều khía cạnh của doanh nghiệp và có thể được chia thành các nhóm chính sau:

• Tài chính: Đo lường hiệu suất tài chính của doanh nghiệp bao gồm doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận, biên lợi nhuận, lưu chuyển tiền mặt và cơ cấu tài chính. Ví dụ: Đạt mức lợi nhuận ròng 20% so với doanh thu.
• Khách hàng: Tập trung đo lường sự hài lòng và trải nghiệm của khách hàng ở một số khía cạnh như tỷ lệ giữ chân khách hàng, số lượng khách hàng mới, số lượng khách hàng trung thành… Ví dụ: Tăng số lượng khách hàng mới lên 15% trong năm.
• Sản xuất và hoạt động: Đo lường hiệu suất và hiệu quả của quy trình sản xuất và hoạt động kinh doanh như sản lượng, chất lượng, chi phí sản xuất, hiệu suất nhân công… Ví dụ: Tăng hiệu suất lao động lên 15% thông qua cải tiến quy trình đào tạo.
• Nhân sự: Hỗ trợ nhà quản lý đo lường và đánh giá tỷ lệ nghỉ việc, tỷ lệ sử dụng lao động, đánh giá hiệu suất cá nhân, tỷ lệ đào tạo…. Ví dụ: Giảm tỷ lệ nhân sự nghỉ việc dưới 10% trong năm 2023.
• Tiếp thị và bán hàng: Bao gồm các chỉ số về doanh số bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí tiếp thị, số lượng khách hàng mới và số lượng cơ hội bán hàng. Ví dụ: Tăng doanh số bán hàng 10% so với cùng kỳ năm trước.
• Nghiên cứu và phát triển sản phẩm: KPI hỗ trợ nhà quản lý đo lường số lượng sản phẩm mới, chi phí nghiên cứu, phát triển sản phẩm và thời gian hoàn thành. Ví dụ: Phát triển và ra mắt ít nhất 3 sản phẩm mới trong năm.

2. So sánh sự khác biệt giữa BSC và KPI

Bảng so sánh sự khác biệt giữa BSC và KPI

3. Mối quan hệ giữa BSC và KPI 

BSC và KPI có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ nhau. Nó tạo ra một cầu nối giữa chiến lược tổng quát và công việc chi tiết của nhân viên. Từ đó giúp định hướng chiến lược kinh doanh và lãnh đạo trong một doanh nghiệp.

Chuyển đổi mục tiêu chiến lược thành mục tiêu cụ thể:
BSC hỗ trợ doanh nghiệp xác định mục tiêu chiến lược và chuyển đổi chúng thành các chỉ số đo lường cụ thể, áp dụng trong nhiều lĩnh vực như tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ… KPI sẽ giúp đo lường hiệu suất, theo dõi các chỉ số quan trọng và phản ánh mục tiêu chiến lược đã được xác định trong BSC. Ví dụ:

• BSC: Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp là tăng trưởng doanh thu tổng thể.
• KPI: Để đo lường mục tiêu này, KPI cụ thể là tăng doanh thu hàng năm lên 10%.

Quản lý hiệu suất và tạo động lực cải tiến:
BSC giúp quản lý hiệu suất toàn diện của doanh nghiệp bằng cách cân nhắc và cân đối các chỉ số từ nhiều khía cạnh. Ngược lại KPI đóng vai trò quan trọng trong việc đo lường hiệu suất trong từng lĩnh vực hoạt động từ đó tạo động lực để cải tiến. Ví dụ:

• BSC: Theo dõi các chỉ số về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và tỷ lệ lỗi để đảm bảo hiệu suất tổng thể.
• KPI: Một KPI trong lĩnh vực sản xuất có thể là giảm tỷ lệ lỗi xuống dưới 1% trong quá trình sản xuất.

Tương hỗ, đồng bộ hóa và đảm bảo sự đồng nhất:
BSC và KPI tương hỗ nhau trong việc đảm bảo sự đồng nhất và xây dựng chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. BSC giúp đồng bộ hóa các mục tiêu và hoạt động với chiến lược, trong khi KPI cung cấp thông tin định hướng và đo lường kết quả.

• BSC: Đảm bảo rằng các mục tiêu và hoạt động của bộ phận Marketing và Kinh doanh trong công ty đồng nhất, tương hỗ.
• KPI: Một KPI trong bộ phận này có thể là tăng tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế lên 10% trong một chiến dịch quảng cáo.

Tóm lại, doanh nghiệp nên kết hợp chặt chẽ giữa 2 công cụ BSC và KPI để đảm bảo rằng chiến lược được thực hiện hiệu quả và đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức.

4. Hướng dẫn triển khai KPI theo định dạng BSC

Bước 1: Cung cấp kiến thức về KPI và BSC cho toàn bộ nhân viên 

• Để triển khai KPI theo định dạng BSC cho doanh nghiệp, bước đầu tiên doanh nghiệp cần cung cấp những kiến thức cơ bản và tổng quan về phương pháp này cho nhân viên.
• Nhà quản lý cần đào tạo thành viên trong bộ phận của mình nhằm đảm bảo mọi người có hiểu biết và nắm vững về các khái niệm và phương pháp liên quan.

Bước 2: Xác định, thống nhất mục tiêu, các khía cạnh chiến lược

• Doanh nghiệp cần định rõ mục tiêu chiến lược, tầm nhìn và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Mục tiêu phải phù hợp với sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Tiếp theo, nhà lãnh đạo xác định các khía cạnh chiến lược quan trọng và cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp như tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập phát triển.
• Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc bổ sung các khía cạnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

Bước 3: Thiết lập mục tiêu và tiêu chuẩn KPI cho từng khía cạnh

• Nhà quản lý tiến hành khảo sát, xem xét quá trình hoạt động của mô hình này qua từng bộ phận, phòng ban. 
• Đồng thời dựa trên mục tiêu chiến lược tổng thể và mức độ quan trọng của khía cạnh đó để tạo lập mục tiêu và tiêu chuẩn KPI.
• Xác định tiêu chuẩn hoặc chỉ số để đo lường hiệu suất trong từng khía cạnh, gồm việc đặt các ngưỡng hoặc mức độ mà KPI phải đáp ứng để được coi là thành công.

Bước 4: Triển khai và thực nghiệm KPIs trong doanh nghiệp

• Hỗ trợ việc thiết lập những thước đo kết quả công việc dựa trên những kinh nghiệm triển khai và thực tế tại công ty cho các phòng ban.
• Cần thiết lập quy trình thu thập dữ liệu và ghi nhận KPIs, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu thu thập.

Bước 5: Đánh giá, phân tích KPI và đưa ra các biện pháp cải tiến

• So sánh kết quả đạt được với tiêu chuẩn đã đề ra và đánh giá hiệu suất. Xác định mức độ đạt được mục tiêu và nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.
• Dựa trên kết quả phân tích, Nhà quản lý đưa ra các biện pháp cải tiến và điều chỉnh. Các biện pháp này có thể bao gồm điều chỉnh mục tiêu, quy trình hoạt động, phân phối nguồn lực, đào tạo nhân viên và cải tiến hệ thống quản lý.
• Cần đánh giá và phân tích KPI thường xuyên, định kỳ theo tuần, tháng, năm… để kịp thời xử lý khi phát hiện ra sai sót.

Bước 6: Áp dụng và phát huy trong môi trường doanh nghiệp

• Đảm bảo rằng các mục tiêu và KPIs được thực hiện và theo dõi một cách liên tục và có sự tham gia của tất cả nhân viên liên quan.
• Tạo ra một môi trường động, khuyến khích sự cộng tác và chia sẻ thông tin về KPIs và hiệu suất. 
• Tạo ra các cơ chế giao tiếp và phản hồi để nhân viên có thể thảo luận, đóng góp ý kiến và thúc đẩy sự cải tiến liên tục.

5. Sai lầm khi ứng dụng BSC và KPI

Nhầm lẫn giữa KPI và kế hoạch kinh doanh của từng bộ phận: KPI là các chỉ số đo lường hiệu suất, trong khi kế hoạch kinh doanh là các mục tiêu và hoạt động cụ thể. Cần phải phân biệt rõ ràng giữa hai khái niệm này để đảm bảo rằng KPIs đáp ứng và đo lường hiệu quả thực hiện kế hoạch kinh doanh.

Ví dụ: Một bộ phận bán hàng đặt mục tiêu doanh số bán hàng tăng 20% trong năm, nhưng KPI được thiết lập lại là tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ 5% lên 8%.

Triển khai BSC và KPI nửa vời, không đầy đủ và tổng quát: Để đạt được kết quả tốt, Nhà lãnh đạo cần phải triển khai BSC và KPI một cách toàn diện, phù hợp với các yếu tố quan trọng của tổ chức. Nếu triển khai nửa vời, sẽ gây thiếu sót và ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình đo lường và quản lý hiệu suất.

Ví dụ: Một doanh nghiệp chỉ thiết lập KPI cho lĩnh vực tài chính, trong khi bỏ qua các khía cạnh khác như khách hàng, quy trình nội bộ và nhân sự. Điều này dẫn đến sự thiếu sót và không đồng bộ trong việc đo lường hiệu suất.

Chưa cụ thể hóa chiến lược kinh doanh vào BSC và KPIs: Chiến lược kinh doanh phải được phân rõ thành các mục tiêu và chỉ số cụ thể để đo lường và theo dõi. Nếu không có sự rõ ràng và cụ thể, việc triển khai BSC và KPIs sẽ trở nên mơ hồ, gây thiếu sót và không thể đạt được kết quả mong đợi.

Ví dụ: Một công ty có mục tiêu chiến lược là nâng cao chất lượng sản phẩm, nhưng không định rõ các chỉ số cụ thể để đo lường chất lượng. Từ đó gây ra sự mơ hồ và khó khăn trong việc đo lường, đánh giá hiệu suất liên quan đến chất lượng.

Chưa có hệ thống để giám sát và đánh giá chính xác: Bởi việc không có dữ liệu, thông tin đáng tin cậy để đánh giá hiệu suất và tiến trình đạt đến mục tiêu. Doanh nghiệp nên thiết lập một hệ thống giám sát và đánh giá rõ ràng để đảm bảo rằng dữ liệu được sử dụng một cách chính xác.

Ví dụ: Một doanh nghiệp không có hệ thống giám sát và đánh giá chính xác để thu thập dữ liệu và thông tin liên quan đến KPIs. Do đó, việc đo lường hiệu suất và đánh giá tiến trình đạt đến mục tiêu sẽ không có căn cứ, dựa theo cảm tính dẫn đến quyết định không chính xác.

6. Khi nào cần áp dụng BSC và KPI

6.1 Khi nào doanh nghiệp cần áp dụng BSC?

BSC được áp dụng khi doanh nghiệp muốn đổi mới và sử dụng nó như một hệ thống quản lý chiến lược. Điều này xảy ra khi doanh nghiệp cần tập trung:

• Định hình tầm nhìn, kế hoạch, mục tiêu và chiến lược
• Liên kết các mục tiêu chiến lược và chỉ tiêu đánh giá
• Đo lường hiệu suất và cân bằng các yếu tố quan trọng 
• Thúc đẩy sự học hỏi và phản hồi giữa các thành viên.

6.2 Khi nào doanh nghiệp cần áp dụng KPI?

KPI được áp dụng khi doanh nghiệp muốn đảm bảo hoàn thành mục tiêu hiệu quả và muốn đo lường, đánh giá năng lực của nhân viên. KPIs là một công cụ hiệu quả để đo lường tiến bộ và đánh giá hiệu suất trong việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của doanh nghiệp.

Tóm lại, doanh nghiệp cần áp dụng KPI khi:

• Hoàn thành mục tiêu cụ thể
• Theo dõi tiến trình và tiến độ
• Đánh giá hiệu suất làm việc

———————————————-

Qua bài viết này, hy vọng Nhà lãnh đạo đã hiểu rõ hơn về hai thuật ngữ BSC và KPI cũng như sự khác biệt, cách triển khai và những sai lầm cần tránh khi triển khai. Nếu Quy doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu một phần mềm Quản trị mục tiêu KPI, hãy liên hệ ngay với 1Office qua Hotline: 083 483 8888 để được tư vấn và dùng thử tính năng miễn phí.

Tự hào là đơn vị đồng hành cùng Hơn 5000 Doanh nghiệp & Hơn 450.000 người sử dụng. Phần mềm đã giúp hàng nghìn doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình Quản lý nhân sự. 

Nhận bản dùng thử tính năng miễn phí