13 Mẫu đơn xin nghỉ việc/thôi việc chuẩn 2026 (File Word, Google Doc)

Đơn xin nghỉ việc không chỉ là văn bản thông báo thôi việc, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của người lao động với công ty. Một mẫu đơn rõ ràng, lịch sự sẽ giúp quá trình nghỉ việc, bàn giao và thanh lý hợp đồng diễn ra thuận lợi hơn. Bài viết dưới đây tổng hợp 13 mẫu đơn xin nghỉ việc file Word, Google Doc mới nhất 2026, kèm hướng dẫn cách viết và các lưu ý quan trọng để nghỉ việc đúng quy định.

13 Mẫu đơn xin nghỉ việc/đơn xin thôi việc tiếng Việt/Anh chuẩn dễ dùng (File Word, Google Doc)

Đơn xin nghỉ việc không chỉ thể hiện lý do muốn rời bỏ công việc mà còn đánh giá về mặt trách nhiệm và sự chuyên nghiệp của người lao động. Vì vậy, trong mọi tình huống và bất kỳ lý do nào, trước khi quyết định nghỉ việc, bạn cũng nên lập đơn xin thôi việc. Dưới đây là 13 mẫu đơn xin nghỉ việc/thôi việc chuẩn nhất mà bạn có thể tải miễn phí, đồng thời chọn lựa mẫu đơn phù hợp nhất. Bạn cũng có thể tham khảo các mẫu đơn này cho đơn xin nghỉ việc viết tay chuyên nghiệp.

1. Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do gia đình file Word

Với giọng văn chân thành, mẫu đơn này phù hợp khi bạn cần nghỉ việc để chăm sóc gia đình, con nhỏ hoặc người thân ốm đau. Nội dung nhấn mạnh sự tiếc nuối và mong muốn giữ mối quan hệ tốt đẹp với công ty sau khi nghỉ.

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do gia đình file word

2. Mẫu đơn xin nghỉ việc cơ bản file Word

Mẫu đơn này được thiết kế đơn giản, ngắn gọn, phù hợp với mọi trường hợp nghỉ việc đúng quy định (báo trước 30-45 ngày tùy hợp đồng). Nội dung tập trung vào lý do cá nhân, thời gian nghỉ chính thức và lời cảm ơn công ty – là lựa chọn an toàn nhất cho người lao động muốn tuân thủ đúng pháp luật.

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc cơ bản file word

3. Mẫu đơn xin nghỉ việc tự do file Word

Mẫu trung lập, không nêu rõ lý do nghỉ việc (chỉ nói “lý do cá nhân”), phù hợp khi bạn không muốn chia sẻ chi tiết. Nội dung vẫn lịch sự, cảm ơn và đề xuất bàn giao công việc.

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc tự do file word

4. Mẫu đơn xin nghỉ việc để học tập, chuyển hướng sự nghiệp file Word

Mẫu đơn mang tính tích cực, dành cho những ai muốn nghỉ việc để học tập nâng cao hoặc chuyển sang lĩnh vực mới. Lời văn thể hiện sự biết ơn và khát vọng phát triển bản thân, giúp để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng cũ.

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc để học tập, chuyển hướng file word

5. Mẫu đơn xin nghỉ việc ngay file Word

Mẫu này chỉ dùng khi có lý do chính đáng theo Điều 35 Bộ luật Lao động (ốm đau, thai sản, lý do bất khả kháng). Nội dung cần giải thích rõ ràng lý do và mong muốn công ty thông cảm, tránh tranh chấp sau này.

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc ngay file word

6. Mẫu đơn xin nghỉ việc có lời cảm ơn và đề xuất bàn giao file Word

Mẫu chuyên nghiệp cao, phù hợp cho nhân viên lâu năm hoặc vị trí quan trọng. Nội dung nhấn mạnh sự biết ơn, đề xuất hỗ trợ bàn giao công việc và sẵn sàng hỗ trợ công ty trong giai đoạn chuyển tiếp.

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc có lời cảm ơn và đề xuất bàn giao

7. Mẫu đơn xin nghỉ việc kèm bàn giao đầy đủ file Word

Mẫu đơn xin nghỉ việc kèm bàn giao đầy đủ là văn bản chuyên nghiệp và chu đáo nhất dành cho những ai muốn rời công ty một cách lịch sự, trách nhiệm, đồng thời giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và lãnh đạo. Không chỉ đơn thuần thông báo ý định nghỉ việc theo đúng quy định của Bộ luật Lao động (báo trước 30-45 ngày tùy loại hợp đồng), mẫu đơn này còn nhấn mạnh cam kết bàn giao công việc, tài liệu, tài sản một cách rõ ràng, chi tiết – giúp quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ, tránh ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận và công ty.

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc kèm bàn giao đầy đủ file word

8. Mẫu đơn xin nghỉ việc song ngữ Anh – Việt

Các lưu ý cần biết khi viết đơn xin nghỉ việc/xin thôi việc

Bên cạnh việc chuẩn bị một mẫu đơn xin nghỉ việc/xin thôi việc chỉn chu, khi viết đơn, bạn nên lưu ý thêm những vấn đề sau:

• Nêu rõ lý do nghỉ việc: Trong đơn thôi việc bạn cần mô tả một cách rõ ràng và chính xác lý do bạn muốn nghỉ việc. Cung cấp thông tin đầy đủ để người quản lý có thể hiểu và xem xét yêu cầu của bạn.
• Ngày dự kiến nghỉ việc: Đưa ra ngày dự kiến nghỉ việc trong đơn. Điều này giúp người quản lý có thể lên kế hoạch và chuẩn bị thay thế cho vị trí của bạn.
• Kiểm tra quy định trong hợp đồng lao động: Kiểm tra các điều khoản liên quan đến thời hạn báo trước khi nghỉ việc trong hợp đồng lao động của bạn. Hãy đảm bảo rằng bạn tuân thủ đúng quy định về thời gian báo trước và ghi rõ thông tin này trong đơn.
• Tổ chức cuộc gặp gỡ và trao đổi với người quản lý: Trước khi nộp đơn xin nghỉ việc, nếu có thể, hãy sắp xếp thời gian để gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với người quản lý của bạn. Điều này giúp tạo ra cơ hội giải quyết mọi vấn đề và thảo luận về quy trình nghỉ việc.
• Trình bày đơn một cách chuyên nghiệp: Đảm bảo rằng đơn xin thôi việc của bạn được viết một cách chính xác, rõ ràng và chuyên nghiệp. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh viết những câu chuyện dài dòng hoặc không liên quan đến việc xin nghỉ việc.
• Ký tên và ghi ngày tháng: Cuối đơn, đặt tên và ký tên của bạn, kèm theo ngày tháng viết đơn.

Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc/đơn xin thôi việc chuẩn chỉ

Viết đơn xin thôi việc hay đơn xin thôi việc cần phải tuân theo một số quy tắc cũng như cấu trúc cơ bản của 1 đơn từ để đảm bảo tính chuyên nghiệp và lịch sự. Dưới đây là cách viết đơn xin nghỉ việc/đơn xin thôi việc theo đúng form chuẩn, nếu bạn muốn viết tay hoặc muốn tự soạn file đơn xin nghỉ việc mà không tải mẫu đơn thì có thể tham khảo:

Tiêu đề đơn

Tiêu đề đơn: “Đơn Xin Nghỉ Việc”

Thông tin người nhận

Kính gửi: [Tên người nhận hoặc phòng ban]

Thông tin người viết đơn

• Tên tôi là: [Họ và tên của bạn]
• Chức vụ: [Chức vụ hiện tại]
• Phòng ban: [Tên phòng ban]

Lý do viết đơn

Nội dung chính: Thông báo về việc bạn xin nghỉ việc, bao gồm:

• Lý do xin nghỉ (có thể cụ thể hoặc chung chung tùy vào mức độ thoải mái của bạn).
• Thời gian cụ thể bạn muốn nghỉ (ngày bắt đầu nghỉ việc).

Lời cảm ơn

Lời cảm ơn: Cảm ơn công ty và các đồng nghiệp đã hỗ trợ và hợp tác trong thời gian làm việc.

Lời kết

Lời chào: Lời chúc cho sự phát triển của công ty.

Chữ ký

Chữ ký: Ký tên và ghi rõ họ tên.

Ví dụ về mẫu đơn xin nghỉ việc/đơn xin thôi việc đầy đủ

Kính gửi: [Tên người nhận hoặc phòng ban]

Tên tôi là: [Họ và tên của bạn]

Chức vụ: [Chức vụ hiện tại]

Phòng ban: [Tên phòng ban]

Tôi viết đơn này để thông báo về việc tôi quyết định xin nghỉ việc tại [Tên công ty] kể từ ngày [Ngày/tháng/năm]. Lý do xin nghỉ việc của tôi là [Lý do xin nghỉ (tùy chọn)].

Tôi xin chân thành cảm ơn công ty và các đồng nghiệp đã hỗ trợ và hợp tác trong suốt thời gian qua. Tôi rất biết ơn vì những kinh nghiệm và kỹ năng mà tôi đã học hỏi được tại đây.

Kính chúc công ty ngày càng phát triển và thành công.

Trân trọng,

[Chữ ký]

[Họ và tên]

Lưu ý:

• Đảm bảo rằng bạn gửi đơn xin nghỉ việc trước ít nhất 30 ngày (hoặc theo quy định của công ty).
• Giữ giọng văn lịch sự và tôn trọng trong đơn xin nghỉ việc.
• Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.

Quy định riêng về đơn xin thôi việc của công nhân (khác gì dân văn phòng?)

Không giống nhân viên văn phòng, công nhân sản xuất thường có quy trình nghỉ việc “thực tế” và linh hoạt hơn do đặc thù dây chuyền, ca kíp và vận hành.

Thời gian báo trước thường ngắn hơn

Trong nhiều nhà máy, công nhân chỉ cần báo trước khoảng 7–15 ngày thay vì 30–45 ngày như khối văn phòng.

Lý do đơn giản:

• Công việc có thể đào tạo thay thế nhanh
• Doanh nghiệp cần linh hoạt nhân sự theo ca/kíp

Bắt buộc có xác nhận từ tổ trưởng hoặc quản đốc

Đơn xin nghỉ không chỉ gửi HR, mà phải đi qua:

• Tổ trưởng
• Quản đốc phân xưởng

Đây là bước để xác nhận:

• Bạn đã bàn giao ca làm
• Không còn giữ máy móc, thiết bị

Mẫu đơn cực kỳ đơn giản (và thường có sẵn)

Khác với dân văn phòng hay tự viết đơn, công nhân thường:

• Dùng mẫu có sẵn từ công ty
• Chỉ cần điền nhanh:
• Họ tên
• Mã công nhân
• Ca/tổ làm việc
• Ngày nghỉ
• Lý do ngắn gọn

Không cần viết dài dòng hay “văn vẻ”

Bắt buộc hoàn trả đồ & công cụ trước khi duyệt đơn

Một điểm rất đặc thù trong môi trường sản xuất:

Muốn nghỉ = phải trả đủ:

• Đồng phục, đồ bảo hộ
• Thẻ chấm công
• Dụng cụ được cấp

Nếu chưa bàn giao xong → đơn có thể chưa được duyệt.

Lương và quyền lợi phụ thuộc vào việc nghỉ đúng quy trình

• Nghỉ đúng đơn = được chốt lương + quyền lợi đầy đủ
• Nghỉ ngang = thường chỉ được tính lương đến ngày làm cuối

Một số công ty còn không giải quyết trợ cấp nếu nghỉ sai quy định.

Công nhân nên nộp đơn xin thôi việc như thế nào cho đúng?

Thực tế quy trình của công nhân thường đơn giản nhưng phải đúng “luồng”:

• Lấy mẫu đơn từ HR hoặc tổ trưởng (không tự viết)
• Điền thông tin ngắn gọn, rõ ràng
• Nộp qua tổ trưởng trước khi lên phòng nhân sự
• Xin ký nhận hoặc giữ lại bản photo để tránh tranh chấp

Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: Luôn báo trước cho tổ trưởng trước khi nộp đơn, giúp quá trình duyệt nhanh hơn và tránh bị “làm khó”.

Công ty quy định gì dành riêng cho đơn xin nghỉ việc ngân hàng

Trong môi trường ngân hàng, việc nghỉ việc không chỉ đơn thuần là viết một lá đơn rồi nộp cho phòng nhân sự. Do đặc thù liên quan đến khách hàng, dữ liệu tài chính và quy trình quản trị nội bộ, các ngân hàng thường có quy định riêng và khắt khe hơn đối với mẫu đơn xin thôi việc. Nhân viên cần nắm rõ để tránh vi phạm và ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân.

• Thời hạn báo trước nghiêm ngặt: Hầu hết ngân hàng yêu cầu nhân viên báo trước 30-45 ngày để có đủ thời gian bàn giao hồ sơ khách hàng và công việc đang xử lý. Với vị trí quản lý hoặc nhân viên nắm giữ tài sản, có thể kéo dài tới 60 ngày.
• Mẫu đơn xin nghỉ việc chính thức: Nhân viên ngân hàng thường phải dùng mẫu đơn xin thôi việc do phòng nhân sự ban hành, có form riêng gắn với quy định nội bộ của ngân hàng.
• Xác nhận nhiều cấp: Đơn phải có chữ ký của trưởng phòng, giám đốc chi nhánh và cuối cùng là phòng nhân sự hội sở, do tính chất công việc liên quan trực tiếp đến khách hàng và dữ liệu tài chính.
• Bàn giao hồ sơ khách hàng và dữ liệu: Đây là điểm khác biệt lớn. Nhân viên phải bàn giao toàn bộ hợp đồng, hồ sơ tín dụng, tài liệu giao dịch, tránh để thất thoát thông tin.
• Hoàn tất trách nhiệm tài chính: Các khoản tạm ứng, thẻ tín dụng nội bộ, hay tài sản ngân hàng (máy tính, sim ngân hàng, token) phải được quyết toán xong trước ngày nghỉ chính thức.

Không giống như các ngành khác, nhân viên ngân hàng thường không được tự ý soạn thảo đơn nghỉ việc mà phải tuân theo mẫu chuẩn do ngân hàng ban hành. Quy trình sử dụng cũng yêu cầu nhiều bước xác nhận từ quản lý trực tiếp đến hội sở. Hiểu rõ cách điền và cách nộp sẽ giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và bảo đảm thủ tục được thông qua nhanh chóng.

• Lấy mẫu từ HR hoặc cổng nội bộ: Các ngân hàng thường quản lý trên hệ thống nội bộ, không được tự ý viết đơn bên ngoài.
• Điền đầy đủ thông tin: Họ tên, mã nhân viên, bộ phận, chi nhánh, thời gian dự kiến nghỉ, lý do. Lý do thường khuyến khích viết ngắn gọn, lịch sự.
• Trình ký đúng cấp bậc: Nộp đơn cho trưởng phòng/giám đốc chi nhánh ký xác nhận trước khi chuyển về phòng nhân sự.
• Kèm theo biên bản bàn giao: Khi nộp đơn, nhân viên thường phải đồng thời lập kế hoạch bàn giao công việc (hồ sơ khách hàng, dữ liệu xử lý, backlog).
• Giữ lại biên bản xác nhận nộp đơn: Để đảm bảo có căn cứ pháp lý nếu sau này phát sinh tranh chấp về chế độ thôi việc.

Trước khi nộp đơn, hãy kiểm tra kỹ hợp đồng lao động và chính sách nội bộ của ngân hàng. Chuẩn bị kế hoạch bàn giao hồ sơ khách hàng chi tiết, hoàn tất nghĩa vụ tài chính – tài sản. Nên trao đổi trước với quản lý trực tiếp để tránh gây gián đoạn dịch vụ. Viết lý do thôi việc ngắn gọn, lịch sự và giữ thái độ chuyên nghiệp để bảo vệ uy tín cá nhân trong ngành.

Top lý do xin nghỉ việc không mất lòng sếp

Khi viết đơn xin nghỉ việc, việc khó khăn nhất thường là trình bày lý do xin nghỉ một cách khéo léo. Cần phải nói lý do một cách chân thực nhưng cũng phải giữ được tôn trọng và tính thuyết phục, đồng thời bảo toàn hình ảnh cá nhân trong tâm trí cấp trên. Dưới đây là một số ví dụ mà bạn có thể tham khảo từ TopCV:

Các lý do nghỉ việc chính đáng:

• Thay đổi chỗ ở: Muốn chuyển đến một địa điểm mới vì lý do gia đình hoặc đời sống cá nhân.
• Không phù hợp với văn hoá công ty: Cảm thấy khó hòa hợp với môi trường/ văn hóa làm việc của doanh nghiệp.
• Chế độ đãi ngộ không thoả đáng: Cảm thấy chế độ đãi ngộ không đồng đều hoặc không phù hợp với những đóng góp của bản thân.
• Không có cơ hội phát triển, thăng tiến: Mong muốn có cơ hội phát triển sâu rộng hơn và không thấy khả năng thăng tiến trong công ty hiện tại.
• Có cơ hội việc làm tốt hơn: Nhận được cơ hội mới với điều kiện và môi trường làm việc phù hợp hơn.
• Thay đổi mục tiêu nghề nghiệp: Muốn chuyển hướng nghề nghiệp theo đúng đam mê và kỹ năng của bản thân.
• Đi học, nâng cao trình độ: Quyết định tạm nghỉ để tập trung học tập, nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn.
• Nghỉ hưu: Đã đến độ tuổi nghỉ hưu hoặc có kế hoạch chuyển sang giai đoạn mới trong cuộc sống.

Những lý do trên không chỉ giúp trình bày một cách chân thực mà còn tôn trọng sự chuyên nghiệp và giữ gìn hình ảnh cá nhân của bạn trong mắt đồng nghiệp và cấp trên.

Xem thêm: Lý do nghỉ việc khéo léo bạn nên biết

Bạn có biết Phần mềm 1HRM có tính năng quản lý đơn từ dành cho doanh nghiệp?

Đơn từ là một phần quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều cần có, nhưng việc quản lý đơn từ bằng cách sử dụng giấy tờ thủ công có thể dẫn đến mất thông tin và tốn thời gian cũng như chi phí.

Phân hệ Quản lý đơn từ trong 1Office 1HRM là một công cụ số hóa hoàn toàn quy trình và mẫu đơn hành chính, giúp nhà quản lý xử lý và giải quyết các đơn từ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hệ thống sẽ tự động cập nhật công việc của nhân sự khi có đơn từ phát sinh.

Phần mềm quản lý đơn từ 1Office HRM cung cấp 10 loại đơn từ hành chính, bao gồm:

• Đơn xin nghỉ
• Đơn vắng mặt
• Đơn làm thêm
• Đơn checkin/out
• Đơn đổi ca
• Đơn tăng ca
• Đơn đăng ký ca
• Đơn công tác
• Đơn làm theo chế độ
• Đơn xin nghỉ việc/thôi việc

Đăng ký nhận tài khoản Demo miễn phí tính năng Quản lý đơn từ

Một số tính năng nổi bật của 1HRM – Quản lý đơn từ:

• Gợi ý người duyệt đơn nhanh: Cho phép cài đặt danh sách người duyệt đơn, số bước duyệt đơn tương ứng với từng đơn, số người duyệt ứng với số ngày nghỉ.
• Gợi ý lý do tạo đơn: Tạo sẵn các lý do trong đơn xin nghỉ, cho phép sửa các thông số phù hợp theo yêu cầu.
• Tạo đơn nhanh chóng: Quy trình tạo đơn đơn giản, chỉ cần truy cập vào phân hệ đơn từ bằng tài khoản đăng nhập đã được cấp, nhập các thông tin cần thiết.
• Thông báo tới người liên quan: Sau khi được tạo, hệ thống lập tức gửi thông báo tới nhân sự duyệt đơn và những nhân sự có liên quan.
• Quản lý đơn: Đơn từ được quản lý theo trạng thái của đơn: Chờ duyệt, đã duyệt, không duyệt.
• Lưu lịch sử: Lưu lại toàn bộ lịch sử tên nhân sự làm đơn, thời gian làm đơn.
• Tự động cập nhật bảng chấm công: Mọi đơn từ sau khi duyệt, đều được tính toán lại và cập nhật trên bảng chấm công.

Để hoàn tất các thủ tục xin nghỉ việc một cách nhanh chóng và theo đúng quy trình, bạn có thể tham khảo các mẫu đơn xin nghỉ việc mà 1Office đã giới thiệu ở phía trên. Việc trình bày một cách rõ ràng, chính xác và lịch sự trong đơn xin nghỉ sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng của người lao động đối với công ty cũng như các cấp lãnh đạo.

Câu hỏi thường gặp (FAQs) khi chọn mẫu đơn xin thôi việc

Có bắt buộc phải ghi rõ lý do trong đơn xin nghỉ việc không?

Không phải lúc nào cũng cần nêu quá chi tiết. Trong bài viết có bao gồm mẫu đơn xin nghỉ việc “tự do”, chỉ ghi ngắn gọn là lý do cá nhân mà vẫn giữ được sự lịch sự và chuyên nghiệp. Điều này cho thấy người lao động hoàn toàn có thể chọn cách diễn đạt vừa đủ, đặc biệt khi không muốn chia sẻ sâu về chuyện cá nhân. Quan trọng nhất là đơn vẫn cần rõ ràng về nguyện vọng nghỉ việc, thời điểm nghỉ và thái độ hợp tác trong quá trình bàn giao.

Nên lấy lý do gì khi xin nghỉ việc?

Nên chọn các lý do tích cực như định hướng cá nhân, phát triển bản thân hoặc thay đổi môi trường làm việc. Tránh đề cập tiêu cực đến công ty cũ để giữ hình ảnh chuyên nghiệp.

Đơn xin nghỉ việc và email xin nghỉ khác gì?

Đơn xin nghỉ việc là văn bản chính thức (thường ở dạng file Word), còn email là hình thức gửi thông báo. Trong thực tế, bạn nên sử dụng cả hai để đảm bảo tính đầy đủ và chuyên nghiệp.

Nghỉ việc đúng luật và nghỉ ngang khác gì?

Nghỉ việc đúng luật là khi người lao động báo trước theo quy định và vẫn được đảm bảo quyền lợi. Ngược lại, nghỉ ngang có thể khiến bạn mất quyền lợi hoặc phải bồi thường hợp đồng.

Thử việc và nghỉ việc chính thức khác nhau như thế nào?

Trong thời gian thử việc, bạn có thể nghỉ mà không cần báo trước. Tuy nhiên, khi đã ký hợp đồng chính thức, bạn cần tuân thủ thời gian báo trước theo quy định của pháp luật.

Nên tự viết đơn xin nghỉ việc hay tải mẫu Word?

Tự viết giúp linh hoạt theo tình huống cá nhân, nhưng sử dụng mẫu đơn xin nghỉ việc file Word sẽ nhanh hơn, đúng chuẩn và tiết kiệm thời gian.

Báo miệng và gửi email xin nghỉ việc khác gì?

Báo miệng không có giá trị xác nhận rõ ràng, trong khi email giúp lưu lại bằng chứng và thể hiện sự chuyên nghiệp trong quá trình nghỉ việc.