Digital Workplace là gì? 5 bước xây dựng văn phòng số cho doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ số lên ngôi, thuật ngữ Digital workplace ra đời đã tái định nghĩa hoàn toàn cách thức các tổ chức hoạt động và giao tiếp. Ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng Digital workplace để tăng tốc trong cuộc đua chuyển đổi số và bắt kịp xu hướng vận động của thị trường. Tuy nhiên không phải tổ chức nào cũng đi đúng hướng trong việc thiết lập một không gian làm việc số toàn diện. Vậy Digital workplace thực chất là gì? Làm thế nào để xây dựng một văn phòng số đúng nghĩa? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Digital workplace là gì? Góc nhìn chuẩn xác về một văn phòng số

Ngày nay, các công cụ, nền tảng kỹ thuật số như Skype, Zoom, Office 365 đã không còn xa lạ với bất kỳ doanh nghiệp nào. Một ngày làm việc của nhân viên bắt đầu bằng việc kiểm tra các tin nhắn và email công việc hay tham gia vào những cuộc họp online. Tuy nhiên, chỉ bằng việc ứng dụng các công cụ số vào quy trình vận hành hàng ngày đã thực sự biến tổ chức trở thành một doanh nghiệp số thực thụ? Hãy cùng nhìn nhận lại định nghĩa quen mà lạ này để tìm kiếm lời giải:

Digital workplace hay văn phòng điện tử, là môi trường làm việc dựa trên nền tảng công nghệ số, cho phép các doanh nghiệp chuyển dịch hệ thống vận hành sang không gian ảo.

Một môi trường làm việc kỹ thuật số cung cấp cho nhân viên quyền truy cập vào tất cả các công cụ kỹ thuật số mà họ cần để xử lý công việc hàng ngày mà không cần phải đến văn phòng làm việc hay gặp mặt trực tiếp.

Tuy nhiên, Digital workplace không phải là một tập hợp các công cụ làm việc riêng lẻ, rời rạc phục vụ cho từng tác vụ khác nhau. Sứ mệnh của Digital workplace hướng đến giải quyết một bài toán lớn hơn – bức tranh quản trị tổng thể doanh nghiệp. Bởi lẽ bản chất của tổ chức là một bộ máy vận hành thống nhất, nơi mà mọi mắt xích đều có mối liên kết chặt chẽ với nhau. Digital workplace tích hợp tất cả các ứng dụng khác nhau được sử dụng trong tổ chức và đặt chúng trên một nền tảng duy nhất để tạo nên trải nghiệm làm việc liền mạch, xuyên suốt cho nhân viên.

2. Tại sao các doanh nghiệp cần thực hiện Digital workplace transformation?

Thúc đẩy văn hóa cộng tác

Bằng cách tích hợp các công nghệ mà nhân viên sử dụng (từ email, tin nhắn đến các ứng dụng quản lý công việc và cuộc họp trực tuyến), digital workplace đã phá vỡ các rào cản giao tiếp và thúc đẩy sự cộng tác trong tổ chức. Mọi nhân viên có thể kết nối và cùng phối hợp thực hiện các công việc chỉ cần thông qua màn hình máy tính, từ đó doanh nghiệp sẽ khai thác được tối ưu sức mạnh tập thể.

Tăng tính linh hoạt

Với Digital workplace, môi trường làm việc của nhân viên không còn bị giới hạn bởi 4 bức tường. Mọi công việc hàng ngày của họ có thể diễn ra ở bất cứ khi nào, bất cứ đâu. Khoảng cách địa lý sẽ không còn là vấn đề với những cuộc họp đột xuất hay một lịch trình dày đặc. Hơn nữa, văn phòng số thúc đẩy xu hướng làm việc ở bất kỳ đâu, giúp nhân viên tự chủ hơn trong công việc và gia tăng mức độ hài lòng.

Cải thiện hiệu suất làm việc

Nhờ sự linh hoạt và liền mạch của các công cụ kỹ thuật số, doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất lên gấp nhiều lần bằng cách tự động hóa các thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và truy cập thông tin, từ đó cắt giảm lãng phí trong quy trình làm việc.

Cắt giảm chi phí hoạt động

Việc thực hiện chuyển đổi sang mô hình văn phòng số là giải pháp lý tưởng để tối ưu chi phí hoạt động cho doanh nghiệp. Ví dụ như các khoản chi phí đi lại giữa các chi nhánh sẽ được cắt giảm hoàn toàn nhờ vào các cuộc họp trực tuyến. Ngoài ra, việc lựa chọn các giải pháp SaaS có thể giúp doanh nghiệp giải phóng chi phí vận hành máy chủ, bộ nhớ và tài nguyên CNTT tại chỗ.

Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Việc cung cấp trải nghiệm khách hàng chất lượng theo truyền thống thường đòi hỏi rất nhiều tài nguyên và nguồn lực. Tuy nhiên với sức mạnh của công cụ kỹ thuật số, quy trình chăm sóc khách hàng có thể được tự động hóa mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ.

3. 3 “hạt nhân” cốt lõi của Digital workplace transformation

Con người

Việc chuyển đổi từ mô hình làm việc truyền thống sang mô hình số hóa phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người. Vì là chủ thể chính của môi trường làm việc. Một môi trường làm việc số sẽ trao quyền cho nhân viên bằng cách cung cấp cho họ mọi công cụ cần thiết để làm chủ công việc của mình, bao gồm:

• Các ứng dụng hỗ trợ kinh doanh giúp nhân viên xác định được các cơ hội bán hàng nhanh chóng nhất
• Công cụ và công nghệ giúp việc nghiên cứu, phát triển và cung cấp các sản phẩm mới nhanh chóng hơn
• Cho phép nhân viên tìm thấy thông tin cần thiết chỉ với một cú click chuột thay vì phải dành hàng giờ đồng hồ để lục tung các tài liệu giấy tờ

Công cụ

Các công cụ kỹ thuật số chính là trợ thủ đắc lực hỗ trợ nhân viên thực hiện các nhiệm vụ và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và tối ưu nhất. Công cụ và công nghệ số có thể giải quyết mọi bài toán liên quan đến vận hành doanh nghiệp, từ quản lý công việc, dự án cho đến các quy trình phức tạp. Tuy nhiên, để đảm bảo các công cụ phát huy tác dụng trong môi trường làm việc số thì điều kiện tiên quyết đó là chúng phải có tính liên kết và phù hợp với văn hóa, mục tiêu của doanh nghiệp.

Văn hóa

Chuyển đổi sang môi trường làm việc số không chỉ nằm ở việc đầu tư vào các công nghệ hiện đại hay cung cấp cho nhân viên những công cụ tối tân nhất. Trên hết, nó phải là nền tảng văn hóa của một doanh nghiệp. Văn hóa tổ chức đóng vai trò định hình cách thức nhân viên tận dụng môi trường làm việc kỹ thuật số để kết nối, giao tiếp và cộng tác. Điều này có nghĩa là những người đứng đầu tổ chức phải hiểu rõ nhu cầu của nhân viên và phát triển chiến lược chuyển đổi số sao cho phù hợp với văn hóa, xem xét trên 3 phương diện:

• Hợp tác: Để hoạt động hiệu quả trong môi trường làm việc kỹ thuật số, các tổ chức cần phải tập hợp được tri thức tập thể bằng các công cụ cộng tác và làm việc nhóm
• Truyền thông: Để đảm bảo thông tin chính xác đến đúng đối tượng, nhân viên cần có các công cụ hỗ trợ giao tiếp hai chiều và cá nhân hóa nội dung.
• Kết nối: Nhân viên cần các công cụ cho phép họ kết nối và giao tiếp. Digital workplace thực hiện mục tiêu này bằng cách tạo điều kiện phát triển văn hóa và xây dựng một cộng đồng mạnh mẽ thông qua mạng xã hội nội bộ.

4. 5 bước xây dựng môi trường làm việc số cho doanh nghiệp

Bước 1. Xác định tầm nhìn

Công cuộc kiến tạo môi trường làm việc số cho doanh nghiệp phải bắt đầu từ việc xác định tầm nhìn rõ ràng. Tầm nhìn đó phải được đúc kết từ việc phân tích kỹ lưỡng nhu cầu và tình hình hoạt động trong tổ chức. Hãy có một cái nhìn tổng quan về bộ máy vận hành của doanh nghiệp và đặt ra câu hỏi: Liệu các phương thức làm việc truyền thống có còn đem lại hiệu quả? Nhân viên cần những công cụ gì để có thể làm việc tốt hơn? Cách tốt nhất để tìm ra câu trả lời là khảo sát toàn bộ đội ngũ nhân sự và trao đổi trực tiếp với các nhà quản lý và chuyên gia tư vấn chuyển đổi số để từ đó đưa ra một định hướng rõ ràng.

Bước 2. Lập kế hoạch triển khai

Vậy làm thế nào bạn để thiết lập một kế hoạch chi tiết cho chiến lược Digital workplace transformation? Đó là khảo sát toàn bộ các bộ phận trong tổ chức – những người đóng vai trò là một phần trong văn phòng điện tử, hãy đảm bảo rằng mọi nhân viên đều có cơ hội tham gia vào quá trình và đóng góp ý kiến. Một bản kế hoạch triển khai cần làm rõ những vấn đề sau:

• Bạn sẽ sử dụng công nghệ như thế nào để cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân viên và nâng cao hiệu suất?
• Bạn có thể tạo không gian làm việc như thế nào để tăng khả năng sáng tạo và cộng tác của nhân viên?

Bước 3. Xây dựng bộ công cụ số

Bộ công cụ kỹ thuật số bao gồm tất cả các công cụ và công nghệ mà nhân viên cần để hoàn thành công việc của họ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng các công cụ số chỉ thực sự phát huy tác dụng nếu như nó đáp ứng được yêu cầu về tầm nhìn chiến lược mà bạn đã xác định ở trên. Nếu không, các công cụ mới có thể chỉ mang lại lợi ích cho một số bộ phận hoặc nhóm nhất định – hoặc tệ hơn là không có lợi cho ai cả.

Vậy một bộ công cụ số hoàn chỉnh cần bao gồm những gì? Trong hầu hết các tổ chức, các công cụ kỹ thuật số sẽ được chia thành 8 loại với các chức năng, mục đích riêng:

• Giao tiếp – cho phép nhân viên kết nối và liên lạc một cách nhanh chóng: email, tin nhắn
• Năng suất – hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả: trình xử lý văn bản (word, docs), phần mềm bảng tính (excel, sheet), phần mềm trình chiếu (powerpoint)
• Cộng tác – cho phép nhân viên làm việc cùng nhau: hội nhóm, web conference (hội nghị trực tuyến)
• Truyền thông – hỗ trợ chia sẻ thông tin nội bộ: blog, mạng nội bộ
• Phần mềm quản trị – ERP, CRM, HRM,…
• Nguồn lực cộng đồng (crowdsourcing) – cho phép tổ chức thu thập phản hồi và ý tưởng của nhân viên: thăm dò ý kiến, diễn đàn, khảo sát
• Kết nối – giúp dễ dàng liên lạc với mọi thành viên trong tổ chức: danh bạ nhân viên, sơ đồ tổ chức.
• Thiết bị di động – cho phép làm việc từ xa: laptop, smartphone, máy quét từ xa.

Bước 4. Triển khai thực hiện

Trước khi thực hiện bất kỳ một thay đổi nào trong tổ chức của mình, bạn cần giải quyết mọi vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro và giải quyết những tiềm ẩn có thể phát sinh khi áp dụng công nghệ mới. Một mô hình Digital workplace lý tưởng sẽ tối đa hóa khả năng kết nối và hợp tác, đồng thời hạn chế rủi ro ở mức tối thiểu. Hãy đảm bảo cho công đoạn triển khai diễn ra suôn sẻ bằng cách:

• Giám sát chặt chẽ thông tin để phân tích và dự đoán được những rủi ro có thể xảy đến liên quan đến các vấn đề bảo mật, an toàn thông tin
• Đào tạo nhân viên, đảm bảo rằng tất cả nhân sự hiểu rõ về cách thức vận hành của Digital workplace để tránh sự nhầm lẫn, lúng túng khi tiếp cận một môi trường làm việc mới
• Cung cấp một mô hình giao tiếp thống nhất cho một tổ chức và ngăn chặn việc hình thành các nhóm biệt lập.

Bước 5. Đánh giá và cải tiến

Khảo sát lại việc ứng dụng digital workplace có bất cập ở đâu trong quy trình vận hành không. Đồng thời đánh giá lại kết quả trong quá trình triển khai để cải tiến và tối ưu những điểm còn chưa hợp lý

5. 1Office – Giải pháp kiến tạo môi trường làm việc số cho doanh nghiệp

Có thể nói, Digital workplace chính là hạt nhân của chuyển đổi số doanh nghiệp. Và chuyển đổi số môi trường làm việc giờ đây đã trở thành nhân tố sống còn quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong cuộc chạy đua tiến vào kỷ nguyên số, ngày càng nhiều các doanh nghiệp lựa chọn đầu tư vào các phần mềm quản trị để xây dựng văn phòng điện tử cho tổ chức.

Là giải pháp quản trị tiên phong trong chuyển đổi số, 1Office mang đến cho các doanh nghiệp một nền tảng all-in-one với đầy đủ tất cả các bộ công cụ cần thiết để xây dựng một môi trường làm việc số toàn diện, bao gồm:

• HRM – Phân hệ quản trị nhân sự

• CRM – Phân hệ quản trị khách hàng

• WORKPLACE – Phân hệ quản lý công việc
• ADVANCE – Bộ công cụ nâng cao, tự động hóa

NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ

Qua bài viết trên 1Office đã cung cấp cho độc giả góc nhìn toàn diện nhất về Digital workplace. Đồng thời mang đến giải pháp công nghệ ưu việt giúp các nhà lãnh đạo số hóa môi trường làm việc hiệu quả. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage 1Office: https://www.facebook.com/1officevn
• Kênh Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp