Giao tiếp nội bộ là gì? Tầm quan trọng trong doanh nghiệp

Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các doanh nghiệp đang dần dần chấp nhận và tìm cách thay đổi để có thể sống sót, thích nghi với guồng quay kinh tế. Bởi việc quản trị, điều hành nội bộ bằng những phương pháp thủ công như trước đây đã lỗi thời, nhà quản trị cần tìm ra những giải pháp an toàn nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Một trong số những giải pháp ấy là cải thiện vấn đề giao tiếp nội bộ. Vậy giao tiếp nội bộ là gì và tầm quan trọng của nó đối với mỗi doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng 1Office khám phá ngay ở nội dung dưới đây nhé.

1. Giao tiếp nội bộ là gì?

Hiểu một cách đơn giản, giao tiếp nội bộ là hình thức trao đổi thông tin từ hai cá nhân trở lên với nhau một cách có ý thức và vô thức, bằng phương thức ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, trực tiếp và gián tiếp tùy theo mục đích của từng cá nhân và tổ chức.Khi đề cập đến văn hoá ứng xử trong môi trường doanh nghiệp thì không thể nào không nhắc đến giao tiếp nội bộ. Có thể nói, giao tiếp nội bộ từ lâu đã là một phần không thể thiếu trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Một văn hóa doanh nghiệp tốt sẽ luôn có một hệ thống giao tiếp tốt.

2 Lợi ích của việc xây dựng hệ thống giao tiếp nội bộ hiệu quả

Giao tiếp nội bộ đóng vai trò quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp giúp nền tảng văn hóa doanh nghiệp của bạn trở nên vững chắc hơn. Song song với chiến lược xây dựng chiến lược giao tiếp đúng đắn, mọi khó khăn trở ngại trong quá trình làm việc giữa đội nhóm sẽ nhanh chóng được cải thiện. Dưới đây là một số lợi ích to lớn của giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp.

Giải quyết các vấn đề rắc rối, khẩn cấp nhanh chóng 

Thay vì phải gặp trực tiếp mới có thể thảo luận giải quyết có sự cố xảy ra, với hệ thống giao tiếp nội bộ, khi có bất cứ vấn đề nào bị chệch hướng, mọi người sẽ phát hiện kịp thời và sửa chữa ngay lập tức. Điều này sẽ tạo ra được sự gắn kết, tinh thần tương thân tương ái giữa các thành viên trong đội, bởi vì sẽ không có ai phải chịu đựng và đối mặt với rắc rối một mình. Giao tiếp nội bộ hoạt động hiệu quả sẽ giúp ngăn ngừa được vấn đề xấu cả trước khi nó có cơ hội xảy ra.

Nhân viên cảm thấy mình được tôn trọng và tin tưởng

Những luồng thông tin một chiều sẽ chỉ giúp cả đội đạt được một nửa mục tiêu mong muốn. Là một người lãnh đạo tốt, bạn sẽ hiểu được rằng, bất kỳ ai cũng muốn được làm việc trong một môi trường mà ở đó, họ có thể bày tỏ ý kiến nguyện vọng của mình, hơn là phải liên tục ngồi hàng giờ đồng hồ chỉ để nghe và làm răm rắp theo lệnh của sếp.

Do đó, hệ thống giao tiếp nội bộ tạo ra một môi trường làm việc đủ an toàn, đủ thân thiện, khuyến khích tất cả mọi người mạnh dạn, thoải mái chia sẻ suy nghĩ, đóng góp ý tưởng góp phần hoàn thiện doanh nghiệp. Một chiến lược giao tiếp tốt có thể khiến cho nhân viên của bạn cảm thấy những giá trị mà họ đóng góp, phục vụ cho công ty được đánh giá cao. Và trên hết, họ cảm thấy cấp trên của họ là người biết lắng nghe, chú ý và dành cho họ một sự tôn trọng, quý mến nhất định.

Thúc đẩy sự cống hiến hết mình của nhân viên

Theo một số nghiên cứu, báo cáo, trong năm 2015. chỉ có 32% số lượng nhân viên cảm thấy muốn gắn bó với công việc. Harvard Business đã thảo luận về việc cách khích lệ tinh thần làm việc nhân viên ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất công việc. Và kết quả cho thấy, những nhân viên được xem trong hoặc đánh giá đúng năng lực hầu hết sẽ muốn gắn bó và đóng góp nhiều hơn cho dự án, cho đội nhóm và cho doanh nghiệp.

Tạo ra những nhà lãnh đạo tài ba

Các nhà lãnh đạo làm chủ kỹ năng giao tiếp sẽ có thể nắm bắt suy nghĩ và hành động của nhân viên một cách nhanh chóng. Điều này giúp họ nhận thức tình huống tốt hơn để có thể tìm ra được điểm mạnh điểm yếu của cấp dưới của mình. Trên hết, kỹ năng giao tiếp sẽ giúp nhà lãnh đạo giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng, rốt ráo hơn, thậm chí họ còn có thể phòng ngừa được những rắc rối trước khi nó xảy đến.

Tăng khả năng xác định và đạt được mục tiêu

Muốn đạt được mục tiêu trong công việc thì trước hết phải xác định được mục tiêu của mình là gì. Trước khi lập kế hoạch hoàn thành mục tiêu, các đội nhóm đều phải trải qua những lần mắc sai lầm và rút ra được rất nhiều bài học. Một hệ thống giao tiếp nội bộ mạnh mẽ đồng nghĩa với việc mọi người đều hiểu được họ đang làm gì, những thứ họ làm hướng đến điều gì và họ cần thay đổi, phát triển như thế nào để có thể thích nghi, theo kịp tiến độ của công việc.

Sự tương tác “mềm dẻo” nhưng hiệu quả giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc, xây dựng được nền tảng văn hóa doanh nghiệp vững chắc, nhưng trên hết là sẽ tạo ra một tổ đội thấu hiểu và ăn ý trên mọi phương diện.

3. Workplace – Bộ tính năng giao tiếp nội bộ tốt nhất cho doanh nghiệp

Để xây dựng một hệ thống giao tiếp nội bộ hiệu quả là điều không hề đơn giản. 1Office ra đời với bộ tính năng giao tiếp nội bộ Workplace có thể ngay lập tức giúp xóa tan những trăn trở, ưu tư của các nhà lãnh đạo.

Với hệ thống mạng truyền thông nội bộ được vận hành và thiết kế giống như một mạng xã hội thu nhỏ, Workplace là nơi các lãnh đạo có thể truyền tải thông điệp đến các thành viên trong công ty. Đồng thời, nhân viên có thể theo dõi, cập nhật những thông tin, tin tức liên quan đến doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không cần phải mất quá nhiều thời gian như:

• Bảng tin: Hiển thị toàn bộ thông tin nội bộ, các trạng thái của nhân viên công ty và sẽ được ưu tiên hiển thị theo mức độ quan trọng, độ tương tác
• Quản lý thông báo: Gửi thông báo đến tất cả cả các thành viên trên social khi có nội dung đăng tải mới trên tường
• Chia sẻ: Trạng thái, bài viết, ảnh, video, tài liệu, công việc, dự án …lên tường của mình, của đồng nghiêp hoặc một nhóm
• Tương tác bài viết: Thích, cảm xúc, cám ơn, thảo luận trên bài viết
• Nhóm: Cho phép người dùng tạo các nhóm khác nhau trong công ty
• Chấm công: Cho phép người dùng chấm công trên điện thoại, theo dõi lịch sử checkin, check out, số phút đi muộn, về sớm nhanh chóng
• Hồ sơ nhân sự: cập nhật đầy đủ thông tin nhân sự như: ngày sinh, hồ sơ học vấn, quê quán… Bạn có thể áp dụng thêm phần mềm quản lý nhân sự giúp tối ưu hóa việc quản lý nhân viên một cách dễ dàng, nhanh chóng.
• Bảng lương: Theo dõi ngày công, bảng lương của từng cá nhân trong vòng 1 tháng

Ngoài ra, bộ tính năng này còn tạo ra sự kết nối, gắn bó thân thiết giữa các phòng ban, các bộ phận khi tự động nhắc nhở lịch biểu, thông báo sinh nhật của các thành viên trong công ty để mọi người có kế hoạch tổ chức chúc mừng phù hợp. Thông qua đó, mọi người đều có thể thoải mái chia sẻ cảm xúc, suy nghĩ về các vấn đề công việc đến cuộc sống cá nhân mà không phải e ngại hay cảm thấy bị gò bó, xét nét.

Hệ thống của Workplace cũng sẽ trở thành nơi giúp xóa bỏ khoảng cách giữa cấp trên và nhân viên của mình, tạo ra một bầu không khí gia đình, để mọi người cảm thấy được gần gũi, thân thiện, thêm yêu quý công việc và doanh nghiệp của mình.

Để hiểu hơn về bộ công cụ truyền thông và giao tiếp nội bộ của 1 Office, bạn có thể tham khảo ở video giới thiệu dưới đây để áp dụng phần mềm hiệu quả.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA