Hàng tồn kho là gì? 5+ giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Bất kể lĩnh vực kinh doanh nào, mỗi doanh nghiệp đều cần sở hữu một kho hàng riêng. Trong đó, hàng tồn kho thường chiếm phần lớn và còn là một loại tài sản chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Vậy, hàng tồn kho bao gồm những gì? Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp cho bạn.

Hàng tồn kho là gì?

Trong suốt thời gian dài, khi nhắc đến “hàng tồn kho”, nhiều người thường nghĩ ngay đến những lô hàng bị “tồn đọng” trong xưởng vì “ế”, không bán được. Tuy nhiên, cách hiểu này hoàn toàn không chính xác.

Từ góc độ kế toán, hàng tồn kho là thuật ngữ chỉ những sản phẩm mà doanh nghiệp dự trữ trong kho để phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc đang chờ bán. Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được xác định dựa trên 3 tiêu chí sau:

• Sản phẩm được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.
• Sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang.
• Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Hàng tồn kho đôi khi mang những ý nghĩa tiêu cực, bởi vì nếu hàng hóa, nguyên vật liệu được lưu trữ quá lâu, điều này cho thấy hoạt động sản xuất, kinh doanh đang gặp vấn đề, hàng hóa không lưu thông hoặc không bán được. Đồng thời, việc hàng tồn kho kéo dài có thể dẫn đến giảm chất lượng (đặc biệt là trong các ngành như thực phẩm, chế biến) và tăng chi phí lưu trữ.

Do đó, quản lý hàng tồn kho luôn là một công việc quan trọng mà các doanh nghiệp luôn quan tâm. Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm kế toán tích hợp tính năng quản lý hàng tồn kho để dễ dàng cập nhật và đồng bộ thông tin kế toán.

Hàng tồn kho có những loại nào?

Hàng tồn kho được phân loại thành 4 nhóm như sau:

• Nguồn vật tư: Đây là các vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, thường cần mua mới và sử dụng thường xuyên. Ví dụ như đồ dùng văn phòng, nhiên liệu vận hành máy móc, và vật liệu làm sạch máy móc.
• Nguyên liệu thô: Đây là các loại nguyên liệu thô được nhập về và lưu giữ để sử dụng trong quá trình sản xuất. Các nguyên liệu này sau đó sẽ được chế biến hoặc chế tạo tại nhà máy hoặc được gửi đi để gia công.
• Bán thành phẩm: Để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, cần phải trải qua nhiều công đoạn. Các nguyên liệu thô sẽ được lưu trữ theo từng giai đoạn và đợi đến công đoạn sản xuất tiếp theo. Đây là những sản phẩm đã trải qua quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thiện hoặc đã hoàn thiện nhưng chưa được thực hiện thủ tục hoàn thành sau khi sản xuất.
• Thành phẩm: Đây là những sản phẩm đã hoàn thiện, được lưu trữ trong kho để chờ bán ra thị trường.

Ví dụ: Với một doanh nghiệp sản xuất thép, hàng tồn kho có thể bao gồm:

• Nguyên liệu để sản xuất thép: Than cốc, quặng sắt
• Các phụ liệu sản xuất như hóa chất, điện năng
• Thành phẩm như tấm thép, ống thép, sắt thép xây dựng
• Sản phẩm dở dang như phôi thép chưa qua gia công
• Các dụng cụ, máy móc sản xuất, dụng cụ cắt, uốn thép
• Chi phí dịch vụ như vận chuyển, gia công, kiểm định chất lượng

Nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02, hàng tồn kho được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc. Trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.

Giá gốc hàng tồn kho:

• Giá mua: Gồm giá mua, thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua, và các chi phí khác trực tiếp liên quan đến việc mua hàng.
• Chi phí chế biến: Gồm chi phí trực tiếp liên quan sản xuất sản phẩm như: nhân công trực tiếp, sản xuất chung cố định và biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu thành thành phẩm.
• Chi phí khác: Gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chế biến hàng tồn kho.
• Chi phí cung cấp dịch vụ: Gồm chi phí nhân viên và các chi phí khác trực tiếp liên quan việc cung cấp dịch vụ như chi phí giám sát và chi phí chung liên quan.

5+ Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Bởi vì hoạt động quản lý kho mang tính chất quan trọng, nhiều đơn vị và doanh nghiệp đã chọn lựa sử dụng phần mềm như một giải pháp hỗ trợ kế toán quản lý kho một cách chính xác và hiệu quả. Phần mềm quản lý kho cung cấp nhiều tính năng hữu ích như kiểm soát về giá trị và số lượng hàng tồn kho, theo dõi việc luân chuyển và sử dụng nguyên liệu, vật tư, cũng như lập và kiểm soát phiếu xuất nhập kho cùng các báo cáo khác khi cần thiết.

Phần mềm 1Office đáp ứng đầy đủ các tính năng trên với tính năng quản lý kho hàng. Ngoài ra, phần mềm này còn phù hợp với đặc thù quản lý kho của doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực:

• Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp khác nhau như Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, và cho phép tính giá xuất cho từng hàng hóa hoặc toàn bộ hàng hóa cùng một lúc, tính giá theo từng kho hoặc không theo kho, cũng như tính giá theo từng kỳ.
• Cho phép nhập kho, xuất kho; quản lý và theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính như màu sắc, kích thước, số máy, số khung…
• Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ như Phiếu Nhập-Xuất kho, các sổ kho, thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn theo từng mặt hàng hoặc từng kho, theo mã quy cách, số lô, hạn sử dụng,… và cho phép kế toán tùy chỉnh mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị.
• Quản lý hàng hóa theo nhiều đơn vị tính và tự động quy đổi từ đơn vị chuyển đổi về đơn vị chính để quản lý tồn kho theo từng đơn vị tính. Đồng thời, phần mềm còn cho phép thiết lập số tồn tối thiểu của từng mặt hàng để đơn vị có kế hoạch mua thêm hàng khi đã gần đến số tồn tối thiểu.

Đăng ký nhận Demo miễn phí!

Sử dụng mã vạch để quản lý tồn kho dễ dàng

Sử dụng mã vạch là một công cụ quan trọng giúp tổ chức và sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học và hiệu quả, và hiện nay, nó được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong quá trình quản lý xuất – nhập hàng trong kho. Mã vạch được sử dụng để gán tên cho từng nhóm hàng hóa một cách dễ dàng và để quản lý.

Khi cần tìm kiếm một mặt hàng cụ thể, kế toán chỉ cần quét mã vạch, hệ thống sẽ cung cấp thông tin về vị trí kệ hàng, số lượng, tình trạng của sản phẩm, và các thông tin khác đã được thiết lập trước đó để thuận tiện cho việc tra cứu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho quản lý kho hàng.

Kiểm soát quy trình xuất – nhập kho

Đối với các công ty trên thị trường, việc xử lý đơn hàng xuất kho cho khách hàng đang tăng lên mỗi ngày. Do đó, việc chốt đơn và chuyển cho nhân viên đóng gói và xuất hàng cần được chủ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ để tránh các rủi ro không cần thiết.

Quy trình kiểm tra chất lượng này được thực hiện bằng cách so sánh đơn đặt hàng với một danh sách sản phẩm đã được chọn để đảm bảo rằng mã hàng và số lượng sản phẩm hoàn toàn trùng khớp. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để nhân viên kiểm tra chất lượng và kiểm tra lại mọi thứ để đảm bảo rằng hàng hóa được gửi đi không gặp bất kỳ sự cố nào. Các chủ doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn những người có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về quản lý kho hàng và hoạt động của công ty để thực hiện công việc này. Chỉ khi có được những người như vậy, các doanh nghiệp mới có thể tiết kiệm thời gian và giảm bớt các chi phí không cần thiết.

Thiết lập vị trí kho hàng

Việc kiểm kê hàng hóa có thể đối diện với nhiều rủi ro nếu nhân viên quản lý kho không có đủ không gian làm việc. Do đó, các chủ kinh doanh cần quan tâm đến vị trí và kích thước của kho hàng. Không nên tổ chức một không gian nhỏ để làm kho với quan điểm rằng việc quản lý kho không quan trọng.

Thay vào đó, các doanh nghiệp nên đặt kho hàng ở vị trí dễ quan sát và thuận tiện cho việc nhập – xuất và giao nhận hàng hóa. Việc này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tránh lãng phí thời gian và tiền bạc đồng thời.

Ứng dụng Mô hình Lean Manufacturing

Lean Manufacturing là một mô hình quản trị được thiết kế để tối ưu hóa quản lý nguồn hàng trong kho, nhằm đảm bảo rằng sản phẩm có sẵn để đáp ứng đúng nhu cầu của thị trường mà không gây ra sự lãng phí trong chi phí sản xuất và bảo quản.

Mô hình Lean Manufacturing mang lại nhiều lợi ích như:

• Tăng hiệu quả hoạt động: Loại bỏ lãng phí, nâng cao năng suất, giảm thiểu tồn kho.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Nâng cao độ chính xác, phát hiện lỗi sớm, tăng sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng cường tinh thần làm việc: Trao quyền cho nhân viên, tạo môi trường làm việc hiệu quả, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
• Tăng tính linh hoạt: Khả năng thích ứng nhanh chóng, nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, tăng lợi thế cạnh tranh.

Tính vòng quay tồn kho

Đo lường vòng quay tồn kho, hay còn gọi là Inventory turnover, là một phương pháp giúp doanh nghiệp dự báo thời gian nhập hàng. Việc tính toán vòng quay tồn kho giúp cung cấp dự đoán chính xác hơn về tình hình thị trường.

Hệ số vòng quay tồn kho cho biết số lần hàng được nhập vào trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó ước tính thời gian trung bình cần để bán hết hàng tồn kho. Thông qua việc này, các doanh nghiệp có thể lập kế hoạch nhập hàng với số lượng và thời gian phù hợp.

3 Nguyên tắc quản lý hàng tồn kho dân kinh doanh giấu kín

Liên tục kiểm kê hàng hóa trong nhà kho

Hàng tồn kho là một phần không thể tách rời trong quy trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp, do đó thường xuyên phải đối mặt với sự biến động. Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, việc thực hiện kiểm kê hàng hóa và cập nhật tình trạng hàng hóa là điều bắt buộc, cùng việc ghi chép lại bất kỳ vấn đề nào không bình thường để có thể xử lý kịp thời.

Trong quá trình kiểm kê, quan trọng là chú ý đến các thông tin về số lượng hàng tồn kho hiện tại, số lượng hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn, hoặc mất mát. Sau đó, cần so sánh với các thông tin trong sổ sách để phát hiện và rà soát sai lệch nếu có. Các dữ liệu thực tế này là cơ sở để quản lý xem xét và thực hiện các điều chỉnh cần thiết, tránh gây ra tổn thất lớn trong tương lai.

Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, thuận tiện cho khâu tìm kiếm và xuất hàng

Nếu chúng ta thực hiện tốt hai điều trên mà không biết cách sắp xếp hàng hóa trong kho, mọi nỗ lực để quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ trở nên vô nghĩa. Ngày nay, các doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp sắp xếp vật tư/hàng hóa theo vị trí, đây là cách tiếp cận khoa học, thuận tiện và hợp lý nhất. Mỗi loại vật tư/hàng hóa cần được phân loại và đặt vào các khu vực phù hợp trong kho, điều này cũng giúp thủ kho dễ dàng xác định vị trí hàng hóa khi cần xuất kho hoặc kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát hàng hóa do nhầm lẫn hoặc mất cắp.

Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:

• Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng được đặt ở vị trí cố định và có hiển thị vị trí rõ ràng. Ưu điểm của phương pháp này là dễ dàng tìm kiếm hàng hóa một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, nhược điểm là tốn diện tích và không phù hợp với các kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
• Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng. Tất cả các vị trí được đánh số và hiển thị trên bản đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí, tên mặt hàng cũng được ghi vào vị trí tương ứng trên bản đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm diện tích. Tuy nhiên, nhược điểm là cần thời gian để sắp xếp bản đồ kho và hiển thị kho hàng.

Đặt hạn mức tồn kho cho mỗi sản phẩm

Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa được xác định để duy trì trong kho, nhằm đảm bảo cung ứng đủ khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và đồng thời giữ cho hoạt động kinh doanh diễn ra một cách liên tục, không bị gián đoạn.

Việc quản lý hàng tồn kho trở nên thuận tiện hơn khi các chủ kinh doanh biết cách thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho mỗi sản phẩm, tức là không cho phép số lượng hàng hóa xuống dưới mức tối thiểu hoặc vượt quá mức tối đa.

Để xác định mức tồn kho tối ưu, cần dựa trên các tiêu chí sau:

• Lượng tồn kho thực tế hiện tại
• Số lượng đơn đặt hàng từ khách hàng
• Tình hình cung cấp hàng hóa từ các nhà cung cấp
• Tình trạng tiêu thụ của sản phẩm

Ngoài ra, định mức tồn kho có thể được điều chỉnh theo thời gian. Các doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra định kỳ, theo chu kỳ quý, để đảm bảo rằng mức tồn kho vẫn phù hợp với tình hình hiện tại của công ty. Nếu cần, điều chỉnh mức tồn kho để quản lý kho hàng chặt chẽ và hiệu quả hơn.

———————————-

Trên đây là tổng quan những thông tin về quản lý hàng tồn kho và cácc cách quản lý một kho hàng tồn hiệu quả. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc hoàn thành tốt nghiệp vụ của mình.