Kanban board là gì? Hướng dẫn cách sử dụng bảng Kanban chi tiết

Kanban board là gì? Kanban board là công cụ trực quan được phát triển từ phương pháp Kanban, một hệ thống quản lý công việc giúp giới hạn số lượng nhiệm vụ đang thực hiện (WIP) và tối ưu hóa luồng công việc. Bảng Kanban cho phép nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ, nhận diện tắc nghẽn và thúc đẩy cải tiến liên tục trong các quy trình hiện có.

1. Kanban board là gì? Nguyên lý hoạt động của Kanban

Bảng kanban là gì? Kanban board (bảng Kanban) là công cụ quản lý công việc trực quan giúp đội nhóm theo dõi và kiểm soát luồng công việc theo các trạng thái thực tế. Bảng thường được cấu trúc thành các cột đại diện cho các giai đoạn quy trình, ví dụ:

Mỗi nhiệm vụ được biểu diễn bằng một thẻ (Kanban card) và di chuyển qua các cột khi tiến độ thay đổi, từ đó phản ánh trạng thái thực tế của toàn bộ luồng công việc.

Kanban board vận hành bằng cách trực quan hóa từng hạng mục công việc (work item) thông qua các thẻ (card) được đặt vào các cột trên bảng. Mỗi cột đại diện cho một giai đoạn trong “dòng giá trị” (value stream) – tức chuỗi các bước mà một nhiệm vụ phải trải qua từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.

Các nhiệm vụ được ghi lên thẻ Kanban và đặt vào cột tương ứng với trạng thái hiện tại của chúng.

• Màu thẻ khác nhau giúp phân loại các loại công việc (ví dụ: bug, task, improvement…).
• Swimlanes (hàng ngang) được sử dụng để sắp xếp công việc theo nhóm, theo mức độ ưu tiên hoặc theo loại đầu mục, giúp nhiều nhóm làm việc trên cùng một bảng vẫn dễ quan sát.
• Giới hạn WIP (Work In Progress) được thiết lập cho một số cột nhằm kiểm soát số lượng nhiệm vụ đang xử lý, tránh tắc nghẽn và duy trì luồng công việc ổn định.
• Thành viên trong nhóm sẽ kéo thẻ (pull) và di chuyển thẻ từ trái sang phải khi tiến độ thay đổi, phản ánh hành trình của công việc qua từng giai đoạn.

Nhờ cơ chế trực quan – hữu hình này, Kanban board giúp đội ngũ theo dõi tiến độ theo thời gian thực, phát hiện tắc nghẽn sớm và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

2. Ưu nhược điểm của phương pháp Kanban

Sau khi hiểu khái niệm Kanban board là gì, dưới đây là những ưu và nhược điểm khi áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc và dự án:

2.1. Ưu điểm của phương pháp Kanban

Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà Kanban mang lại cho nhóm và dự án:

• Minh bạch nhiệm vụ: Kanban giúp làm rõ công việc cần thực hiện để dự án tiến triển thuận lợi. Mỗi thẻ trên Kanban board ghi đầy đủ mô tả nhiệm vụ, các bước con, thời hạn, tiến độ và ghi chú liên quan, giúp nhân viên nắm rõ thông tin và hoàn thành công việc hiệu quả.
• Đồng bộ trạng thái công việc: Bảng Kanban cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án, giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi mà không cần hỏi liên tục. Nhân viên cũng nhanh chóng biết mình và đồng đội đang làm gì, việc nào cần ưu tiên, từ đó tăng tính tự chủ và chủ động.
• Nâng cao hiệu suất đội nhóm: Kanban giúp trực quan hóa luồng công việc, xác định công việc quan trọng cần ưu tiên, đồng thời nhanh chóng phát hiện các bước đang bị chậm hoặc tắc nghẽn trong quy trình. Nhờ đó, đội nhóm có thể tập trung nguồn lực đúng lúc, cải thiện hiệu quả tổng thể.
• Tập trung tốt hơn và hạn chế kiệt sức: Khả năng quan sát nhiệm vụ rõ ràng giúp nhân viên giảm lo lắng về việc bỏ sót công việc và tập trung vào nhiệm vụ chính. Kanban hỗ trợ quản lý sự chú ý, ưu tiên công việc hợp lý, hạn chế kiệt sức và duy trì chất lượng kết quả.

2.2. Hạn chế của phương pháp Kanban

Dưới đây là những hạn chế cần lưu ý khi triển khai Kanban:

• Quản lý tiến độ dự án: Kanban đơn giản và trực quan, nhưng thiếu thông tin về mốc thời gian chi tiết như biểu đồ Gantt, khiến việc dự đoán thời điểm hoàn thành nhiệm vụ hoặc toàn bộ dự án trở nên khó khăn nếu chỉ sử dụng Kanban để theo dõi tiến độ.
• Giới hạn với dự án phức tạp: Bảng Kanban hiệu quả khi dự án có quy mô vừa và nhỏ. Với dự án lớn, cần sử dụng thêm các lớp tổ chức như swimlanes để duy trì cấu trúc rõ ràng. Nếu không quản lý tốt, bảng Kanban có thể trở nên rối và ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của đội nhóm.
• Cập nhật liên tục là bắt buộc: Kanban chỉ phát huy hiệu quả khi bảng được cập nhật thường xuyên. Điều này đòi hỏi kỷ luật từ lãnh đạo và thành viên đội nhóm. Sử dụng phần mềm quản lý dự án trực quan sẽ giúp việc cập nhật trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

3. Các thành phần của bảng Kanban – Kanban board 

Để hiểu rõ hơn khái niệm kanban board là gì, dưới đây là những thành phần chính cấu thành một bảng Kanban và vai trò của chúng:

3.1. Cột (Columns)

Các cột ngang trên bảng Kanban là xương sống của toàn bộ hệ thống. Mỗi cột đại diện cho một giai đoạn trong luồng công việc, ví dụ từ “Cần làm” (To Do) đến “Đã hoàn thành” (Done). Việc phân chia nhiệm vụ theo cột giúp người dùng nắm rõ tiến độ từng công việc ngay lập tức và dễ dàng xác định bước tiếp theo cần thực hiện.

Bảng Kanban có thể tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp: thêm hoặc bớt các bước trong quy trình, chia thành các phân giai đoạn, hoặc tạo bao nhiêu cột cũng được nếu quy trình đòi hỏi.

Ví dụ về cách phân chia cột trên Kanban board:

• To Do – Doing – Done
• Backlog – Planned – Doing – Review – Done
• Requirements Gathering – Requirements Verification – Scheduled – Doing – Testing – Review – Deployed – Done

3.2. Thẻ (Cards)

Nếu các cột là xương sống của bảng Kanban, thì thẻ chính là những viên gạch cấu thành. Mỗi thẻ đại diện cho một nhiệm vụ hoặc dự án riêng lẻ và sẽ di chuyển từ cột này sang cột khác khi tiến trình công việc được thực hiện. Thẻ có thể chứa nhiều thông tin chi tiết như hình ảnh, bình luận, tệp đính kèm… giúp mọi dữ liệu liên quan được lưu trữ tập trung và dễ dàng truy cập.

Ví dụ, một thẻ Kanban đại diện cho dự án phát triển sản phẩm mới có thể bao gồm:

• Mô tả công việc
• Người quản lý phụ trách
• Ngày hoàn thành dự kiến
• Cập nhật trạng thái theo kế hoạch
• Bình luận của nhóm
• Mã định danh nội bộ
• Tệp đính kèm
• Liên kết đến kho mã nguồn hoặc tài liệu bên ngoài, và các thông tin khác.

3.3. Giới hạn công việc đang tiến hành (Work in Progress – WIP Limits)

Giới hạn WIP giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, tránh bị phân tâm bởi nhiều công việc cùng lúc, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Mỗi cột trên bảng Kanban sẽ được đặt một số lượng tối đa nhiệm vụ đang tiến hành cùng lúc.

Ví dụ, nếu cột “Đang thực hiện” (In Progress) có giới hạn WIP là 4, điều này có nghĩa là không được phép có hơn 4 nhiệm vụ đang thực hiện đồng thời. Bạn phải hoàn thành ít nhất một nhiệm vụ hiện có trước khi bắt đầu nhiệm vụ mới. Nếu vượt quá giới hạn này, hệ thống sẽ cảnh báo, giúp bạn nhận diện tình trạng quá tải kịp thời. Việc tuân thủ giới hạn WIP là cách hiệu quả để giảm áp lực, tránh bị quá tải và đảm bảo tập trung tối đa vào nhiệm vụ hiện tại.

3.4. Hàng bơi (Swimlanes)

Swimlanes là các phân vùng ngang trên bảng Kanban, giúp phân loại các nhiệm vụ theo dự án, loại công việc, khách hàng, mức độ ưu tiên hoặc bất kỳ tiêu chí nào phù hợp với quy trình của bạn. Nhờ có swimlanes, các thẻ nhiệm vụ liên quan được giữ cùng nhau, đồng thời tổng quan về luồng công việc trở nên rõ ràng hơn.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng swimlanes để phân biệt các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên cao, trung bình và thấp, hoặc theo sản phẩm A và sản phẩm B. Bảng càng trực quan, việc xác định thứ tự ưu tiên công việc càng dễ dàng và đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ nào.

3.5. Thẻ (Tags)

Tags là cách nhanh chóng và dễ dàng để phân loại, sắp xếp và lọc các thẻ trên bảng Kanban. Nhãn thẻ giúp cung cấp ngữ cảnh, làm nổi bật các nhiệm vụ quan trọng và dễ dàng xác định những công việc cần tập trung để đạt mục tiêu cụ thể.

Ví dụ, bạn có thể dùng nhãn để đánh dấu các nhiệm vụ liên quan đến lỗi phần mềm, yêu cầu tính năng mới, hoặc cải tiến. Một cách khác, bạn có thể gắn ID câu chuyện người dùng (user story) vào các nhiệm vụ liên quan đến câu chuyện đó. Lọc bảng theo nhãn tự tạo giúp bạn ưu tiên công việc, duy trì sự tổ chức và đưa ra quyết định chính xác hơn.

4. Các loại bảng Kanban board & ví dụ

Dưới đây là những loại bảng Kanban phổ biến cùng ví dụ minh họa cách sử dụng thực tế:

4.1. Bảng Kanban vật lý

Bảng Kanban vật lý là loại đơn giản nhất, gồm các cột dọc và các ghi chú đại diện cho từng nhiệm vụ. Các ghi chú này di chuyển qua các cột theo tiến độ, giúp dễ dàng quan sát trạng thái công việc.

Ưu điểm của bảng vật lý là luôn hiện diện, dễ thiết lập và trình bày, hỗ trợ giao tiếp hiệu quả với nhóm. Tuy nhiên, nó không tối ưu cho đội ngũ làm việc từ xa hoặc khi chữ viết tay khó đọc.

Ví dụ Tại Optimizely, các nhóm dùng Jira nhưng việc phối hợp chưa nhịp nhàng. Keith Nottonson dựng một bảng Kanban vật lý lớn (gọi là “Bức tường công việc”) hiển thị toàn bộ dự án, trạng thái và thành viên phụ trách, giúp mọi người nắm rõ tiến độ. Ban đầu chỉ có ba cột To Do – Doing – Done, nhưng qua các trao đổi, bảng dần tối ưu, cải thiện quy trình.

Bảng này áp dụng cơ chế “cam kết và bàn giao”: dự án được nhận và cam kết hoàn thành, sau đó đưa vào Jira để ghi nhận toàn bộ dữ liệu và tương tác.

4.2. Bảng Kanban kỹ thuật số

Khi Kanban phổ biến trong các nhóm phần mềm và kỹ thuật, bảng Kanban đã chuyển sang dạng kỹ thuật số, cho phép nhóm làm việc từ xa và đồng bộ mọi lúc.

Công cụ như Trello cho phép tạo nhanh bảng Kanban với các danh sách như Backlog – Up Next – In Progress – Done, mỗi nhiệm vụ được quản lý bằng thẻ (card) di chuyển theo tiến độ. Bảng kỹ thuật số dễ chia sẻ, luôn cập nhật trạng thái và theo dõi các bình luận, giúp lãnh đạo nắm tình hình dự án từ xa.

Đối với nhu cầu nâng cao như giới hạn WIP, swimlanes hay quản lý backlog, công cụ mạnh hơn như Jira Kanban cho phép tùy chỉnh quy trình, đặt giới hạn WIP, tạo swimlanes và quản lý backlog để ưu tiên công việc hiệu quả.

5. Các bước để tạo bảng Kanban

Sau khi hiểu khái niệm Kanban board là gì, dưới đây là các bước cơ bản để thiết lập và triển khai bảng Kanban hiệu quả:

Bước 1 – Trực quan hóa quy trình làm việc: Chuẩn bị một bảng (bảng trắng hoặc kỹ thuật số) và chia quy trình làm việc từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành thành các bước riêng biệt, mỗi bước tương ứng với một cột trên bảng.

Bước 2 – Xác định các loại công việc: Liệt kê các loại công việc thường thực hiện, ví dụ: đơn hàng khách, yêu cầu hỗ trợ, hoặc bảo trì. Gán màu riêng cho từng loại và chuẩn bị các thẻ (sticky notes) cùng màu.

Bước 3 – Ghi nhiệm vụ lên thẻ và đặt vào bảng: Mỗi nhiệm vụ viết trên một thẻ theo màu tương ứng, đặt vào cột phù hợp. Thứ tự các thẻ trong cột nên phản ánh mức ưu tiên, nhiệm vụ quan trọng nhất ở trên cùng.

Bước 4 – Triển khai công việc theo Kanban: Bắt đầu xử lý nhiệm vụ từ trên xuống. Khi hoàn thành một nhiệm vụ, di chuyển nó xuống cuối cột tiếp theo để duy trì luồng công việc liên tục.

Bước 5 – Cải thiện luồng công việc: Mục tiêu của Kanban là duy trì luồng công việc đều và mượt mà. Bảng Kanban giúp bạn nhìn tổng thể trạng thái công việc, nhanh chóng nhận diện vấn đề hoặc điểm nghẽn. Không cột nào nên quá tải, không nhiệm vụ nào bị “đọng lại”.

Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP): Đặt giới hạn số lượng nhiệm vụ tối đa trong mỗi cột để tránh quá tải. Ví dụ, mỗi cột chỉ nên có tối đa 2 nhiệm vụ cùng lúc. Khi vượt giới hạn, dừng nhận nhiệm vụ mới và tập trung hoàn thành ít nhất một nhiệm vụ hiện có. Giới hạn WIP giúp kiểm soát số lượng công việc dang dở, đảm bảo tập trung và hiệu quả trước khi nhận thêm nhiệm vụ mới.

Lưu ý: bảng Kanban chỉ là một phần của phương pháp Kanban tổng thể, còn nhiều kỹ thuật khác giúp duy trì luồng công việc liên tục.

6. Một số công cụ quản lý sử dụng phương pháp Kanban

Dưới đây là một số phần mềm và công cụ hỗ trợ quản lý công việc theo phương pháp Kanban:

6.1. Phần mềm quản lý dự án 1Office 

1Office là một nền tảng quản trị giúp doanh nghiệp triển khai Kanban dễ dàng, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc. Với 1Office, doanh nghiệp có thể theo dõi toàn bộ công việc, thúc đẩy hợp tác nhóm, cắt giảm lãng phí nguồn lực và tập trung vào những nhiệm vụ mang giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Khi áp dụng Kanban trên 1Office, có một số lưu ý để tối ưu hóa hiệu quả:

• Quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi: 1Office là phần mềm trực tuyến, giúp theo dõi công việc từ khi bắt đầu đến khi hoàn tất, bất kể vị trí hay thời gian.
• Giao diện Kanban trực quan: Sử dụng 3 cột cơ bản “Đang chờ – Đang thực hiện – Đang đánh giá”, mỗi cột màu khác nhau, giúp nhà quản trị dễ giao nhiệm vụ và đánh giá tiến độ.
• Tập trung và kiểm soát công việc: Với mỗi chiến dịch, phân công các nhiệm vụ cụ thể, giới hạn 3-4 công việc trong cột “Đang thực hiện” để tránh xao lãng và quá tải.
• Theo dõi và nhắc nhở trực tiếp: Nhà quản trị có thể nhận xét, nhắc nhở tiến độ ngay trên thẻ công việc mà không cần gặp trực tiếp, giúp nâng cao hiệu quả và tính minh bạch.

Ứng dụng Kanban trên 1Office giúp lãnh đạo quản lý công việc nhóm dễ dàng hơn, tối ưu hóa năng suất và nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp.

6.2. Ứng dụng quản lý công việc Trello

Trello là công cụ quản lý công việc dựa trên phương pháp Kanban, nổi bật với thiết kế tối giản, dễ sử dụng và có bản miễn phí. Nhờ đó, Trello được nhiều cá nhân và đội nhóm nhỏ lựa chọn.

Giao diện của Trello mô phỏng các tờ giấy note trên bảng trắng. Mỗi cột (List) thể hiện một bước trong quy trình, ví dụ: To-do > Bước 1 > Bước 2 > Bước 3 > Done. Bạn có thể kéo – thả các thẻ (Card) giữa các List để cập nhật tiến độ. Mỗi Card đều có đủ trường thông tin cần thiết và cho phép thành viên trao đổi trực tiếp qua bình luận và tag tên.

Hạn chế của Trello nằm ở phân cấp quản trị đơn giản, thiếu tính năng quản lý thời gian và không có báo cáo tổng hợp.

6.3. Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ Base Workflow

Base Workflow là nền tảng quản lý và tự động hóa quy trình, giúp chuẩn hóa và kết nối hàng trăm nghiệp vụ tại một nơi. Hệ thống cho phép xây dựng quy trình linh hoạt theo từng phòng ban hoặc xuyên phòng ban, đồng thời theo dõi tiến độ trực quan và cập nhật dữ liệu real-time để kịp thời phát hiện, xử lý các điểm nóng.

• Phân quyền chi tiết và minh bạch, hỗ trợ người dùng tham gia hoặc quản lý nhiều phòng ban, nhiều dự án cùng lúc.
• Theo dõi tiến độ linh hoạt qua nhiều chế độ hiển thị: Kanban, danh sách (to-do), lịch biểu, Gantt chart,… phù hợp với đa dạng mục đích quản lý.
• Tích hợp chat nội bộ hỗ trợ trao đổi 1-1 và chat nhóm ngay trong hệ thống.
• Nhắc việc tự động hằng ngày, bao gồm danh sách công việc và cảnh báo trễ hạn.
• Tính năng review kết quả, đảm bảo luồng xử lý không bị tắc và giữ chất lượng đầu ra.

7. So sánh Kanban, Scrum và Agile

Agile, Scrum và Kanban: Bản chất và mối quan hệ

• Agile là một phương pháp luận và triết lý quản lý dự án dựa trên hai nguyên tắc cốt lõi: phát triển theo vòng lặp (iterative) và tăng trưởng từng phần (incremental). Mục tiêu của Agile là rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận phản hồi và tối ưu giá trị giao hàng.
• Scrum là một framework vận hành theo Agile, thường áp dụng trong các dự án mà nhu cầu hoặc mục tiêu sản phẩm chưa được xác định rõ ngay từ đầu. Scrum vận hành qua các Sprint (giai đoạn) cố định 1-4 tuần, nhằm liên tục cải tiến sản phẩm, kỹ thuật, đội nhóm và môi trường làm việc.
• Kanban cũng là một mô hình quản lý thuộc hệ Agile, cung cấp bộ công cụ trực quan hóa quy trình bằng bảng – cột – thẻ để tối ưu luồng công việc. Kanban thể hiện rõ tinh thần Agile ở khả năng thích ứng nhanh, hạn chế gián đoạn và đảm bảo tính minh bạch xuyên suốt.

Vì Scrum và Kanban đều là cách triển khai Agile, nên khi phân tích sự khác biệt, cần tập trung so sánh hai phương pháp này.

>>> XEM THÊM: Chi tiết về sự khác biệt giữa Kanban và Scrum

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về bảng Kanban – Kanban board

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về bảng Kanban – Kanban board

Kanban là Lean hay Agile?

Kanban là một phương pháp trong hệ Agile, nhưng có nguồn gốc từ Lean. Ban đầu, Kanban được phát triển tại Toyota theo hệ thống Lean, nhằm tối ưu hóa luồng công việc và giảm lãng phí. Sau này, nó được điều chỉnh để áp dụng trong phát triển phần mềm và quản lý dự án theo tư duy Agile, nhờ khả năng trực quan hóa công việc, giới hạn số lượng nhiệm vụ đang làm (WIP) và cải tiến liên tục.

Bảng Kanban được sử dụng để làm gì?

Bảng Kanban là công cụ quản lý và trực quan hóa tiến độ công việc theo từng giai đoạn. Cụ thể, bảng Kanban giúp:

• Hiển thị trạng thái từng nhiệm vụ từ “Cần làm” → “Đang làm” → “Hoàn thành”, giúp cả nhóm nắm rõ tiến độ.
• Giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP) để tránh quá tải và tăng tập trung.
• Theo dõi, kiểm soát tiến độ, phát hiện và xử lý kịp thời các điểm tắc nghẽn.
• Tăng tính minh bạch, phối hợp nhóm và tối ưu phân bổ nguồn lực.
• Quản lý dự án linh hoạt, dễ điều chỉnh khi có thay đổi yêu cầu hoặc ưu tiên.
• Cung cấp dữ liệu cho nhà quản lý để đánh giá hiệu quả và cải tiến liên tục.

Hai quy tắc cốt lõi của bảng công việc Kanban là gì?

Hai quy tắc cốt lõi của bảng Kanban:

• Trực quan hóa quy trình: Tất cả công việc được thể hiện rõ ràng trên bảng qua các thẻ và cột trạng thái (“Cần làm”, “Đang làm”, “Đã xong”), giúp nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ.
• Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP Limit): Hạn chế số nhiệm vụ đồng thời tại mỗi cột để tránh quá tải, giảm tắc nghẽn và tập trung hoàn thành công việc đã bắt đầu.

Tóm lại, hai nguyên tắc này đảm bảo minh bạch, kiểm soát và cải tiến liên tục trong quản lý công việc bằng Kanban.

Kanban view là gì?

Kanban view là cách hiển thị công việc trực quan trên bảng Kanban, với các thẻ (cards) đại diện cho từng nhiệm vụ, sắp xếp theo các cột trạng thái như To Do (Cần làm), Doing (Đang làm) và Done (Hoàn thành). Cách hiển thị này giúp dễ theo dõi tiến độ, nhận diện điểm nghẽn và điều phối công việc hiệu quả bằng cách kéo thẻ qua các cột khi trạng thái thay đổi. Kanban view thường có trong phần mềm quản lý dự án hoặc CRM, hỗ trợ quản lý linh hoạt và minh bạch.

Kanban là gì tiếng Nhật?  

Kanban trong tiếng Nhật là sự kết hợp của “kan” (thị giác) và “ban” (thẻ), có thể hiểu là “bảng thông tin” hoặc “bảng hiệu”. Thuật ngữ này xuất phát từ ngành sản xuất Nhật Bản, lần đầu được Toyota sử dụng, để chỉ phương pháp quản lý công việc bằng cách trực quan hóa quy trình thông qua các thẻ và bảng.

Nguyên tắc chính khi sử dụng Kanban?

Nguyên tắc chính của Kanban:

• Trực quan hóa công việc: Hiển thị nhiệm vụ trên các thẻ trong cột tương ứng với trạng thái, giúp nhóm theo dõi và phối hợp dễ dàng.
• Giới hạn WIP: Hạn chế số nhiệm vụ đang làm đồng thời để tránh quá tải và tắc nghẽn.
• Quản lý luồng công việc: Tối ưu dòng chảy công việc, đảm bảo nhiệm vụ di chuyển mượt mà qua các giai đoạn.
• Chính sách rõ ràng: Quy trình minh bạch, có hướng dẫn để mọi người hiểu và tuân thủ.
• Vòng phản hồi liên tục: Đánh giá, rà soát và cải tiến dựa trên dữ liệu thực tế.
• Cải tiến liên tục: Luôn điều chỉnh, nâng cao phương pháp làm việc để đạt hiệu quả cao nhất.

Ví dụ về Kanban trong sản xuất?

Ví dụ về Kanban trong sản xuất:

• Toyota: Sử dụng thẻ Kanban để điều phối nguyên vật liệu và linh kiện, đảm bảo mỗi giai đoạn sản xuất chỉ nhận đúng lượng cần thiết, tránh tồn kho dư thừa và lãng phí.
• Zara: Áp dụng Kanban để giữ tồn kho thấp và cập nhật nhanh các bộ sưu tập mới, dựa trên dữ liệu bán hàng thực tế để phản ứng kịp thời với nhu cầu thị trường.
• Các doanh nghiệp sản xuất khác: Dùng Kanban để tối ưu chu trình làm việc, kiểm soát hàng tồn kho và cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp; bảng Kanban đặt gần khu vực sản xuất hoặc nhà cung cấp giúp ra quyết định nhanh.

Những ví dụ này cho thấy Kanban giúp trực quan hóa tiến độ, kiểm soát luồng vật liệu và công việc, giảm tồn kho và tăng hiệu quả sản xuất.

Kanban phù hợp với các dự án như thế nào?

Kanban phù hợp với các dự án có đặc điểm:

• Công việc và mức độ ưu tiên thay đổi liên tục, cần linh hoạt tối đa trong quản lý.
• Quy trình làm việc liên tục, không theo chu kỳ cố định như Sprint trong Scrum.
• Yêu cầu cải tiến liên tục và duy trì dòng chảy công việc ổn định, tránh tắc nghẽn.
• Nhóm nhỏ hoặc đa phòng ban, cần quản lý đa dự án và nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
• Các dự án hỗ trợ vận hành, dịch vụ khách hàng hoặc quy trình yêu cầu phản ứng nhanh.
• Khi tổ chức muốn cải tiến quy trình mà không thay đổi lớn về cấu trúc hoặc quy trình hiện tại.

Hiểu rõ Kanban board là gì và áp dụng đúng phương pháp sẽ giúp bạn quản lý công việc linh hoạt, trực quan và hiệu quả hơn. Để triển khai Kanban nhanh chóng và tối ưu, Quý Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý dự án 1Office – nền tảng quản trị doanh nghiệp tích hợp phương pháp Kanban, giúp theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và cải thiện hiệu suất đội nhóm một cách dễ dàng. Liên hệ ngay với 1Office để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn!