Sự khác biệt giữa Kanban và Scrum là gì?
Bạn đã từng nghe những thuật ngữ này chưa: Kanban và Scrum. Nhưng chính xác thì ý nghĩa của nó là gì? Scrum không phải là một thuật ngữ được sử dụng trong bóng bầu dục sao?
Mỗi nhóm thực hiện các quy trình Kanban hoặc Scrum của họ khác nhau, vì vậy bạn có thể gặp các chiến lược khác nhau tùy thuộc vào nơi bạn đến. Cả hai khuôn khổ đều đến từ phương pháp quản lý dự án trực quan và cả hai đều có thể là những cách tuyệt vời để các nhóm cộng tác. Nhưng trước khi chúng ta so sánh hai phương pháp luận này, trước tiên chúng ta phải hiểu mình muốn nói gì khi đề cập đến từng thuật ngữ này.
Mục lục
Kanban
Nói chung, thuật ngữ Kanban đề cập đến một chiến lược quản lý dự án trực quan, nơi công việc được hiển thị trong một khung nhìn giống như bảng với các cột đại diện cho các giai đoạn của công việc. Trên bảng Kanban, các nhiệm vụ cá nhân tiến triển theo từng giai đoạn cho đến khi hoàn thành.
Đọc thêm: Phần mềm quản lý công việc; Ưu tiên trong thời đại số
Lịch sử của phương pháp Kanban
Ban đầu, phương pháp Kanban được Taiichi Ohno phát triển như một phương pháp sản xuất tinh gọn trong thời gian làm việc tại Toyota. Trong tiếng Nhật, Kanban là sự kết hợp của hai từ: 看 (Kàn), có nghĩa là dấu hiệu và 板 (Bǎn), có nghĩa là bảng. Ban đầu, hệ thống Kanban của Ohno sử dụng thẻ giấy để theo dõi nhu cầu tại nhà máy Toyota. Thay vì cố gắng dự đoán nhu cầu sẽ như thế nào và sản xuất cho phù hợp, phương pháp Kanban của ông đã sản xuất và bổ sung các sản phẩm do nhu cầu của người tiêu dùng .
Kanban ngày nay
Khung Kanban mà Taiichi Ohno phát triển đã được số hóa, điều chỉnh và tinh chỉnh trong nhiều thập kỷ để trở thành hệ thống quản lý dự án nhanh nhẹn như chúng ta biết ngày nay. Về bản chất, khung Kanban hiện đại là một phương pháp trực tuyến trực quan để quản lý công việc. Ngày nay, khi mọi người nói “Kanban”, họ thường đề cập đến bảng Kanban – quan điểm quản lý dự án với những bức tranh mang lại phương pháp Kanban cho cuộc sống.
Trên bảng Kanban, các cột thể hiện các giai đoạn khác nhau của công việc. Trong mỗi cột, các thẻ trực quan, tương tự như thẻ giấy mà Ohno ban đầu sử dụng tại nhà máy, thể hiện các nhiệm vụ riêng lẻ.
Bảng Kanban là một trong những hình thức quản lý dự án trực quan phổ biến nhất. Giống như các loại quản lý dự án trực quan khác, bảng Kanban đôi khi hiệu quả hơn trong việc cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng và dễ dàng về dự án.
Đọc thêm: 10 chiến lược quản lý đa dự án thành công
Lợi ích của bảng Kanban
Khi bạn sử dụng bảng Kanban để quản lý dự án trực quan, bạn sẽ cung cấp cho nhóm của mình rất nhiều thông tin chỉ trong nháy mắt. Nếu bạn tạo bảng Kanban của mình trong một công cụ quản lý công việc, các “thẻ” trên bảng Kanban của bạn, đại diện cho các nhiệm vụ riêng lẻ hoặc các công việc được giao, cũng sẽ ghi lại người chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ, ngày đến hạn và bất kỳ thẻ nào có liên quan như mức độ ưu tiên hoặc loại nhiệm vụ. Với công cụ quản lý công việc, bạn cũng có thể mở rộng thẻ tác vụ để xem chi tiết, ngữ cảnh, tệp có liên quan và nhiều thông tin khác.
Bảng Kanban là một cách linh hoạt để nhóm của bạn hình dung công việc đang được thực hiện. Theo truyền thống, các cột của bảng Kanban hiển thị các giai đoạn của công việc (ví dụ: Đang chờ xử lý, Đang tiến hành và Đã hoàn thành), biến chúng thành công cụ quản lý dự án trực quan phổ biến cho các nhóm chạy quy trình và dự án đang diễn ra, như yêu cầu sáng tạo hoặc theo dõi lỗi phát sinh. Nhưng bạn cũng có thể tùy chỉnh các cột bảng Kanban theo cách của riêng mình để thể hiện những gì bạn muốn. Bạn có thể tạo các cột dựa trên người phụ trách nhiệm vụ, “phao bơi” và trách nhiệm, hoặc deadline.
Bởi vì chúng rất hiệu quả trong việc hình dung công việc, bảng Kanban là thành phần quan trọng của hầu hết các công cụ quản lý dự án. Nếu bạn đang tìm kiếm công cụ quản lý dự án phù hợp cho nhóm của mình, hãy đảm bảo rằng nó cung cấp chế độ xem giống như Kanban. Tốt hơn, hãy tìm một công cụ cho phép bạn xem công việc theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ, trong phần mềm quản lý doanh nghiệp 1Office, dạng xem Bảng điều khiển (hoặc Kanban) là một trong bốn cách bạn có thể xem công việc, ngoài dạng xem Dòng thời gian, dạng xem Lịch và dạng xem Danh sách.
Đọc thêm: 7 tips giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả trong công việc!
Scrum
Giống như Kanban, Scrum là một khuôn khổ cho phép cộng tác và hoàn thành công việc có tác động cao. Không giống như phương pháp Kanban, hầu như chỉ dựa trên cách quản lý dự án trực quan mà Taiichi Ohno đã đi tiên phong, Scrum là một khung hoàn chỉnh và bạn có thể “triển khai đội ngũ” dựa trên Scrum.
Lịch sử của khung Scrum
Ban đầu, Hirotaka Takeuchi và Ikujiro Nonaka sử dụng thuật ngữ “Scrum” cho việc phát triển sản phẩm trong bài báo Đánh giá kinh doanh Harvard năm 1986: Trò chơi phát triển sản phẩm mới. Trong bài viết, họ giới thiệu khung công tác Scrum:
“Ngày càng nhiều công ty nhận ra rằng cách tiếp cận tuần tự cũ để phát triển sản phẩm mới không hoạt động. Thay vào đó, các công ty ở Nhật Bản và Hoa Kỳ đang sử dụng một cách tiếp cận toàn diện, như trong môn bóng bầu dục, bóng được chuyền trong đội khi nó di chuyển như một đơn vị trên khắp sân thi đấu. “
Sau đó, vào năm 1995, Ken Schwaber và Jeff Sutherland đã xuất bản Quy trình phát triển SCRUM, nơi họ mô tả các kỹ thuật và nguyên tắc của Scrum hiện đại. Schwaber và Sutherland sẽ tiếp tục nghiên cứu và cải tiến khung Scrum của họ, vốn đã trở nên nổi tiếng thông qua Hướng dẫn Scrum – một tài liệu động mà họ cập nhật thường xuyên. Hướng dẫn Scrum được định nghĩa “nó không phải là một quy trình, kỹ thuật hoặc phương pháp chính xác. Nhưng đúng hơn, như một khuôn khổ mà trong đó bạn có thể sử dụng các quy trình và kỹ thuật khác nhau ”. Theo Schwaber và Sutherland, khung Scrum giúp các nhóm cải tiến liên tục sản phẩm, nhóm của họ và môi trường làm việc tổng thể của họ. Scrum đạt được mục đích này bằng cách khuyến khích các nhóm quan sát mức độ hiệu quả của các kỹ thuật làm việc của họ, thách thức họ liên tục phát triển và cải thiện chúng.
Khung Scrum ngày nay
Ngày nay, các nhóm sản phẩm, kỹ thuật, phát triển phần mềm và các đội nhanh nhẹn khác sử dụng Scrum để hoàn thành công việc của họ nhanh hơn và hiệu quả hơn. Để điều hành Scrum, các nhóm thường chỉ định một Scrum Master, người chịu trách nhiệm điều hành ba giai đoạn riêng biệt của Scrum để mọi người đều cập nhật công việc của họ. Scrum Master có thể là trưởng nhóm của bạn, người quản lý dự án, người quản lý sản phẩm hoặc người quan tâm nhất đến việc triển khai ba giai đoạn truyền thống của Scrum:
- Giai đoạn 1: Lập kế hoạch Sprint (Tăng tốc). Một nước Scrum sprint thường kéo dài 2 tuần, mặc dù các nhóm có thể hoàn thành nước rút nhanh hơn hoặc ngắn hơn. Trong giai đoạn lập kế hoạch sprint, Scrum Master và nhóm phân tích hồ sơ việc cần làm của nhóm và chọn công việc cần thực hiện trong sprint.
- Giai đoạn 2: Các cuộc họp cập nhật Scrum hàng ngày. Trong suốt quá trình Scrum (còn được gọi là “chu trình” Scrum), theo truyền thống, các nhóm họp ngắn mỗi ngày để xem xét tiến độ và đảm bảo rằng khối lượng công việc được giao là đủ.
- Giai đoạn 3: Phân tích hồi cứu về sprint. Khi Scrum kết thúc, Scrum Master tổ chức một cuộc họp đánh giá nước rút hồi cứu để đánh giá công việc đã hoàn thành, hướng bất kỳ công việc chưa hoàn thành nào cho các nhiệm vụ đang chờ xử lý và chuẩn bị cho nước rút tiếp theo.
Mục tiêu của Scrum không phải là xây dựng thứ gì đó trong hai tuần, xuất xưởng và không bao giờ nhìn thấy nó nữa. Thay vào đó, Scrum áp dụng tư duy “cải tiến liên tục”, trong đó các nhóm thực hiện các bước nhỏ để hướng tới các mục tiêu lớn hơn. Bằng cách chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ hơn và làm việc trên các phần đó, khung Scrum giúp các nhóm ưu tiên tốt hơn và gửi công việc hiệu quả hơn.
Lợi ích của khung Scrum
Các nhóm vận hành khung Scrum đã thiết lập rõ ràng các quy tắc, nghi thức và trách nhiệm. Ngoài ra, các cuộc họp Scrum hàng ngày, kết hợp với việc lập kế hoạch và đánh giá sprint (hoặc các cuộc họp “trong quá khứ”), giúp các nhóm xem xét và cải thiện các quy trình hiện tại một cách liên tục.
Dựa trên hồ sơ việc cần làm và bắt đầu bằng cuộc họp lập kế hoạch sprint , khung Scrum cung cấp một cấu trúc tích hợp, dễ dàng cho các trưởng nhóm hoặc giám đốc sản phẩm để quản lý và hỗ trợ công việc quan trọng nhất của nhóm. Mức độ ưu tiên tích hợp này kết hợp với các trách nhiệm được xác định rõ ràng. Trong Scrum, nhóm của bạn có số lượng công việc và thời gian được xác định trước và giới hạn cho mỗi sprint.
Chờ đã, vậy thuật ngữ “Agile” có nghĩa là gì?
Khi chúng ta nói về Kanban và Scrum, thường có một thuật ngữ thứ ba thường xuyên được sử dụng: Agile.
Nói chung, các nhóm Agile làm việc với phương pháp áp dụng Scrum và sử dụng bảng Kanban – nhưng sẽ rất hữu ích nếu hiểu Agile là một thuật ngữ toàn diện. Cũng giống như bạn sử dụng bảng Kanban mà không làm việc theo Scrum, bạn cũng có thể có một nhóm làm việc theo phương pháp Agile nhưng không áp dụng Scrum hoặc sử dụng bảng Kanban. Hãy coi phương pháp Agile như một triết lý để quản lý dự án. Tuân theo một phương pháp Agile có nghĩa là tin tưởng vào sự phát triển lặp đi lặp lại và tiến bộ để giúp các nhóm ứng phó với sự thay đổi và đối mặt với sự lưỡng lự của họ. Cả bảng Kanban và bảng Scrum đều là những tiểu thể loại của phương pháp Agile.
Sự khác biệt giữa Kanban và Scrum
Bây giờ bạn đã có ý tưởng rõ ràng hơn về Kanban và Scrum là gì và hai khung này đến từ đâu, hãy nói về sự khác biệt của chúng, để bạn có thể quyết định sử dụng cái nào và khi nào.
Khung Scrum cụ thể hơn phương pháp Kanban
Là một khuôn khổ cụ thể, Scrum bao gồm một bộ “quy tắc” cụ thể mà các nhóm phải tuân theo. Bạn có thể chọn sửa đổi hoặc điều chỉnh bất kỳ quy tắc Scrum nào tùy thuộc vào nhóm của bạn, nhưng ban đầu mỗi Scrum sẽ có: Scrum Master, bản ghi việc cần làm, khoảng thời gian sprint, các cuộc họp cập nhật thường xuyên và kết thúc xác định cho mỗi sprint.
Mặt khác, phương pháp Kanban thường được sử dụng để hình dung công việc, bất kỳ công việc nào. Trên thực tế, nhiều nhóm chạy Scrum trên bảng Kanban, nhưng trong những trường hợp đó, họ đang chạy khung công tác Scrum chứ không phải Kanban. Hãy nghĩ về Kanban không nhiều như một “phương pháp luận” với một loạt các quy tắc mà nhiều hơn nữa là một cách để hình dung công việc.
Scrum có thời hạn giới hạn
Scrum trong quá trình sprint, là chu kỳ làm việc kéo dài hai tuần. Trong một chu kỳ Scrum, nhóm của bạn bắt đầu bằng cách ghi lại những việc cần làm. Sau đó vào cuối sprint, bạn có một lượng công việc đã hoàn thành, bất kể công việc đó là gì. Điều đó không có nghĩa là tất cả các nhóm sẽ hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao trong Scrum. Nhưng mục tiêu của Scrum là có được sự phân phối vào cuối quá trình sprint của bạn.
Trên thực tế, các nhóm điều hành Scrum trên bảng Kanban (hoặc đôi khi chúng được gọi là bảng Scrum) thường tạo một bảng mới cho mỗi sprint của Scrum. Có hai lý do cho việc này:
- Các đội tạo bảng mới cho mỗi sprint có thể bắt đầu với một phương tiện trống. Điều này giúp Scrum Master và nhóm Scrum dễ dàng nhìn thấy công việc mới mà họ phải làm cho mỗi sprint.
- Scrum Master sử dụng các bảng Scrum trước đó để theo dõi công việc được thực hiện trong mỗi chu kỳ Scrum. Vì một trong những lý do chính mà các nhóm thực hiện khung Scrum là cải tiến quy trình và hiệu quả, có thể hữu ích khi nhìn lại và xem những gì đã đạt được.
Không giống như Scrum, bảng Kanban không nhất thiết phải có ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc. Trên thực tế, trong 1Office, chúng tôi chủ yếu sử dụng bảng Kanban để đại diện cho các quy trình đang diễn ra. Với tính chất linh hoạt của những bảng trực quan này, chúng đại diện cho một cách tuyệt vời để quản lý các quy trình giới thiệu hoặc các dự án ứng tuyển công việc sáng tạo, không có thời hạn cụ thể.
Các cột của bảng Kanban có thể được sắp xếp theo nhiều cách khác nhau
Khi bạn điều hành một Scrum, điều quan trọng là phải theo dõi công việc khi nó tiến triển qua các giai đoạn khác nhau. Từ việc cần làm của sản phẩm đến việc phân phối hoàn thành, đo lường quy trình công việc là một trong những cách quan trọng để giữ cho sprint của bạn đi đúng hướng và là một phần rất quan trọng trong các cuộc họp cập nhật Scrum hàng ngày của bạn.
Nhưng trong một bảng Kanban không dựa trên Scrum, các cột của bảng có thể đại diện cho các công việc khác nhau, không chỉ trạng thái của công việc. Ví dụ: bạn có thể tạo một bảng Kanban với các cột “huyết mạch” để mỗi thành viên trong nhóm của bạn có thể theo dõi công việc họ đang làm. Một lựa chọn khác sẽ là bảng Kanban với các cột đại diện cho công việc sẽ được thực hiện mỗi tháng hoặc bảng Kanban phân tích hồi cứu ghi lại công việc đã được thực hiện trước đó trong một tháng nhất định. Các cột của bảng Kanban có thể đại diện cho bất cứ thứ gì bạn cần, không giống như Scrum có nhiều quy tắc xác định hơn.
Cả Kanban và Scrum đều khuyến khích các nhóm áp dụng tư duy cải tiến liên tục
Một trong những nguyên tắc cơ bản của phương pháp Agile là tính linh hoạt và cải tiến liên tục; trên thực tế, đó là một trong những lý do khiến các nhóm phát triển sản phẩm, kỹ thuật và phần mềm bị cuốn hút vào các triết lý kiểu Agile. Cải tiến liên tục phần lớn là một phần của phương pháp Kanban cũng như khung Scrum.
Trong Scrum, thay vì làm việc trên một sản phẩm trong một khoảng thời gian dài và sau đó vận chuyển nó khi nó đã hoàn hảo, thì quá trình cải tiến liên tục dựa trên ý tưởng về “quá trình hoàn thiện”. Trong thời gian chạy sprint, các nhóm làm việc và vận chuyển các sản phẩm, tính năng hoặc công cụ mới; sau đó liên tục cải tiến chúng nếu cần thiết.
Trong Kanban, cải tiến liên tục áp dụng nhiều hơn cho nhóm và các quy trình của nhóm hơn là cho các nhiệm vụ riêng lẻ. Kanban thách thức các đội luôn tìm cách thay đổi, cải tiến và cuối cùng là phát triển dần dần.
Cả phương pháp Kanban và khung Scrum đều có thể giúp các nhóm cộng tác
Mặc dù sự hợp tác có vẻ khác nhau tùy thuộc vào khuôn khổ mà nhóm của bạn chọn, cả Kanban và Scrum về cơ bản đều là một cách để các nhóm làm việc cùng nhau tốt hơn.
Trong một khuôn khổ giống như Scrum, các quy tắc nghiêm ngặt là một cách tuyệt vời để khiến các nhóm xem công việc của nhau. Các vai trò xác định, các cuộc họp đã thiết lập và chạy tăng tốc thường xuyên cho phép bất kỳ thành viên nào trong nhóm Scrum có cái nhìn tổng quan nhanh về công việc mà mỗi thành viên trong nhóm đang thực hiện, tiến độ của công việc đó và những gì dự kiến sẽ hoàn thành vào cuối mỗi sprint. Tốt hơn nữa, nếu nhiều nhóm trong công ty của bạn điều hành khung Scrum, các nhóm giữa các bộ phận có thể nhanh chóng tìm thấy các hướng dẫn của họ và hiểu một bảng Scrum, vì chúng đều tương đối giống nhau.
Tương tự, phương pháp Kanban khuyến khích khả năng hiển thị giữa các đồng nghiệp. Khi bạn quyết định bảng Kanban của mình đại diện cho điều gì, các nhóm có thể nhanh chóng và dễ dàng thu được thông tin chỉ bằng một cái nhìn lướt qua bảng.
Khi nào sử dụng phương pháp Kanban
Không có quy tắc chính xác về thời điểm nhóm của bạn nên sử dụng Kanban, Scrum hoặc một hình thức quản lý dự án trực quan khác . Tuy nhiên, một cách tốt để quyết định xem phương pháp Kanban có phù hợp với bạn hay không là xem những điều sau có áp dụng không:
- Nhóm của bạn cần một hệ thống quản lý dự án trực quan
- Bạn muốn hiểu nhanh trạng thái của một dự án
- Bạn không phải là thành viên của nhóm phát triển, kỹ thuật hoặc sản phẩm phần mềm
- Bạn thực hiện các quy trình và dự án đang diễn ra
- Hầu hết công việc của bạn không được hoàn thành trong thời gian ngắn
Ngay cả khi bạn chọn không chạy một khuôn khổ giống Scrum, bạn có thể lấy cảm hứng từ nó. Ví dụ: bạn có thể không muốn công việc của mình bị giới hạn trong hai tuần chạy nước rút, nhưng ghi nhật ký việc cần làm có thể giúp nhóm của bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và hiểu rõ hơn về nhiệm vụ. Phần tốt nhất của Kanban là bạn có thể lấy những gì phù hợp với mình và loại bỏ phần còn lại.
Khi nào sử dụng khung Scrum
Scrum có thể là một cách mạnh mẽ để sắp xếp và ưu tiên toàn bộ quy trình của bạn. Mặc dù không phải tất cả các nhóm đều phát triển mạnh với Scrum, nhưng bạn có thể hưởng lợi từ nó trong các trường hợp sau:
- Bạn là một phần của nhóm kỹ thuật, sản phẩm, phát triển phần mềm hoặc dựa trên phương pháp linh hoạt
- Bạn nghĩ rằng nhóm của bạn có thể hưởng lợi từ việc áp dụng cấu trúc cứng hơn một chút
- Bạn có rất nhiều nhiệm vụ đang chờ xử lý
- Nhóm của bạn có động lực khi bạn có thời hạn ngắn và quay vòng nhanh
- Một thành viên trong nhóm của bạn muốn trở thành Scrum Master
Hãy nhớ rằng: bạn luôn có thể chạy khung Scrum trên bảng Kanban. Để tổ chức các cuộc họp cập nhật hàng ngày hiệu quả và đạt được kế hoạch và phân tích hồi cứu nước rút cấp độ xuất sắc, bạn cần có một cách rõ ràng để xem công việc qua các giai đoạn của nó và theo dõi tất cả công việc đang tiến hành. Bảng Kanban có thể giúp bạn giải quyết những việc cần làm của sprint và tổ chức quy trình làm việc trong sprint, để mỗi chu trình Scrum là một thành công.
Kanban hay Scrum? Cái nào tốt hơn?
Tin tốt là bạn không phải chọn cái này hay cái kia. Nếu nhóm của bạn cảm thấy thoải mái với khung Scrum, bạn có thể hình dung quy trình làm việc Scrum của mình trên bảng Kanban. Ngoài ra, nếu bạn không chắc chắn rằng mình cần toàn bộ khung Scrum, điều đó cũng tốt. Bạn có thể sử dụng bảng Kanban để giữ cho nhóm của bạn có tổ chức và nhanh nhẹn.
Điều quan trọng nhất là tìm một khuôn khổ – và một công cụ – phù hợp với bạn. Vì vậy, cho dù bạn đang sử dụng khung Scrum hay Kanban, hãy đảm bảo hệ thống quản lý công việc của bạn đủ linh hoạt để hỗ trợ nhóm của bạn, để họ có thể thực hiện công việc tốt nhất có thể.
Xem thêm:
Quản lý công việc và quản lý dự án: Có gì khác biệt?
