Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc: Phương pháp – Ví dụ – Sai lầm cần tránh

Những nhà quản lý doanh nghiệp thành công hiện nay đều có một điểm chung là: sở hữu kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả. Lập kế hoạch giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định chính xác, những thách thức tiềm ẩn từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và đạt được sự thành công. Tuy nhiên, lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả không phải là điều dễ dàng và yêu cầu những kỹ năng cũng như kinh nghiệm nhất định. Trong bài viết này, 1Office sẽ chỉ ra các phương pháp, ví dụ thực tế và những sai lầm cần tránh trong việc lập kế hoạch.

1. Cách phân loại các loại kế hoạch trong doanh nghiệp hiện nay

Phân loại kế hoạch là một trong số các kỹ năng cần có trong công việc giúp các nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về tính chất, mục đích và phạm vi sử dụng của mỗi loại kế hoạch. Việc phân loại này giúp họ xác định được loại kế hoạch nào phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp, từ đó có thể lên kế hoạch cụ thể và hiệu quả hơn. Có nhiều cách để phân loại các loại kế hoạch, tùy thuộc vào mục đích và phạm vi sử dụng. Ngoài ra, mỗi loại kế hoạch còn có thể được kết hợp với nhau để tạo ra các kế hoạch phức tạp và đa chiều hơn nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số phân loại chính:

Phân loại kỹ năng lập kế hoạch theo thời gian:

• Kế hoạch dài hạn: Kế hoạch được lập trên một khoảng thời gian dài hơn 3 năm.
• Kế hoạch trung hạn: Kế hoạch được lập trên một khoảng thời gian từ 1-3 năm.
• Kế hoạch ngắn hạn: Kế hoạch được lập trên một khoảng thời gian từ 1 tháng đến 1 năm.

Phân loại kỹ năng lập kế hoạch theo mức độ chi tiết:

• Kế hoạch chi tiết: Là kế hoạch cụ thể và chi tiết về các bước và hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Kế hoạch chung: Là kế hoạch tổng quát và chưa cụ thể về các hoạt động cần thực hiện, thường được sử dụng ở cấp quản lý cao.

Phân loại kỹ năng lập kế hoạch theo mục đích:

• Kế hoạch chiến lược: Là kế hoạch dài hạn để đạt được mục tiêu lớn và phát triển chiến lược của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
• Kế hoạch tác động: Là kế hoạch để giải quyết các vấn đề cụ thể hoặc đáp ứng các nhu cầu khẩn cấp.
• Kế hoạch tài chính: Là kế hoạch để quản lý tài chính của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Phân loại kỹ năng lập kế hoạch theo phạm vi sử dụng:

• Kế hoạch sản xuất: Là kế hoạch để quản lý quá trình sản xuất và cung ứng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Kế hoạch Marketing: Là kế hoạch để quản lý các hoạt động tiếp thị và quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
• Kế hoạch nhân sự: Là kế hoạch để quản lý nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên.

Tóm lại, bất kể cách phân loại nào thì mục đích chung của việc phân loại kỹ năng lập kế hoạch công việc là đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra và tối ưu hóa sử dụng tài nguyên.

Xem thêm: 8 nguyên tắc lập kế hoạch – Bí quyết vàng để chinh phục mọi mục tiêu

2. 5 Phương pháp lập kế hoạch tốt nhất được các doanh nghiệp áp dụng

Để lựa chọn được phương pháp kỹ năng lập kế hoạch phù hợp, các nhà quản lý cần đánh giá các yếu tố như độ phức tạp công việc, tài nguyên có sẵn và thời gian hoàn thành. Từ đó, họ có thể chọn phương pháp lập kế hoạch phù hợp nhất với công việc của mình.

2.1 Phương pháp lập kế hoạch 5W1H2C5M

Phương pháp lập kế hoạch 5W1H2C5M giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin cần thiết được đưa ra và các hoạt động cần thiết được thực hiện một cách hiệu quả và có hướng đi chính xác. Phương pháp này được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ quản lý dự án cho đến lập kế hoạch Marketing, sản xuất và các hoạt động kinh doanh khác. Phương pháp này bao gồm các yếu tố cơ bản như sau:

1. 5W: What (Gì), Why (Tại sao), Who (Ai), Where (Ở đâu) và When (Khi nào). Các câu hỏi này giúp định hướng các thông tin cần thiết cho kế hoạch, bao gồm các mục tiêu, lý do, người thực hiện, địa điểm và thời gian.
2. 1H: How (Làm thế nào). Câu hỏi này giúp định hướng cách thức thực hiện các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu.
3. 2C: Cost (Chi phí) và Communication (Giao tiếp). Các câu hỏi này giúp định hướng các chi phí liên quan đến kế hoạch và cách thức giao tiếp và tương tác với các bên liên quan.
4. 5M: Measurement (Đo lường), Management (Quản lý), Monitoring (Giám sát), Modification (Sửa đổi) và Maintenance (Bảo trì). Các câu hỏi này giúp định hướng các hoạt động cần thiết để đo lường, quản lý, giám sát, sửa đổi và bảo trì kế hoạch.

Ví dụ thực tế: về kỹ năng lập kế hoạch bằng việc áp dụng phương pháp 5W1H2C5M trong doanh nghiệp là khi lập kế hoạch cho việc ra mắt một sản phẩm mới.
Bước đầu tiên, người lập kế hoạch sẽ trả lời các câu hỏi 5W:

• Who: đối tượng khách hàng mục tiêu là ai? Ví dụ: giới trẻ từ 18-25 tuổi.
• What: sản phẩm mới là gì? Ví dụ: một ứng dụng di động mới giúp đơn giản hóa việc đặt hàng đồ ăn.
• Where: sản phẩm sẽ được giới thiệu ở đâu? Ví dụ: tại các quán cà phê và nhà hàng phổ biến.
• When: thời điểm nào sản phẩm sẽ được ra mắt? Ví dụ: vào đầu mùa hè.
• Why: mục đích của việc giới thiệu sản phẩm là gì? Ví dụ: tăng doanh số bằng cách thu hút khách hàng sử dụng ứng dụng mới.

Sau đó, trong bước 1H, người lập kế hoạch sẽ xác định cách thức giới thiệu sản phẩm để thu hút khách hàng mục tiêu. Ví dụ: tạo nhiều banner quảng cáo trên mạng xã hội, quảng cáo trên các ứng dụng giao hàng nổi tiếng và tổ chức các chương trình khuyến mãi hấp dẫn.

Trong bước 2C, người lập kế hoạch cần xác định chi phí tổ chức ra mắt sản phẩm, bao gồm chi phí cho quảng cáo, bàn giao sản phẩm, thiết bị phát sóng và chi phí cho các chương trình khuyến mãi.

Cuối cùng, trong bước 5M, người lập kế hoạch cần đánh giá và quản lý các yếu tố liên quan đến nhân lực, vật liệu, máy móc, phương pháp và thời gian để đảm bảo việc giới thiệu sản phẩm diễn ra thành công và đúng tiến độ.

>> Tham khảo ngay: Mẫu lập kế hoạch công việc khoa học, hiệu quả giúp X2 hiệu suất làm việc

2.2 Phương pháp phân tích SWOT

Phương pháp SWOT là một công cụ phân tích chiến lược thường được sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh để đánh giá sức mạnh, yếu điểm, cơ hội và thách thức của một doanh nghiệp hoặc một sản phẩm. SWOT là viết tắt của 4 từ Strengths (Sức mạnh), Weaknesses (Yếu điểm), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức).

Cách thực hiện phương pháp SWOT bao gồm 4 bước chính:

1. Xác định các điểm mạnh và yếu của doanh nghiệp bằng cách đánh giá các khía cạnh như quản lý, sản phẩm, vị trí, tài chính, nhân sự, quan hệ với khách hàng,…
2. Xác định các cơ hội trong thị trường, bao gồm các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội và công nghệ.
3. Đánh giá các thách thức trong thị trường, bao gồm các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội và công nghệ.
4. Từ đó đưa ra các quyết định chiến lược hợp lý dựa trên những thông tin đánh giá được.

SWOT được xem là một công cụ quan trọng, hỗ trợ kỹ năng lập kế hoạch cho người quản lý, giúp đưa ra các quyết định đúng đắn và định hướng phát triển hiệu quả. Tuy nhiên, để đạt được kết quả tốt nhất, các doanh nghiệp nên sử dụng nó kết hợp với các phương pháp khác và xây dựng kế hoạch chiến lược cụ thể để áp dụng trong thực tế.

Ví dụ thực tế: về việc áp dụng phương pháp SWOT trong doanh nghiệp là khi một công ty sản xuất điện thoại thông minh đang xem xét mở rộng thị trường vào một quốc gia mới.
Sức mạnh của công ty bao gồm chất lượng sản phẩm cao, mạng lưới phân phối rộng khắp và chiến lược giá cạnh tranh. Tuy nhiên, công ty cũng phải đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm sự cạnh tranh từ các đối thủ cục bộ, các quy định chính phủ nghiêm ngặt và thị trường tiềm năng đã bão hòa.

Dựa trên đánh giá SWOT này, công ty đã đưa ra các chiến lược phù hợp để tận dụng cơ hội và đối phó với thách thức trong thị trường mới. Cụ thể, công ty đã quyết định tăng đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của thị trường, tăng cường quảng bá và tiếp cận khách hàng thông qua các kênh trực tuyến và đối tác địa phương, đồng thời thực hiện các chính sách giá cạnh tranh để cạnh tranh với các đối thủ cục bộ.

2.3 Phương pháp lập kế hoạch OKR (Objectives and Key Results)

Đây là một trong những phương pháp lập kế hoạch phổ biến được sử dụng bởi nhiều công ty công nghệ lớn như Google, Intel và LinkedIn. Đây là một phương pháp giúp các doanh nghiệp đặt ra các mục tiêu định hướng dài hạn, đo lường được và tập trung vào các kết quả cụ thể.

Kỹ năng lập kế hoạch bằng mô hình OKR bao gồm hai thành phần chính:

1. Mục tiêu (Objective): là những gì doanh nghiệp muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể, rõ ràng và sự tham gia tất cả các nhân viên.
2. Kết quả chính (Key Results): là các chỉ số đo lường để đánh giá việc hoàn thành mục tiêu. Kết quả chính phải được đo lường bằng số liệu và phải đạt được trong khoảng thời gian cụ thể.

Phương pháp OKR có nhiều ưu điểm như định hướng rõ ràng, phù hợp với môi trường doanh nghiệp năng động, giúp đánh giá hiệu quả và khuyến khích sự phát triển cá nhân. Tuy nhiên, để áp dụng phương pháp này hiệu quả, cần có sự hợp tác và đồng thuận của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

Ví dụ thực tế: về việc áp dụng phương pháp lập kế hoạch OKR của một công ty đặt mục tiêu chính là tăng doanh thu trong năm tới.
Các bộ phận sẽ đặt ra các mục tiêu riêng phù hợp với mục tiêu chung này, như sau:

• Bộ phận Marketing: Tăng lượng khách hàng mới tới website của công ty lên 50% so với năm trước.
• Bộ phận Kinh doanh: Tăng doanh số bán hàng lên 20% so với năm trước.
• Bộ phận Dịch vụ khách hàng: Tăng tỉ lệ giải quyết yêu cầu của khách hàng lên 90% so với năm trước.

Sau đó, từng bộ phận sẽ phân tích và đặt ra các Key Results để đạt được mục tiêu của mình, ví dụ như:

• Bộ phận Marketing: Tăng số lượt tìm kiếm từ khóa của công ty lên 50% so với năm trước; tăng số người đăng ký email lên 30% so với năm trước.
• Bộ phận Kinh doanh: Tăng số lượng đơn hàng được đặt từ khách hàng thân thiết lên 15% so với năm trước; tăng số lượng khách hàng đến từ các kênh quảng cáo online lên 25% so với năm trước.
• Bộ phận Dịch vụ khách hàng: Tăng số lượng yêu cầu được giải quyết trong vòng 24 giờ lên 90%; tăng tỉ lệ khách hàng hài lòng với dịch vụ của công ty lên 85%.

2.4 Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT)

Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT) là một phương pháp kỹ năng lập kế hoạch và quản lý dự án, được sử dụng để đánh giá các hoạt động trong dự án và xác định thời gian hoàn thành dự án. PERT giúp cho những người tham gia dự án có thể biết được các hoạt động cần thực hiện, thời gian thực hiện của chúng và các ràng buộc giữa chúng.

Các bước thực hiện PERT bao gồm:

1. Xác định các hoạt động cần thực hiện trong dự án.
2. Xác định thời gian hoàn thành dự kiến cho mỗi hoạt động.
3. Tạo sơ đồ mạng lưới để biểu diễn các hoạt động và mối quan hệ giữa chúng.
4. Xác định thời gian hoàn thành dự án dựa trên thời gian hoàn thành dự kiến của các hoạt động.

Ví dụ thực tế: về việc áp dụng phương pháp PERT là trong dự án xây dựng một nhà máy sản xuất.
Các hoạt động cần thực hiện bao gồm thiết kế, xây dựng, lắp đặt thiết bị, kiểm tra và nghiệm thu. Thời gian hoàn thành dự kiến cho mỗi hoạt động sẽ được xác định và sẽ được tạo thành sơ đồ mạng lưới để biểu diễn các hoạt động và quan hệ giữa chúng. Thời gian hoàn thành dự án sẽ được tính dựa trên thời gian hoàn thành dự kiến của các hoạt động và các ràng buộc giữa chúng.

>> Hướng dẫn cách lập kế hoạch kinh doanh bài bản, chi tiết nhất cho doanh nghiệp

2.5 Phương pháp lập kế hoạch công việc SMART

Mô hình SMART giúp đảm bảo rằng các mục tiêu và kế hoạch được đặt ra có tính cụ thể, đo được, khả thi, phù hợp và có thời hạn cụ thể để đạt được kết quả tốt nhất. Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến trong quản lý dự án và quản lý công việc trong nhiều lĩnh vực, từ kinh doanh, marketing đến giáo dục và y tế.

Cụ thể, các mục tiêu được đặt ra theo mô hình SMART phải đáp ứng 5 tiêu chí sau:

1. Cụ thể (Specific): Mục tiêu phải được miêu tả cụ thể và rõ ràng, không để lại sự lạc đường hay hiểu nhầm.
2. Đo được (Measurable): Mục tiêu phải được đo lường để đánh giá mức độ đạt được và tiến độ thực hiện.
3. Có thể đạt được (Achievable): Mục tiêu phải khả thi, không quá khó hoặc quá dễ để đạt được.
4. Phù hợp (Relevant): Mục tiêu phải phù hợp với mục đích và chiến lược tổng thể của tổ chức.
5. Có thời hạn (Time-bound): Mục tiêu phải được đặt ra với thời hạn cụ thể để tạo sự cấp bách và động lực cho đội ngũ thực hiện.

Ví dụ thực tế: Một công ty sản xuất phần mềm muốn đặt mục tiêu cho đội phát triển của họ để hoàn thành một dự án mới.
Bằng cách sử dụng phương pháp SMART, công ty sẽ lập kế hoạch một cách chính xác và đảm bảo rằng các mục tiêu được đề ra là có thể đo lường được và đạt được.

• Specific (Cụ thể): Dự án cần phải hoàn thành là gì? Công ty sẽ sản xuất một ứng dụng di động mới để giúp khách hàng quản lý tài chính cá nhân của họ.
• Measurable (Đo lường được): Công ty muốn đạt được mục tiêu của mình bằng cách hoàn thành dự án mới trong vòng 6 tháng và thu về 1 triệu USD từ doanh thu.
• Achievable (Có thể đạt được): Dự án mới có thể hoàn thành trong vòng 6 tháng bởi vì công ty đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm và đội ngũ phát triển là chuyên gia.
• Relevant (Phù hợp): Dự án mới sẽ giúp công ty mở rộng thị trường của họ và thu hút khách hàng mới.
• Time-bound (Thời hạn): Dự án mới sẽ phải hoàn thành trong vòng 6 tháng để đạt được doanh thu 1 triệu USD.

Ngoài ra, còn có một số phương pháp kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc được sử dụng ở một số doanh nghiệp lớn hoặc các doanh nghiệp nước ngoài như: Phương pháp lập kế hoạch nhờ chuyên gia (Professional Solution), Phương pháp Delphi (nhờ chuyên gia nhưng sử dụng hình thức bỏ phiếu kín), Phương pháp phân tích chi phí – lợi ích ( viết tắt là CBA và thường được sử dụng bởi nhà nước, chính phủ với mục đích phân tích tình hình kinh tế)…

3. Mẹo cải thiện, nâng cao kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc và hướng về một mục tiêu
Để tránh bị choáng ngợp bởi nhiều công việc khác nhau, hãy đặt mục tiêu và lập kế hoạch cho mỗi công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Tập trung vào công việc quan trọng nhất và ưu tiên xử lý chúng trước khi bắt đầu với những công việc khác.

Lên kế hoạch rõ ràng trên giấy hoặc phần mềm thông minh hỗ trợ
Sau khi đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, bạn cần lập kế hoạch rõ ràng để thực hiện chúng. Bạn có thể sử dụng giấy hoặc phần mềm thông minh để lập kế hoạch và ghi chép các công việc. Việc này giúp bạn theo dõi tiến độ và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.

Đặt ra các câu hỏi cụ thể, các vấn đề có thể phát sinh
Trước khi bắt đầu lập kế hoạch công việc, hãy đặt câu hỏi cụ thể và đưa ra các giải pháp có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn sẵn sàng đối mặt với các vấn đề và giải quyết chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

4. Sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch và quản lý công việc

Kế hoạch không thực tế, không phù hợp với khả năng: Đôi khi khi lập kế hoạch, chúng ta quá lạc quan và đặt ra mục tiêu không thực tế hoặc quá khó để đạt được. Điều này có thể khiến bạn chìm đắm trong việc hoàn thành mục tiêu và bỏ qua các bước cơ bản. Hãy đặt mục tiêu khả thi và phù hợp với khả năng của bạn.

Đặt mục tiêu mơ hồ và không tập trung: Mục tiêu mơ hồ và không rõ ràng sẽ khiến cho bạn không biết cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đặt mục tiêu rõ ràng và tập trung vào nó, đặt lịch và lên kế hoạch cho từng bước tiến hành.

Lập kế hoạch quá chung chung: Nếu lập kế hoạch quá chung chung, bạn sẽ bỏ qua những chi tiết quan trọng. Hãy đặt ra mục tiêu cụ thể và lập kế hoạch chi tiết cho từng công việc.

Coi nhẹ quá trình mà chỉ hướng đến kết quả: Quá trình thực hiện công việc cũng rất quan trọng và có thể tác động đến kết quả cuối cùng. Hãy đặt sự chú trọng vào quá trình thực hiện và đảm bảo rằng mọi bước đều được thực hiện đúng cách.

Không chuẩn bị các phương án dự phòng: Khi lập kế hoạch, không ai có thể dự đoán chính xác mọi điều sẽ xảy ra. Hãy chuẩn bị các phương án dự phòng để đối phó với các tình huống khó khăn hoặc bất ngờ có thể xảy ra.

5. 1Office – Giải pháp lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

1Office là một phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý công việc theo quy trình hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Phần mềm này cung cấp cho người dùng một công cụ mạnh mẽ để quản lý các dự án, lập kế hoạch công việc, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ.

Cụ thể phần mềm cho phép người dùng chủ động tạo các dự án và nhiệm vụ cần hoàn thành, kế hoạch phân bổ nguồn lực, thiết lập thời hạn hoàn thành, định lượng công việc và giao việc cho nhân viên. Đồng thời cung cấp các tính năng như thống kê và báo cáo để giúp người dùng theo dõi tiến độ của dự án và đánh giá hiệu quả của công việc được thực hiện.

 Nhận tư vấn & Demo phần mềm miễn phí

1Office được phát triển để hỗ trợ các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất đến dịch vụ, từ quy mô vận hành nhỏ đến lớn. Nó được đánh giá là một phần mềm hiệu quả để quản lý và tối ưu hóa các quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn còn đang loay hoay về các phương pháp, kỹ năng lập kế hoạch hay đang tìm hiểu các công cụ hỗ trợ việc lập kế hoạch, hãy liên hệ với chúng tôi theo:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn