9+ Kỹ năng quản lý đội nhóm giúp lãnh đạo giữ chân nhân tài

Kỹ năng quản lý đội nhóm bao gồm các kỹ năng mềm, những phẩm chất giúp nhà quản lý, lãnh đạo hướng dẫn nhóm làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra. Nhóm kỹ năng này bao gồm khả năng phối hợp, giao tiếp, và thúc đẩy sự hợp tác. Để phát triển những kỹ năng này, người quản lý cần trải qua quá trình học tập và rèn luyện. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn biết được những kỹ năng, phẩm chất đó là gì và nắm được vai trò của chúng.

• Kỹ năng lãnh đạo là gì? 10 Kỹ năng nhà lãnh đạo cần có

Kỹ năng quản lý đội nhóm là gì?

Theo báo cáo của Deloitte, xu hướng chuyển đổi từ cấu trúc tổ chức theo cấp bậc sang mô hình làm việc nhóm đang ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp. Thay vì tập trung vào hệ thống phân cấp truyền thống, các công ty hiện đại hướng đến việc trao quyền cho nhân viên, khuyến khích hợp tác và đề cao tinh thần làm việc tập thể.

Quản lý đội nhóm là năng lực của người lãnh đạo trong việc tổ chức và điều phối thành viên nhóm thực hiện các nhiệm vụ hướng tới mục tiêu chung. Có khả năng này, người quản lý biết cách hỗ trợ, thúc đẩy và tạo liên kết cho nhóm của mình.

Quản lý nhóm thành công cũng thể hiện tinh thần đồng đội, tăng cường hiệu suất làm việc và giảm bớt tình trạng mất hứng thú. Người đứng đầu có thể dẫn dắt đội ngũ vượt qua những thử thách trong môi trường kinh doanh.

Kỹ năng quản lý nhóm bao gồm một loạt các kỹ năng mềm như lãnh đạo, giải quyết vấn đề, đồng cảm, lắng nghe tích cực, giao tiếp, ra quyết định chính xác,…

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý đội nhóm với nhà quản lý

Kỹ năng quản lý đội nhóm có thể kích thích tinh thần hợp tác, sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, tạo ra những giải pháp sáng tạo cho mọi vấn đề khó khăn. Nếu bạn rèn luyện được kỹ năng này, không chỉ nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc đội nhóm, mà còn tạo cơ hội tiến xa trong sự nghiệp. Đồng thời, nhân viên dưới quyền cũng sẽ cảm thấy yêu thích việc làm và muốn ổn định lâu dài tại công ty của bạn hơn.

Lợi ích đối với các thành viên nhóm:

• Môi trường làm việc tích cực: Các thành viên nhóm được làm việc trong một môi trường được tôn trọng, lắng nghe và ủng hộ, giúp tăng cường sự hài lòng và động lực trong công việc.
• Cải thiện hiệu suất làm việc: Người quản lý giỏi có khả năng phân công công việc một cách hợp lý, từ đó phát huy tối đa tài năng và kỹ năng của từng thành viên.
• Nâng cao tinh thần và động lực: Bằng cách truyền đạt sự đánh giá và công nhận tích cực, người quản lý góp phần tăng cường tinh thần và động lực làm việc của từng cá nhân.

Lợi ích đối với đội nhóm:

• Đảm bảo kết quả làm việc: Người quản lý xác định rõ mục tiêu và lập kế hoạch chi tiết để đạt được chúng, đồng thời thiết lập quy tắc rõ ràng để đảm bảo sự phối hợp và tương tác hiệu quả giữa các thành viên.
• Thúc đẩy sự tập trung vào mục tiêu chung: Nhà quản lý đội nhóm giỏi biết cách hướng đội nhóm về mục tiêu chung và định hướng cho công việc, tạo ra sự nhất quán và đồng thuận trong nhóm.
• Tối ưu hóa nguồn lực và chi phí: Kỹ năng quản lý đội nhóm giúp tận dụng tối đa tài nguyên và năng lực của các thành viên trong nhóm.

Lợi ích đối với nhà quản lý:

• Truyền cảm hứng về công việc: Người quản lý phát triển khả năng lãnh đạo để truyền tải đam mê và tạo động lực tinh thần cho cả nhóm.
• Giảm áp lực và căng thẳng: Thay vì đảm nhận toàn bộ trách nhiệm một mình, bạn có thể tin tưởng và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm để hỗ trợ.
• Xây dựng lòng tin trong đội ngũ: Kỹ năng này giúp xây dựng lòng tin, tạo sự đồng lòng trong đội ngũ và thúc đẩy các mối quan hệ hợp tác hiệu quả.

9+ kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả nhất cho nhà quản lý

1. Trao quyền cho nhân viên

Nhiệm vụ của người lãnh đạo là phát hiện và sử dụng tài năng tốt nhất cho công việc một cách khôn ngoan. Trong khi sự thành công của mỗi nhân viên thường được đo lường thông qua hiệu suất cá nhân, thành công của người quản lý thường liên quan đến việc đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm đều chịu trách nhiệm đầy đủ.

Thực tế đã chỉ ra rằng việc quản lý tập trung quá nhiều vào việc chi tiết thường làm cho người quản lý mệt mỏi, cũng như làm cho nhân viên cảm thấy bị kiểm soát và không được tin tưởng. Trong khi đó, người quản lý có thể bỏ lỡ việc hoàn thành những nhiệm vụ chiến lược như phân tích dữ liệu, đánh giá tiến độ hoặc đưa ra các quyết định quan trọng.

Vì vậy, trong thời đại hiện đại, người quản lý cần thay đổi cách suy nghĩ, từ việc chỉ là “cầu thủ” trên sân sang việc trở thành “huấn luyện viên” hướng dẫn và định hình chiến lược.

2. Thống nhất ý kiến & Cùng nhau quyết định

Người quản lý cần khuyến khích sự thảo luận và trao đổi ý kiến giữa các thành viên thông qua các phương tiện như cuộc họp nhóm và buổi thảo luận. Nhờ đó, người quản lý có thể thu thập các quan điểm và đánh giá từ mọi người về một vấn đề cụ thể.

Tiếp theo, người quản lý sẽ tạo điều kiện cho sự trao đổi ý kiến, xây dựng sự đồng thuận và tìm ra giải pháp tốt nhất cho nhóm. Phương pháp này giúp giảm thiểu sự bất đồng và xung đột trong nhóm, đồng thời tăng tính trách nhiệm khiến các thành viên cam kết thực hiện nhiệm vụ được giao và theo đuổi mục tiêu chung.

Sự đa dạng quan điểm giữa các cá nhân có thể giúp phá vỡ các định kiến đang tồn tại. Bằng cách khuyến khích tranh luận và xem xét các quan điểm khác nhau, nhóm của bạn có thể khám phá các giải pháp sáng tạo hơn và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Do đó, việc đưa ra quyết định cuối cùng cần được các thành viên thống nhất và tham gia cùng nhau.

3. Loại bỏ sự cầu toàn

Trong vai trò người quản lý, bạn cần có khả năng nhìn nhận tổng thể của mọi hoạt động, không nên mắc kẹt quá nhiều vào các chi tiết hay dành quá nhiều sự quan tâm cho từng nhân viên.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc quản lý quá chú trọng vào các chi tiết nhỏ có thể dẫn đến mất động lực làm việc, giảm năng suất và tỷ lệ nghỉ việc tăng trong doanh nghiệp. Để tránh tình trạng này, hãy từ bỏ sự cầu toàn và tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm thử nghiệm các phương pháp riêng để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này giúp bạn dành thời gian tập trung vào các mục tiêu tổng quát của tổ chức và xây dựng niềm tin sâu sắc đối với các thành viên, từ đó tăng cường hiệu quả làm việc nhóm.

4. Kỹ năng giao tiếp khéo léo

Vai trò chính của người quản lý là giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả, đồng nhất và phù hợp với mục tiêu chiến lược tổng thể của công ty. Để làm điều này, người quản lý cần phải trình bày rõ ràng những mục tiêu chiến lược, chi tiết hóa công việc và quy trình cụ thể mà nhóm cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Bằng cách trở thành một người giao tiếp hiệu quả, người quản lý có thể loại bỏ sự nhầm lẫn và xung đột không cần thiết trong nhóm.

Khi không truyền đạt hoặc giải thích đầy đủ hướng dẫn cùng kỳ vọng rõ ràng, nhân viên sẽ thường làm việc không hiệu quả. Thiếu giao tiếp là một nguyên nhân phổ biến gây ra sự thất vọng từ phía nhân viên, nhưng việc xây dựng một hệ thống giao tiếp vững chắc sẽ giúp các nhóm phát triển mạnh mẽ và tự tin hơn. Bạn có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình bằng cách đọc sách, tham gia các hội thảo trao đổi hoặc tương tác với các chuyên gia trong lĩnh vực.

5. Đưa ra đánh giá và khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến

Việc đánh giá nhân viên là một kỹ năng quan trọng cần được chú trọng hơn. Thay vì chờ đợi đến cuối năm để thực hiện đánh giá, hãy cung cấp đánh giá và nhận xét cho nhân viên một cách định kỳ và tự nhiên. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ gần gũi với các thành viên trong đội nhóm của bạn.

Đồng thời, đừng quên hỏi ý kiến từ nhân viên về công việc hoặc về chính bản thân người quản lý. Phản hồi từ các thành viên có thể giúp bạn nhận biết những điểm mạnh và yếu của mình, từ đó tích hợp vào kế hoạch phát triển kỹ năng và phong cách lãnh đạo của bạn, cũng như tăng cường kỹ năng làm việc nhóm.

6. Khả năng đàm phán, quản lý xung đột hiệu quả

Người quản lý cần sở hữu khả năng phân tích, đánh giá xung đột và thực hiện đàm phán một cách linh hoạt. Quan trọng là bạn có khả năng xác định nguyên nhân cơ bản của xung đột một cách nhanh chóng và sau đó áp dụng các kỹ thuật đàm phán linh hoạt để đạt được sự thống nhất với tất cả các bên liên quan.

Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần có tư duy sáng suốt và khả năng đưa ra các giải pháp đa phương và công bằng. Quan trọng là đảm bảo cách giải quyết xung đột trong nhóm mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan, không gây ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc nhóm.

7. Xây dựng và thiết lập các mục tiêu có tính khả thi

Việc đặt mục tiêu thực tế đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển cá nhân và chuyên nghiệp. Nó cũng là một phần không thể thiếu trong các quy trình quản lý, như thực hiện chiến lược. Để quản lý làm việc nhóm một cách hiệu quả, hãy thiết lập một danh sách các mục tiêu được xác định rõ ràng để nhân viên của bạn có thể hướng tới, và tạo ra một lộ trình các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể thực hiện được, để đạt được những mục tiêu đó.

Thiết lập mục tiêu phù hợp là chìa khóa giúp nhà quản lý xác định hướng đi và thúc đẩy động lực cho các thành viên trong nhóm. Khi mọi người đã nắm rõ mục tiêu và tầm nhìn của nhóm, họ có thể tập trung vào công việc và tăng cường vai trò của mình để đạt được mục tiêu chung. Trong khi đó, quản lý hiệu suất là quá trình liên tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh công việc của các thành viên để đảm bảo rằng nhóm hoạt động hiệu quả và tiến đúng hướng. Quản lý hiệu suất đòi hỏi khả năng giao tiếp, phản hồi, cung cấp phản hồi xây dựng và thúc đẩy sự phát triển cá nhân của nhân viên.

Bằng cách thiết lập mục tiêu rõ ràng và quản lý hiệu suất hiệu quả, nhà quản lý có thể đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều hướng đến mục tiêu chung và đạt được kết quả tốt nhất. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy động lực cho các thành viên, và góp phần vào sự thành công của dự án.

8. Tạo động lực và gắn kết mọi người

Xây dựng một nhóm là quá trình liên tục và có mục đích, vì vậy người quản lý cần phải có kỹ năng xây dựng tinh thần đồng đội và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên. Trong khi một số cá nhân có khả năng hòa nhập ngay lập tức, thì hầu hết các nhóm cần sự hỗ trợ để giao tiếp, hợp tác và tôn trọng lẫn nhau.

Người quản lý cần thiết lập điểm chung và đồng thời phát triển tài năng cá nhân của từng thành viên. Việc kết nối các thành viên trong nhóm chỉ có ý nghĩa nếu thực hiện thông qua các phương pháp mềm dẻo và khuyến khích sự tương tác.

9. Xây dựng văn hóa nhóm tích cực

Văn hóa tích cực của nhóm bao gồm các giá trị, thái độ, quy tắc và hành vi mà các thành viên trong một nhóm hoặc tổ chức thường tuân theo. Nó tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích, tăng cường sự hài lòng và cam kết của các thành viên, và tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và tập thể. Xây dựng và duy trì văn hóa tích cực của nhóm đòi hỏi sự lãnh đạo và kỹ năng quản lý xuất sắc. Nhà quản lý cần tạo ra một môi trường trong đó các giá trị và quy tắc của văn hóa tích cực được khuyến khích và thể hiện.

10. Kỹ năng đào tạo nhân sự

Một kỹ năng quản lý nhóm quan trọng khác là việc đào tạo và khuyến khích sự phát triển của nhân sự. Ngoài việc hướng dẫn trực tiếp, cung cấp cơ hội cho nhân viên tham gia các khóa học và chuyên đề về kỹ năng là một phương tiện hiệu quả. Sử dụng các khóa học trực tuyến từ các tổ chức uy tín là một cách để nhân viên mở rộng kiến thức mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của công việc.

Nâng cao kỹ năng quản lý đội nhóm dễ dàng với 1Office

Việc ứng dụng công nghệ, đặc biệt là các phần mềm quản trị và quản lý, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và kỹ năng quản lý của các đội nhóm cũng như những người điều hành cấp cao như quản lý và CEO. 

Một trong những tính ứng dụng quan trọng nhất của công nghệ là khả năng tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt. việc sử dụng công nghệ và phần mềm quản trị mang lại cho đội ngũ quản lý và CEO khả năng linh hoạt và đáng tin cậy hơn trong việc quản lý tài nguyên và định hình chiến lược kinh doanh. Sự kết hợp giữa khả năng quản lý truyền thống và công nghệ hiện đại giúp tạo ra một môi trường làm việc thông minh và cạnh tranh hơn, đồng thời nâng cao kỹ năng quản lý và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Các phần mềm quản lý như 1Office sẽ giúp quản lý đội nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ và tương tác trực tiếp với thành viên. Điều này giúp tăng cường tính đồng nhất và hiệu suất làm việc của đội ngũ. 

 

Tính năng Quản lý Nhân sự của 1Office được xây dựng như một công cụ toàn diện và mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh liên quan đến nhân sự. Từ quá trình tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên cho đến lập kế hoạch và phân công công việc, phần mềm này cung cấp một loạt các công cụ và tính năng linh hoạt. Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, nó giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian, tăng cường hiệu suất làm việc và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

Một số tính năng nổi bật của 1Office giúp nâng cao khả năng quản lý đội nhóm có thể kể đến như:

• Đơn giản hóa công tác giao việc và phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, phòng bàn trong tổ chức.
• Hỗ trợ đầy đủ các loại báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo tiến độ dự án giúp quản lý có cái nhìn tổng quan và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Dễ dàng tương tác, hỗ trợ thực hiện công việc bằng việc cung cấp môi trường tương tác cho việc làm việc trong nhóm.
• Dễ dàng theo dõi kết quả đánh giá của từng tiêu chí cho mỗi người hoặc phòng ban. Nhờ đó, nhà quản lý có thể xem và so sánh hiệu suất của từng nhân viên và từng bộ phận.
• Đánh giá hiệu suất nhân viên, mức độ hoàn thành công việc một cách cụ thể và công bằng qua mô hình ASK.
• Tùy biến phân quyền theo từng cấp, cho phép nhân sự trực tiếp triển khai công việc theo hệ thống phân cấp quyền hạn
• Hỗ trợ xây dựng và tùy chỉnh các hệ thống chương trình đào tạo, nâng cao năng lực, trình độ cho nhân viên
• Hệ thống báo cáo đa chiều, trực quan, cho phép xuất nhập theo nhiều định dạng, hỗ trợ quản lý có góc nhìn đầy đủ, tổng quan từ đó đánh giá hiệu quả làm việc chính xác

 

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!