7 bước lập báo cáo tài chính đơn giản, chính xác | Kèm Mẫu

Báo cáo tài chính là một trong những tài liệu quan trọng nhất của doanh nghiệp, phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Vì thế, lập báo cáo tài chính chính xác và đúng hạn là yêu cầu bắt buộc đối với mọi loại hình doanh nghiệp. Trong bài viết này, cùng 1Office tìm hiểu ngay quy trình các bước lập báo cáo tài chính cùng các mẫu tham khảo nhé!

1. Quy định lập báo cáo tài chính trong doanh nghiệp

1.1. Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm?

Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm của các doanh nghiệp trong và ngoài nước được quy định như sau:

Đối với doanh nghiệp ngoài nhà nước: Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật. Ví dụ: Kỳ kế toán năm 2023 của doanh nghiệp ngoài nhà nước là ngày 01/01/2023 đến 31/12/2023 thì thời hạn nộp báo cáo tài chính năm 2023 sẽ là ngày 30/03/2024.

Đối với Doanh nghiệp nhà nước: Báo cáo tài chính của doanh nghiệp nhà nước sẽ có quy định về thời hạn nộp theo quý và theo năm riêng, được quy định theo Điều 10 Thông tư số 200/2014/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Báo cáo tài chính quý: nộp chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý.
• Báo cáo tài chính năm: nộp chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

1.2. Báo cáo tài chính cần tuân thủ những quy định nào?

Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp mà quy định lập báo cáo tài chính sẽ khác nhau, cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp siêu nhỏ: Chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ có thể áp dụng theo Thông tư 132/2018/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (bao gồm doanh nghiệp siêu nhỏ): Chế độ kế toán và lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp này sẽ áp dụng theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
• Doanh nghiệp có quy mô lớn: Đối với các doanh nghiệp lớn, việc lập báo cáo tài chính năm sẽ phải tuân theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

1.3. Báo cáo tài chính bao gồm những loại nào?

Theo quy định của pháp luật, BCTC của doanh nghiệp bao gồm bốn báo cáo sau:

• Bảng cân đối kế toán: Thể hiện tổng tài sản, tổng nợ và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể (thường là cuối năm). Bảng này thể hiện sự cân đối giữa tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp, cho biết nơi mà nguồn vốn đầu tư của doanh nghiệp đang được sử dụng.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo này thể hiện kết quả tài chính của doanh nghiệp trong khoản thời gian xác định (khoảng một năm). Nó bao gồm doanh thu, lợi nhuận gộp, lợi nhuận hoạt động, lợi nhuận trước và sau thuế cùng các chỉ số liên quan khác như lợi nhuận trên cổ phần và cổ tức.
• Bảng lưu chuyển tiền tệ: Thể hiện nguồn gốc của tiền và cách tiền được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính như thế nào. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giúp người đọc hiểu cách doanh nghiệp quản lý tiền mặt, khả năng trả nợ và đầu tư trong tương lai.
• Thuyết minh báo cáo tài chính: Thuyết minh báo cáo tài chính là một phần quan trọng trong BCTC giúp doanh nghiệp giải thích, bổ sung thông tin chi tiết và cung cấp thông tin thêm về các khoản thu chi khác. Báo cáo này giúp đảm bảo tính minh bạch và hiểu rõ hơn về các số liệu trong ba báo cáo trên.

2. Hướng dẫn các bước lập báo cáo tài chính đúng chuẩn

Bước 1: Tổng hợp và sắp xếp chứng từ kế toán

Bước đầu tiên trong quá trình lập báo cáo tài chính doanh nghiệp cần tập hợp, phân loại và sắp xếp các chứng từ kế toán một cách rõ ràng. Chúng bao gồm hóa đơn, biên lai, phiếu thu chi, sổ sách kế toán và các tài liệu liên quan khác.

Việc phân loại chúng theo đúng trình tự thời gian sẽ giúp cho việc kiểm tra cùng kê khai báo cáo trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Ngoài ra, người làm kế toán cần lưu ý kiểm tra đồng thời tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của chứng từ này trong quá trình sắp xếp.

Bước 2: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Dựa trên những chứng từ kế toán đã được sắp xếp, nhà quản lý tiến hành hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán năm. Quá trình này bao gồm kiểm tra và hoàn thiện các chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý theo quy định của pháp luật về công tác kế toán và thuế. Nhiệm vụ này có thể làm song song với bước 1 ở trên.

Bước 3: Phân bổ, khấu hao và chi phí trả trước

Đối với phần hành tài sản cố định và chi phí trả trước, doanh nghiệp cần hạch toán rõ ràng đồng thời phân bổ thời gian và chi phí phát sinh hàng tháng hợp lý, đúng theo quy định.

Để lập báo cáo tài chính, kế toán viên cần phân loại các nghiệp vụ phát sinh theo từng tháng, từng quý. Điều này giúp doanh nghiệp có thể kê khai báo cáo tài chính một cách chuẩn xác. Ngoài ra, bạn cũng cần phân loại rõ ràng các chi phí trả trước, khấu hao tài sản cố định và các khoản ước tính khác.

Bước 4: Hạch toán các khoản ước tính, điều chỉnh

Vào cuối kỳ kế toán, nhà quản trị cần kiểm tra và điều chỉnh các khoản ước tính trên chứng từ kế toán. Điều này nhằm đảm bảo các con số trong báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành. Một số nội dung cần hạch toán như:

• Bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
• Các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh….
• Các khoản chi phí của năm cần trích trước, bao gồm lương tháng 13, thưởng tết âm lịch, chi phí kiểm toán, các chi phí mang tính chất thường xuyên,…
• Các bút toán phân loại lại khoản đầu tư, tiền gửi thấu chi, phân loại lại công nợ ngắn hạn dài hạn, các khoản vay ngắn hạn dài hạn, …
• Các bút toán điều chỉnh sai sót (nếu có)

Bước 5: Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách

Đây là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình các bước lập báo cáo tài chính, kế toán viên cần tiến hành kiểm tra đối chiếu và rà soát lại các số liệu trong sổ sách. Bởi nếu số liệu hạch toán sai, lên BCTC không chính xác sẽ làm mất thời gian và công sức rà soát, điều chỉnh và làm lại báo cáo tài chính.

Vì thế, doanh nghiệp cần rà soát và tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh theo từng nhóm tài khoản như hàng tồn kho, công nợ phải thu, công nợ phải trả, đầu tư, chi phí trả trước và các tài sản cố định.

• Kiểm tra việc chuyển số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ này của tất cả các tài khoản có số dư.
• Kiểm tra lại số dư của từng nhóm khách hàng, đối tác, nhà cung cấp,…
• Kiểm tra số lượng và giá trị từng loại hàng hóa.
• Kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ cái.

Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển

Sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra và rà soát các số liệu, kế toán viên cần thực hiện các bút toán kết chuyển lãi/lỗ trong năm. Quá trình này bao gồm hạch toán các khoản doanh thu, chi phí, lỗ, lãi và đảm bảo các tài khoản từ đầu 5 đến đầu 9 không còn số dư cuối kỳ.

Đối với những doanh nghiệp phát sinh thuế thu nhập, nhà quản trị cần kết chuyển lần thứ nhất để xác định lãi và tính ra số thuế cần phải nộp. Tiếp đó là hạch toán bổ sung bút toán ghi nhận thuế và chi phí thuế phát sinh rồi mới tiến hành thực hiện kết chuyển lại để ra con số lợi nhuận cuối cùng.

Xem thêm: 6 bước hướng dẫn cách đọc báo cáo tài chính hiệu quả

Bước 7: Xây dựng báo cáo tài chính

Sau khi đã thực hiện các bước trên, kế toán viên có thể tiến hành lập báo cáo tài chính. Bạn cần tìm hiểu kỹ các quy định lập báo cáo tài chính ở Phần 1 để phản ánh đầy đủ và chính xác nhất. Với việc thực hiện đúng quy trình trên, doanh nghiệp có thể lập báo cáo tài chính đúng chuẩn từ đó giúp cho việc quản lý tài chính trở nên hiệu quả hơn và đáng tin cậy hơn.

3. Tham khảo các mẫu báo cáo tài chính bằng File Excel

Để giúp doanh nghiệp lập báo cáo tài chính dễ dàng và chính xác hơn, 1Office đã tổng hợp một số mẫu báo cáo tài chính bằng Excel. Các mẫu này được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.

>> Tham khảo: DOWNLOAD 6 file Excel quản lý tài chính doanh nghiệp mới nhất 2023

4. Một số lưu ý khi lập báo cáo tài chính bằng Excel

Dưới đây là một số lưu ý cụ thể khi lập báo cáo tài chính bằng Excel đối với từng loại báo cáo tài chính:

4.1. Lưu ý khi lập bảng cân đối kế toán

Tài sản và nợ phải được phân thành ngắn hạn và dài hạn, dựa trên khả năng thu hồi hoặc thanh toán trong vòng 12 tháng sau thời điểm báo cáo. Trong trường hợp doanh nghiệp không phân biệt rõ giữa tài sản và nợ ngắn hạn và dài hạn, kế toán trưởng có thể trình bày chúng theo tính thanh khoản giảm dần.

4.2. Lưu ý khi lập báo cáo kết quả kinh doanh

Loại trừ các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí phát sinh từ các giao dịch nội bộ khi lập báo cáo kết quả kinh doanh giữa doanh nghiệp và đơn vị cấp dưới. Sử dụng thông tin từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết từ loại 5 đến loại 9.

4.3. Lưu ý khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ:

Đối với các chỉ tiêu không có số liệu không cần phải trình bày vào trong báo cáo đồng thời người lập cần đảm bảo không thay đổi mã số của các chỉ tiêu.

4.4. Lưu ý khi lập thuyết minh báo cáo tài chính:

Thuyết minh báo cáo tài chính bao gồm thông tin về cơ sở lập và trình bày báo cáo tài chính cũng như các chính sách kế toán được áp dụng. Doanh nghiệp cần trình bày các thông tin theo quy định của các chuẩn mực kế toán và cung cấp thông tin bổ sung chưa có trong các báo cáo tài chính khác.

Xem thêm: Hướng dẫn cách đọc & phân tích báo cáo tài chính cơ bản

5. FAQ: Một số câu hỏi khi lập báo cáo tài chính

1. Đơn vị nhận báo cáo tài chính của doanh nghiệp?	– Offline: Báo cáo tài chính của doanh nghiệp được nộp cho các cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan thống kê. – Online: Cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế tại đường dẫn: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
2. Báo cáo tài chính được sử dụng cho những ai?	Báo cáo tài chính được sử dụng cho các đối tượng sau: chủ doanh nghiệp, các nhà đầu tư, ngân hàng, các cơ quan quản lý nhà nước hoặc các đối tác kinh doanh.
3. Thời hạn nộp báo cáo tài chính là bao lâu?	Doanh nghiệp cần nộp BCTC chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm và được công khai trong 120 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
4. Có mấy loại báo cáo tài chính?	Theo quy định của pháp luật Việt Nam, báo cáo tài chính của doanh nghiệp bao gồm các loại sau: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính
5. Có nên sử dụng các phần mềm quản lý tài chính không?	– Có, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm quản lý tài chính để tăng cường tính chính xác, giảm thiểu sai sót và tự động hóa các công việc kế toán, tài chính,… – Một số phần mềm quản lý tài chính hàng đầu hiện nay như: 1Office, Money Ex, Accounting Seed,…

Bảng câu hỏi thường gặp khi lập báo cáo tài chính

Lập báo cáo tài chính là một công việc quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý tài chính của mình. Với 7 bước lập báo cáo tài chính đơn giản mà 1Office đã chia sẻ trong bài viết này, hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp nói chung và kế toán trưởng nói riêng thực hiện công việc này dễ dàng hơn.

Nếu doanh nghiệp quan tâm đến phần mềm quản lý tài chính 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 083 483 8888 để được tư vấn và nhận bản demo tính năng miễn phí