6 Mẫu kế hoạch truyền thông chi tiết từ A-Z

Bạn chuẩn bị phải lên kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp của mình? Bạn muốn tham khảo và tìm kiếm những mẫu kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp và bài bản nhất? Trong bài viết dưới đây, 1Office sẽ chia sẻ đến bạn 6 mẫu kế hoạch truyền thông chi tiết từ A – Z. Tham khảo ngay!

I. Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông là một tài liệu chiến lược, trong đó, xác định cách một tổ chức sẽ truyền tải thông điệp của mình đến đối tượng mục tiêu qua các kênh truyền thông khác nhau. Bản kế hoạch này sẽ cần bao gồm các yếu tố cơ bản như như mục tiêu truyền thông, đối tượng tiếp cận, thông điệp truyền thông, các kênh và phương tiện truyền thông sử dụng, thời gian thực hiện, và cách đo lường hiệu quả.

Kế hoạch truyền thông chính là một yếu tố then chốt trong việc quản lý các hoạt động truyền thông của một tổ chức hoặc dự án. Bản kế hoạch sẽ giúp nhà quản lý định hướng và điều chỉnh cách tổ chức tương tác với công chúng, khách hàng, đối tác, và các bên liên quan. Dưới đây là một số lợi ích của việc lập kế hoạch truyền thông:

• Xác định rõ mục tiêu: Giúp doanh nghiệp xác định cụ thể mục tiêu muốn đạt được như: tăng doanh số, tăng nhận diện thương hiệu, thay đổi hình ảnh,… từ đó định hướng các hoạt động phù hợp.
• Hiểu rõ đối tượng mục tiêu: Một kế hoạch truyền thông bài bản sẽ phân tích đối tượng mà doanh nghiệp muốn tiếp cận, từ đó xây dựng thông điệp phù hợp và chọn kênh truyền thông hiệu quả nhất.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Việc lập kế hoạch giúp phân bổ ngân sách và nguồn lực hợp lý, tránh lãng phí thời gian và tiền bạc vào những hoạt động không mang lại hiệu quả.
• Thống nhất thông điệp: Việc chuẩn bị kế hoạch truyền thông sẽ giúp đảm bảo thông điệp của doanh nghiệp nhất quán trên mọi kênh truyền thông, tạo nên hình ảnh thống nhất và rõ ràng trong mắt công chúng.
• Dự đoán và giải quyết rủi ro: Kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp dự đoán các thách thức có thể gặp phải trong quá trình truyền thông và chuẩn bị giải pháp dự phòng kịp thời.
• Đo lường và cải thiện: Lập kế hoạch truyền thông sẽ bao gồm cả bước đánh giá hiệu quả thông qua các chỉ số cụ thể, giúp doanh nghiệp hiểu rõ những gì đã làm tốt và những gì cần cải thiện trong tương lai.

II. Cấu trúc cơ bản của kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp

Chiến dịch truyền thông muốn đạt hiệu quả cao nhất định phải xây dựng kế hoạch CHI TIẾT – RÕ RÀNG – KHẢ THI. Về cơ bản, một kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp có cấu trúc như sau: 

1. Xác định mục tiêu truyền thông

Trong tất các các mẫu kế hoạch truyền thông đều cần có các bước xác định mục tiêu. Khi đó, mọi hoạt động được xây dựng và triển khai dựa vào mục tiêu truyền thông đã xác định theo một thể thống nhất.

Mục tiêu (goal) là một kết quả cụ thể mà người ta mong muốn đạt được, một hành động cụ thể và có thể đo lường được. Mục tiêu thường là các bước nhỏ để tiến tới đạt được mục đích lớn hơn. Có rất nhiều cách xác định mục tiêu khác nhau. Trong đó, các xác định phổ biến nhất hiện nay là xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART: 

• S – Specific : Cụ thể, dễ hiểu.
• M – Measurable : Đo lường được
• A – Attainable : Có thể đạt được
• R – Relevant : Thực tế
• T – Time-Bound : Thời gian hoàn thành

Ví dụ: Tăng 15% lượt tương tác và chia sẻ bài viết trên trang Facebook chính thức của Sữa non trong vòng 3 tháng. Trong đó: 

• S: tăng lượt tương tác và chia sẻ bài viết trên trang Facebook
• M: tăng 15%
• A: mục tiêu này được đặt phù hợp dành cho thương hiệu Sữa non
• R: sẽ căn cứ tình hình thực tế của doanh nghiệp để đánh giá
• T: trong vòng 3 tháng 

*Lưu ý: Mục tiêu truyền thông khác với mục tiêu kinh doanh. Mục tiêu truyền thông thường không đảm bảo về khả năng gia tăng doanh thu của công ty như mục tiêu kinh doanh. 

2. Xác định đối tượng truyền thông

Đối tượng truyền thông là những người/ nhóm người mà doanh nghiệp hướng đến để truyền tải các thông tin truyền thông. Đó có thể là tập khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại, đối tác, công chúng nói chung,… Điều doanh nghiệp cần làm là xác định rõ chân dung đối tượng truyền thông để hiểu hơn về họ, triển khai tốt các hoạt động truyền thông đúng hướng, đúng mục tiêu.

Dưới đây là một số cách xác định đối tượng truyền thông được nhiều doanh nghiệp ứng dụng: 

• Theo nhân khẩu học: tuổi tác, giới tính, vị trí địa lý, thu nhập, nghề nghiệp, trình độ học vấn, tình trạng hôn nhân. 
• Theo tâm lý hành vi: sở thích, hoạt động, thói quen, thái độ, ý kiến.
• Đơn vị ra quyết định (DMU): người sử dụng, người khởi xướng,người ảnh hưởng, người mua, người quản lý chi tiêu, người ra quyết định.

Ví dụ: Đối tượng truyền thông của Vinamilk trong chiến dịch truyền thông “Vinamilk 40 năm – Vươn cao Việt Nam” vào năm 2016 là những người trưởng thành, độ tuổi 25-45, quan tâm đến sức khỏe và dinh dưỡng. Tập trung vào khu vực đô thị và thành phố, bao gồm cả tầng lớp trung lưu và tầng lớp thấp hơn.

3. Chiến lược truyền thông

Chiến lược truyền thông là bản kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng mục tiêu hiệu quả. Tại đó, các hoạt động sẽ được thể hiện đầy đủ theo từng hạng mục như:

• Phương tiện truyền thông/ Hình thức truyền thông
• Nội dung truyền thông
• Đối tượng tham gia vào hoạt động truyền thông
• Quá trình tiếp cận
• Thời gian truyền thông

Công tác chi tiết hóa các hoạt động sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai kế hoạch truyền thông của mình hơn.

Ví dụ: Doanh nghiệp xây dựng chương trình truyền thông để thu hút khách hàng và tăng lưu lượng truy cập vào trang web của công ty. Mục tiêu: tăng trưởng 20% doanh số bán hàng trực tuyến trong tháng 6. 

• Hình thức truyền thông: Trực tuyến.
• Phương tiện truyền thông: Tạo chiến dịch chạy quảng cáo trên Google Ads và mạng xã hội (Facebook, Zalo, Tiktok, Instagram).
• Đối tượng tham gia vào hoạt động truyền thông: Khách hàng tiềm năng, đặc biệt là những người quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ của công ty.
• Quá trình tiếp cận: Nghiên cứu và xác định đối tượng khách hàng tiềm năng => Tạo chiến dịch quảng cáo trên Google Ads => Tạo chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội => Tăng cường tương tác và tạo liên kết => Theo dõi và đánh giá hiệu quả.
• Thời gian truyền thông: Phân bổ thành 4 giai đoạn: Chuẩn bị trước (1-2 tuần trước tháng 6), tuần đầu tiên của tháng 6, tuần 2-3 của tháng 6, tuần cuối cùng của tháng 6.  

4. Thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông hiểu đơn giản là một câu hoặc cụm từ mà doanh nghiệp mong muốn đem tới đối tượng truyền thông. Thông điệp này nhằm gây chú ý cũng như khắc sâu trong tâm trí đến đối tượng truyền thông.

Doanh nghiệp có thể đặt thông điệp truyền thông theo các loại như: 

• Theo hình thức truyền tải: âm thanh, hình ảnh, văn bản, video, đài phát thanh, truyền hình, báo chí, mạng xã hội và các kênh truyền thông khác. 
• Theo mục đích: giáo dục, tuyên truyền, quảng cáo, bán hàng, thúc đẩy nhận thức, chia sẻ thông tin,… 
• Theo đối tượng: khách hàng tiềm năng, người tiêu dùng, nhà đầu tư, cộng đồng, công chúng và các đối tượng khác. 
• Theo phương tiện truyền thông: truyền hình, phát thanh, báo chí, tạp chí, mạng xã hội, blog và các phương tiện truyền thông khác. 
• Theo thời gian: thông điệp ngay lập tức, thông điệp dài hạn và thông điệp trong tương lai. 
• Theo hình thức sáng tác: văn bản, thơ, nhạc, hình ảnh, video và các hình thức sáng tác khác.

Ví dụ: Thông điệp “Vươn cao Việt Nam” của Vinamilk sử dụng thuộc loại thông điệp theo mục đích. Thông điệp hướng đến mục tiêu khuyến khích và truyền cảm hứng cho người tiêu dùng Việt Nam. Hay chính là mong muốn của Vinamilk trong việc xây dựng hình ảnh của mình như một doanh nghiệp gắn kết với sự phát triển của Việt Nam và đóng góp vào việc nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân.

Đồng thời, trong quá trình lựa chọn thông điệp truyền thông, doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chí sau: 

• Ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu và dễ nhớ
• Tính chính xác và thực tế
• Có sự gắn kết với mục tiêu truyền thông
• Phù hợp với đối tượng truyền thông
• Tính hấp dẫn của thông điệp

Ví dụ: Thông điệp “Vươn cao Việt Nam” được Vinamilk sử dụng trong chiến dịch quảng cáo của mình đã để lại nhiều thành công lớn cho nhờ đảm bảo các tiêu chí: 

• Ngắn gọn, dễ hiểu: Cụm từ ngắn gọn với 4 từ, dễ hiểu.

• Tính chính xác và thực tế: Thông điệp nêu nên mong muốn chung của mọi người về sự phát triển từ trong sức khỏe, con người đến đất nước.

• Gắn kết với mục tiêu truyền thông: Thông điệp gắn liền với mục tiêu truyền thông của Vinamilk, sứ mệnh và cả tầm nhìn của Vinamilk từ trước đến nay “Trở thành biểu tượng niềm tin hàng đầu Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người” 

• Phù hợp với đối tượng truyền thông: “Vươn cao Việt Nam” hướng đến những người trưởng thành và quan tâm đến dinh dưỡng tại Việt Nam. Cụm từ “vươn cao” đã chạm đến mối quan tâm/ nhu cầu của đối tượng mà Vinamilk muốn hướng đến.  

• Tính hấp dẫn của thông điệp: Cụm từ gợi đến hình ảnh mạnh mẽ, sự phát triển và thành công của con người, đất nước Việt Nam. Điều đó tạo nên sự thu hút và tò mò của mọi người về chương trình truyền thông đó hay chính là tìm hiểu về Vinamilk.  

5. Chiến thuật thực thi

Chiến thuật thực thi là cách thức /phương pháp cụ thể để doanh nghiệp thực hiện chiến lược và đạt được các mục tiêu. Thông thường, các chiến thuật thực thi sẽ bao gồm các yếu tố sau: 

• Phân tích tình hình: Xác định và đánh giá tình hình thực tế. 
• Xác định mục tiêu: Xây dựng các mục tiêu cụ thể và có thể đo lượng được.
• Lựa chọn phương pháp: Đưa ra các biện pháp triển khai cụ thể để đạt được mục tiêu. Bao gồm sự lựa chọn các hoạt động, tài nguyên và công cụ phù hợp.
• Lập lịch và phân công: Xác định thời gian và lịch trình thực hiện các hoạt động, cũng như phân công nhiệm vụ cho nhân sự thực hiện.
• Thực hiện và giám sát: Tiến hành thực hiện các hoạt động theo kế hoạch, theo dõi, đánh giá sự tiến triển và hiệu quả của chiến thuật thực thi.
• Điều chỉnh và cải tiến: Dựa trên việc giám sát và đánh giá, điều chỉnh và cải tiến chiến thuật thực thi để đạt được kết quả tốt hơn.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chủ quan chỉ lên chiến thuật thực thi trong giai đoạn trước và trong kế hoạch truyền thông. Điều này dẫn tới nhiều cản trở trong hoạt động phát huy sức mạnh của hoạt động truyền thông sau sự kiện. Chính vì vậy chiến thuật thực thi cần được xây dựng một cách tổng thể và đồng bộ. Có như vậy hiệu quả của hoạt động truyền thông mới đạt hiệu quả cao nhất.

Việc phân bổ các khoảng thời gian triển khai, thời gian thực hiện chi tiết, người thực hiện, deadline,… là điều bắt buộc cần phải có trong chiến thuật thực thi. Đảm bảo giao đúng người – đúng việc. Tránh các tình trạng chồng chéo công việc, thiếu sót hoặc chậm trễ.

 Tìm hiểu tính năng WORKPLACE 1OFFICE – Công cụ giao tiếp nội bộ hiệu quả

6. Dự phòng rủi ro

Bên cạnh kế hoạch truyền thông chủ đạo, doanh nghiệp cũng cần đưa ra ít nhất 1-2 phương án dự phòng rủi ro. Bởi sẽ không ai có thể khẳng định rằng hoạt động truyền thông sẽ diễn ra thành công 100% ngay từ khi nó chỉ đang ở trên kế hoạch.

Dự phòng rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp làm chủ được các hoạt động của mình. Từ đó có những phương án ứng phó kịp thời, đảm bảo thực hiện mục tiêu chung. Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình sau để dự phòng rủi ro trong các hoạt động truyền thông: 

• Xác định và đánh giá rủi ro: Nhận biết nguy cơ và rủi ro tiềm ẩn.
• Ước lượng tầm quan trọng của rủi ro: Xác định rủi ro có ảnh hưởng cao nhất đến kế hoạch.
• Phân tích nguyên nhân và hệ quả: Tìm hiểu nguyên nhân và hiểu rõ hậu quả của rủi ro.
• Biện pháp phòng ngừa: Xây dựng kế hoạch giảm thiểu hoặc loại bỏ rủi ro.
• Kiểm tra và đánh giá: Định kỳ kiểm tra hiệu quả và phát hiện rủi ro mới.
• Kế hoạch phản ứng khẩn cấp: Chuẩn bị kế hoạch ứng phó với các rủi ro không mong muốn.

Chẳng hạn như: Doanh nghiệp dự kiến tổ chức một hoạt động truyền thông ngoài trời ngày 20/06 tại khu vực A. Tuy nhiên, dự báo thời tiết cho thấy vẫn có khoảng 30% trời sẽ mưa. Do đó, doanh nghiệp cần phải lường trước được tình huống nếu trời mưa để đưa ra các phương án khác: sử dụng bạt che ngoài trời, lựa chọn địa điểm tổ chức kết hợp giữa trong nhà và ngoài trời,…   

7. Dự trù chi phí

Dự trù chi phí là những ước tính các khoản chi tiêu cần thiết để triển khai kế hoạch truyền thông. Hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền, đầu tư hợp lý những hạng mục trong kế hoạch và xóa bỏ các tình trạng:

• Lãng phí chi phí
• Vượt quá ngân sách cho phép
• Khả năng chi trả thấp
• Tỷ lệ đánh đổi quá lớn (mạo hiểm)

Tùy thuộc vào mục đích và phạm vi của chiến dịch truyền thông, doanh nghiệp sẽ có những khoản dự trù chi phí khác nhau. Dưới đây là một số loại dự trù chi phí phổ biến trong hoạt động truyền thông: 

• Chi phí quảng cáo 
• Chi phí sự kiện và triển lãm
• Chi phí công cụ và phần mềm
• Chi phí sản xuất nội dung
• Chi phí quan hệ công cụ
• Chi phí tiếp thị trực tuyến
• Chi phí phát sinh dự phòng 

Muốn lập dự trù chi phí cho kế hoạch truyền thông, bạn cần thực hiện theo các bước sau: 

Bước 1: Xác định công cụ truyền thông phù hợp với mục tiêu.

Bước 2: Nghiên cứu và tham khảo giá cả từ các nguồn tin uy tín.

Bước 3: Xây dựng một ngân sách tổng thể cho hoạt động truyền thông.

Bước 4: Đánh giá và điều chỉnh ngân sách dựa trên hiệu quả và nhu cầu.

Bước 5: Lập kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động truyền thông.

Bảng dự trù kinh phí cần phải được thống kê rõ ràng và chi tiết theo từng hạng mục của hàng hóa và dịch vụ sẽ chi trong chiến dịch. Một số hạng mục cần có trong bảng dự trù chi phí như: stt, tên hạng mục, số lượng, đơn giá, thành viên, ghi chú, đơn vị cung cấp, ghi chú,..

8. Đánh giá hiệu quả của kế hoạch

Đánh giá hiệu quả của kế hoạch là bước cuối cùng khi xây dựng kế hoạch truyền thông. Doanh nghiệp cần đưa ra những tiêu chí để đánh giá, đo lường kết quả cũng như tính khả thi của kế hoạch. Các tiêu chí đó là:  

• Mục tiêu và kết quả: Xác định và đánh giá kết quả đạt được theo mục tiêu đã đề ra.
• Nhận thức và hiểu biết: Đo lường mức độ khách hàng nhận thức và hiểu biết về thương hiệu hoặc sản phẩm.
• Phản hồi từ khách hàng: Đánh giá phản hồi tích cực từ khách hàng sau triển khai kế hoạch truyền thông.
• Phạm vi và tiếp cận: Đánh giá mức độ tiếp cận và tầm ảnh hưởng đến khách hàng mục tiêu.
• Phân phối thông điệp: Đánh giá việc phân phối thông điệp truyền thông theo kế hoạch đã được thực hiện hiệu quả hay không.
• Sự đột phá và sáng tạo: Đánh giá mức độ sáng tạo và khả năng tạo nên sự khác biệt trong kế hoạch truyền thông.

Hoạt động đánh giá hiệu quả không chỉ thực hiện khi kết thúc chương trình truyền thông mà nó sẽ xuyên suốt quá trình TRƯỚC – TRONG – SAU. Mọi hoạt động đều được quản lý và đánh giá tức thời để có những phương án thích hợp hoặc rút kinh nghiệm cho những lần sau đó.

>> Xem thêm: 5 Bước thiết lập quy trình truyền thông doanh nghiệp

III. 6 Mẫu kế hoạch truyền thông chi tiết từ A – Z

Trong nội dung dưới đây, 1Office sẽ chia sẻ đến bạn đọc 6 mẫu kế hoạch truyền thông chi tiết từ A – Z. Tham khảo ngay! 

1. Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện

Các kế hoạch truyền thông sự kiện được thiết lập phục vụ tổ chức các hoạt động truyền thông liên quan đến sự kiện. Mục tiêu của hoạt động nhằm xây dựng một chiến dịch truyền thông hiệu nâng cao sự nhận thức, tương tác của công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu. Một mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện thường bao gồm các phần sau:

• Tổng quan về sự kiện: Mô tả tổng quan về sự kiện, mục tiêu chính và thông điệp cốt lõi.
• Phân tích đối tượng: Xác định đối tượng đối tượng mục tiêu, khả năng tiếp cận và tầm ảnh hưởng của họ.
• Mục tiêu truyền thông: Đặt ra mục tiêu cụ thể cho chiến dịch truyền thông, chẳng hạn như tăng lượng truy cập trang web, tạo ra sự chia sẻ trên mạng xã hội, hoặc thu hút sự quan tâm của các phương tiện truyền thông.
• Chiến lược truyền thông: Xác định các phương pháp và kênh truyền thông được sử dụng. Ví dụ như: báo chí, mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến, PR, hoặc sự kiện đặc biệt.
• Timeline và checklist chi tiết: Xác định thời gian và lịch trình cho các hoạt động truyền thông, bao gồm việc phát hành thông cáo báo chí, tổ chức buổi họp báo, tạo nội dung trên mạng xã hội, hoặc tiến hành quảng cáo.
• Tài nguyên và ngân sách: Xác định tài nguyên (nhân lực, công cụ, đối tác) cần thiết và phân bổ ngân sách cho các hoạt động truyền thông.
• Đo lường và đánh giá: Xác định các chỉ số và phương pháp đo lường để đánh giá hiệu quả của chiến dịch truyền thông sự kiện, như lượt tương tác trên mạng xã hội, lượng truy cập trang web, hoặc đánh giá phản hồi từ công chúng.

2. Mẫu kế hoạch truyền thông thương hiệu

Mục đích của kế hoạch truyền thông thương hiệu là xây dựng và quảng bá hình ảnh tích cực của thương hiệu, tăng tương tác khách hàng, tạo lòng tin và lòng trung thành, và đạt được thành công và phát triển cho thương hiệu.

Bạn đọc tham khảo ngay mẫu kế hoạch truyền thông thương hiệu theo các hạng mục sau: 

• Tổng quan về thương hiệu: Mô tả chi tiết về thương hiệu, bao gồm giá trị cốt lõi, lợi ích sản phẩm và đặc điểm phân biệt.
• Mục tiêu truyền thông: Xây dựng mục tiêu cho kế hoạch truyền thông thương hiệu cụ thể, dễ dàng đo lường.
• Phân tích đối tượng truyền thông: Bước này cần hiểu rõ được đối tượng cần truyền thông để làm căn cứ đưa ra các chiến lược và hoạt động phù hợp.
• Chiến lược truyền thông: Tìm kiếm và lựa chọn các phương thức và kênh truyền thông chính. Sau đó tiến hành xây dựng thông điệp truyền thông.
• Thời gian triển khai: Xác định thời gian và lịch trình cho các hoạt động truyền thông.
• Nguồn lực nhân sự và tài chính: Xác định nguồn tài chính và ngân sách dành riêng cho chiến dịch truyền thông. Xác định tài nguyên cần thiết, như nhân lực, công cụ và đối tác truyền thông.
• Đo lường và đánh giá: Xác định các chỉ số và phương pháp đo lường để đánh giá hiệu quả của chiến dịch truyền thông, chẳng hạn như lượt tương tác trên mạng xã hội, nhận thức thương hiệu hoặc tăng doanh số bán hàng.

3. Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ

Kế hoạch truyền thông nội bộ sử dụng nhiều trong việc nâng cao mối quan hệ, xây dựng môi trường, xây dựng văn hóa tổ chức, tăng hiệu suất làm việc. Dưới đây là một vài gợi ý giúp bạn xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ: 

• Tổng quan về kế hoạch

• Mục tiêu truyền thông nội bộ:

Xây dựng môi trường giao tiếp chất lượng và liên tục trong doanh nghiệp.

Chia sẻ thông tin quan trọng và thông điệp về chiến lược, mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp.

Tạo sự đồng thuận và cam kết với sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp.

• Đối tượng truyền thông:

Các thành viên trong doanh nghiệp: nhân viên, quản lý, bộ phận khác nhau.

• Phương tiện truyền thông nội bộ:

Email, tin nhắn nội bộ, hệ thống thông báo trong công ty.

Intranet (mạng nội bộ), diễn đàn trực tuyến, ứng dụng nội bộ.

Cuộc họp, buổi giao lưu, hội nghị nội bộ.

• Thời gian:

Xác định thời gian và tần suất thông báo, gửi tin nhắn hoặc tổ chức các sự kiện truyền thông nội bộ.

Định kỳ tổ chức cuộc họp, buổi giao lưu hoặc hội nghị nội bộ.

• Nguồn lực nhân sự và tài chính:

Xác định nhân lực, công cụ và kỹ năng cần thiết để triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp.

Đánh giá ngân sách để tạo nội dung, phát triển ứng dụng và duy trì hệ thống truyền thông nội bộ.

• Đánh giá hiệu quả:

Thiết lập các chỉ số đo lường như độ tham gia, lượt xem, phản hồi từ CBCNV.

Đánh giá kết quả và điều chỉnh kế hoạch truyền thông nội bộ dựa trên phản hồi và dữ liệu đo lường.

4. Mẫu kế hoạch truyền thông Marketing

Kế hoạch truyền thông Marketing giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, tăng nhận thức và quan tâm của khách hàng, tạo hình ảnh tích cực. Tất cả các hoạt động trên đều hướng đến mục đích tăng trưởng doanh số bán hàng của doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để lập mẫu kế hoạch truyền thông Marketing hiệu quả nhất? Bạn đọc tham khảo ngay mẫu kế hoạch truyền thông Marketing sau: 

• Mục tiêu truyền thông Marketing:

Tăng nhận thức về thương hiệu và sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Tạo quan tâm và tương tác của khách hàng tiềm năng.

Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng hiện tại.

• Đối tượng truyền thông:

Khách hàng tiềm năng và hiện tại.

Đối tác và đại lý.

Cộng đồng trực tuyến và truyền thông.

• Phương tiện truyền thông:

Quảng cáo truyền thống: báo chí, truyền hình, đài phát thanh.

Truyền thông số: mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến, email marketing.

Sự kiện: triển lãm, buổi hội thảo, gặp gỡ khách hàng.

• Chiến lược truyền thông:

Xác định thông điệp truyền thông và giá trị cốt lõi của thương hiệu.

Đặt ra kế hoạch sử dụng các phương tiện truyền thông phù hợp để đạt được mục tiêu truyền thông.

Tạo nội dung sáng tạo và thu hút để tương tác với khách hàng.

• Thời gian:

Xác định thời gian và tần suất phát hành quảng cáo, gửi email, hoặc tổ chức sự kiện.

Định kỳ cập nhật nội dung trên mạng xã hội và website.

• Nguồn lực nhân sự và tài chính:

Xác định nguồn lực (nhân lực, công cụ, đối tác) cần thiết để triển khai kế hoạch truyền thông Marketing.

Đánh giá và phân bổ ngân sách cho quảng cáo, truyền thông số và sự kiện.

• Đo lường và đánh giá:

Thiết lập các chỉ số đo lường như lượt tương tác trên mạng xã hội, lượng truy cập website, tăng trưởng doanh số.

Đánh giá hiệu quả của các chiến dịch truyền thông Marketing và điều chỉnh kế hoạch dựa trên kết quả đo lường.

5. Mẫu kế hoạch truyền thông cho sản phẩm mới

Truyền thông sản phẩm mới giúp quảng bá, xây dựng hình ảnh và thu hút sự chú ý của khách hàng về sản phẩm. Với sản phẩm mới, các mẫu truyền thông sẽ có những hạng mục sau: 

• Kế hoạch tổng quan: Khái quát các nội dung chính và mục tiêu tổng quan của cả kế hoạch.
• Quản lý nội dung: Toàn bộ nội dung liên quan đến kế hoạch sẽ được chi tiết hóa trong hạng mục này. 
• Checklist: Bao gồm nhân sự thực hiện, công việc chi tiết và thời gian thực hiện. 
• Theo dõi và đánh giá kết quả: Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá kết quả như thời gian hoàn thành, thang điểm hoàn thành,…  

6. Mẫu kế hoạch truyền thông online

Kế hoạch truyền thông online có thể được tổ chức tổng thể hay chỉ truyền thông trong một phạm vi nhất định. Ở nội dung bài viết này, 1Office sẽ chia sẻ với bạn mẫu kế hoạch truyền thông trên mạng xã hội (TikTok, Facebook, Zalo, Email) chi tiết trong hình dưới.

Tại đó, mẫu kế hoạch truyền thông online sẽ bao gồm 5 sheet chính sau: 

• Kế hoạch tổng quan: Bao gồm thông điệp, đối tượng mục tiêu, chương trình, hoạt động thu data, ngân sách sự kiến.
• Checklist: Landing, page, nhóm Zalo, hoạt động Seeding, chuẩn bị quảng cáo, quảng cáo Facebook, quảng cáo Google, quảng cáo Tiktok, media, sales,…
• Kế hoạch nội dung: Nội dung Fanpage, nội dung chăm sóc nhóm zalo, nội dung Seeding, bài chạy quảng cáo, email marketing,…
• Group Seeding: Tổng hợp danh sách hội nhóm tiềm năng sẵn có, tình trạng nhóm, hoạt động đã triển khai, link thực hiện,…
• Báo cáo: Báo cáo kết quả data, tương tác, các chỉ số đánh giá có liên quan theo thời gian ngày/ tuần.

IV. Quy trình lập kế hoạch truyền thông hiệu quả

Quy trình lập kế hoạch truyền thông là một chuỗi các bước cụ thể và tuần tự nhằm đảm bảo rằng mọi thông điệp truyền thông từ doanh nghiệp sẽ tiếp cận công chúng mục tiêu một cách hiệu quả và đúng thời điểm. Dưới đây là các bước cơ bản của quy trình này bà bạn có thể tham khảo và áp dụng tại doanh nghiệp:

Bước 1: Xác định mục tiêu truyền thông

Đầu tiên, cần xác định rõ mục tiêu truyền thông của kế hoạch. Mục tiêu có thể bao gồm tăng nhận diện thương hiệu, nâng cao uy tín, cải thiện doanh số, hay thay đổi nhận thức của công chúng về sản phẩm hoặc dịch vụ.

Bước 2: Phân tích đối tượng mục tiêu

Tìm hiểu và phân tích đối tượng mà doanh nghiệp muốn tiếp cận. Một số đặc điểm mà doanh nghiệp cần phân tích có thể bao gồm: Đặc điểm nhân khẩu học (tuổi, giới tính, nghề nghiệp), sở thích, hành vi và các vấn đề mà họ quan tâm.

Bước 3: Xây dựng thông điệp

Bản kế hoạch truyền thông cần bao gồm thông điệp cốt lõi mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Thông điệp được phát triển và truyền thông cần ngắn gọn, dễ hiểu, và phải phù hợp với đối tượng mục tiêu để tạo sự liên kết và thu hút sự chú ý của họ.

Bước 4: Lựa chọn các kênh truyền thông

Dựa trên kết quả phân tích đối tượng mục tiêu, doanh nghiệp sẽ chọn lựa các kênh truyền thông phù hợp nhất để đưa thông điệp đến công chúng. Các kênh có thể bao gồm truyền thông xã hội, báo chí, truyền hình, email marketing, hoặc quảng cáo trực tuyến tùy vào mục tiêu truyền thông, thói quen và hành vi của người dùng.

Bước 5: Lập ngân sách và phân bổ nguồn lực

Nhà quản lý cần xác định ngân sách, dự trù kinh phí dành cho từng hoạt động truyền thông, đồng thời phân bổ nguồn lực (nhân sự, thời gian, công cụ) để triển khai các hoạt động một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

Bước 6: Thiết lập thời gian biểu

Sau khi đã xác định những hoạt động truyền thông cần triển khai, bạn sẽ cần lên kế hoạch cụ thể về thời gian triển khai các hoạt động truyền thông. Đảm bảo rằng các thông điệp được truyền tải đúng thời điểm, phù hợp với từng giai đoạn chiến lược.

Bước 7: Thực hiện kế hoạch

Sau khi hoàn chỉnh bản kế hoạch, doanh nghiệp sẽ cần bắt đầu triển khai các hoạt động truyền thông theo kế hoạch đã lập, đảm bảo mọi thông điệp và kênh truyền thông được vận hành một cách nhất quán và hiệu quả.

Bước 8: Theo dõi và đo lường hiệu quả

Sau mỗi giai đoạn, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi các chỉ số hiệu quả (KPIs) như lượt tiếp cận, tương tác, chuyển đổi, và phản hồi của khách hàng. Dựa trên các kết quả này, nhà quản lý sẽ có cơ sở để đánh giá hiệu suất và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.

Bước 9: Tổng kết và rút kinh nghiệm

Cuối cùng, sau khi chiến dịch kết thúc, doanh nghiệp nên tổng kết những gì đã đạt được so với mục tiêu ban đầu, rút ra các bài học kinh nghiệm để cải thiện cho các chiến dịch trong tương lai.

V. Mô hình SMCRFN – nền tảng xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả

Bên cạnh tham khảo các mẫu kế hoạch, doanh nghiệp không thể bỏ qua sử dụng mô hình SMCRFN khi xây dựng các kế hoạch truyền thông. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ thành công của kế hoạch. 

Mô hình SMCRFN bao gồm các yếu tố sau: 

• S (Source – Nguồn): Xác định các nguồn cung thông thông tin. Có thể là cá nhân, nhà cung cấp, các kênh truyền thông,…
• M (Massage – Thông điệp): Đưa ra thông điệp chính doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng.
• C (Channel – Kênh): Lựa chọn các kênh thực hiện truyền thông. Ví dụ như: mạng xã hội, báo, truyền hình, email marketing,…
• R ( Receiver- người nhận): Vẽ chân dung đối tượng mục tiêu muốn tiếp cận trong kế hoạch truyền thông. Hiểu rõ nhu cầu, nỗi đau, thói quen,… để có chiến lược phù hợp. 
• F (Feedback – Phản hồi): Thu thập và phân tích phản hồi của khách hàng để có những đánh giá khách quan và đa chiều về hiệu quả của chiến dịch. Từ đó, khắc phục những điểm yếu và đẩy mạnh những điểm tốt cho những hoạt động sau. 
• N (Noise – Nhiễu): Những cản trở ảnh hưởng đến quá trình truyền thông như: thông tin sai lệch, đường truyền không ổn định,…  

VI. Cách điều phối và quản lý kế hoạch truyền thông hiệu quả

Trong quá trình triển khai kế hoạch, nhiều doanh nghiệp thường xuyên rơi vào tình trạng mất kiểm soát, không nắm bắt được tiến độ công việc. Điều này đã ảnh hưởng không ít đến hiệu quả truyền thông của doanh nghiệp. Do đó, trong quá trình điều phối và quản lý kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp cần lưu ý: 

• Hiểu và nắm rõ mục tiêu: Mục tiêu phải phù hợp và có thể đo lường được. Các thành viên tham gia vào thực hiện kế hoạch phải nắm bắt được tiến độ cũng như công việc được giao đến tổng thể. Có như vậy mọi thành viên mới hỗ trợ nhau, chung sức góp phần xây dựng mục tiêu chung. 
• Theo dõi và bám sát kế hoạch: Thực hiện báo cáo công việc theo từng thời gian biểu hoặc ngay sau khi hoàn thành phải báo cáo đến người quản lý hoặc các bộ phận có liên quan để nắm bắt kịp thời. Sau đó, tiếp tục điều phối và triển khai các hoạt động tiếp theo. 
• Phân bổ nguồn lực phù hợp: Tránh tình trạng chồng chéo công việc, không đảm bảo được thời gian hoàn thành công việc, ảnh hưởng đến các hoạt động chung. 
• Xây dựng hệ quy chiếu, đánh giá chuẩn: Đưa ra từng deadline cho từng công việc dễ dễ kiểm soát. Các đánh giá đảm bảo tính minh bạch, xác thực và công bằng.

Trong quá trình điều phối và quản lý kế hoạch truyền thông, nhiều doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong vấn đề quản lý bằng các phương pháp thủ công. Việc trao đổi thông tin qua nhiều nhóm chat khác nhau, các file dữ liệu phân tán từ nhiều nguồn, tiến độ công việc báo cáo rời rạc theo từng cá nhân,… dẫn tới tình trạng tốn kém thời gian và công sức. Nhà quản lý khó có thể có cái nhìn tổng quan và chi tiết nhất khi triển khai kế hoạch.

Chính vì những bất tiện này, tính năng quản lý công việc đã được 1Office nghiên cứu và phát triển giúp doanh nghiệp quản lý công việc và giám sát tiến độ dự án dễ dàng. Đã có rất nhiều doanh nghiệp lớn đã tin dùng tính năng này của 1Office bởi khả năng: 

• Hỗ trợ lên kế hoạch: Tham gia vào hoạt động xây dựng kế hoạch, tái sử dụng những kế hoạch đã từng triển khai trước đây, phân bổ nhân sự thực hiện chi tiết. 
• Theo dõi & quản lý tiến độ công việc: Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc dưới các màn hình Gantt KanBan. Update liên tục trạng thái công việc như đang thực hiện, đã hoàn thành,…
• Tương tác trong dự án: Thảo luận trực tiếp trên dự án không cần thông qua nhóm chat, tích hợp các thông tin/ tài liệu có liên quan đến dự án, công việc trong dự án đồng bộ với lịch biểu cá nhân.
• Báo cáo, đánh giá hiệu quả công việc: Tự động cập nhật báo cáo đồng bộ trên toàn kế hoạch. Nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả công việc và hiệu suất làm việc của nhân sự chính xác. 

Nhận tư vấn và & Demo miễn phí

VII. Một số câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa truyền thông trả phí và truyền thông không trả phí là gì?

Truyền thông trả phí:  Với phương thức truyền thông trả phí, doanh nghiệp sẽ phải chi tiền để quảng cáo hoặc truyền tải thông điệp của mình thông qua các kênh như: Facebook Ads, Google Ads, báo đài, truyền hình, báo chí,….

Ưu điểm:

• Dễ dàng kiểm soát thời gian và phạm vi tiếp cận của thông điệp, nhắm đúng đối tượng mục tiêu.
• Dễ dàng đo lường hiệu quả thông qua các chỉ số (CPM, CPC, CTR,…).
• Nhanh chóng đạt kết quả trong việc tăng tương tác, nhận diện thương hiệu hoặc doanh số.

Hạn chế: 

• Chi phí cao, đặc biệt khi doanh nghiệp muốn duy trì dài lâu
• Có thể gây những phản ứng khó chịu, tiêu cực tới đối tượng tiếp cận

 

Truyền thông không trả phí: Phương thức này bao gồm các hoạt động truyền thông không yêu cầu chi phí trực tiếp như PR, truyền thông mạng xã hội tự nhiên (organic), SEO, truyền miệng, hay bài viết từ các phương tiện thông tin đại chúng.

Ưu điểm:

• Chi phí thấp hoặc miễn phí. 
• Tạo ra niềm tin và tính chân thực, vì thông điệp có thể xuất phát từ các nguồn tin đáng tin cậy hoặc từ cộng đồng.
• Hiệu quả lâu dài, nhất là trong SEO và xây dựng uy tín thương hiệu.

Hạn chế:

• Khó kiểm soát phạm vi và tốc độ lan tỏa thông điệp.
• Hiệu quả chậm và đòi hỏi thời gian, công sức để tạo dựng nội dung có giá trị.
• Có thể gặp phải tình trạng không tiếp cận đúng đối tượng nếu thông điệp không đủ mạnh.

Những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình truyền thông là gì? 

Một số rủi ro trong quá trình truyền thông mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải có thể kể đến như:

• Thông điệp không rõ ràng hoặc gây hiểu lầm: Rủi ro phổ biến nhất là truyền tải thông điệp không rõ ràng, khiến đối tượng mục tiêu hiểu nhầm hoặc không nắm bắt được ý định của doanh nghiệp. Điều này có thể gây hiểu lầm, làm mất lòng tin hoặc làm tổn hại đến uy tín thương hiệu.
• Phản ứng tiêu cực từ công chúng: Nếu không cẩn thận trong việc xử lý và kiểm soát thông tin nhạy cảm (như văn hóa, xã hội, chính trị), doanh nghiệp có thể đối mặt với phản ứng tiêu cực từ cộng đồng, thậm chí là khủng hoảng truyền thông.
• Chọn sai kênh truyền thông: Lựa chọn kênh truyền thông không phù hợp với đối tượng mục tiêu có thể khiến thông điệp không đến được đúng đối tượng hoặc bị lãng phí nguồn lực.
• Quá phụ thuộc vào truyền thông trả phí: Nếu doanh nghiệp không xây dựng và đầu tư cho các chiến lược lâu dài như SEO hay PR, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc duy trì mức độ nhận diện khi ngân sách bị cắt giảm.
• Thay đổi thị trường và đối thủ cạnh tranh: Khi môi trường kinh doanh có sự biến động, cạnh tranh gay gắt hơn, hiệu quả của việc truyền thông có thể bị ảnh hưởng, không đạt hiệu quả như kì vọng. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ cần có kế hoạch dự phòng nếu không muốn bị mất ưu thế hoặc bỏ lỡ cơ hội.
• Thiếu sự phối hợp giữa các kênh: Truyền thông qua nhiều kênh nhưng thiếu đi sự nhất quán về thông điệp sẽ làm giảm tính hiệu quả và tạo sự bối rối tới khách hàng.
• Đo lường hiệu quả không chính xác: Sai lầm trong việc thiết lập các chỉ số đánh giá hoặc dữ liệu đo lường không chính xác, thiếu cơ sở sẽ khiến doanh nghiệp hiểu sai về hiệu quả của chiến dịch, dẫn đến những quyết định sai lầm trong tương lai.

Kênh truyền thông nào là hiệu quả nhất?

Hiện nay, không có kênh truyền thông nào là hiệu quả nhất một cách tuyệt đối, cho mọi doanh nghiệp hay chiến dịch truyền thông. Để có thể chọn kênh truyền thông phù hợp và hiệu quả, bạn sẽ cần xem xét đến một số yếu tố bao gồm:

• Đối tượng mục tiêu: Kênh truyền thông hiệu quả nhất là kênh mà đối tượng mục tiêu thường xuyên sử dụng.
• Loại thông điệp: Kênh truyền thông sẽ cần phù hợp với nội dung và hình thức thông điệp doanh nghiệp muốn truyền thông.
• Ngân sách truyền thông: Bạn sẽ cần cân đối và điều chỉnh các kênh truyền thông sao cho phù hợp với ngân sách đề ra
• Mục tiêu của chiến dịch: Tùy vào mục tiêu của chiến dịch truyền thông (tăng doanh thu, tăng mức độ nhận diện,…) doanh nghiệp sẽ lựa chọn kênh truyền thông sao cho phù hợp.
• Sự tích hợp và đa kênh: Để chiến dịch truyền thông đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp sẽ cần lan tỏa thông điệp trên đa nền tảng, đa kênh truyền thông nhằm tạo sự đồng bộ và củng cố thông điệp ở nhiều điểm chạm khác nhau.

 

Trên đây là 6 mẫu kế hoạch truyền thông cũng như cách điều phối và quản lý kế hoạch truyền thông hiệu quả. Hy vọng nội dung bài viết giúp bạn có thêm nhiều ý tưởng và phương hướng mới mẻ cho kế hoạch truyền thông sắp tới của mình. Chúc bạn thành công!