Chia sẻ những tiêu chí chọn mua phần mềm CRM chất lượng cho doanh nghiệp
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều giải pháp CRM hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh hiệu quả. Làm thế nào để mua phần mềm CRM uy tín, chất lượng, xứng đáng với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra quả thực là một bài toán khó của không ít chủ doanh nghiệp. Trong bài viết hôm nay, 1Office sẽ chia sẻ đến bạn kinh nghiệm lựa chọn phần mềm quản lý quan hệ khách hàng phù hợp, chất lượng nhất, giúp tối ưu vận hành và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Mục lục
I. Quy trình chọn mua phần mềm CRM cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định nhu cầu
Phần mềm CRM là giải pháp được phát triển để giải quyết các vấn đề trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bởi vậy trước hết nó phải đáp ứng đúng và đủ nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, có khả năng tháo gỡ các nút thắt trong quy trình bán hàng và công tác quản trị quan hệ khách hàng. Cố gắng đầu tư một phần mềm CRM với hàng loạt các tính năng không cần thiết hay mua phần mềm CRM không có đủ công cụ để phục vụ hoạt động bán hàng đều là những khoản chi tiêu lãng phí.
Do đó, muốn lựa chọn được một phần mềm chất lượng, phù hợp với khả năng và tình trạng doanh nghiệp thì trước hết phải xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh và nhu cầu sử dụng của mình. Để làm được điều này, nhà quản lý cần xem xét những yếu tố sau:
- Doanh nghiệp có gặp khó khăn trong việc tiếp cận và chuyển đổi khách hàng không?
- Bộ phận nào sẽ là người dùng cuối của phần mềm CRM?
- Định hướng tăng trưởng kinh doanh trong thời gian tới là gì?
- Doanh nghiệp cần đẩy mạnh/ đầu tư vào hoạt động nào để tăng hiệu quả kinh doanh?
- Phạm vi ngân sách cho phần mềm CRM là bao nhiêu?
Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ quyết định hệ thống CRM nào có khả năng giải quyết được bài toán cho doanh nghiệp để đưa ra phương án lựa chọn phù hợp.
Bước 2: Xác định các tính năng phải có của giải pháp CRM
Các hệ thống quản lý kinh doanh bao gồm rất nhiều bộ công cụ hỗ trợ cho nhiều nghiệp vụ khác nhau trong doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế, không phải tính năng nào cũng được khai thác triệt để khi đưa vào hoạt động. Bởi vậy, nếu có thể thì chỉ doanh nghiệp chỉ cần mua phần mềm CRM cho phép lựa chọn các gói tính năng hoặc bộ công cụ cần thiết để vừa đáp ứng được nhu cầu sử dụng, vừa tiết kiệm tối đa chi phí.
Ví dụ, doanh nghiệp kinh doanh có tệp khách hàng cá nhân lớn, lên đến hàng nghìn người thường sẽ ưu tiên lựa chọn những giải pháp CRM có tính năng quản lý liên hệ mạnh mẽ, cho phép sàng lọc và phân loại data khách hàng. Trong khi đó, những doanh nghiệp muốn đầu tư vào Marketing để tăng khả năng tiếp cận khách hàng và thu hút tệp khách hàng mới thì sẽ chú trọng hơn vào các tính năng tự động hóa Marketing của sản phẩm.
TÌM HIỂU CÁC TÍNH NĂNG CRM CHUYÊN NGHIỆP CỦA 1OFFICE
Bước 3: Demo và Dùng thử phần mềm
Trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm CRM, doanh nghiệp cần yêu cầu một buổi demo trực tiếp phần mềm từ nhà cung cấp. Demo phần mềm giúp doanh nghiệp được trải nghiệm một cách trực quan để hiểu được cách thức mà nền tảng vận hành cũng như hỗ trợ cho các nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp như thế nào. Đồng thời trong buổi demo, phía nhà cung cấp sẽ giải đáp những thắc mắc liên quan đến phần mềm để cho khách hàng một cái nhìn toàn diện nhất.
Công đoạn tiếp theo trước khi đi đến cuối cùng đó chính là thử nghiệm khả năng áp dụng vào thực tế của phần mềm. Đa số các nhà cung cấp sẽ cho doanh nghiệp dùng thử phần mềm miễn phí trong vòng 1 tháng. Thời gian dùng thử này cho phép người dùng kiểm tra mức độ thân thiện của nền tảng cũng như hiệu quả thực tế mà nó mang lại trong hoạt động kinh doanh và quản trị mối quan hệ với khách hàng.
Và cuối cùng, trước khi đạt được thỏa thuận với nhà cung cấp, hãy đảm bảo đội ngũ nhân sự chấp thuận các tính năng và trải nghiệm người dùng của giải pháp CRM mà bạn chọn.
Xem thêm: TOP 10 phần mềm CRM được doanh nghiệp ưa chuộng nhất hiện nay
II. Tổng hợp 8+ Tiêu chí cần cân nhắc khi mua phần mềm CRM
1. Khả năng đáp ứng các nghiệp vụ kinh doanh
Một phần mềm quản trị kinh doanh chất lượng cần trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết để đáp ứng các nghiệp vụ kinh doanh trong doanh nghiệp.
Một hệ thống CRM hoàn thiện cần phải có những chức năng cơ bản sau:
- Quản lý liên hệ
- Thu thập, dự báo và phân tích dữ liệu khách hàng
- Tự động hóa tiếp thị
- Tự động hóa quy trình bán hàng
- Hỗ trợ chăm sóc khách hàng
2. Mức độ khả thi trong quá trình triển khai
Khi đánh giá mức độ khả thi khi ứng dụng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM, nhà quản trị cần cân nhắc những yếu tố sau:
- Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp có đủ điều kiện để triển khai hệ thống hay không?
- Người dùng cuối cùng có chấp nhận hệ thống hay không?
- Phần mềm có khả năng tích hợp với các ứng dụng có sẵn của doanh nghiệp hay không?
3. Sự tương thích, đồng bộ trên các thiết bị
Hiện nay do tính chất làm việc linh hoạt, nhiều doanh nghiệp ưu tiên các phần mềm quản lý khách hàng có khả năng truy cập và làm việc trên mọi thiết bị (điện thoại di động, máy tính bảng, laptop,…), cung cấp không gian làm việc số hóa cho nhân sự ở mọi lúc mọi nơi.
Ví dụ, một phần mềm CRM sẽ thuận tiện hơn rất nhiều khi cho phép cấp trên ký duyệt hợp đồng và báo giá trên điện thoại, khi đang di chuyển hoặc làm việc từ xa.
Cũng bởi lý do này mà các giải pháp CRM On-Cloud được sử dụng phổ biến hơn các gói On-Premise bởi khả năng đồng bộ hóa dữ liệu và tương thích với nhiều nền tảng, hệ điều hành khác nhau.
4. Khả năng tích hợp và mở rộng
Ở mỗi tiến trình phát triển, doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm nhiều nhu cầu kinh doanh hơn. Như vậy thì phần mềm quản lý quan hệ khách hàng cũng phải có đủ khả năng để đáp ứng và thích nghi với sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Nghĩa là hệ thống CRM cần có chức năng tích hợp với các ứng dụng khác, đồng thời mở rộng thêm các tính năng nâng cao để phục vụ cho hoạt động của công ty.
Một phần mềm quản lý kinh doanh sở hữu ưu điểm này sẽ cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không gặp bất kỳ trở ngại nào về nguồn lực và hiệu suất.
5. Khả năng bảo mật
Dữ liệu khách hàng là một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Vậy nên nhiệm vụ của hệ thống quản lý kinh doanh là phải đảm bảo lưu trữ thông tin khách hàng một cách an toàn nhất để phòng ngừa mọi rủi ro rò rỉ dữ liệu.
Khi cân nhắc giữa các giải pháp CRM khác nhau, hãy ưu tiên lựa chọn các phần mềm có tính năng bảo mật mạnh mẽ, bao gồm kiểm soát quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và các giao thức bảo mật phân lớp khác.
6. Mức độ dễ sử dụng
Một phần mềm quá phức tạp với những thao tác lằng nhằng, rối rắm không những không giúp thúc đẩy doanh số bán hàng mà còn có khả năng làm giảm hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Bởi vậy, mức độ dễ sử dụng cũng là một trong những tiêu chí quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn các giải pháp CRM, nhất là đối với những doanh nghiệp có lực lượng lao động hạn chế về khả năng tiếp cận công nghệ.
Mức độ dễ sử dụng của một phần mềm CRM được xem xét dựa trên các yếu tố sau:
- Người dùng có phải thực hiện nhiều thao tác trên một công việc/quy trình hay không?
- Giao diện của hệ thống có tối giản, dễ nhìn không?
- Có mất nhiều thời gian để đào tạo, hướng dẫn nhân sự cách sử dụng phần mềm không?
7. Đơn vị cung cấp uy tín
Hiện nay có rất nhiều các giải pháp quản lý khách hàng trôi nổi trên thị trường không rõ nguồn gốc và đơn vị cung cấp. Những phần mềm này thường là phiên bản miễn phí, không yêu cầu doanh nghiệp phải chi trả bất cứ khoản nào nhưng lại tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ gây rò rỉ dữ liệu bởi hệ thống bảo mật lỏng lẻo, kém chất lượng.
Bởi vậy, hãy tìm hiểu và lựa chọn những địa chỉ bán phần mềm CRM của các nhà cung cấp uy tín, có tiếng trong lĩnh vực để nhận được sự bảo đảm về chất lượng sản phẩm. Đồng thời, hãy tham khảo các case study triển khai phần mềm thành công của nhà cung cấp và tham khảo đánh giá phần mềm CRM của các khách hàng trước đó để kiểm chứng độ tin cậy.
8. Dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp
Không có một phần mềm dịch vụ nào có thể vận hành trơn tru, ăn khớp với quy trình của doanh nghiệp nếu thiếu đi sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp. Chắc chắn rằng khi đưa phần mềm CRM vào hoạt động sẽ có rất nhiều các vấn đề phát sinh, sai lệch so với dự kiến, đòi hỏi các phương án xử lý kịp thời.
Một nhà cung cấp với dịch vụ chăm sóc khách hàng tệ, phản hồi chậm trễ hoặc không nhiệt tình sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào bế tắc, trì trệ trong công tác vận hành và có nguy cơ bỏ lỡ nhiều cơ hội bán hàng tiềm năng. Bởi vậy, hãy cân nhắc thật kỹ lưỡng khi lựa chọn đối tác để triển khai hệ thống.
Xem thêm: Phần mềm 1Office là gì? Giới thiệu tổng quan nền tảng quản trị doanh nghiệp 1Office.vn
III. Những sai lầm cần tránh khi chọn mua phần mềm CRM
1. Không tham khảo ý kiến người dùng
Một số công ty chỉ tham khảo ý kiến của giám đốc điều hành khi mua phần mềm CRM mà bỏ qua cảm nhận của người dùng cuối cùng – đội ngũ nhân sự trực tiếp sử dụng và vận hành hệ thống. Điều này có thể gây ra tình trạng bất bình, phản kháng của các nhân viên khi họ cảm thấy phần mềm không phù hợp hoặc gây ra những khó khăn trong công việc của họ.
Bởi vậy, hãy tham khảo trước ý kiến của người dùng trước khi đưa vào áp dụng phần mềm và cân nhắc lựa chọn hệ thống quản lý bán hàng dựa trên cảm nhận của các nhân viên.
2. Triển khai CRM mà không cần Chiến lược bán hàng
Phần mềm CRM chỉ là công cụ, không phải là giải pháp cho mọi vấn đề của doanh nghiệp. Nó không thể giúp tối ưu quy trình vận hành và tháo gỡ các nút thắt trong hoạt động bán hàng nếu như bản thân doanh nghiệp không có chiến lược sử dụng và lộ trình bài bản.
Vậy nên trước khi cân nhắc mua phần mềm, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn tệp khách hàng mục tiêu và chiến lược bán hàng, sau đó sử dụng các công cụ CRM để hiện thực hóa các phương án tiếp cận khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng.
4. Tin rằng một mức giá cao sẽ mang lại giải pháp tốt hơn
Một số người tin rằng chỉ cần cần đầu tư vào một phần mềm đắt tiền là đã có trong tay bộ công cụ ưu việt nhất để sử dụng. Đây là một quan niệm sai lầm.
Thực chất, phần mềm CRM tốt nhất là phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp bạn. Nhiều phần mềm quản lý bán hàng với bộ công cụ phong phú, các tính năng chuyên sâu nhưng lại không phù hợp với mô hình hoạt động của ngành bán lẻ, xây dựng hoặc giáo dục. Trong khi đó, có những lựa chọn với giá thành mềm hơn rất nhiều và được chuẩn hóa để phục vụ một số lĩnh vực nhất định.
5. Không tính toán đến chi phí chìm
Một sai lầm phổ biến khi mua phần mềm CRM mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải đó là không tính toán đến các khoản chi phí chìm. Đây là những khoản phí phát sinh trong quá trình cài đặt và duy trì các chức năng của phần mềm mà có thể một số nhà cung cấp sẽ không đề cập đến. Điều này có thể khiến mức giá phần mềm CRM mà doanh nghiệp đầu tư bị độn lên rất nhiều. Một số chi phí ẩn mà bạn cần quan tâm bao gồm:
- Phí nâng cấp
- Phí mua thêm dung lượng
- Phí tích hợp
- Phí di chuyển dữ liệu
IV. 1Office – Đơn vị cung cấp giải pháp CRM uy tín hàng đầu thị trường
1Office CRM là hệ thống quản lý bán hàng ưu việt nhất trên thị trường hiện nay. Với 7 năm kinh nghiệm tư vấn chuyển đổi số và triển khai hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp, 1Office là nền tảng cung cấp giải pháp CRM chất lượng, chuyên nghiệp được kiểm chứng bởi hơn 5.000 khách hàng doanh nghiệp.
Tính năng nổi bật
Hỗ trợ quản lý chiến dịch marketing
- Một công cụ đơn giản giúp dễ dàng lên kế hoạch cho các chiến dịch Email marketing và SMS.
- Cung cấp các Báo cáo thống kê chi tiết từng chiến dịch: Email, SMS, đồng thời đánh giá hiệu quả chuyển đổi của từng chiến dịch
Quản lý data khách hàng
- Số hóa toàn bộ danh sách khách hàng tiềm năng, đầy đủ trường thông tin mô tả về một khách hàng (tổ chức – cá nhân)
- Phân loại data theo nhiều trạng thái, gán nhãn/thẻ, nguồn data. Dễ dàng tạo các bộ lọc data theo nhiều các tiêu chí để tức thời tra cứu
Tự động hóa quy trình bán hàng
- Tự động hóa các khâu trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp như: Báo giá – Phê duyệt hợp đồng – Xuất phiếu thu/chi
Chăm sóc khách hàng tự động
- Hệ thống cảnh báo thông minh không bỏ sót chăm sóc khách hàng. Nhắc nhở bổ sung thông tin thiếu, sinh nhật khách hàng
- Xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng tự động, cá nhân hóa theo từng đối tượng khách hàng
Bài viết trên đây của 1Office đã cung cấp cho các bạn những kinh nghiệm khi mua phần mềm CRM cũng như giới thiệu giải pháp phần mềm quản lý bán hàng ưu việt nhất thị trường. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm demo phần mềm quản lý bán hàng 1Office, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
