Những cách quản lý khách sạn đơn giản mang lại hiệu quả bất ngờ

Nghề khách sạn đang dần phổ biến những năm gần đây. Trở thành một nhà quản trị khách sạn giỏi là điều không dễ. Nó đòi hỏi bạn phải có đủ nghiệp vụ và kỹ năng cần thiết. Bài viết sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian để trở thành quản lý thông qua 4 cách quản lý khách sạn hiệu quả dưới đây.

Quản lý khách sạn là gì?

Quản lý khách sạn là quản lý công việc, dự án liên quan đến vòng vận hành của khách sạn. Từ quản lý thu chi, chịu trách nhiệm khách hàng đến hoạt động kinh doanh …. Người quản lý còn phải quan tâm đến việc sắp xếp nhân sự sao cho có hiệu quả. Lễ tân nhận khách ra sao, buồng phòng phục vụ như nào … đều phải nắm được.

Người quản lý sẽ cần biết cả nghiệp vụ về quảng cáo, tài chính, khách hàng. Bởi như vậy mới dễ để phối hợp thực hiện. Đồng thời họ còn cần xây dựng các tiêu chuẩn về kỷ luật, làm gương cho nhân viên. Các xu hướng trong ngành khách sạn thay đổi từng ngày. Nên người chủ phải có những cách quản lý khách sạn hiệu quả để thích nghi và đáp ứng phù hợp.

Bài toán đau đầu trong quản lý khách sạn

Bất cứ ngành nghề nào cũng có áp lực và nỗi khó riêng. Khó khăn của ngành khách sạn đến từ nhiều yếu tố khác nhau. Có thể là: khách hàng, nhân viên, công việc, đối thủ …

• Khách hàng phàn nàn

Khách hàng là thượng đế. Mà không phải lúc nào thượng đế cũng hài lòng với những gì bạn phục vụ. Tình trạng bức xúc về việc phòng dọn dẹp xảy ra rất nhiều. Họ không hài lòng với chất lượng phòng, với cách bài trí, sự sạch sẽ ….

Phàn nàn cũng có thể đến từ vấn đề bị mất hành lý, thái độ nhân viên. Các lý do này đa số đến từ việc kiểm soát tài sản, dịch vụ khách hàng chưa tốt.  Rất nhiều sự cố khách hàng sinh ra từ những lí do tưởng như không có gì cả. Người quản lý cần để ý, tìm hiểu khách hàng để giải quyết thấu đáo nhất. 

•  Nhân sự bị quá tải

Tình trạng người làm, người chơi diễn ra ở rất nhiều khách sạn. Bởi lẽ, quản lý cấp trung không có những mẫu tổng hợp công việc của từng nhân sự. Các quản lý chỉ thông qua các hình thức giao việc bằng miệng, bằng chat truyền thống. Nên lượng công việc chưa được phân bổ hợp lý. Và đôi khi nhân sự có tình trạng lách việc, đùn đẩy việc dẫn đến quá tải công việc. 

Bộ phận kinh doanh nhận khách, nhưng lại không chuyển luôn qua cho bộ phận lễ tân sắp phòng. Đến khi chuyển đồng loạt quá nhiều khách thì bộ phận phòng bị thụ động. Và quá tải lượng phòng đã sắp dẫn đến quá tải khách và xảy ra sự cố. Đây là ví dụ điển hình cho việc sắp xếp công việc bất hợp lý, ảnh hưởng xấu tới khách sạn.

• Thất thoát tài chính

Minh bạch tài chính là điều mà khách sạn nào cùng muốn. Nhưng không phải ai cũng làm được. Nhất là với các khách sạn vừa và nhỏ, quản lý tài chính thủ công hoặc qua biểu bảng. Lễ tân hay thu ngân có thể phối hợp với nhau để nhập sai dữ liệu, gian dối tiền thu về của ca hôm ấy. Đây thực sự là tình trạng đáng báo động mà các chủ khách sạn, người quản lý cần xem xét và lưu tâm xử lý.

Khách sạn là một ngành đầy tiềm năng nhưng cũng nhiều thách thức. Người quản lý phải luôn cập nhật các xu thế, đưa ra các cách quản lý khách sạn hiệu quả  để cùng tồn tại, phát triển.

Cách quản lý khách sạn đơn giản 

• Kiểm soát công việc

Kiểm soát công việc của nhân sự giúp quản lý nắm bắt được tình hình, có căn cứ để đề xuất bước tiếp theo. Có nhiều cách khác nhau để kiểm soát công việc trong một khách sạn. Người quản trị có thể quản lý theo chức vụ, vị trí, hoặc theo dự án, hoặc theo mục tiêu cần đạt. Mỗi công việc sẽ có thời gian hoàn thành không giống nhau. Nhà quản trị căn cứ vào tiến độ và tiêu chí đánh giá chất lượng của công việc để đánh giá.

Bên cạnh việc phân chia công việc để kiểm soát, người quản lý cần biết giao việc và phân quyền. Điều đó có nghĩa là, ai sẽ làm gì, ở mức độ nào, ai được kiểm soát ai. Việc này sẽ giúp hạn chế chồng chéo công việc, đảm bảo người được giao và bộ phận quản lý của họ đều biết việc để cùng giúp nhau hoàn thành. 

• Quan sát và lắng nghe

Để tránh những sự cố khách hàng không cần thiết, người quản lý phải rất tinh tế trong việc quan sát và lắng nghe. Quan sát để xem thái độ và phản ứng của khách hàng như nào với chất lượng dịch vụ của khách sạn. Lắng nghe xung quanh để có sự thấu hiểu đa chiều về nguyên do sự việc. Kỹ năng này cực kỳ cần thiết, giúp nhà quản lý bình tĩnh để xem xét và tìm hiểu. Từ đó đưa ra các hướng xử lý phù hợp. 

• Giao tiếp và tương tác

Sẽ chẳng thể nào hiểu hết vì sao nhân viên lại cư xử như này nếu không giao tiếp và tương tác với hộ. Việc tương tác nội bộ giúp quản lý nắm bắt được tâm lý nhân viên, đưa ra các chia sẻ và lời khuyên hữu ích với họ. Việc cả hệ thống khách sạn giao tiếp, tương tác với nhau sẽ khiến công việc bớt khô cứng. Từ đó góp phần đẩy mạnh hoạt động văn hóa nội bộ, giúp nhân sự gắn kết với nhau và tăng sự gắn bó với công ty. 

Tận dụng ưu thế của nền tảng quản lý 1Office trong quản lý khách sạn

4.0 đã lên ngôi, nhà quản lý càng cần tận dụng triệt để lợi thế của các phần mềm quản lý để tối ưu công việc. Nền tảng quản trị tổng thể cho ngành khách sạn 1Office ra đời để xử lý triệt để những hạn chế của ngành này. Cụ thể

• Kiểm soát kho, thu chi tài chính chặt chẽ

Đau đầu về thất thoát tài chính và vật tư? Thì giờ đây 1Office có luôn hệ thống quản lý kho và quản lý bán hàng hiệu quả. Các phiếu xuất nhập thiết bị đều làm online và được phân quyền quản lý, ký duyệt và không gian lận được. Đặc biệt hệ thống quản lý bán hàng sẽ nhập khách hàng, phòng theo doanh thu thật, không chỉnh sửa được để đảm bảo doanh thu bán được giữ đúng.

• Chấm công cho nhiều ca kíp, tự động liên kết bảng lương

Nỗi trăn trở trong ngành khách sạn là có quá nhiều ca kíp và lượng nhân viên làm việc khác nhau. Ca ngày, ca đêm, ca thẳng, ca gãy… Vậy thống kê và tổng hợp như nào. 1Office đã giải quyết tối ưu việc đó khi có thể tự động chuyển dữ liệu của nhiều công khác nhau vào bảng công, và kết nối sang bảng lương chính xác. Không còn phải tốn 2-3 nhân sự tổng hợp, mà giờ chỉ có 1 hệ thống đã làm được tất cả.

• 1Office cho phép quản trị công việc linh hoạt

Phân hệ Workplace giúp bạn có thể quản lý công việc và doanh nghiệp từ xa. Có thể giao việc theo dự án hoặc nhân sự. Với các màn hình Gantt-chart và Kaban giúp dễ dàng nhìn thấy toàn bộ tiến trình làm việc của nhân sự. Đặc biệt, nhân viên còn có thể tương tác, phản hồi về chất lượng công việc với sếp trên cùng 1 nền tảng. Điều này giúp rút ngắn thời gian làm, tăng năng suất công việc. 

• Xây dựng tương tác và văn hóa nội bộ

1Office có tính năng Social – như 1 mạng xã hội nội bộ cho hệ thống khách sạn tương tác và thảo luận trực tiếp. Có thể xây dựng các hoạt động văn hóa nội bộ trên đó, hoặc các post thảo luận. Thay vì nhân viên phải thoát ra vào lại nhóm facebook để nhận thông tin nội bộ, nhóm zalo để tương tác, box chat … Thì giờ đây chỉ trên 1 màn hình, họ có thể làm tất cả. Vừa tiết kiệm thời gian, lại tránh xao nhãng công việc. 

Tổng kết: 

Cách quản lý khách sạn hiệu quả thì có rất nhiều. Người quản lý cần sáng suốt, linh hoạt để chọn lọc và vận dụng phù hợp. Liên hệ ngay với 1Office – Nền tảng quản trị tổng thể cho khách sạn hoặc gọi 083 483 8888 để được tư vấn tận tình nhất. 

Xem thêm: 10 chiến lược quản lý đa dự án thành công