10 chiến lược quản lý đa dự án thành công
Khi bạn quản lý một đội ngũ hay một chương trình, khả năng cao bạn sẽ rơi vào tình trạng có nhiều dự án đang tiến trình trong cùng một lúc. Nhưng việc kiểm soát tất cả các yếu tố liên quan có thể phức tạp và đòi hỏi các quyết định nhanh chóng. Nếu không có một quy trình tốt để quản lý vô vàn những dự án, sẽ rất khó để xác định các ưu tiên, hỗ trợ team quản lý các nguồn lực hiệu quả và xác nhận rằng các deadline vẫn đang được đáp ứng.
May mắn thay, luôn luôn hiện hữu những giải pháp. Cho dù bạn đang gồng mình để quản lý công việc đa dự án, hay đảm bảo đội ngũ của bạn không bị quá tải, mười chiến lược này sẽ dẫn doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng.
1. Chọn một địa điểm để lưu trữ tất cả những dự án của bạn
- Vấn đề: bạn thiếu tầm nhìn về tất cả các dự án của mình.
- Giải pháp: Lập kế hoạch và quản lý tất cả các dự án của bạn ở chung một chỗ.
Sau nhiều tuần lập kế hoạch và xác nhận các dự án, đội ngũ của bạn cuối cùng đã sẵn sàng để triển khai. Tuy nhiên, nếu kế hoạch của bạn nằm rải rác trên nhiều tài liệu, bảng tính khác nhau, cộng với việc bạn điều phối công việc thông qua email và cuộc họp, thì việc quản lý dự án sẽ trở nên cực kỳ mất thời gian. Bạn thậm chí có thể mất trí nhớ về những thông tin cần thiết chỉ vì bạn không có quyền truy cập vào một số tệp hoặc chúng không được đính kèm trong email. Cuối cùng, nhóm của bạn kết thúc một ngày làm việc với các nhiệm vụ trùng lặp, vì họ không có cách nào để biết rằng công việc đó đang được thực hiện bởi một nhân viên khác.
Ví dụ: để quản lý một lộ trình sản phẩm bao gồm nhiều lần ra mắt, bạn cần phải biết chính xác số lần ra mắt, những gì chúng liên quan và thời gian chúng được lên lịch. Lập kế hoạch và quản lý tất cả các lần ra mắt của bạn ở một nơi sẽ cho phép bạn lập tức mở mang tầm nhìn về tất cả các hoạt động đang diễn ra và tổng quan trạng thái lộ trình của bạn. Vậy, công cụ nào sẽ được sử dụng để quản lý các dự án? Nếu bạn chưa có cho doanh nghiệp của bạn, hãy chọn ngay công cụ lý tưởng: một nền tảng quản lý công việc hoặc dự án, đem đến sự linh hoạt, dễ sử dụng và hợp tác. Tại 1Office, chúng tôi (hiển nhiên) coi công cụ của riêng mình là một sự thay thế tuyệt vời.
Đọc thêm: Bí kíp lưu trữ tài liệu vĩnh viễn không sợ mất chỉ cần làm một lần!
2. Xác định mục tiêu, kế hoạch, trách nhiệm và kỳ vọng ngay từ đầu
- Vấn đề: Bạn phát hiện sự mâu thuẫn trong phân phối và quy trình.
- Giải pháp: Xác định rõ mục tiêu, kế hoạch và trách nhiệm.
Nếu có yếu tố “tiêu chuẩn” trong quy trình kế hoạch dự án, mỗi dự án sẽ có thể bị quản lý theo các cách khác nhau, dẫn đến việc phân phối không nhất quán, lãng phí thời gian với mỗi lần thực hiện quy trình mới và nguy cơ bỏ lỡ hoặc quên thông tin lớn hơn.
Để khắc phục điều này, phải đảm bảo sự rõ ràng về kế hoạch, quy trình và trách nhiệm trong nhóm của bạn ngay từ lúc đầu. Ở cấp độ dự án đòi hỏi phải xác định rõ ràng từng mục tiêu, từng bước và yếu tố của công việc cần hoàn thành, khi nào các bước này được lên kế hoạch và ai sẽ chịu trách nhiệm về chúng. Ngoài ra, bạn hãy đảm bảo sắp xếp thời gian cho phản hồi và phê duyệt. Nếu bạn vội vàng hoàn thành dự án của mình mà không có một kế hoạch được thiết lập rõ ràng, gần như bạn sẽ có thể quên chúng bất cứ lúc nào.
Tiếp theo, hãy làm rõ các kế hoạch, quy trình và trách nhiệm ở cấp chương trình. Đặt mục tiêu cho nhóm và trao đổi rõ ràng về các dự án sẽ giúp bạn đạt được chúng. Trong quá trình này, các mục tiêu của dự án sẽ giúp đội ngũ của bạn đạt được mục tiêu của chính họ, từ đó giúp doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu của mình.
Để tạo ra một quy trình quản lý dự án gắn kết, hãy thiết lập một vài quy ước cho cả nhóm. Ví dụ, đối với các dự án lớn, hãy yêu cầu người quản lý dự án chuẩn bị một bản tóm tắt trước khi thiết lập kế hoạch dự án. Ngoài ra, hãy tạo mẫu cho các dự án thường ngày. Nó giúp bạn luôn luôn “đầu xuôi đuôi lọt” trong cách thực hiện dự án mà bạn sẽ không phải lăn tăn về tất cả các bước nhỏ cần thực hiện mỗi lần.
Đọc thêm: 4 mục tiêu trong năm mới cho HR
3. Ưu tiên công việc có sự tác động lớn
- Vấn đề: Bạn không chắc nên ưu tiên những dự án nào cho nhóm của mình.
- Giải pháp: Quan sát cách các dự án dẫn đến mục tiêu kinh doanh. Điều nào sẽ cho phép bạn tiến về phía trước nhiều nhất? Bạn có thể bắt đầu ở đó.
Thật hấp dẫn để giải quyết các dự án dễ nhất trước tiên, hãy phản kháng! Thay vào đó, hãy ưu tiên bằng cách xem dự án nào tác động lớn nhất đến mục tiêu kinh doanh của công ty bạn. Nhà văn Kasey Fleisher Hickey đã nói “Các ưu tiên hàng đầu của bạn phải phù hợp với những mục tiêu và giúp bạn tiến gần hơn một bước đến việc đạt được chúng.” Do đó, hãy ưu tiên công việc một cách có chiến lược ở cả cấp độ vĩ mô (ví dụ: đẩy một dự án có tác động thấp sang quý tiếp theo) và vi mô (ví dụ: thiết lập danh sách nhiệm vụ hàng ngày của bạn theo thứ tự mức độ quan trọng).
Ví dụ, nhóm của bạn đang thực hiện năm công việc ra mắt sản phẩm cùng một lúc. Mặc dù có những điểm tương đồng về sự nỗ lực và số lượng công việc cần phải hoàn thành, một trong số chúng có nhiều khả năng tạo ra doanh thu từ khách hàng nhiều hơn so với bốn sản phẩm còn lại. Tuy nhiên, một sản phẩm khác sẽ có tác động lớn hơn đến việc giữ chân khách hàng và giá trị lâu dài. Như bạn biết rằng vòng đời của khách hàng là một ưu tiên quan trọng hơn đối với công ty, bạn cần đảm bảo rằng sản phẩm thứ hai này được trang bị đủ nguồn lực cần thiết trước khi bạn xác định xem ai có thời gian dành cho các dự án có mức độ ưu tiên thấp hơn.
Không chỉ phân bổ thời gian và nguồn lực tốt hơn, bạn sẽ không còn băn khoăn liệu các dự án của mình có đang đóng góp vào mục tiêu của công ty hay không.
Đọc thêm: Quản lý thời gian và công việc hiệu quả với 1Office
4. Cung cấp cho nhóm của bạn sự linh hoạt khi thay những ưu tiên bị thay đổi
- Vấn đề: Nhóm của bạn không có công cụ để dễ dàng theo dõi các thay đổi về mức độ ưu tiên và công việc bị phân công lại.
- Giải pháp: “Nhìn xa trông rộng” các hoạt động của nhóm của bạn.
Chìa khóa là thiết lập ưu tiên và điều phối các hoạt động của nhóm, nhưng cũng cần có sự linh hoạt để thích ứng với những biến cố có thể xảy ra. Nhưng nếu bạn theo dõi công việc của mình trong bảng tính và danh sách việc cần làm trên nhiều công cụ, rất khó để biết được nhóm của bạn thực hiện nhiệm vụ nào trong cùng một thời điểm. Kết cục, với mỗi lần thay đổi mức độ ưu tiên, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc định vị các công việc cần lên lịch lại, khối lượng công việc của từng người như thế nào? hay các công việc đang bị tạm hoãn ra sao?
Bằng cách chia sẻ một nguồn tham khảo đáng tin cậy với nhóm của bạn, bạn có thể quản lý nhiều dự án mà không phải lo lắng về sự biến đổi ưu tiên. Bởi vì công việc của mọi người là công khai, bạn sẽ có được cái nhìn thoáng nhất về khối lượng công việc và nhiệm vụ hiện tại của nhóm. Bạn cũng có khả năng xem xét mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ nhất định mà không lo bị thất lạc.
Cuối cùng, đừng quên duy trì flow giao tiếp, cả trực tuyến và mặt đối mặt. Cho dù thông qua công cụ quản lý dự án của bạn hay các cuộc họp 1-1 thường xuyên, hãy cập nhật cho các thành viên trong nhóm của bạn về khối lượng công việc và đảm bảo rằng mọi thứ đang hoạt động theo đúng tiến độ.
Đọc thêm: 7 xu hướng Nhân sự cần theo dõi trong năm 2021
5. Quản lý kỳ vọng của bạn và truyền đạt chúng một cách rõ ràng
- Vấn đề: Bạn và các cộng tác viên của bạn không biết gì về điều gì sẽ và khi nào xảy ra.
- Giải pháp: Giao tiếp tại nơi xảy ra công việc.
Tại sao một số nhóm gặp sự cố giao tiếp? Rất đơn giản vì thiếu tầm nhìn về công việc của mình, của đồng nghiệp, của đối tác và cuối cùng là của các tác nhân đa ngành khác nhau. khi bạn không có thông tin về những gì đồng nghiệp đang làm, bạn sẽ không có bối cảnh để giải thích vì sao có thay đổi trong tiến trình thời gian, các ưu tiên có được giữ nguyên hay không hay tiến độ của dự án như thế nào.
Nhưng khi bạn quản lý giao tiếp tại nơi công việc xảy ra, bạn cung cấp cho nhóm của mình và các bên liên quan trong các bộ phận khác nhau công cụ để tìm hiểu chi tiết về bối cảnh xung quanh công việc của bạn. Với thời gian thực được cập nhật, bất kỳ ai cũng có thể đánh giá tiến độ chung của các hoạt động.
Cách tốt nhất để thực hiện một cách nhất quán là áp dụng công cụ quản lý công việc, thứ sẽ cho phép bạn chia sẻ trạng thái của các hoạt động khác nhau và thông tin tiến độ ngay tại nơi bạn làm việc. Vì vậy, không còn dữ liệu và cập nhật nào nằm rải rác xung quanh bảng tính, tài liệu và các công cụ khác nữa. Bạn có thể dễ dàng thu thập tất cả thông tin bạn cần và chia sẻ nó với những người phù hợp chỉ với một vài cú nhấp chuột.
Đọc thêm: 7 bí quyết tự tin trong giao tiếp để gặt hái thành công
6. Nhìn tổng quan công việc trên tất cả các dự án để cân bằng khối lượng và thời hạn
- Vấn đề: Bạn không chắc chắn mỗi thành viên trong nhóm có thể đảm nhận bao nhiêu công việc (quá nhiều hay quá ít?).
- Giải pháp: Tìm cách hình dung khối lượng công việc của từng nhân viên trên tất cả các dự án.
Lên lịch cho mỗi dự án ở một địa điểm khác nhau lại ẩn chứa một cái bẫy khác: không thể hình dung tất cả công việc của một người trong tất cả các dự án của bạn. Bạn bị phụ thuộc vào nhóm của mình để biết khối lượng công việc là quá cao hay quá thấp. Điều này khiến cho bạn khó lường trước các vấn đề, đặc biệt là các thời hạn bị bỏ lỡ, trước khi chúng vượt ngoài tầm kiểm soát. Ngược lại, bạn cũng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định tài năng chưa được sử dụng.
Quản lý tất cả các dự án của bạn ở một nơi là bước đầu tiên để giải quyết vấn đề này. Nhưng sau đó, bạn sẽ có thể xem tất cả các nhiệm vụ trong mỗi dự án, biết chúng được giao cho ai và thời hạn của công việc là khi nào, để xác định những nhân viên làm việc quá sức và xung đột trong tiến độ dự án. Sau đó, bạn có thể hoãn, xóa hoặc giao lại nhiệm vụ để giữ cho các dự án của mình đi đúng hướng. Không phải tất cả các công cụ đều có các bộ lọc phù hợp, vì vậy hãy chọn một bộ lọc cung cấp các tính năng này.
Hãy lấy một ví dụ: một nhà thiết kế chịu trách nhiệm một nhiệm vụ nhỏ cho lần ra mắt sản phẩm tiếp theo của bạn, như chỉnh sửa một vài bức ảnh, cũng chịu trách nhiệm quản lý việc chuẩn bị, in ấn và phân phối tài liệu quảng cáo, danh thiếp và áp phích cho một hội nghị được tổ chức vào tháng tới. Trong cùng khoảng thời gian này, một nhà thiết kế khác lại có một khoảng thời gian khá rảnh. Bằng cách xem song song khối lượng công việc của nhau, bạn có thể nhanh chóng xác định sự không nhất quán này và phân công lại công việc cho phù hợp.
Đọc thêm: Bí quyết quản lý dự án và giám sát chi tiết chỉ bằng chiếc smartphone!
7. Điều chỉnh lịch trình dự án để tối ưu hóa năng suất của nhóm
- Vấn đề: Ngày bắt đầu dự án không được điều phối. Kết quả là nhân viên bị quá tải, công việc bế tắc và các dự án bị chậm tiến độ.
- Giải pháp: Lập kế hoạch cho từng dự án với toàn bộ danh mục đầu tư của bạn.
Ngay cả một dự án được lên kế hoạch cẩn thận cũng có thể bị trật bánh nếu bạn chưa tính đến toàn bộ phạm vi công việc của nhóm trong tháng, quý hoặc thậm chí cả năm tới. Ví dụ: nếu bạn cố gắng chạy ba bản cập nhật web cùng một lúc, có thể chúng sẽ cản đường nhau và bị tụt lại phía sau vì đơn giản nhóm của bạn làm quá nhiều việc cùng một lúc.
Để tránh điều này, hãy lập kế hoạch và điều phối công việc của nhóm với toàn bộ phạm vi kiểm soát chương trình của bạn. Dưới đây là một số mẹo để làm theo:
- Giãn ngày bắt đầu cho các dự án tương tự: Đặc biệt nếu cùng một nhóm đang thực hiện đa dự án, tốt hơn là bạn nên sắp xếp lại ngày bắt đầu và thời hạn để mỗi thành viên không phải cố gắng hoàn thành nhiệm vụ từ năm dự án khác nhau cùng một lúc. Tốt hơn nên tập trung vào một dự án trước khi chuyển sang dự án tiếp theo.
- Kiểm tra các yếu tố phụ thuộc: có cần thiết phải hoàn thành tu sửa lại cơ sở hạ tầng trước khi thiết kế trang web mới không? Nếu vậy, hãy lên lịch thời hạn cho dự án đầu tiên trước khi bắt đầu dự án phụ thuộc vào nó.
- Xác định các nhiệm vụ trùng lặp: Nếu cùng một công việc cần thực hiện cho hai dự án khác nhau, hãy nhóm chúng lại với nhau. Cho dù đó là xác nhận nhà cung cấp mới hay mua thiết bị video cho mục đích tiếp thị, hãy đảm bảo rằng công việc này được thực hiện đúng thời hạn để hai dự án này có thể tiến lên.
Phân bố thời gian hợp lý có thể tạo ra sự khác biệt trong việc thực hiện thành công nhiều dự án cùng một lúc và cho phép nhóm của bạn làm việc theo hướng hiệu quả nhất.
Đọc thêm: 7 tips giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả trong công việc!
8. Ủy quyền công việc trong khi vẫn bảo toàn tầm nhìn
- Vấn đề: Có một ranh giới giữa sự quản lý vi mô và trở thành một người quản lý thiếu hiện diện. Làm như thế nào để thực hiện dễ như đi bộ?
- Giải pháp: Chia sẻ một nguồn giới thiệu duy nhất với nhóm của bạn và theo dõi các hoạt động nếu cần.
Có nhà quản lý nào muốn trở thành người quản lý vi mô không? Không ai ! Nhưng, mất đi tầm nhìn các nhiệm vụ và tiến độ hiện tại của nhóm mình có thể khiến bạn trở thành một nhà quản lý nó không hiệu quả. May mắn thay, có cơ sở để hy vọng!
Chia sẻ một nguồn tham khảo đáng tin cậy với đội ngũ của bạn sẽ cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết để theo dõi hoạt động của mọi người. Vì tất cả công việc của nhóm được tập hợp lại trong một dự án chung, bạn có thể dễ dàng xem tiến độ và khối lượng công việc của mọi người cũng như thời hạn hoàn thành nhiệm vụ. Bạn có thể thực hiện một số nhiệm vụ nếu cần thiết mà không cần phải quản lý chi tiết mọi thứ.
Đọc thêm: 5 sai lầm làm việc nhóm cần tránh để dự án không “chệch ray”
9. Theo dõi và ghi lại các quy trình của bạn để không phải phát minh lại bánh xe mỗi lần
- Vấn đề: bạn phải tái tạo các quy trình của mình từ A đến Z khi bắt đầu mỗi dự án.
- Giải pháp: Tạo mẫu và đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch dự án của bạn.
Chỉ cần tưởng tượng: bạn vừa hoàn thành chiến dịch tiếp thị hàng quý của mình và bạn đang sẵn sàng cho chiến dịch tiếp theo. Vấn đề là bạn không thể nhớ chính xác cách tổ chức công việc của mình. Mọi thứ đã thay đổi rất nhiều kể từ đó và bạn đã có một số dự án để quản lý, vì vậy thật khó để nhớ các yếu tố ban đầu. Làm thế nào để bạn lặp lại chiến dịch này nếu bạn không thể đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ những thứ cần thiết?
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn ngừng phát minh lại bánh xe mỗi khi bạn bắt đầu một dự án? Có nhiều thực tế hơn: tạo mô hình và đơn giản hóa việc khởi chạy dự án của bạn. Như vậy bạn có thể sử dụng lại các quy trình của mình cho đến khi nào bạn chán. Khi bạn cần điều phối một dự án mới, tất cả những gì bạn phải làm là dựa vào mẫu tùy chỉnh của mình. Hoàn hảo để bắt đầu nhanh chóng và làm việc hiệu quả!
Ngoài ra, hãy nhớ cập nhật thường xuyên các mẫu của bạn bằng cách kết hợp các tác vụ và bước mới mà bạn đã thêm vào các quy trình hiện có hoặc đang trong quá trình phát triển. Mô hình của bạn là một tài liệu sống: bạn phải cập nhật mẫu với các phương pháp hay nhất và thông tin chi tiết mới. Cuối cùng, hãy đảm bảo giữ mẫu của bạn trong nguồn trung tâm đáng tin cậy của nhóm để mọi người đều có quyền truy cập vào mẫu và có thể bắt đầu dự án dễ dàng.
Đọc thêm: Quy trình xây dựng hệ thống KPI chuẩn theo thực tế
10. Quản lý nhiều dự án cùng một lúc, bất kỳ lúc nào với 1Office
Quản lý nhiều dự án cùng lúc là công việc hàng ngày của trưởng nhóm. 1Office sẽ luôn đồng hành và hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý dự án của mình một cách tối ưu nhất. Chúng tôi hy vọng những mẹo này sẽ giúp bạn tuân theo tất cả các yếu tố trong chương trình của mình, luôn ngăn nắp, đáp ứng thời hạn và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, bất kể điều gì.
Quản lý các dự án của bạn trong 1Office ngay hôm nay.
Đọc thêm: 5 bước cơ bản để chuyển đổi số trong doanh nghiệp
