Trong tuyển dụng, nếu như tìm ứng viên khó một thì giúp nhân viên mới hòa đồng còn khó ba, khó bốn. Thế nên quy trình onboarding trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Vậy onboarding là gì? Trong số này của serie “HR toàn tập”, hãy cùng 1Office khám phá tầm quan trọng của quy trình onboarding chuyên nghiệp nhé!

Onboarding là gì? 

Onboarding hiểu đơn giản là quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Quá trình này giúp nhân viên mới có thể tự tin hơn, hòa nhập dễ dàng hơn với môi trường mới và cung cấp kĩ năng, kiến thức cần thiết phục vụ công việc về sau. 

onboarding-la-gi-nhung-dieu-ma-nguoi-hr-nen-biet
Onboarding là gì?

Lợi ích của onboarding

Nếu đã hiểu onboarding là gì, hãy đọc tiếp để biết lợi ích của onboarding trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Lợi ích từ onboarding mà doanh nghiệp thu lại tuy rất khó có thể đong đếm bằng những con số nhưng lại có thể dễ dàng thấy được ở tinh thần và thái độ của cá nhân nhân viên mới nói riêng và toàn bộ công ty nói chung. Có thể tóm gọn những lợi ích đó qua những gạch đầu dòng sau:

  • Rút ngắn khoảng cách trình độ và tạo ra quy trình đồng nhất giữa những nhân viên cũ và mới. Khi được hướng dẫn và đào tạo đầy đủ, nhân viên mới sẽ dễ dàng nắm bắt công việc và dễ dàng để nhân viên vào guồng làm việc hơn.
  • Giảm khoảng cách giữa nhân viên mới và các nhân viên cũ. Ngoài quy trình, con người cũng là điều nhân viên mới cần làm quen để hoàn thành công việc. Onboarding có vai trò như một chiếc cầu nối xóa đi những bỡ ngỡ, ngại ngùng của nhân viên mới.
  • Tạo ra quy trình tuyển dụng và đào tạo đồng bộ. Onboarding là bước gạch nối giữa tuyển dụng và đào tạo. Thực hiện tốt onboarding sẽ tạo ra một quy trình từ tuyển dụng đến đào tạo thống nhất và không đứt quãng. Đây là khâu quan trọng trong việc giữ nhân tài trong doanh nghiệp, giúp giảm đáng kể tỷ lệ nghỉ việc trong giai đoạn đầu làm việc.
  • Xây dựng một lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên mới. Đào tạo hội nhập sẽ tạo cơ hội để người quản lý có thể tiếp xúc sâu hơn với nhân viên mới. Đây là cơ hội để hai bên có thể hiểu nhau sâu hơn và từ đó có thể xây dựng một lộ trình phát triển rõ ràng cho cho nhân viên.
onboarding-la-gi-nhung-dieu-ma-nguoi-hr-nen-biet
Onboarding là điều cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp

Quy trình Onboarding 

Hiểu rõ onboarding là gì không có nghĩa là bạn sẽ nắm được quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên.
Quy trình Onboarding không chỉ kéo dài trong 1 ngày hoặc 1 tuần đầu làm việc của nhân viên mới. Nó cần được chuẩn bị ngay từ lúc làm JD tuyển dụng kéo dài đến khoảng 2-3 tháng sau khi nhân viên được nhận (thường là đến hết thời gian thử việc). 
Quy trình Onboarding thường trải qua 3 bước sau:

Pre-Onboarding

  • Chuẩn bị những thông tin về công việc, môi trường làm việc, văn hóa nội bộ cho nhân viên.
  • Chuẩn bị hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và những giấy tờ cần thiết khác. Những thủ tục như vậy sẽ rất tốn thời gian.
  • Chuẩn bị đồ dùng, chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.

Ngày đầu tiên đi làm

 Đây là ngày quan trọng nhất tạo ấn tượng đầu tiên cho nhân viên. Đây là cơ hội thuận lợi để ghi điểm trong mắt nhân viên mới. Công việc sẽ không phải là điều quan trọng nhất trong giai đoạn này.

  • Đầu tiên hãy luôn luôn bắt đầu bằng 1 tour quanh văn phòng và bắt đầu giới thiệu những bộ phận cấu thành nên doanh nghiệp. Kết thúc của tour, nhân viên mới sẽ dừng chân bộ phận làm việc của mình để tiến hành chào hỏi và làm quen đồng nghiệp. 
  • Tiếp theo là giới thiệu về quy chế chung của công  ty, hệ thống lương thưởng, phụ cấp,… để tiến hành ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên.
  • Sau khi hoàn thành hai bước là bước bàn giao những đồ dùng, công cụ, tài khoản, phần mềm hỗ trợ,… và giúp nhân viên mới làm quen với chúng. Trong bước này trưởng bộ phận sẽ gặp mặt và trao đổi thêm với nhân viên mới để nắm rõ mong muốn, nguyện vọng cũng như làm rõ công việc với nhân viên mới.  
  • Cuối ngày làm việc đầu tiên sẽ là 1 bữa tiệc ngọt nho nhỏ để nhân viên làm quen mọi người trong công ty. Một social post cũng sẽ được HR đăng lên group, hoặc kênh nội bộ của công ty để giới thiệu về nhân viên mới. Đây là một bước để nhân viên mới cảm thấy là “một nhà” với mọi người trong công ty.
onboarding-la-gi-nhung-dieu-ma-nguoi-hr-nen-biet
Không khí vui vẻ là điều rất quan trọng trong ngày đi làm đầu tiên 

Thời gian sau

Training là điều bắt buộc nhưng chắc chắn sẽ không phải là những buổi training liên tục mà sẽ đan xen với on-job-training kết hợp cùng với mentoring ngay trong công việc. Việc có người quan tâm giúp đỡ không chỉ khiến nhân viên mới có thể nắm chắc chuyên môn mà còn giúp họ quen dần với môi trường và chủ động học hỏi hơn.
Sau 2-3 tháng là đủ để hiểu rõ năng lực và mong muốn của nhân viên. Sau thời gian này là đủ để đánh giá xem nhân viên có phải là một “mảnh ghép” lâu dài  hay không

Kết luận

Onboarding là một quy trình bắt buộc để tạo ra một doanh nghiệp chuyên nghiệp và bền vững. Đây cũng là bước gạch nối giữa tuyển dụng và đào tạo. 3 bước mà 1Office nêu ra không phải là quy trình cố định mà các doanh nghiệp nên tùy biến theo ngành nghề hoặc văn hóa riêng của doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn hiểu được onboarding là gì và có ý nghĩa gì trong quá trình tuyển dụng. 
Trải nghiệm ngay 1Office – phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện và hiện đại – tại link bên dưới

Xem thêm bài viết liên quan:
Employee Journey là gì và tác động ra sao?
Phương pháp xây dựng khi cho digital marketing mà mọi nhà quản lý cần biết
Phân biệt Recruiter và Headhunter trong tuyển dụng

Tags

Bài viết liên quan

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại


Hotline: 083 483 8888

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại


Hotline: 083 483 8888