Trong tuyển dụng, nếu như tìm ứng viên khó một thì giúp nhân viên mới hòa đồng còn khó ba, khó bốn. Thế nên quy trình onboarding trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Vậy onboarding là gì? Trong số này của serie “HR toàn tập”, hãy cùng 1Office khám phá tầm quan trọng của quy trình onboarding chuyên nghiệp nhé!

I. Onboarding là gì?

Một cuộc khảo sát năm 2018 từ Jobvite ước tính rằng nếu bạn thuê mười nhân viên mới hôm nay, ba trong số những nhân viên mới đó sẽ rời đi trong vòng 90 ngày.

Điều gì khiến nhân viên rời bỏ một tổ chức trước khi họ có cơ hội thành công?

Onboarding là gì?

Có nhiều lý do khiến nhân sự mới rời bỏ công ty 

Hầu hết các chuyên gia nhân sự đều chỉ ra những lý do dẫn đến điều đó: nhiều công ty không đo lường khả năng giữ chân nhân viên và luân chuyển, không cung cấp cố vấn hoặc huấn luyện, không thiết lập kỳ vọng rõ ràng về những nhân sự mới và không cung cấp đầy đủ đào tạo để giúp nhân sự mới phát triển trong công việc.

Tất cả những điều trên có thể được giải quyết nếu các công ty xây dựng một quy trình onboarding chuẩn và chuyên nghiệp dành cho nhân viên mới. Vậy Onboarding là gì?

Onboarding được hiểu đơn giản là quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Quá trình này giúp nhân viên mới có thể tự tin hơn, hòa nhập dễ dàng hơn với môi trường mới và cung cấp kĩ năng, kiến thức cần thiết phục vụ công việc về sau.

Onboarding là gì?

Onboarding là gì?

Đọc thêm: Quy trình tuyển dụng đặc biệt – Nam châm hút nhân sự tài năng!

59% các chuyên gia nhân sự cho rằng vài năm tới sẽ có một cuộc chiến lớn để giữ chân những ứng viên tài năng và có thành tích hàng đầu.

Mặc dù dễ dàng so sánh các đặc quyền và mức lương nhưng khó hơn nhiều để đưa ra những lý do vô hình khiến nhân viên gắn bó, chẳng hạn như mối quan hệ tốt với người quản lý và văn hóa công ty phát triển.

Tuy nhiên, với một chương trình onboarding tuyệt vời, bạn có thể xây dựng một nền tảng vững chắc cho các yếu tố vô hình tạo nên một nền văn hóa làm việc tuyệt vời và sử dụng nó để thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu.

Ngoài ra, một nghiên cứu vào năm 2018 đã chỉ ra rằng: “Các tổ chức có lộ trình onboarding chuẩn và chuyên nghiệp thì nhân viên mới sẽ có năng suất làm việc cao hơn trung bình 54% và tỉ lệ giữ chân nhân viên mới cao hơn 50%”.

Điều đó chứng tỏ quy trình onboarding rất quan trọng và cần được các doanh nghiệp xây dựng một cách bài bản.

Đọc thêm: Nhận diện nhân sự theo độ “hiếm” – Tuyệt kĩ sếp giỏi để dùng người

II. Lợi ích của Onboarding

Nếu đã hiểu onboarding là gì, bạn hãy đọc tiếp để biết lợi ích của onboarding trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp.

Lợi ích từ onboarding mà doanh nghiệp thu lại tuy rất khó có thể đong đếm bằng những con số nhưng lại có thể dễ dàng thấy được ở tinh thần và thái độ của cá nhân nhân viên mới nói riêng và toàn bộ công ty nói chung.

onboarding là gìOnboarding là điều cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp

Có thể tóm gọn những lợi ích đó qua những gạch đầu dòng sau:

  • Rút ngắn khoảng cách trình độ và tạo ra quy trình đồng nhất giữa những nhân viên cũ và mới. Khi được hướng dẫn và đào tạo đầy đủ, nhân viên mới sẽ dễ dàng nắm bắt công việc và dễ dàng để nhân viên vào guồng làm việc hơn.
  • Một quy trình onboarding sẽ giúp nhân viên mới quen với công việc nhanh hơn, từ đó rút ngắn thời gian cũng như tiết kiệm nhiều chi phí đào tạo.
  • Giảm khoảng cách giữa nhân viên mới và các nhân viên cũ. Ngoài quy trình, con người cũng là điều nhân viên mới cần làm quen để hoàn thành công việc. Onboarding có vai trò như một chiếc cầu nối xóa đi những bỡ ngỡ, ngại ngùng của nhân viên mới.
  • Tạo ra quy trình tuyển dụng và đào tạo đồng bộ. Onboarding là bước gạch nối giữa tuyển dụng và đào tạo. Thực hiện tốt onboarding sẽ tạo ra một quy trình từ tuyển dụng đến đào tạo thống nhất và không đứt quãng. Đây là khâu quan trọng trong việc giữ nhân tài trong doanh nghiệp, giúp giảm đáng kể tỷ lệ nghỉ việc trong giai đoạn đầu làm việc.
  • Xây dựng một lộ trình phát triển rõ ràng cho nhân viên mới. Đào tạo hội nhập sẽ tạo cơ hội để người quản lý có thể tiếp xúc sâu hơn với nhân viên mới. Đây là cơ hội để hai bên có thể hiểu nhau sâu hơn và từ đó có thể xây dựng một lộ trình phát triển rõ ràng cho cho nhân viên.
  • Tương tác là mục tiêu của bất kỳ chương trình onbooarding nào, không chỉ vì nó xây dựng văn hóa và mối quan hệ, mà vì nó cũng thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Theo Gallup, những nhân viên gắn bó nhiều với công ty của họ có thu nhập trên mỗi cổ phiếu cao hơn 147% so với các đối thủ cạnh tranh (2011 – 2012).

onboarding là gì

Một kế hoạch giới thiệu hiệu quả sẽ giúp bạn giữ chân nhân viên mới

Hãy nghĩ về thời gian, năng lượng và tiền bạc cần thiết khi một doanh nghiệp cần tuyển dụng một nhân viên. Mức tiêu hao trung bình của nhân viên năm đầu tiên là 18%.

Tuy nhiên với một kế hoạch giới thiệu hiệu quả, con số đó có thể giảm đáng kể. Nhân viên ở lại lâu hơn, giảm nhu cầu chi ngân sách của bạn cho các nỗ lực tuyển dụng thêm.

Đọc thêm: Mẫu quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp

III. Quy trình Onboarding chuẩn và chuyên nghiệp

Hiểu rõ onboarding là gì không có nghĩa là bạn sẽ nắm được quy trình đào tạo hội nhập cho nhân viên.

Quy trình Onboarding không chỉ kéo dài trong 1 ngày hoặc 1 tuần đầu làm việc của nhân viên mới. Nó cần được chuẩn bị ngay từ lúc làm JD tuyển dụng kéo dài đến khoảng 2-3 tháng sau khi nhân viên được nhận (thường là đến hết thời gian thử việc).

onboard là gì

Quy trinh chuẩn onboarding thường gồm các bước nào?

Quy trình Onboarding thường trải qua 3 bước sau:

1. Pre-Onboarding

Việc chuẩn bị đầy đủ cho nhân viên mới trước khi nhận việc sẽ tạo không khí thân thiện và thoải mái cho họ khi bắt đầu làm việc ở một môi trường mới. Bạn tham khảo những gợi ý sau nhé:

  • Chuẩn bị sổ tay và bút viết
  • Chuẩn bị đồng phục của công ty
  • Chuẩn bị những thông tin về công việc, môi trường làm việc, văn hóa nội bộ cho nhân viên.
  • Chuẩn bị hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và những giấy tờ cần thiết khác. Những thủ tục như vậy sẽ rất tốn thời gian.
  • Chuẩn bị đồ dùng, chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.

onboarding là gì

Việc chuẩn bị trước khi nhân viên mới đến sẽ giúp bạn tạo một ấn tượng tốt với họ

Đọc thêm: 10 bí quyết quản trị doanh nghiệp của người Nhật “không thể không ngẫm”

2. Ngày đầu tiên đi làm

Đây là ngày quan trọng nhất tạo ấn tượng đầu tiên cho nhân viên. Đây là cơ hội thuận lợi để ghi điểm trong mắt nhân viên mới.

Công việc sẽ không phải là điều quan trọng nhất trong giai đoạn này.

  • Đầu tiên hãy luôn luôn bắt đầu bằng 1 tour quanh văn phòng và bắt đầu giới thiệu những bộ phận cấu thành nên doanh nghiệp. Kết thúc của tour, nhân viên mới sẽ dừng chân bộ phận làm việc của mình để tiến hành chào hỏi và làm quen đồng nghiệp. 
  • Tiếp theo là giới thiệu về quy chế chung của công  ty, hệ thống lương thưởng, phụ cấp,… để tiến hành ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên.
  • Sau khi hoàn thành hai bước là bước bàn giao những đồ dùng, công cụ, tài khoản, phần mềm hỗ trợ,… và giúp nhân viên mới làm quen với chúng. Trong bước này trưởng bộ phận sẽ gặp mặt và trao đổi thêm với nhân viên mới để nắm rõ mong muốn, nguyện vọng cũng như làm rõ công việc với nhân viên mới.  
  • Cuối ngày làm việc đầu tiên sẽ là 1 bữa tiệc ngọt nho nhỏ để nhân viên làm quen mọi người trong công ty. Một social post cũng sẽ được HR đăng lên group, hoặc kênh nội bộ của công ty để giới thiệu về nhân viên mới. Đây là một bước để nhân viên mới cảm thấy là “một nhà” với mọi người trong công ty.

Không khí vui vẻ là điều rất quan trọng trong ngày đi làm đầu tiên 

Đọc thêm: Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới chuẩn và chuyên nghiệp

3. Thời gian sau

Training là điều bắt buộc nhưng chắc chắn sẽ không phải là những buổi training liên tục mà sẽ đan xen với on-job-training kết hợp cùng với mentoring ngay trong công việc.

Nhân viên mới khi được trang bị kiến thức một cách bài bản và chuyên nghiệp chắc chắn sẽ phát huy tối đa trí lực  để hoàn thành công việc được giao, gia tăng hiệu suất và góp phần tạo nên sức mạnh phát triển doanh nghiệp.

onboarding là gì

Training là điều quan trọng đối với nhân viên mới khi nhận việc

Ngoài ra, được đào tạo thường xuyên, liên tục nhân viên sẽ tích cực, có trách nhiệm và yêu công việc của mình hơn.

Việc có người quan tâm giúp đỡ không chỉ khiến nhân viên mới có thể nắm chắc chuyên môn mà còn giúp họ quen dần với môi trường và chủ động học hỏi hơn.

Sau 2-3 tháng là đủ để hiểu rõ năng lực và mong muốn của nhân viên. Sau thời gian này là đủ để đánh giá xem nhân viên có phải là một “mảnh ghép” lâu dài hay không.

Đọc thêm: 10 lý do khiến công ty không thể tuyển dụng người tài 

IV. Bí quyết giúp bạn xây dựng quy trình onboarding chuẩn

Onboarding là một quy trình bắt buộc để tạo ra một doanh nghiệp chuyên nghiệp và bền vững. Đây cũng là bước gạch nối giữa tuyển dụng và đào tạo.

3 bước mà 1Office nêu ra không phải là quy trình cố định mà các doanh nghiệp nên tùy biến theo ngành nghề hoặc văn hóa riêng của doanh nghiệp.

Tại các doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nhân sự số lượng lớn, các HR sẽ mất nhiều thời gian và gặp nhiều khó khăn trong quy trình tuyển dụng cũng như tiếp nhận nhân sự.

Thấu hiểu điều này, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

onboarding

1Office – Chuyên gia tối ưu hóa doanh nghiệp

HRM – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Tuyển dụng; số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu.

Với 1Office, HR có thể tạo đề xuất tuyển dụng trực tuyến. Thông báo ngay lập tức được gửi cho ban lãnh đạo xét duyệt trên phần mềm. Nhờ đó, rút ngắn tối đa thời gian chờ.

Việc chăm sóc, phân loại, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên khi tham gia tuyển dụng cũng được thực hiện chi tiết và có quy trình rõ ràng, minh bạch.

Tình trạng thất lạc hồ sơ ứng viên cũng chấm dứt vì hồ sơ sẽ được đẩy tự động từ các trang tuyển dụng vào hệ thống. Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động thống kê số lượng ứng viênnguồn tuyển dụng của mỗi ứng viên.

1Office giúp người dùng tạo và sắp xếp lịch phỏng vấn một cách hiệu quả, hỗ trợ bộ phận tuyển dụng nâng cao năng suất làm việc.

onboarding

Với 1Office, quy trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự mới sẽ trở nên dễ dàng

1Office có thể tự động gửi mail mời phỏng vấn đến ứng viên theo quy trình tuyển dụng đã được cài đặt sẵn trên phần mềm. Hệ thống sẽ thông báo lịch phỏng vấn đến người tham gia phỏng vấn qua thông báo hoặc email theo nội dung cài đặt sẵn.

Đặc biệt, ứng dụng AI bóc tách dữ liệu hỗ trợ đánh giá ứng viên dễ dàng. Chỉ với một cú click chuột là người dùng sẽ có một bảng báo cáo tự động để đo lường chi phí cũng như hiệu suất làm việc của từng chuyên viên một.

Điều này giúp cho các nhà quản trị nắm bắt rõ ràng tình hình nhân sự, sau đó đưa ra cái nhìn tổng thể về biến động nguồn nhân lực để có thể giải quyết kịp thời.

Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức trong quá trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự mới.

1Office hy vọng những chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn hiểu được onboarding là gì và có ý nghĩa gì trong quá trình tuyển dụng. 

Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại 1office.vn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự để giữ chân những ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp mình!

Đọc thêm:

Phương pháp vượt mức KPI tuyển dụng cho nhân sự đơn giản, hiệu quả

Mẫu mô tả công việc Chuyên viên tuyển dụng dùng cho mọi doanh nghiệp

Sở hữu phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất chỉ với 20k/người/tháng

Tags

Bài viết liên quan

×

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN 1OFFICE

Trải nghiệm để khám phá những tính năng tuyệt vời 1Office mang lại

ĐĂNG KÝ TRỞ THÀNH PARTNER CỦA 1OFFICE

Tham gia cùng chúng tôi vào quá trình chuyển đổi số.


Hotline: 083 483 8888