Top 3 Phần Mềm Quản Lý Tour Du Lịch Dễ Sử Dụng Nhất

Quản lý du lịch là chuỗi các công việc từ quản trị đến vận hành dự án du lịch. Quy mô của các dự án du lịch càng phát triển tạo ra nhiều khó khăn trong quản lý, khai thác dữ liệu. Các phần mềm quản lý tour du lịch ra đời để giảm tải thời gian quản lý, tối ưu việc tự động xử lý dữ liệu…. Cùng 1Office tìm hiểu Top 3 phần mềm quản lý tour du lịch dễ sử dụng nhất năm 2024 nhé.

Quản lý du lịch là gì?

Quản trị du lịch là triển khai, kiểm soát tất cả các hành động, công việc trong du lịch. Nó bao gồm quản trị vận hành, khách hàng, tour, dòng tiền, hiệu suất làm việc, nhân sự … Mô hình quản trị phụ thuộc vào cơ cấu và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Nhưng bản chất, doanh nghiệp lấy nhân sự và sản phẩm là kim chỉ nam để phát triển. Nên cách quản trị du lịch sẽ liên quan khá mật thiết đến hệ thống nhân sự và kế hoạch kinh doanh, phát triển của doanh nghiệp.

Thách thức trong quản lý du lịch

Cơ hội luôn đi kèm với thách thức. Tiềm năng phát triển lớn dẫn đến những rủi ro liên quan đến: nhân sự, chồng chéo dự án, thất thoát tài chính, chăm sóc khách hàng chưa tốt ….

• Thất thoát tài chính

Các doanh nghiệp du lịch thường gặp tình trạng chốt doanh thu thực lệch so với lượng khách. Hoặc chi quá nhiều khoản, không hạch toán được hết nên một số nhân viên trục lợi được từ việc này. Nguyên nhân phần nhiều ở việc kiểm soát thu – chi thủ công, lưu trữ bằng cơm nên thất thoát tiền. 

Các phiếu chi thủ công đều có thể sửa, xóa hoặc thay đổi tùy theo người lưu. Doanh thu tổng hợp bằng tay, nên thu ngân có thể xóa bớt đi lượng khách, hoặc nhập thiếu vào báo cáo. Điều này đến lượng thu thực tế luôn ít hơn so với dòng thu chính, mà đôi khi các quản lý cũng không biết vì sao.

• Nhiều ca kíp, khó tính công lương

Đặc thù giờ làm việc của nhân viên ngành du lịch rất linh hoạt bởi nó bị ảnh hưởng bởi tour. Ca kíp của các hướng dẫn viên sẽ không phải là 1 ca hành chính. Có ca vào cuối tuần, có ca vào ngày nghỉ lễ nên việc tổng hợp chấm công theo ca phức tạp. Và khi kết nối sang bảng lương sẽ dễ nhầm lẫn với hệ thống tính toán truyền thống qua excel.

• Chồng chéo và quá tải tour 

Các tháng mùa hè nóng nực sẽ có lượng khách tăng đột biến. Các công ty quản lý tour theo file excel hay theo bảng biểu đánh máy sẽ rất khó lọc được lượng khách theo ngày. Lọc tay thì mất thời gian. Chưa kể hệ thống lọc truyền thống sẽ không tạo được cảnh báo, nhắc nhở về việc đầy dữ liệu. Người quản lý bị nhỡ thông tin các ngày đầy tour, dẫn đến sắp lịch không phù hợp bị quá tải. 

• Hạn chế trong chăm sóc khách hàng

Doanh nghiệp bắt đầu quan tâm tới việc chăm sóc các khách hàng đã chốt. Mục đích của việc này là để tương tác, nhắc nhở và tăng tỉ lệ mua tiếp với khách. Với lượng quy mô khách nhỏ, có thể lập group Zalo để chăm sóc. Nhưng khi lượng khách tăng lên x5, x10… thì không thể chăm sóc quá nhiều Group như vậy. Đặc biệt, không có ai nhắc khách hàng đó thuộc trạng thái nào, lượng chi tiêu phát sinh, ngày sinh nhật … để chăm sóc kịp thời. Dẫn đến các khách hàng thường nhận được nội dung chăm sóc hời hợt, không đúng cái họ cần. 

Top 3 phần mềm quản lý tour du lịch hiệu quả nhất

Phần mềm quản lý tour du lịch là trợ thủ đắc lực cho bài toán quản trị của công ty du lịch. Tận dụng lợi thế của phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp giảm tải được áp lực quản trị. Các hệ thống phần mềm đa số đều tích hợp tự động phân tích dữ liệu, báo cáo …. 

• 1Office – Phần mềm quản lý Tour du lịch tổng thể

Doanh nghiệp du lịch sẽ xây bộ công việc để quản trị dựa trên cơ cấu nhân sự. 1Office lấy nhân sự là cốt lõi để phát triển các giải pháp quản trị tổng thể.

• Hệ thống thu – chi thông minh

Biểu mẫu phiếu thu – chi được hệ thống rõ ràng. Các dữ liệu được lưu tự động trên hệ thống. Đặc biệt là có phân quyền hệ thống, nên các nhân viên sẽ không sửa được số liệu hay trục lợi.

• HRM liên kết máy chấm công với bảng lương nhanh chóng

Đặc thù hệ thống nhân sự trải dài, lại nhiều giờ làm nên khó kiểm soát công, khó tính lương. Phần mềm HRM của 1Office giải quyết triệt để điều này khi tự động liên kết bảng công với bảng lương. Các đơn từ là duyệt online trên hệ thống. Đơn xin nghỉ được duyệt sẽ tự động tính vào bảng công và lương.

• Linh hoạt bán hàng cùng hợp đồng tự động

Hệ thống tự tạo hợp đồng online, có tích hợp chữ ký số để có thể ký ở mọi lúc, mọi nơi. Đặc biệt khi làm hợp đồng online, sẽ không mất thời gian lưu trữ kho hay kiểm chứng lại. 

• CRM chăm sóc khách hàng thân thiết

Phần mềm CRM là tính năng cần thiết để chăm sóc khách hàng hiện tại một cách thường xuyên hơn qua SMS, E-mail tự động. Việc này giúp tăng tương tác khách hàng, tăng tỉ lệ chuyển đổi hoặc gia tăng bán hàng. 

• ViTicket

Đây là phần mềm có thế mạnh mảng quản lý vé máy bay trong du lịch. Nó giúp quản lý vé, khách hàng, công nợ, tài chính, bán hàng …Đặc biệt, việc tích hợp với quản lý nhà hàng – khách sạn giúp người dùng dễ quản trị và tiện lợi. 

• TravelMaster

Travel Master là phần mềm quản lý tour, booking, du lịch, đặt vé… Ngoài các phân hệ như thống kê doanh thu, công nợ, lịch trình, … Phần mềm còn tối ưu booking online các dịch vụ khác như nhà hàng, khách sạn cực tiện lợi. 

Tổng kết

Mỗi phần mềm quản lý tour du lịch đều có lợi thế riêng. Nhà quản trị cần tỉnh táo và có bộ tiêu chí lựa chọn phù hợp. Liên hệ ngay với 1Office để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhé.