Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Tiêu chí để lựa chọn HRMS hiệu quả

Nhân sự luôn luôn là một trong những nguồn lực hàng đầu giúp cho quá trình phát triển của một doanh nghiệp. Vì vậy, cần phải có một công cụ nào đó giúp cho nhà quản lý có thể kiểm soát, quản trị nguồn lực này. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về Hệ thống quản lý nhân sự – một trong những công cụ được sử dụng ưa chuộng hiện nay. 

I. Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là gì?

1. Định nghĩa

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS – Human resource management system) là một bộ phần mềm được sử dụng để hỗ trợ quá trình quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan trong suốt vòng đời của một nhân sự.

Đối tượng sử dụng: Ban lãnh đạo, nhà quản trị trong doanh nghiệp là những người sử dụng chính trong phần mềm này bởi họ là người chịu trách nhiệm điều hành công việc hàng ngày của người lao động.

2. Phân biệt HRIS và HRMS

Thông thường, nhà quản trị hay bị nhầm lẫn giữa hai thuật ngữ HRIS ( Human resource information system) và HRMS ( Human resource management system). 

Có thể thấy, phần mềm HRIS cho phép bạn quản lý trực tuyến thông tin về nguồn lực nhân sự trong tổ chức. Một số vấn đề mà nguồn lực nhân sự cần phải giải quyết như:

• Theo dõi, tuyển chọn và đánh giá ứng viên
• Quá trình đào tạo nhân sự trong doanh nghiệp
• Quản lý các vấn đề lương, thưởng của người lao động dựa trên giờ làm việc thực tế, giờ OT,…
• Cung cấp báo cáo cho quản lý theo yêu cầu
• Lên kế hoạch về nguồn nhân lực theo mục tiêu ngắn hạn, dài hạn của tổ chức.

Đọc thêm: 5 Bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp 4.0 giải quyết các bài toán quản trị

3. Tại sao HRMS lại quan trọng với doanh nghiệp hiện đại?

Mô hình làm việc của doanh nghiệp đang ngày càng thay đổi, hình thức làm việc của người lao động cũng trở nên đa dạng hơn như: Làm việc từ xa, địa điểm làm việc thay đổi thường xuyên,… Trong khi đó chỉ tiêu nhân sự, hiện đang thay đổi theo mô hình làm việc tại nhà, các công ty vẫn phải tính toán chính xác chi phí nhân công để duy trì KPI doanh thu trên mỗi nhân viên.

Theo số liệu nghiên cứu từ thị trường nước ngoài, lương cơ bản cộng với thuế việc làm và phúc lợi thường tăng gấp 1,25 đến 1,4 lần lương hàng năm. Do đó, một công nhân 50.000 đô la mỗi năm thực tế có thể có giá từ 62.500 đến 70.000 đô la, không bao gồm bất động sản và thiết bị, chẳng hạn như PC và điện thoại.

Do đó, chúng ta hãy bắt đầu tìm hiểu về phần mềm HRMS và lựa chọn một hệ thống quản lý nhân sự ngay cho doanh nghiệp của mình để không bị lãng phí nguồn lực và nâng cao hiệu quả của quá trình quản lý nguồn nhân lực.

Xem thêm: Top 15 Phần mềm quản lý Nhân sự HRM tốt nhất hiện nay

II. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm HRM trong quản lý nhân sự

1. Tối ưu hóa các quy trình quản lý nguồn nhân lực

Các công việc hành chính và giấy tờ chiếm quá nhiều thời gian của HR. Điều này khiến họ không thể giải quyết các vấn đề chiến lược khác, xây dựng kế hoạch sử dụng và hoạch định nhân sự mang lại nhiều giá trị hơn cho công ty.

Vì vậy, khi sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý nhân sự sẽ cho phép nhóm tăng tốc và tự động hóa các công việc giấy tờ thực hiện thủ công. Nó sẽ trực tiếp cải thiện năng suất và tiết kiệm đến 80% thời gian xử lý công việc giấy tờ.

2. Dễ dàng theo dõi các tiến độ hoàn thành công việc của người lao động

KPI là những thước đo quan trọng để đánh giá sự tiến bộ của công ty và hiệu suất làm việc của người lao động. Chúng cho phép bạn đo lường năng suất, hiệu suất, chất lượng công việc được thực hiện, dịch vụ khách hàng,…

Việc lựa chọn những tiêu chí để đánh giá KPI, tạo một bảng điều khiển và theo dõi chúng là rất quan trọng. Phần mềm HRM sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn làm điều này trở nên đơn giản hơn vì nó sẽ tự động thu thập nhiều từ hệ thống bán hàng, doanh số và các chỉ số thiết yếu khác mà một công ty cần, và đặc biệt là cho bộ phận nhân sự.

 Ví dụ:

• Quản lý tài năng.
• Nghỉ làm.
• Thời gian thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Thời gian ở vị trí.

3. Quản lý bộ phận nhân sự hiệu quả hơn

Tất cả mọi chỉ tiêu về đánh giá nhân sự đều được cập nhật tự động trên hệ thống, từ đó quá trình lên báo cáo cũng có thể được xử lý tự động tùy thuộc vào hệ thống quản lý nguồn nhân lực mà doanh nghiệp của bạn lựa chọn. Một số tác vụ mà doanh nghiệp bạn có thể tối ưu hóa là:

• Quản lý thời gian làm việc cụ thể của người lao động
• Quản lý biên chế
• Đánh giá hiệu suất
• Các quy trình tuyển dụng

4. Cung cấp một nền tảng tự phục vụ cho nhân viên

Hệ thống HRMS kết hợp các cổng thông tin, chính sách dành cho người lao động để giảm thiểu thời gian trả lời thắc mắc của người lao động, giúp họ độc lập hơn và cho phép họ quản lý nhiều quy trình của riêng mình:

• Yêu cầu ngày nghỉ
• Xem họ còn bao nhiêu ngày nghỉ phép
• Theo dõi giờ làm việc thực tế

Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp cho nhân viên một công cụ giúp họ giải quyết các truy vấn và thực hiện nhiều công việc mà không cần phải hỏi trực tiếp bộ phận nhân sự.

5. Bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên và công ty

Phần mềm HRMS bảo vệ thông tin khỏi các cuộc tấn công mạng và mã hóa cũng ngăn người dùng trái phép truy cập vào nó. Ví dụ: Nhân viên có thể truy cập phiếu lương của họ bằng mật khẩu riêng tư và chỉ có thể xem thông tin cá nhân của họ.

Một ưu điểm khác của hệ thống thông tin quản lý nhân sự HRMS là chúng cho phép HR kiểm soát quyền truy cập từng tính năng cụ thể trong phần mềm từ đó việc bảo mật thông tin cá nhân sẽ được an toàn hơn.

TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ PHẦN MỀM HRM

III. Các chức năng chính của phần mềm quản lý nhân sự

Trong phần này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về 8 tính năng chính mà một phần mềm quản lý nhân sự cần phải có:

1. Quản lý biên chế

Các khía cạnh liên quan đến biên chế như :tăng lương, nghỉ ốm,…  là một trong những công việc mà HR quan tâm nhất. Hàng loạt những công việc giấy tờ đó sẽ được thực hiện tự động trên hệ thống nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng Hệ thống quản lý nhân sự. Bằng cách này, đội ngũ nhân sự không còn phải ghi chép bằng tay và có nguy cơ làm mất chúng hoặc mắc lỗi.

Phần mềm tùy chỉnh cho phép bạn:

• Phát hiện và nhận thông báo về bất kỳ thay đổi nào đối với phiếu lương.
• Theo dõi tỷ lệ nghỉ.
• Tách các loại phiếu lương khác nhau (nhân viên vĩnh viễn và tạm thời).
• Lưu trữ các báo cáo y tế.
• Gửi thông tin cho kế toán hoặc bộ phận tính lương.

2. Chấm công

Nhờ vào việc sử dụng HRMS, việc quản lý công ca của nhân sự sẽ chưa bao giờ dễ đến thế. Việc tổng hợp công ca cuối tháng sẽ được thực hiện tự động trên hệ thống. Bên cạnh đó, còn hàng loạt những tính năng khác như:

• Bảng lương tự động
• Công ca, giờ làm việc thực tế được hiển thị trên hệ thống giúp người lao động theo dõi trực tuyến bất kỳ lúc nào
• Duyệt đơn từ tự động

Tìm hiểu thêm: Top 8 phần mềm chấm công online được sử dụng nhiều nhất

3. Tự động hóa chu trình tính lương

Các giải pháp trả lương trọn gói cũng tự động hóa việc khai thuế. Việc tính lương tự động còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí thuê Kế toán, ít xảy ra sai sót hơn trong quá trình làm việc và trả lương cho người lao động. Các chức năng tự phục vụ cho phép nhân viên thực hiện các thay đổi đối với các khoản khấu trừ tự chọn, tài khoản tiền gửi trực tiếp và khấu trừ thuế và truy xuất bản sao báo cáo thu nhập mà không cần hỗ trợ nhân sự.

4. Cổng thông tin dành cho người lao động

Văn phòng của bạn sẽ không còn phải lưu trữ khối lượng tài liệu khổng lồ về hồ sơ cá nhân của người lao động mà thay vào đó, tất cả những dữ liệu ấy sẽ được cập nhật trên Hệ thống quản lý nhân sự. Do đó, nhân viên sẽ được thông báo về bất kỳ bản cập nhật nào thông qua phần mềm.

Điều này mang lại cho nhân viên sự độc lập hơn và giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận nhân sự. 

5. Chuẩn hóa quy trình làm việc

Việc chuẩn hóa quy trình làm việc cho phép bạn tự động hóa các tác vụ và tiết kiệm thời gian quản lý. Chúng sẽ thông báo về tài khoản của người lao động ngay lập tức khi ngày nghỉ được chấp thuận hoặc thông báo cho các ứng viên tiềm năng về tiến độ ứng tuyển của họ.  

6. Đánh giá hiệu suất

Thông qua việc sử dụng phần mềm HRMS, mọi kết quả của các nhiệm vụ cần phải thực hiện của người lao động sẽ được cập nhật tự động lên hệ thống. Bên cạnh đó, việc tạo lập báo cáo đánh giá hiệu suất cũng được cài đặt tự động tùy thuộc vào từng nền tảng khác nhau. Vì vậy, công việc đánh giá hiệu suất sẽ vô cùng đơn giản, tiết kiệm thời gian cho nhà quản trị. 

7. Hỗ trợ quá trình tuyển dụng nhân sự

Quá trình tuyển dụng sẽ đạt hiệu quả cao hơn khi doanh nghiệp của bạn có một quy trình cụ thể, được chuẩn hóa. Hệ thống quản lý nhân sự sẽ được xây dựng một số tính năng hỗ trợ quá trình tuyển dụng bằng cách: Đăng tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng cùng một lúc, lọc CV, chuẩn hóa giao tiếp và cũng có thể nhận được số liệu thống kê hữu ích về chiến dịch tuyển dụng của bạn.

Liên quan đến các đề nghị tuyển dụng cho các ứng viên và cách bạn quảng bá thương hiệu của mình ra thế giới bên ngoài và những nhân viên hiện tại có thể muốn ứng tuyển công việc nội bộ hoặc giới thiệu.

8. Báo cáo và phân tích

Tầm ảnh hưởng chiến lược của nhân sự trong một công ty ngày càng lớn và nhu cầu ra quyết định dựa trên dữ liệu thực và khách quan ngày càng tăng. Công cụ báo cáo và phân tích sẽ giúp bạn phân tích thông tin theo thời gian thực và đưa ra quyết định tốt hơn.

>>> Xem thêm: Cách xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết, chuẩn nhất 2022

IV. Các tiêu chí để lựa chọn hệ thống quản trị nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp

Tiêu chí 1: Xác định, đánh giá nguồn lực có sẵn của tổ chức

 Xác định những thách thức, nhu cầu và mục tiêu về lực lượng lao động lớn nhất của tổ chức.

Tiêu chí 2: Xác định rõ đối tượng sử dụng Hệ thống

Bao gồm các đại diện từ nhân sự, CNTT và tài chính, cũng như các quản lý bộ phận và nhân viên sẽ sử dụng phần mềm.

Tiêu chí 3: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

 Liệt kê những gì quan trọng đối với tổ chức trong một hệ thống phần mềm nhân sự. Các tiêu chí phải bao gồm các yêu cầu công nghệ và các vấn đề kinh doanh, chẳng hạn như nhu cầu tuân thủ quốc tế.

Tiêu chí 4: Xác định các nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của tổ chức

Sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau – từ báo cáo đến trao đổi với các công ty khác – để tạo danh sách các nhà cung cấp phù hợp. Sau đó, thu hẹp nó xuống còn 5 đến 10 nhà cung cấp để tiếp cận để biết thêm thông tin.

Tham khảo các thông tin tổng hợp về 

>> Bảng giá phần mềm quản lý nhân sự mới nhất 2022 – Giá phần mềm HRM tốt nhất

Tiêu chí 5: Xem các bản demo sản phẩm

Đây là cách tốt nhất để đánh giá khả năng của mô-đun hoặc tính năng sản phẩm. Mỗi nhà cung cấp sẽ có một bản demo sản phẩm cụ thể thể hiện được rõ ràng nhất mọi tính năng của sản phẩm để từ đó doanh nghiệp có thể xác định được sản phẩm có phù hợp với yêu cầu của tổ chức hay không.

Nhận demo và dùng thử miễn phí phần mềm 1Office

V. Xu hướng mới nhất của Hệ thống quản lý nhân sự hiện đại

Đại dịch đã gây ra một làn sóng lớn về thay đổi nhân sự và dịch chuyển vị trí công tác. Nó đã tác động lớn đến các quy trình nhân sự và phần mềm song song với các công nghệ mới nổi đang bắt đầu thâm nhập vào các quy trình kinh doanh:

1. Quản lý nhân sự thông minh với công nghệ AI

Tự động hóa các quy trình bằng AI có thể làm cho chúng chính xác và hiệu quả hơn. Hầu hết các doanh nghiệp cung cấp phần mềm về Hệ thống quản lý nhân sự đang tích cực bổ sung các khả năng của AI, nhưng có những lo ngại lớn rằng về bảo mật thông tin của khách hàng cho nên đây còn là một vấn đề khó nhằn mà các doanh nghiệp cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp cần giải quyết.

2. Blockchain

Một công nghệ cơ sở dữ liệu với mục đích phân phối các bản ghi trên một chuỗi máy tính, blockchain làm cho dữ liệu về cơ bản là vĩnh viễn và miễn nhiễm với hack. Có thể nhận thấy Bitcoin là ứng dụng blockchain nổi tiếng nhất, nhưng các công ty đã nhận ra tiềm năng chia sẻ hồ sơ nhân viên và thông tin nhân sự khi ứng dụng công nghệ này vào hệ thống quản lý thông tin nhân sự. Các ứng dụng ban đầu cho công nghệ blockchain bao gồm: tài liệu bảng lương, thông tin ứng viên và hợp đồng lao động một cách an toàn.

3. Làm việc từ xa

Khi các hạn chế về COVID bắt đầu được dỡ bỏ, các công ty đã nghiên cứu một mô hình hybrid mới kết hợp nhà và văn phòng. Sự phân tán vật chất của lực lượng lao động đã thúc đẩy nhu cầu về phần mềm hội nghị truyền hình, các công cụ cộng tác nhóm và các công nghệ hỗ trợ làm việc từ xa khác.

Vì thế cho nên các nhà cung cấp phần mềm nhân sự đã ra mắt hàng loạt tính năng mới để quản lý nhân sự từ xa, gắn kết nhân viên, giám sát và chăm sóc sức khỏe cũng như để quản lý các giao thức an toàn COVID-19.

4. Tự động hóa quy trình quản lý

Bằng cách bắt chước các hành động của con người, BPA có thể thực hiện các quy trình nhân sự phổ biến, chẳng hạn như lựa chọn lợi ích, hoàn trả chi phí và sắp xếp lại hồ sơ nhanh hơn và chính xác hơn. Hầu hết các nhà cung cấp đã bao gồm BPA các sản phẩm nhân sự trong những năm gần đây.

Tìm hiểu thêm: Tự động hóa doanh nghiệp – Cách để tối ưu hóa quy trình vận hành

VI. Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp của 1Office

Là phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, 1Office được biết tới là một trong những công cụ quản lý nhân sự tốt nhất trên thị trường hiện nay. Phần mềm quản trị nhân sự 1Office là một giải pháp lý tưởng phù hợp với mọi doanh nghiệp Việt.