Phần mềm xếp lịch làm việc, chia ca tự động – chuyên nghiệp

Trong thời đại 4.0, bảng tính excel dần trở thành lỗi thời trong việc quản lý thời gian, sắp xếp lịch làm việc. Nếu bạn mệt mỏi, đau đầu với các vấn đề về phân chia ca làm việc, chấm công cho nhân viên mỗi ngày thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay về phần mềm xếp lịch làm việc nhanh chóng, tiện lợi. Phần mềm sẽ giúp nhà quản lý phân chia công việc đồng đều, giúp nâng cao năng suất và chất lượng lao động hiệu quả.

1. Thông tin chung về phần mềm xếp lịch làm việc

1.1 Phần mềm xếp lịch làm việc là gì?

Phần mềm xếp lịch làm việc là việc ứng dụng công nghệ giúp theo dõi và sắp xếp lịch làm việc hiệu quả, nhanh chóng. Đối với những doanh nghiệp phân nhiều ca làm việc với nhiều bộ phận hay quản lý với các khung thời gian khác nhau thì phần mềm sẽ hỗ trợ nhà quản lý sắp xếp ca làm việc một cách nhanh chóng, dễ dàng, logic, không trùng lặp hay dẫm chân lên nhau.

Chỉ cần những thao tác đơn giản, trưởng phòng hoặc nhân sự đều có thể tạo ca làm việc cho hàng trăm, hàng nghìn nhân viên một cách dễ dàng dù ở bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào.

Xem thêm: Top 7 Phần mềm giao việc, quản lý công việc Online tốt nhất hiện nay

1.2 Lợi ích của phần mềm sắp xếp lịch làm việc

Với xu hướng tự động hóa doanh nghiệp toàn diện trong thời đại 4.0, mỗi cá nhân hay mỗi doanh nghiệp đều đang ứng dụng công nghệ số để khiến công việc trở nên nhanh hơn, hiệu quả hơn. Do đó, phần mềm xếp lịch làm việc là một ứng dụng tuyệt vời không chỉ giúp doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn mà còn mang đến nhiều lợi ích to lớn như:

Tiết kiệm tối đa thời gian

Nếu như trước kia, bộ phận quản lý hay nhân sự thường phải tốn nhiều thời gian, công sức trong việc sắp xếp lịch, ca làm việc cho mỗi nhân sự trong công ty, đặc biệt ở những mô hình nhân sự phức tạp, chia nhiều ca kíp như doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp kinh doanh theo chuỗi. Giờ đây, với phần mềm quản lý công việc, nhà quản lý chỉ mất vài phút là có thể tạo ca làm việc cho toàn bộ nhân viên một cách dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị.

Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian trong các hoạt động quản lý nhân sự, đơn giản hóa các công việc khác như quản lý phúc lợi nhân viên; theo dõi thông tin nhân sự; quản lý chấm công tính  lương..

Đánh giá nhân sự hiệu quả

Ngoài việc xếp lịch cho nhân viên một cách nhanh chóng, phần mềm quản lý tiến độ công việc hiện nay còn tích hợp nhiều module hữu ích khác mang đến nhiều lợi ích cho nhà quản lý như: kiểm soát khối lượng làm việc của một nhân viên, giúp lãnh đạo doanh nghiệp có thể biết được người quản lý đã thực hiện nhiệm vụ phân việc của mình tốt chưa. Từ đó giúp người quản lý đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên dễ dàng.

Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của phần mềm xếp lịch mang lại chính là nâng cao trải nghiệm cho nhân viên. Một phần mềm chia ca làm việc của nhân sự tốt lấy khách hàng làm trung tâm, sẽ mang đến cho người dùng trải nghiệm vô cùng tổng quát, dễ sử dụng cho phòng nhân sự và mỗi cá nhân trong công ty bằng công cụ cụ kéo thả, điều chỉnh biểu mẫu và các mẫu báo cáo thông minh…

Ngoài ra, công cụ còn tích hợp với đơn từ để xin chuyển ca, xin nghỉ nhanh chóng trên phần mềm. Từ đó, nhà quản trị cũng duyệt và điều chuyển ca làm việc nhanh chóng với mọi thiết bị mà không phải phụ thuộc vào các phòng ban khác.

Như đã thấy, việc áp dụng phần mềm chia ca làm việc giúp chủ doanh nghiệp hệ thống hóa được toàn bộ thông tin công việc của nhân viên, dễ dàng trong việc phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng công việc, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí. Từ đó, giúp bạn kết nối với phân hệ đánh giá KPI để quản lý chất lượng nhân viên hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Top 9 phần mềm nhắc nhở công việc trên Windows, MacOS, Android, IOS tốt nhất hiện nay

2. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm chia ca làm việc

Phần mềm xếp lịch làm việc hiện là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng để rút ngắn thời gian, chi phí trong việc chia ca làm việc cho từng nhân sự. Do đó, phần mềm đặc biệt phù hợp với một số ngành nghề sau đây:

– Lĩnh vực lĩnh vực sản xuất, ngành F&B (Food and Beverage Service) – ngành dịch vụ nhà hàng, khách sạn, khu du lịch, quầy ăn uống sử dụng phần mềm chia ca để đảm bảo tiến độ công việc được trôi chảy, không bị đình trệ vì thiếu người nhưng dư việc. Đối với một số trường hợp nhân viên có thể bị đau ốm hoặc bận việc đột xuất, khi đó họ có thể xin nghỉ hoặc linh hoạt đổi ca cho nhau nếu cần mà không làm ảnh hưởng đến công việc chung.

– Quán cà phê, chuỗi siêu thị, cửa hàng tiện lợi sử dụng phần mềm sắp xếp lịch làm việc miễn phí giúp tiết kiệm chi phí trả cho nhân sự; tùy thuộc vào thời điểm đông hay ít khách mà nhà hàng sẽ phân bổ số lượng nhân sự. Từ đó giúp đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả, tránh được tình trạng dư người nhưng thiếu việc, trong khi tiền lương vẫn phải trả đủ.

3. 1Office – giải pháp giao việc chia ca làm việc tốt nhất hiện nay

1Office hiện là giải pháp quản lý, sắp xếp ca làm cho nhân viên nhanh chóng, tiện lợi, phù hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại 4.0 hiện nay. Được tích hợp nhiều tính năng thông minh, giờ đây việc chia ca làm việc không còn là nỗi lo, 1Office tự tin hệ thống quản lý chấm công ưu việt nhất, phần mềm xếp lịch làm việc mang đến cho bạn nhiều tính năng tiện lợi như:

• Định nghĩa ca: Cho phép cấu hình một ca làm việc
• Cài đặt chính sách chấm công: Cán bộ có thể cài đặt chính sách chấm công (theo quy định của công ty) như trên excel, ngoài ra còn cài đặt người duyệt phân ca, chu tính công, cách thức hiển thị bảng chấm công …
• Phân ca làm việc: Khi định nghĩa ca, trưởng bộ phận có thể tiến hành phân ca làm việc cho người lao động. Việc phân ca làm việc có thể thực hiện theo tuần, theo tháng hoặc mãi mãi. Bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm giao việc giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi công việc của từng nhân viên hiệu quả.
• Danh sách miễn chấm công: Đối với những trường hợp không cần chấm công như: ban giám đốc, những người làm việc từ xa thì phần mềm sẽ giúp bạn cài đặt một cách nhanh chóng.
• Cài đặt ngày nghỉ: Trên hệ thống cũng đã tích hợp những ngày nghỉ theo quy định, tuy nhiên bạn có thể dễ dàng cài đặt, thêm mới ngày nghỉ một cách nhanh chóng. 

Nội dung trên đã chia sẻ tới bạn về phần mềm sắp xếp ca làm việc cũng như lợi ích to lớn mà nó mang lại. Từ đó, đưa ra giải pháp sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày một cách thông minh, chuyên nghiệp nhất.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA

Từ khóa liên quan: xếp lịch làm việc cho nhân viên, phần mềm xếp lịch làm việc theo ca, phần mềm chia ca làm việc miễn phí