12+ App sắp xếp lịch làm việc, phần mềm chia ca cho nhân viên

Trong thời đại 4.0, việc sử dụng bảng tính Excel để quản lý thời gian, sắp xếp lịch làm việc và phân chia ca đang dần bộc lộ nhiều hạn chế. Nếu bạn thường xuyên đau đầu với các vấn đề về phân chia ca làm việc, chấm công cho nhân viên mỗi ngày, công việc chồng chéo hoặc khó kiểm soát lịch trình, hãy cùng 1Office tìm hiểu ngay về app sắp xếp lịch làm việc, phần mềm xếp lịch làm việc và các công cụ hỗ trợ quản lý lịch làm việc hiệu quả.

Các app xếp lịch làm việc cho nhân viên không chỉ giúp nhà quản lý phân chia công việc đồng đều mà còn hỗ trợ kiểm soát thời gian, quản lý ca làm, theo dõi tiến độ và nâng cao năng suất, chất lượng lao động.

1. Thông tin chung về app sắp xếp lịch làm việc

1.1. App sắp xếp lịch làm việc là gì?

App sắp xếp lịch làm việc là ứng dụng công nghệ hỗ trợ người dùng theo dõi, lập kế hoạch và sắp xếp lịch làm việc một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả. Thay vì phải sử dụng Excel, sổ sách hoặc ghi chú thủ công, người dùng có thể quản lý toàn bộ lịch trình trên một nền tảng tập trung.

Đối với những doanh nghiệp phải phân chia nhiều ca làm việc, có nhiều bộ phận hoặc quản lý nhân sự với các khung thời gian khác nhau, phần mềm xếp lịch làm việc theo ca sẽ hỗ trợ nhà quản lý sắp xếp ca làm việc nhanh chóng, dễ dàng và logic, hạn chế tình trạng trùng lịch hoặc dẫm chân lên nhau.

Chỉ cần những thao tác đơn giản, trưởng phòng hoặc nhân sự đều có thể tạo ca làm việc cho hàng trăm, hàng nghìn nhân viên một cách dễ dàng dù ở bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào. Đây cũng là lý do app xếp lịch ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để thay thế các phương pháp quản lý lịch làm việc thủ công.

Xem thêm: Top 7 Phần mềm giao việc online hiệu quả hiện nay

1.2. Lợi ích của app sắp xếp, quản lý lịch làm việc

Với xu hướng tự động hóa doanh nghiệp toàn diện trong thời đại 4.0, mỗi cá nhân hay mỗi doanh nghiệp đều đang ứng dụng công nghệ số để khiến công việc trở nên nhanh hơn, hiệu quả hơn. Do đó, phần mềm sắp xếp lịch làm việc là một ứng dụng hữu ích không chỉ giúp doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn mà còn mang đến nhiều lợi ích thiết thực.

Tiết kiệm tối đa thời gian

Nếu như trước kia, bộ phận quản lý hay nhân sự thường phải tốn nhiều thời gian, công sức trong việc sắp xếp lịch, ca làm việc cho mỗi nhân sự trong công ty, đặc biệt ở những mô hình nhân sự phức tạp, chia nhiều ca kíp như doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp kinh doanh theo chuỗi.

Giờ đây, với phần mềm quản lý công việc, nhà quản lý chỉ mất vài phút là có thể tạo ca làm việc cho toàn bộ nhân viên một cách dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị.

Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa thời gian trong các hoạt động quản lý nhân sự, đồng thời đơn giản hóa những công việc khác như quản lý phúc lợi nhân viên, theo dõi thông tin nhân sự, quản lý chấm công, tính lương…

Đánh giá nhân sự hiệu quả

Ngoài việc xếp lịch cho nhân viên một cách nhanh chóng, phần mềm quản lý tiến độ công việc hiện nay còn tích hợp nhiều module hữu ích khác, mang đến nhiều lợi ích cho nhà quản lý như kiểm soát khối lượng làm việc của một nhân viên, theo dõi nhiệm vụ được giao và đánh giá tiến độ thực hiện.

Nhờ đó, lãnh đạo doanh nghiệp có thể biết được người quản lý đã thực hiện nhiệm vụ phân việc của mình tốt chưa, nhân viên có hoàn thành đúng tiến độ hay không. Từ đó, người quản lý có cơ sở để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dễ dàng và khách quan hơn.

Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của phần mềm xếp lịch làm việc cho nhân viên chính là nâng cao trải nghiệm trong quá trình làm việc. Một phần mềm chia ca làm việc tốt, lấy người dùng làm trung tâm, sẽ mang đến trải nghiệm tổng quát, dễ sử dụng cho phòng nhân sự và mỗi cá nhân trong công ty thông qua các công cụ kéo thả, điều chỉnh biểu mẫu và các mẫu báo cáo thông minh.

Ngoài ra, công cụ còn tích hợp với đơn từ để nhân viên xin chuyển ca, xin nghỉ nhanh chóng trên phần mềm. Nhà quản trị cũng có thể duyệt và điều chuyển ca làm việc nhanh chóng trên mọi thiết bị mà không phải phụ thuộc vào các phòng ban khác.

Như vậy, việc áp dụng app sắp xếp lịch trình và phần mềm chia ca làm việc giúp chủ doanh nghiệp hệ thống hóa toàn bộ thông tin công việc của nhân viên, dễ dàng phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng công việc, đồng thời tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.

Từ đó, doanh nghiệp có thể kết nối với phân hệ đánh giá KPI để quản lý chất lượng nhân viên hiệu quả hơn.

>> Xem thêm: Top 9 phần mềm nhắc nhở công việc trên Windows, MacOS, Android, IOS hiệu quả hiện nay

2. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm chia ca làm việc?

Phần mềm xếp lịch làm việc hiện là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng để rút ngắn thời gian, chi phí trong việc chia ca làm việc cho từng nhân sự. Đặc biệt, những doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, lịch làm việc phức tạp hoặc thường xuyên thay đổi ca sẽ nhận được nhiều lợi ích khi sử dụng công cụ này.

Lĩnh vực sản xuất, F&B, nhà hàng, khách sạn

Lĩnh vực sản xuất, ngành F&B (Food and Beverage Service) – ngành dịch vụ nhà hàng, khách sạn, khu du lịch, quầy ăn uống có thể sử dụng phần mềm chia ca để đảm bảo tiến độ công việc được trôi chảy, không bị đình trệ vì thiếu người nhưng dư việc.

Đối với một số trường hợp nhân viên có thể bị đau ốm hoặc bận việc đột xuất, họ có thể xin nghỉ hoặc linh hoạt đổi ca cho nhau nếu cần mà không làm ảnh hưởng đến công việc chung.

Trong trường hợp này, phần mềm xếp lịch làm việc theo ca giúp người quản lý chủ động điều chỉnh nhân sự, hạn chế bỏ sót ca và đảm bảo luôn có đủ nhân lực cho từng khung giờ.

Quán cà phê, chuỗi siêu thị, cửa hàng tiện lợi

Các quán cà phê, chuỗi siêu thị, cửa hàng tiện lợi có thể sử dụng phần mềm chia ca làm việc miễn phí hoặc các giải pháp trả phí phù hợp để tiết kiệm chi phí và tối ưu nguồn nhân lực.

Tùy thuộc vào thời điểm đông hay ít khách mà nhà hàng, cửa hàng sẽ phân bổ số lượng nhân sự phù hợp. Từ đó giúp đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả, tránh tình trạng dư người nhưng thiếu việc, trong khi tiền lương vẫn phải trả đủ.

3. App sắp xếp công việc là gì?

Bên cạnh nhu cầu xếp lịch làm việc theo ca, doanh nghiệp và cá nhân cũng cần một công cụ để lập kế hoạch, phân bổ và theo dõi các nhiệm vụ hằng ngày. Đây là lý do app sắp xếp công việc đang dần trở thành công cụ không thể thiếu trong quá trình làm việc.

Với khối lượng công việc lớn, chồng chéo nhau khiến bạn thường xuyên trễ hẹn hay quên những đầu việc quan trọng, việc sử dụng các ứng dụng sắp xếp công việc sẽ giúp chúng ta quản lý thời gian khoa học và hiệu quả hơn.

App sắp xếp công việc là phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý các nhiệm vụ bằng cách tự động sắp xếp danh sách công việc một cách hợp lý, khoa học. Ứng dụng này giúp bạn viết ra, sắp xếp và lập kế hoạch cho mọi thứ bạn cần hoàn thành. Nó giải phóng mọi thứ ra khỏi đầu bạn, giải phóng nguồn lực tinh thần cho công việc của bạn.

4. Lợi ích của app sắp xếp, quản lý giao việc

Việc sử dụng app sắp xếp công việc và quản lý giao việc đem lại rất nhiều tiện lợi cho người dùng. Những lợi ích nổi trội nhất có thể kể đến như:

4.1. Giao việc khoa học

Phần mềm giao việc giúp bạn sắp xếp lịch trình công việc một cách khoa học. Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn thay thế việc sử dụng sổ sách, giấy tờ rắc rối để quản lý.

Thay vì phải ghi nhớ từng nhiệm vụ hoặc trao đổi qua nhiều kênh khác nhau, người dùng có thể tập trung toàn bộ công việc vào một hệ thống và chủ động theo dõi nhiệm vụ cần thực hiện.

4.2. Tiết kiệm tối đa thời gian

Khối lượng công việc hàng ngày đang tăng theo cấp số nhân. Các yếu tố bên ngoài tác động và ảnh hưởng đan xen. Bạn sẽ khó có thể phụ thuộc vào trí nhớ hoặc những giải pháp thủ công khác để quản lý công việc. Chưa kể khi bạn quên một số nhiệm vụ sẽ dẫn đến tình trạng công việc bị dồn đọng vào cuối ngày.

Khi sử dụng app quản lý công việc, bạn có thể chủ động thiết lập thời gian thực hiện các công việc sao cho phù hợp nhất với lịch trình của mình, ưu tiên các đầu việc quan trọng và tránh tình trạng công việc chồng chéo dẫn đến chậm tiến độ.

Sử dụng thuần thục các công cụ quản lý công việc cũng là một cách để phát triển kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

4.3. Tăng hiệu suất công việc

Quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp bạn kỷ luật bản thân, tăng năng suất và nâng cao hiệu suất làm việc.

Khi có một phần mềm lên lịch làm việc hỗ trợ, người dùng có thể xác định rõ những việc cần làm, thời hạn hoàn thành và mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ. Nhờ đó, công việc được tổ chức khoa học hơn và giảm nguy cơ bỏ sót đầu việc.

4.4. Kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng

Khi đã nắm trong tay một lịch biểu chi tiết về thời gian và tiến độ công việc, bạn có thể kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Ví dụ như dự án lớn có đầu việc phát sinh cần xử lý ngay, bạn có thể chủ động lùi lịch của một công việc khác để ưu tiên đầu việc quan trọng hơn trước.

Hoặc khi bạn đang chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ, thì App quản lý lịch làm việc chắc chắn là công cụ bạn cần.

5. Top 12+ app sắp xếp công việc, lịch làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp

Dưới đây là 12 ứng dụng sắp xếp công việc và lịch làm việc được nhiều cá nhân và doanh nghiệp tin tưởng sử dụng.

5.1. 1Office

Phần mềm quản trị doanh nghiệp 1Office là giải pháp phần mềm quản lý công việc tự động được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và tin tưởng đồng hành.

Phần mềm được nghiên cứu và phát triển với mục đích xây dựng môi trường làm việc theo hướng hiện đại hóa, được tin tưởng và sử dụng bởi hơn 5000 doanh nghiệp và 450.000 người dùng.

Không chỉ là một app sắp xếp công việc, 1Office còn hỗ trợ quản lý lịch làm việc, phân ca, giao việc và theo dõi tiến độ trên cùng một nền tảng.

Phần mềm giúp bạn quản lý công việc hiệu quả, dễ thao tác, linh động theo dõi và quản trị công việc với nhiều tính năng nổi bật như:

• Lập kế hoạch công việc cụ thể và chi tiết. Hệ thống sẽ cập nhật tự động vào lịch biểu cá nhân để người dùng có thể chủ động với công việc của mình.
• Theo dõi và quản lý tiến độ công việc dưới các màn hình như Gantt, Kanban.
• Kéo thả trạng thái công việc: Đang thực hiện, Hoàn thành… để nắm bắt chi tiết, sát sao tiến độ công việc.
• Tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp cá nhân chủ động thực hiện công việc theo đúng Deadline.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

5.2. Due

Nếu bạn là người hay quên và thích “nước đến chân mới nhảy” thì Due chính là ứng dụng dành cho bạn.

Chỉ cần liệt kê các công việc cần hoàn thành và ứng dụng sẽ liên tục nhắc nhở những nhiệm vụ tới hạn cho đến khi bạn hoàn thành chúng. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Due có thể đáp ứng được nhu cầu sắp xếp công việc cơ bản nhất.

Đây là lựa chọn phù hợp với người đang tìm kiếm một công cụ sắp xếp lịch làm việc đơn giản, tập trung chủ yếu vào việc nhắc nhở các nhiệm vụ.

5.3. Google Calendar

Google Calendar là ứng dụng lên lịch làm việc thuộc hệ sinh thái Google. Chỉ cần có tài khoản Gmail là người dùng có thể sử dụng miễn phí ứng dụng Google Calendar để theo dõi lịch trình công việc.

Bên cạnh tính năng ghi chú các mốc thời gian quan trọng, app còn có chức năng đặt lịch thông báo nhắc nhở đến hạn cho bạn. Vì vậy, Google Calendar có thể được sử dụng như một app lên lịch làm việc đơn giản dành cho cá nhân và nhóm.

5.4. Todoist

Todoist là một ứng dụng việc cần làm hữu ích cho phép bạn sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ, tạo các nhiệm vụ phụ và xem các nhiệm vụ của bạn dưới dạng bảng Kanban.

Ứng dụng phù hợp với những người muốn quản lý danh sách việc cần làm, phân chia nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên và kiểm soát tiến độ công việc hằng ngày.

5.5. ZoomShift

ZoomShift là phần mềm lập kế hoạch cho nhân viên thực sự sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

Sử dụng ZoomShift để xây dựng lịch trình trực tuyến cho nhân viên. Ứng dụng tính đến các yêu cầu về thời gian nghỉ của nhân viên, tình trạng sẵn sàng, làm thêm giờ và xung đột trong ca khi tạo lịch trình.

Bạn có thể xuất bản lịch trình và gửi email, văn bản hoặc thông báo đẩy cho tất cả nhân viên. Sau khi ca làm việc được công bố, nhân viên có thể yêu cầu giao dịch theo ca và hoán đổi.

Đây là một lựa chọn đáng tham khảo nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm app xếp lịch làm việc cho nhân viên hoặc công cụ hỗ trợ quản lý lịch làm việc theo ca.

5.6. Any.do – Quản lý công việc nhóm hiệu quả

Any.do là ứng dụng sắp xếp công việc hoàn toàn miễn phí được nhiều người sử dụng nhờ sở hữu các tính năng nổi bật, mang lại hiệu quả tích cực.

Khi sử dụng phần mềm này, người dùng chỉ cần thêm danh sách các công việc cần làm và gắn nhãn cho từng công việc như hôm nay, ngày mai, sắp tới…, hệ thống sẽ tự động sắp xếp chúng một cách hợp lý, khoa học.

Phần mềm hiển thị dưới dạng lịch trực quan giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ cần hoàn thành. Any.do cũng có tính năng lọc các công việc theo ngày đến hạn hoặc lọc theo danh mục để bạn chủ động theo dõi.

5.7. Microsoft To Do

Phần mềm Microsoft To-Do là phần mềm quản lý công việc hoàn toàn miễn phí và tương thích với các ứng dụng hỗ trợ khác thuộc hệ điều hành Windows.

Mặc dù không tính phí nhưng Microsoft To Do vẫn đáp ứng đầy đủ những nhu cầu quản lý công việc cơ bản nhất.

Đối với người dùng đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft, đây là một lựa chọn thuận tiện để quản lý danh sách nhiệm vụ và lập kế hoạch công việc cá nhân.

5.8. ColorNote

ColorNote là app sắp xếp thời gian biểu sở hữu các tính năng tạo sổ ghi chú và danh sách các mục công việc.

Người dùng có thể gán màu để dễ dàng phân biệt các công việc, dễ dàng dịch chuyển lên hoặc xuống các mục. Đặc biệt, ColorNote còn có tính năng khóa và bảo vệ các ghi chú nhạy cảm khi bạn không muốn người khác đọc được.

5.9. Microsoft Planner

Microsoft Planner là phần mềm dễ sử dụng nhưng vẫn cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc như cung cấp nhiều bản sao lưu dự phòng, khả năng khôi phục tức thời và các tiêu chuẩn bảo mật thuộc top như HIPAA, FISMA, ISO27001.

Lợi thế nổi trội của Microsoft Planner so với các phần mềm quản lý công việc khác chính là khả năng tích hợp với các phần mềm văn phòng khác của Microsoft, ví dụ như tích hợp với Office 365 Groups để các cuộc hội thoại trong Planner cũng sẽ hiển thị trong Outlook 2016.

Với khả năng quản lý nhiệm vụ theo nhóm, Microsoft Planner có thể được xem là một công cụ sắp xếp lịch làm việc và điều phối công việc phù hợp với môi trường doanh nghiệp.

5.10. Calendly

Calendly là công cụ phù hợp để sắp xếp các cuộc hẹn mà không lãng phí thời gian hay phải tạo thêm công việc.

Chỉ với một cú click chuột, hệ thống phản hồi về những lịch đang còn trống hoặc đã đầy, từ đó bạn có thể chủ động chuẩn bị cho các sự kiện của mình.

Phần mềm cũng tự động thông báo trước cho bạn về bất kỳ thay đổi hoặc hủy bỏ nào, đảm bảo rằng bạn nắm được đầy đủ thông tin về sự kiện.

Tuy nhiên, bạn chỉ có thể thiết lập tính năng này cho những người dùng trong tài khoản của mình; phiên bản cơ bản có những hạn chế, không có hướng dẫn đào tạo hoặc trang web hỗ trợ; và việc thay đổi múi giờ có thể khó khăn.

5.11. Doodle

Doodle là cách phối hợp các sự kiện nhóm mang tính đột phá, sáng tạo. Với giao diện trực tuyến dễ dàng, chỉ mất vài phút để tìm ngày và giờ phù hợp với lịch trình của mọi người.

Nếu bạn muốn thiết lập các cuộc họp với khách hàng cá nhân của mình, Doodle có thể giúp họ và cũng đưa ra phản hồi về những gì họ cần.

Hầu hết mọi người thích Doodle vì nó đơn giản để phối hợp và dễ sử dụng. Nó cung cấp một loạt các cài đặt, ký tự và tiện ích.

Doodle cũng cho phép bạn đồng bộ hóa Lịch Google với chế độ xem tùy chọn tình trạng còn hàng để so sánh tình trạng rảnh/bận của bạn với thời gian đã chọn.

5.12. Evernote

Evernote là ứng dụng quản lý lịch biểu với nhiều tính năng hữu ích. Ngoài chức năng ghi chú, sắp xếp công việc, phần mềm này còn cho phép người dùng đồng bộ nội dung trên nhiều thiết bị khác nhau.

Bạn sẽ không còn phải lo lắng về việc mất dữ liệu mỗi khi đổi máy tính hay điện thoại nữa. Với những người cần một phần mềm lên lịch làm việc trên máy tính kết hợp với ghi chú và quản lý thông tin, Evernote là một lựa chọn có thể tham khảo.

6. 1Office – Giải pháp giao việc, xếp lịch và chia ca làm việc hiệu quả

1Office hiện là giải pháp quản lý, sắp xếp ca làm cho nhân viên nhanh chóng, tiện lợi, phù hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại 4.0 hiện nay.

Được tích hợp nhiều tính năng thông minh, giờ đây việc chia ca làm việc không còn là nỗi lo. 1Office hỗ trợ hệ thống quản lý chấm công và phần mềm xếp lịch làm việc với nhiều tính năng tiện lợi như:

6.1. Định nghĩa ca

Cho phép cấu hình một ca làm việc theo nhu cầu quản lý thực tế của doanh nghiệp.

6.2. Cài đặt chính sách chấm công

Cán bộ có thể cài đặt chính sách chấm công theo quy định của công ty như trên Excel, ngoài ra còn cài đặt người duyệt phân ca, chu kỳ tính công, cách thức hiển thị bảng chấm công…

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quy trình chấm công và kết nối thông tin với hoạt động quản lý ca làm việc.

6.3. Phân ca làm việc

Khi định nghĩa ca, trưởng bộ phận có thể tiến hành phân ca làm việc cho người lao động. Việc phân ca làm việc có thể thực hiện theo tuần, theo tháng hoặc mãi mãi.

Đây là một trong những tính năng quan trọng đối với doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm xếp lịch làm việc theo ca hoặc phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên.

Bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm giao việc giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi công việc của từng nhân viên hiệu quả.

6.4. Danh sách miễn chấm công

Đối với những trường hợp không cần chấm công như ban giám đốc, những người làm việc từ xa, phần mềm sẽ giúp bạn cài đặt một cách nhanh chóng.

6.5. Cài đặt ngày nghỉ

Trên hệ thống cũng đã tích hợp những ngày nghỉ theo quy định. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng cài đặt, thêm mới ngày nghỉ một cách nhanh chóng.

Những tính năng trên giúp doanh nghiệp quản lý lịch làm việc, phân ca, chấm công và ngày nghỉ tập trung trên cùng một hệ thống, thay vì phải theo dõi bằng nhiều file Excel hoặc công cụ riêng lẻ.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

7. Những tiêu chí khi lựa chọn app sắp xếp lịch làm việc

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều giải pháp quản lý công việc hiệu quả giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên.

Tuy nhiên, làm thế nào để chọn được app xếp lịch làm việc, phần mềm lên lịch làm việc hoặc phần mềm sắp xếp lịch làm việc phù hợp nhất với nhóm hay doanh nghiệp của mình là một điều không hề đơn giản.

Dưới đây sẽ là những tiêu chí quan trọng nhất mà bạn cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc và lịch làm việc cho doanh nghiệp:

7.1. Đáp ứng được nhu cầu thực tế

Trước tiên, bạn cần xác định doanh nghiệp của mình sẽ cần một phần mềm có những tính năng nào, đáp ứng được những nhu cầu gì.

Hãy tìm hiểu thật kỹ, cân nhắc và so sánh trước khi lựa chọn để đảm bảo tìm được phần mềm phù hợp nhất.

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân sự làm việc theo ca, hãy ưu tiên các giải pháp có khả năng phân ca, đổi ca, quản lý lịch làm việc, chấm công và theo dõi thời gian.

Trong khi đó, nếu nhu cầu chủ yếu là quản lý công việc cá nhân, một app sắp xếp công việc đơn giản có thể đã đáp ứng được yêu cầu.

7.2. Mức độ thân thiện, dễ sử dụng

Bạn cần xem xét giao diện của ứng dụng quản lý công việc có dễ thao tác, sử dụng và phù hợp với mọi đối tượng không.

Có rất nhiều phần mềm tuy được đánh giá tốt nhưng giao diện lại khó sử dụng với nhiều thuật ngữ chuyên ngành – chỉ phù hợp với một vài lĩnh vực đặc thù nhất định.

Hay có những phần mềm chỉ có bản tiếng Anh chứ chưa có ngôn ngữ tiếng Việt, gây ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng của đội ngũ nhân sự.

Một app sắp xếp lịch trình dễ sử dụng, thao tác nhanh và có giao diện trực quan sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian đào tạo và tăng khả năng ứng dụng thực tế.

7.3. Chi phí phù hợp với ngân sách

Lựa chọn một phần mềm phù hợp với ngân sách của công ty cũng là một yếu tố quan trọng mà bạn cần phải lưu ý.

Bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có một khoản ngân sách nhất định đầu tư cho việc ứng dụng phần mềm. Chính vì vậy, bạn cần lựa chọn phần mềm có mức giá phù hợp với ngân sách thực tế của công ty.

Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân, có thể cân nhắc các công cụ miễn phí. Với doanh nghiệp có số lượng nhân sự lớn, nên đánh giá tổng thể chi phí triển khai, khả năng mở rộng và các tính năng quản lý trước khi lựa chọn.

7.4. Chính sách hỗ trợ kỹ thuật

Các chính sách hỗ trợ, bảo trì của đơn vị cung cấp phần mềm cũng là một trong những vấn đề rất quan trọng khi quyết định sử dụng phần mềm.

Do vậy, trước khi quyết định đăng ký sử dụng, bạn cần có một bản cam kết giữa hai bên về chính sách hỗ trợ và các điều khoản cần có khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra.

8. Nên sử dụng app xếp lịch hay Excel để quản lý lịch làm việc?

Excel từng là công cụ quen thuộc để lập bảng phân ca, theo dõi lịch làm việc và quản lý nhân sự. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên và số ca tăng lên, việc quản lý bằng bảng tính dễ phát sinh nhiều vấn đề như nhập liệu thủ công, khó cập nhật thay đổi, khó kiểm soát lịch trùng và mất nhiều thời gian tổng hợp.

Trong khi đó, app xếp lịch làm việc cho nhân viên có thể tự động hóa nhiều bước trong quá trình lập lịch, hỗ trợ nhà quản lý theo dõi và cập nhật thông tin nhanh chóng.

Đặc biệt, với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên, sử dụng phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công và tạo ra một hệ thống quản lý tập trung.

Tuy nhiên, Excel vẫn có thể phù hợp với cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu đơn giản. Việc lựa chọn công cụ cần dựa trên quy mô nhân sự, mức độ phức tạp của lịch làm việc và ngân sách đầu tư.

9. Cách lựa chọn phần mềm xếp lịch làm việc phù hợp

Để lựa chọn được phần mềm đặt lịch làm việc phù hợp, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng việc xác định những vấn đề đang gặp phải trong quá trình quản lý lịch.

Một số câu hỏi cần xem xét gồm:

• Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên?
• Có bao nhiêu ca làm việc trong ngày?
• Nhân viên có thường xuyên đổi ca hoặc xin nghỉ đột xuất không?
• Doanh nghiệp có cần quản lý chấm công cùng với lịch làm việc không?
• Nhà quản lý có cần theo dõi tiến độ công việc sau khi phân ca không?
• Phần mềm có hỗ trợ sử dụng trên máy tính và điện thoại không?
• Có thể mở rộng khi số lượng nhân sự tăng lên không?
• Chi phí sử dụng có phù hợp với ngân sách không?
• Đơn vị cung cấp có hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn khi triển khai không?

Việc trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mình cần một công cụ sắp xếp lịch làm việc đơn giản hay một nền tảng quản trị toàn diện có khả năng kết nối lịch làm việc, giao việc, chấm công và đánh giá hiệu suất.

10. Tạm kết

Ngày nay, sắp xếp công việc là kỹ năng quan trọng trong cuộc sống hiện đại. Ai cũng có quỹ thời gian 1 ngày 24 tiếng giống nhau. Yếu tố giúp bạn bứt phá vượt lên trên người khác nằm ở việc bạn có biết cách sắp xếp cho mình một lịch làm việc hợp lý và hiệu quả hay không.

Đối với doanh nghiệp, bài toán này còn quan trọng hơn khi phải quản lý lịch trình, nhiệm vụ và ca làm việc của hàng chục, hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên.

Sử dụng app sắp xếp lịch làm việc, app lên lịch làm việc, app xếp lịch làm việc, phần mềm xếp lịch làm việc theo ca hay phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào phương pháp thủ công, tiết kiệm thời gian và quản lý nguồn lực hiệu quả hơn.

Với những chia sẻ của 1Office về các app sắp xếp lịch làm việc hiệu quả hiện nay, hy vọng sẽ giúp bạn tìm được phần mềm phù hợp và hiệu quả.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các giải pháp hỗ trợ quản trị cho doanh nghiệp, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office liên hệ và tư vấn.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Hotline: 083 483 8888