POLC là gì? Ứng dụng thực tế của POLC trong doanh nghiệp

Là một nhà quản lý doanh nghiệp, nhất định bạn phải biết đến thuật ngữ POLC. Đây là một mô hình lý thuyết phác thảo chi tiết về 4 chức năng của công tác quản trị doanh nghiệp. Vậy cụ thể POLC là gì? Tầm quan trọng của POLC trong doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng 1Office tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!

1. POLC là gì?

POLC là một khung lý thuyết biểu thị về 4 chức năng chính của công tác quản trị doanh nghiệp. POLC là viết tắt của 4 chữ cái đầu trong tiếng Anh bao gồm: 

• P – Planning: Lập kế hoạch
• O – Organizing: Tổ chức
• L – Leading: Dẫn đầu
• C – Controlling: Kiểm soát 

Mô hình giúp tổ chức và cấp quản lý hiểu rõ hơn về các chức năng cơ bản mà họ cần thực hiện để quản lý và điều hành hiệu quả. Đồng thời tạo ra sự cân đối giữa các hoạt động quản trị và đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh quan trọng của một tổ chức đều được quản lý một cách chặt chẽ.

Các cấp quản lý không bắt buộc phải tham gia vào tất cả các chức năng trong POLC mà có thể tập trung vào những chức năng phù hợp với vị trí và nhiệm vụ của họ. Tuy nhiên, mô hình POLC vẫn cung cấp một khung làm việc hữu ích để tổ chức thông tin, xác định trách nhiệm và phân phối công việc trong quá trình quản trị doanh nghiệp.

2. 4 Chức năng chính của POLC doanh nghiệp cần nắm rõ

2.1. Planning – Lập kế hoạch

Lập kế hoạch chiến lược và quản lý mục tiêu của tổ chức là chức năng cốt lõi trong hoạt động quản trị. Tại đó, các nhà quản trị thiết lập kế hoạch và xây dựng các hành động thể để đạt được mục tiêu cụ thể.

Điểm đáng chú ý là các kế hoạch phải phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp. Có như vậy, quá trình thực hiện mục tiêu mới đạt hiệu quả cao và đúng như mong muốn của nhà quản trị đã đề ra. Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra nhiều khó khăn và thách thức trong hoạt động quản trị. Đòi hỏi các doanh nghiệp, nhà quản trị phải nâng cao năng lực quản lý và lãnh đạo để: 

• Đảm bảo tính thống nhất giữa mục tiêu và chiến lược.
• Duy trì sự nhất quán giữa các mục tiêu, định hướng chiến lược.

>> Xem thêm: Phương pháp lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp

2.2. Organizing – Tổ chức

Chức năng thứ 2 thuộc mô hình POLC là Organizing – Tổ chức và tạo sự ảnh hưởng. Hiểu đơn giản, là việc doanh nghiệp/ nhà quản lý tổ chức các hoạt động để đảm bảo sự phát triển của cơ cấu tổ chức và mục tiêu đã đề ra. Mọi công việc nên được phân bổ rõ ràng về trách nghiệm và vai trò của từng cá nhân, phòng ban và các đối tượng có liên quan. Nhìn chung, nhà quản trị giữ vị trí quan trọng trong các hoạt động: xây dựng cơ cấu tổ chức, phân bổ nguồn lực, thiết kế công việc.

Bên cạnh đó, những thách thức nhà quản trị phải đối mặt trong quá trình quản lý nguồn nhân lực như xác định phương hướng cho từng nhiệm vụ, tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực, đa dạng hóa quy trình thiết kế công việc. Doanh nghiệp và nhà quản lý cần xây dựng môi trường và tạo điều kiện tốt nhất để phát triển đội ngũ nhân sự một cách toàn diện. 

2.3. Leading – Lãnh đạo

Leading (Lãnh đạo) là việc hướng dẫn và tạo động lực cho nhóm làm việc để thực hiện kế hoạch và đạt được mục tiêu. Người lãnh đạo cần truyền đạt tầm nhìn, định hướng và giúp nhân viên thấy mình có ý nghĩa trong công việc. Lãnh đạo cũng thúc đẩy sự sáng tạo và thấu hiểu nhu cầu của đội ngũ.

Trong quá trình đó, nhà quản trị phải đối mặt với những biến động của thị trường và các tác nhân có ảnh hưởng khác. Điều này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có khả năng thích nghi nhanh chóng và áp dụng các kỹ năng quản lý theo tình hình thực tế.

2.4. Controlling – Kiểm soát

Đối với chức năng Controlling (Kiểm soát) – đây là việc theo dõi và đánh giá hiệu suất thực tế so với kế hoạch đã đề ra. Nếu có sự chênh lệch, người quản lý phải thực hiện các biện pháp điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi hoạt động đang diễn ra theo đúng hướng mục tiêu. Cụ thể các hoạt động trong chức năng Controlling lần lượt là đặt tiêu chí hiệu suất, so sánh với tiêu chuẩn và thực hiện các hành động cần thiết để cải thiện.

Bên cạnh đó, thách thức về phương pháp kiểm soát chiến lược càng đòi hỏi  các nhà lãnh đạo cũng phải chủ động trang bị kiến thức, áp dụng chuyển đổi số và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cũng như tối ưu hóa nền tảng.

3. Vai trò của mô hình lý thuyết POLC trong doanh nghiệp

Mô hình POLC có vai trò quan trọng trong sự phát triển của các doanh nghiệp. POLC chính là bộ khung quản lý giúp tổ chức xác định mục tiêu, tổ chức công việc, tạo động lực và kiểm soát hoạt động để đạt được thành công và phát triển bền vững. Tương ứng với 4 chức năng của POLC, vai trò của mô hình này trong doanh nghiệp cụ thể như sau: 

• Planning: Xác định mục tiêu và lập kế hoạch để đạt được chúng. 
• Organizing: Xây dựng cơ cấu tổ chức và phân chia nhiệm vụ.
• Leading: Thúc đẩy động viên và hướng dẫn nhóm.
• Controlling: Theo dõi tiến độ và điều chỉnh nếu cần.

4. Ví dụ thực tế về mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

4.1. Mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của Amazon

Amazon, một trong những tập đoàn thương mại điện tử hàng đầu thế giới. Amazon đã xây dựng một hành trình đầy đổi mới và thành công trong lĩnh vực thương mại điện tử và dịch vụ trực tuyến nhờ mô hình POLC. Cụ thể như sau: 

Planning – Lập kế hoạch

– Sử dụng chiến lược giá cả để tạo lợi thế cạnh tranh và thu hút khách hàng.

– Tối ưu hóa chi phí vận hành thông qua công nghệ tiên tiến.

– Đầu tư vào nghiên cứu, phát triển và cải tiến nền tảng công nghệ.

Organizing – Tổ chức

– Áp dụng mô hình tổ chức linh hoạt dựa trên tính năng và vai trò.

– Tổ chức phân cấp toàn cầu và phân chia đơn vị theo địa lý.

– Tập trung vào hiệu suất hoạt động và quản lý hiệu quả.

Leading – Dẫn đầu

– Tạo môi trường làm việc hấp dẫn với chính sách đãi ngộ nhân viên và khách hàng. (Chế độ nghỉ hàng tuần hoặc được phép mang theo thú cưng đến nơi làm việc, tăng lương nếu làm thêm vào cuối tuần,…)

– Cho phép nghỉ 20 tuần có lương khi lập gia đình.

– Trả lương cho vợ/chồng nhân viên ngay cả khi không làm việc tại Amazon.

Controlling – Kiểm soát

– Giám sát chặt chẽ đội ngũ để đảm bảo hài lòng của khách hàng.

– Sử dụng hệ thống camera giám sát để kiểm soát hiệu suất làm việc.

– Kiểm kê thường xuyên để kiểm tra số lượng sản phẩm trong kho.

– Theo dõi tốc độ phản hồi email và kiểm tra doanh thu.

4.2. Mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của Apple

Không chỉ với Amazon, Apple cũng đã tạo ra một hành trình ấn tượng trong việc áp dụng mô hình quản lý POLC. Từ việc xây dựng chiến lược đến tổ chức hiệu quả, lãnh đạo sáng tạo và kiểm soát chặt chẽ, Apple đã khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông qua những sản phẩm và dịch vụ độc đáo.

Hoạch định – Planning

– Apple đã cam kết tạo trải nghiệm tùy chỉnh cho từng nhóm khách hàng, đó là lý do hàng triệu người mong đợi sản phẩm của họ.

– Apple tổ chức hàng loạt buổi hội thảo miễn phí để đào tạo về sản phẩm và thương hiệu. Năm 2019, họ  đã tổ chức WWDC (Apple Worldwide Developers Conference) với hơn 5,000 nhà phát triển tham gia.

Tổ chức và phân bổ – Organizing

– Nhân viên của Apple có quyền đóng góp ý kiến cải tiến sản phẩm. Họ thường tổ chức “Hackathons” nơi nhân viên có thể đề xuất các ý tưởng sáng tạo cho các dự án mới.

– Apple tập trung vào việc đào tạo liên tục cho nhân viên. Họ đã đầu tư hơn 90 triệu đô la vào việc đào tạo và phát triển nhân viên vào năm 2020.

Lãnh đạo – Leading

– Sự lãnh đạo của Steve Jobs đã đóng góp rất lớn vào thành công của Apple. Sản phẩm như iPod, iPhone và iPad đều mang dấu ấn sáng tạo và thiết kế đơn giản của ông.

– Dưới sự lãnh đạo của Tim Cook, Apple đã duy trì sự tập trung vào chất lượng và tính độc đáo của sản phẩm. Cook đã định hình lại chiến lược sản xuất và mở rộng mạng lưới cửa hàng Apple trên toàn cầu.

Kiểm soát – Controlling

– Apple tập trung kiểm soát hiệu suất bằng cách đo lường thành công qua doanh thu và lợi nhuận. Năm 2021, doanh thu của Apple đạt hơn 365 tỷ đô la, tăng 29% so với năm trước đó.

– Mỗi khi Apple ra mắt phiên bản mới, thông tin về hàng triệu đơn hàng được đặt trước và hàng đợi dài tại các cửa hàng Apple trên khắp thế giới.

4.3. Mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của Coca – Cola

Coca-Cola, một trong những thương hiệu nước giải khát nổi tiếng trên toàn cầu, đã xây dựng lịch sử và vị thế vững mạnh trong ngành công nghiệp nước giải khát. Với hơn 130 năm kinh nghiệm, Coca-Cola đã trở thành biểu tượng văn hóa và một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của hàng tỷ người trên khắp thế giới. 

Vậy thương hiệu này đã áp dụng POLC trong chiến lược kinh doanh của mình như thế nào? Hãy cùng 1Office tìm hiểu ngay trong nội dung dưới đây! 

Hoạch định – Planning:

– Coca-Cola đã xác định mục tiêu dài hạn là tăng thị phần tại thị trường Pakistan và cạnh tranh với Pepsi, người đã có sự thâm nhập sớm hơn.

– Coca-Cola đã tập trung vào tạo trải nghiệm cho khách hàng thông qua việc phát triển chiến dịch Coke Studio – show âm nhạc trực tuyến kết hợp với các nghệ sĩ nổi tiếng.

Tổ chức và phân bổ – Organizing:

– Coca-Cola đã xây dựng cơ sở hạ tầng và hệ thống phân phối bán lẻ, đối mặt với thách thức mất điện hàng ngày tại Pakistan.

– Họ đã thiết kế các chiến dịch dựa trên nguyên tắc đa dạng hóa và chuyên môn hóa công việc để tận dụng nguồn nhân lực hiệu quả.

Lãnh đạo – Leading:

– Coca-Cola đã thực hiện quản trị thay đổi thông qua việc tạo ra những chiến dịch mới và thích ứng với sự biến đổi của thị trường.

– Sáng tạo và sự dẫn dắt thông qua các dự án như Coke Studio đã tạo ra sự khác biệt và độc đáo cho thương hiệu.

Kiểm soát – Controlling:

– Coca-Cola đã xây dựng cơ hệ kiểm soát để theo dõi hiệu suất hoạt động và đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn.

– Các chiến dịch và hoạt động được đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng chúng đạt được mục tiêu đã đặt ra.

– Sự tăng trưởng liên tục trong thị phần và hiệu suất của Coca-Cola tại Pakistan chứng minh khả năng kiểm soát và cải tiến của họ.

5. Những điểm cần lưu ý, cần tránh khi thực hiện POLC

Có thể thấy, POLC giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi áp dụng mô hình POLC, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều như sau: 

• Liên kết và Tương tác: Đảm bảo rằng các bước POLC không đứng riêng lẻ mà tương tác chặt chẽ. Kế hoạch hướng đến tổ chức, tổ chức dẫn đến dẫn dắt, và dẫn dắt cần kiểm soát.
• Mục tiêu Chung: Mọi quyết định và hoạt động cần định hướng bởi mục tiêu tổng thể của tổ chức. Đảm bảo mọi bước đều hướng đến mục tiêu chung của bạn.
• Thích nghi và Đổi mới: Thị trường thay đổi liên tục. POLC cần linh hoạt thích nghi với biến đổi và khuyến khích đổi mới để cải thiện và tiến xa hơn.
• Tham gia Cấp quản lý: Đảm bảo cấp quản lý tham gia tích cực và hiểu rõ mọi bước trong POLC. Sự tham gia đồng nhất sẽ giúp thực hiện mô hình một cách hiệu quả.
• Giám sát và Cải tiến: Mỗi bước POLC cần được giám sát và phản hồi liên tục. Điều này giúp xác định sự chênh lệch và cơ hội cải tiến để duy trì và tăng cường hiệu suất.

Ngoài ra, để nâng cao hiệu quả khi ứng dụng mô hình POLC cũng như nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị doanh nghiệp, doanh nghiệp nên kết hợp sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể. Trong đó, phần mềm 1Office đã và đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng với hiệu quả cực cao. Với khả năng tối ưu nguồn lực và chi phí, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và theo dõi các hoạt động một cách toàn diện bao gồm các mảng về: 

• Quản lý công việc và truyền thông nội bộ
• Quản trị nhân sự
• Quản lý quan hệ khách hàng

Như vậy, bài viết trên đã chia sẻ nhiều kiến thức hữu ích liên quan về POLC kèm theo những hiệu quả thực tế mà nhiều doanh nghiệp lớn đã đạt được. Hy vọng rằng bài viết hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!