Quản lý quy trình ngành du lịch dễ hay khó

Có đến gần 50 triệu khách du lịch đến Việt Nam năm 2020. Số liệu này còn phát triển hơn nữa khi nhu cầu được hưởng thụ của người dân càng cao. Vì thế mà quản lý quy trình ngành du lịch được quan tâm hơn bao giờ hết. Thế nhưng, không phải ai cũng hiểu được cách quản lý ngành này? Các quy trình kèm theo là gì? Cùng 1Office tìm hiểu công việc này rõ hơn nhé!

Tổng quan ngành du lịch

Theo ghi nhận từ Cục Thống kê, lượt khách du lịch quốc tế năm 2020 đạt hơn 30 triệu lượt. Dù ảnh hưởng của dịch Covid nhưng con số này vẫn có tiềm năng phát triển tiếp. Việt Nam là đất nước nhiều khu du lịch nổi tiếng. Không thể không kể đến như Đà Nẵng, Hội An, Hạ Long, Tây Bắc… 

Mỗi một tháng trong năm là một mùa du lịch với những đặc trưng riêng. Cùng với hệ sinh thái văn hóa ẩm thực đa dạng, du khách luôn có sự yêu thích đặc biệt với du lịch Việt. Du lịch Việt hiện nay đáp ứng được 80% nhu cầu của khách hàng, từ vui chơi, nghỉ dưỡng đến tham quan, giải trí. Thông qua các loại hình du lịch phổ biến như: homestay, du lịch sinh thái, resort….

Quản lý quy trình ngành du lịch gồm những gì

Quản lý quy trình ngành du lịch là chuỗi công việc liên quan đến việc quản trị và vận hành du lịch, khách sạn. Đây được ví như ngành công nghiệp không khói, cực kì nhiều cơ hội phát triển. Công việc của quản lý du lịch rất đa dạng. Nó có thể là: phân chia hướng dẫn viên, quản lý du khách, làm việc với địa phương ….

• Quản lý tour và du khách

Ngành du lịch gồm nhiều yếu tố khác nhau. Thế nhưng quản lý tour và du khách là vấn đề mà các chủ đầu tư luôn đau đầu. Quản lý tour bao gồm danh sách tour, trạng thái, giá tiền, số lượng khách, lịch trình … Người quản lý phải lọc ra được tour nào đã bán, chờ chốt hay sắp đến để sắp xếp người phụ trách phù hợp. Ngoài ra, cần phải quản lý và giám sát chi tiết vận hành thực tế từng tour để tối ưu hiệu quả. 

• Quản lý dòng tiền

Tài chính là chuyện đau đầu trong du lịch. Người quản lý phải phân tách rõ các nguồn thu – chí khác nhau. Bao gồm: doanh thu, doanh thu thực tế, công nợ, các khoản chi … Tài chính của du lịch phức tạp hơn các nguồn khác bởi nó có chi phí cọc và tiền thu thực tế. Nếu không bóc tách được các dòng thu này sẽ khiến báo cáo tài chính nhầm lẫn và phải đền tiền. 

• Quản lý hướng dẫn viên 

Du lịch gồm nhất nhiều địa điểm và lịch trình khác nhau. Điều đó dẫn đến số lượng hướng dẫn viên cũng nhiều. Và các hướng dẫn viên này không phải ai cũng dẫn tour với số lượng như nhau. Có thể người hướng dẫn tour to, tour nhỏ,.. xa gần nên khó quản lý, khó tính lương. Nên có một hệ thống quản lý rõ ràng, để phân chia tour công bằng cho các hướng dẫn viên. Cũng như có hệ công thức để tính lương theo hoa hồng từ tour. 

• Quản lý quy trình vận hành 

Có rất nhiều sự cố điển hình trong du lịch như tour du khách đến địa điểm nhưng chính quyền không cho phép vào chơi. Bởi vì doanh nghiệp chưa xin phép giấy tờ và thủ tục. Lý do chính cho việc này là các doanh nghiệp du lịch chưa tối ưu hoá quy trình vận hành tour. Nhiều công ty du lịch chỉ quan tâm khách dẫn đến việc bỏ sót các cơ quan, ban ngành địa phương.

Cần có quy trình vận hành du lịch rõ ràng để khách hàng được trải nghiệm tốt nhất: 

• • Xin phép được khai thác địa điểm 
  • Thanh toán thuế phí 
  • Đặt lịch 
  • Thiết kế tour 
  • Làm việc với các đối tác liên quan (ăn uống, ngủ nghỉ, vui chơi…)
  • Triển khai tour
  • Xử lý các vấn đề phát sinh sau tour.

Giải pháp quản lý quy trình ngành du lịch tối ưu nhất

Công nghệ phát triển đang dần thay thế các thao tác thủ công. Doanh nghiệp du lịch cũng nên áp dụng công nghệ để quản lý quy trình ngành du lịch tối ưu nhất. Hệ thống phần mềm sẽ giải quyết được tối ưu về nhân sự, thời gian, chất lượng và chi phí quản lý. Dưới đây là 3 phần mềm quản lý quy trình ngành du lịch được nhiều doanh nghiệp tin dùng. 

• 1Office

1Office là nền tảng quản lý quy trình tổng thể cho ngành du lịch tốt nhất hiện nay. Bởi nó giải quyết được nhiều bài toán của ngành du lịch trên cùng 1 hệ thống. Bài toán về quản lý tour, khách hàng, quản lý thu chi và quản lý nhân sự… Doanh nghiệp không cần mua riêng lẻ từng phần mềm riêng biệt, không cần mở nhiều tab quản lý khác nhau nữa. 

Với khả năng tích hợp All-in-one, 1Office mang đến giải pháp tổng hợp nổi trội: 

• • CRM quản lý khách hàng, hợp đồng
  • Workplace quản lý các tour đang vận hành như nào
  • Hệ thống quản lý thu chi thông minh
  • HRM chấm công, tự liên kết bảng lương với KPIs

• AZ Travel 3 in 1

Đây là hệ sinh thái quản lý du lịch, từ thiết kế website du lịch, quản lý tour, quản lý khách hàng. Ưu điểm nổi bật của AZ Travel là tính năng liên kết với các kênh marketing bên ngoài để gia tăng lượng khách mang về. 

• VISOFT TRAVEL

 Đây là phần mềm có nhiều tính năng mới lạ, liên kết với ngành du lịch. Các tính năng như quản lý vé máy bay, tour, khách hàng, công nợ … đang được cải thiện từng ngày. Điểm được yêu thích của phần mềm này là tích hợp được cả tour – vé máy bay – nhà hàng để tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Tổng kết: 

Quản lý quy trình ngành du lịch khó hay dễ là phụ thuộc vào phương thức làm của nhà quản trị. Các công nghệ hỗ trợ quản lý phát triển như vũ bão. Nhà quản trị cần linh hoạt để áp dụng, giảm rủi ro về vận hành và nâng cao năng suất công việc. Liên hệ ngay với 1Office hoặc 083 483 8888 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. 

Xem thêm: Những cách quản lý khách sạn mang lại hiệu quả bất ngờ