Quy trình làm việc: 11 bước xây dựng cùng 5 mô hình phổ biến

Xây dựng quy trình làm việc chuẩn là nền tảng thiết yếu để các phòng ban trong doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Tuy nhiên, thách thức được đặt ra là làm thế nào để thiết kế một quy trình làm việc thích ứng được với sự biến đổi không ngừng của thị trường. Trong bài viết này, 1Office sẽ hướng dẫn bạn 11 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cùng với các mô hình và mẫu quy trình làm việc tham khảo.

1. Những lợi ích thiết thực khi doanh nghiệp sở hữu quy trình làm việc bài bản

Những lợi ích mà quy trình làm việc bài bản mang lại

Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay, các doanh nghiệp cần thiết lập quy trình làm việc khoa học và chuẩn mực như một điều kiện tiên quyết. Những quy trình này không chỉ giúp tổ chức vận hành trơn tru và hiệu quả mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng:

• Tối ưu hóa năng suất và hiệu quả vận hành: Quy trình làm việc bài bản đảm bảo phân công nhiệm vụ rõ ràng, loại bỏ sự chồng chéo và giảm thiểu nguy cơ bỏ sót công việc, từ đó gia tăng năng suất tổng thể của tổ chức.
• Thúc đẩy phát triển và hòa nhập nhân sự: Quy trình rõ ràng là cẩm nang hữu ích, giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc, phát huy tối đa năng lực, rút ngắn thời gian đào tạo và nâng cao hiệu suất làm việc ngay từ đầu.
• Tăng cường kiểm soát và giám sát: Hệ thống quy trình chặt chẽ cung cấp cho ban lãnh đạo và quản lý khả năng theo dõi tiến độ, chất lượng công việc một cách minh bạch.
• Thúc đẩy phối hợp nội bộ: Các phòng ban làm việc chặt chẽ với nhau, giảm thiểu tối đa sự gián đoạn, chồng chéo và xung đột, từ đó tối ưu hóa luồng công việc và tăng cường hiệu quả tổng thể của tổ chức.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Đảm bảo cung cấp sản phẩm và dịch vụ đúng yêu cầu, kịp thời.
• Tuân thủ quy định pháp luật: Giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hợp pháp.

2. 5 mô hình xây dựng và cải tiến quy trình làm việc phổ biến trong tổ chức

Để xây dựng và liên tục cải tiến các quy trình làm việc hiệu quả, các doanh nghiệp luôn ưu tiên dựa vào những mô hình quản lý đã được kiểm chứng qua thực tiễn. Việc lựa chọn và áp dụng đúng mô hình không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao chất lượng và đáp ứng nhanh chóng yêu cầu thay đổi của thị trường.

Mô hình TQM (Total Quality Management) – Quản lý chất lượng toàn diện

TQM là phương pháp quản lý tập trung vào việc nâng cao chất lượng tổng thể trong doanh nghiệp.

• TQM khuyến khích và thúc đẩy sự tham gia chủ động của toàn thể đội ngũ nhân sự vào quá trình cải tiến chất lượng liên tục ở mọi cấp độ.
• Mô hình tạo ra một văn hóa doanh nghiệp lấy chất lượng làm trọng tâm, lấy sự hài lòng của khách hàng làm kim chỉ nam cho mọi quyết định và hành động.
• TQM không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì các tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt mà còn là nguồn động lực mạnh mẽ thúc đẩy đổi mới liên tục và khả năng thích ứng nhanh với mọi biến động của thị trường, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững.

Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act)

Chu trình tuần hoàn Plan – Do – Check – Act

Chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) là một khuôn khổ quản lý tuần hoàn bốn bước. Chu trình được công nhận rộng rãi là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp không ngừng xây dựng, tinh chỉnh và tối ưu hóa các quy trình làm việc. Các thành tố:

• Plan (Lập kế hoạch): Xác định rõ ràng mục tiêu chiến lược, xây dựng các kế hoạch hành động chi tiết và thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất cụ thể.
• Do (Thực hiện): Triển khai kế hoạch đã định trên một phạm vi thử nghiệm có kiểm soát để thu thập dữ liệu và quan sát thực tế.
• Check (Kiểm tra): Phân tích và đánh giá kết quả đạt được dựa trên các KPIs đã thiết lập. Bước này nhằm nhận diện chính xác các sai lệch, bất cập hoặc cơ hội cải tiến so với mục tiêu ban đầu.
• Act (Hành động): Dựa trên kết quả phân tích, tiến hành điều chỉnh, cải tiến quy trình.

Mô hình Six Sigma – Quản lý chất lượng dựa trên dữ liệu

Six Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng tiên tiến, sử dụng các công cụ thống kê mạnh mẽ để phát hiện và loại bỏ nguyên nhân gây ra sai sót trong quy trình kinh doanh. Mục tiêu chính của Six Sigma là đạt được mức chất lượng gần như hoàn hảo.

Mô hình Six Sigma hoạt động dựa theo chu trình DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control):

• Define (Xác định): Xác định rõ vấn đề, mục tiêu cải tiến, phạm vi dự án và các bên liên quan
• Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu hiện trạng của quy trình để hiểu hiệu suất hiện tại
• Analyze (Phân tích): Phân tích dữ liệu để tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
• Improve (Cải tiến): Đưa ra giải pháp và thực hiện cải tiến nhằm loại bỏ nguyên nhân gốc rễ, tối ưu quy trình
• Control (Kiểm soát): Đảm bảo quy trình cải tiến được duy trì ổn định, tránh tái phát lỗi

Mô hình Toyota Production System

Toyota Production System, hay còn được biết tới là TPS, là một hệ thống quản lý và sản xuất mang tính biểu tượng của Tập đoàn Toyota. Mục tiêu của TPS là tối ưu hóa toàn diện mọi quy trình sản xuất nhằm giảm thiểu triệt để lãng phí, nâng cao vượt bậc chất lượng sản phẩm và tăng cường hiệu suất vận hành. Từ đó, TPS hướng tới việc tạo ra giá trị tối đa cho khách hàng với chi phí thấp nhất, đồng thời củng cố lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc cốt lõi của mô hình TPS

Có 2 trụ cột chính cùng với nguyên tắc làm việc sau làm nên triết lý quản lý này:

• Just-In-Time (JIT): Trụ cột này tập trung vào việc sản xuất và cung ứng chính xác số lượng sản phẩm/linh kiện cần thiết, tại đúng thời điểm và địa điểm yêu cầu.
• Jidoka (Tự động hóa có con người giám sát): Trụ cột này trao quyền cho máy móc khả năng tự động phát hiện các bất thường hoặc lỗi phát sinh và dừng hoạt động ngay lập tức, đồng thời cảnh báo nhân viên để can thiệp kịp thời.
• Kaizen (Cải tiến liên tục): Đây là một nguyên tắc, một triết lý văn hóa tổ chức sâu sắc thúc đẩy thực hiện những cải tiến nhỏ, gia tăng liên tục trên mọi cấp độ, từ dây chuyền sản xuất đến các phòng ban quản lý. Kaizen khuyến khích sự tham gia chủ động và trao quyền cho toàn thể nhân viên cùng tìm kiếm, đề xuất và triển khai các sáng kiến nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.

Mô hình 5M – Phân tích nguyên nhân gốc rễ

5 yếu tố trong mô hình 5M

Mô hình 5M tập trung phân tích năm yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc:

• Man (Con người): Đây là yếu tố then chốt, bao gồm năng lực chuyên môn, thái độ làm việc tích cực và khả năng phối hợp hiệu quả giữa các cá nhân và phòng ban. Sự tối ưu hóa yếu tố “Con người” trực tiếp quyết định năng suất và chất lượng đầu ra.
• Machine (Công cụ & Công nghệ): Yếu tố này bao gồm toàn bộ máy móc, công cụ và hệ thống công nghệ được sử dụng để hỗ trợ và tự động hóa quy trình làm việc.
• Material (Nguyên vật liệu): Là chất lượng và nguồn gốc vật tư đầu vào. Yếu tố này đề cập đến các nguyên liệu, thành phần và vật tư cần thiết cho quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
• Method (Phương pháp): Đây là tổng thể các bước, quy tắc và cách thức mà công việc được thực hiện. Một phương pháp được xây dựng và tối ưu hóa khoa học sẽ loại bỏ lãng phí, tăng cường hiệu quả và đảm bảo tính nhất quán trong mọi hoạt động.
• Measurement (Đo lường): Yếu tố này bao gồm các chỉ số, công cụ và phương pháp dùng để theo dõi, đánh giá hiệu quả của quy trình và chất lượng đầu ra.

3. 11 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Dưới đây là 11 bước giúp bạn triển khai quy trình làm việc hiệu quả, được thiết kế để phù hợp với đặc thù và quy mô đa dạng của nhiều loại hình doanh nghiệp:

11 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi bắt tay vào xây dựng quy trình, điều quan trọng nhất là doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng để nhận diện rõ các vấn đề hiện tại, điểm nghẽn và nhu cầu thực tế mà quy trình mới sẽ giải quyết. Bước này giúp đảm bảo quy trình không chỉ phù hợp mà còn góp phần trực tiếp vào việc hiện thực hóa các mục tiêu kinh doanh và tối ưu hóa hiệu quả vận hành.

Bước 2: Đặt ra mục tiêu cụ thể cho công việc

Xác định mục tiêu với quy tắc S.M.A.R.T

Tiếp nối sau đó là xác định các mục tiêu mà quy trình làm việc cần đạt được. Đối với mỗi quy trình, cần xác định các mục tiêu rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được. Xác đinh mục tiêu theo S.M.A.R.T là một cách hay để các doanh nghiệp làm theo.

Bước 3: Giới hạn phạm vi áp dụng quy trình

Quyết định phạm vi áp dụng cụ thể của quy trình cho một phòng ban chuyên biệt, một dự án thí điểm, hay triển khai toàn diện trên quy mô doanh nghiệp. Việc này giúp đảm bảo tính khả thi của dự án cũng như tối ưu hóa việc phân bổ và tập trung nguồn lực.

Bước 4: Lập kế hoạch các bước thực hiện

Một quy trình làm việc chuẩn hóa thường được cấu trúc từ 8 đến 12 bước, tuy nhiên, không tồn tại một khuôn mẫu cố định nào có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Hiện nay, các doanh nghiệp áp dụng rộng rãi mô hình 5W-1H-5M. Các yếu tố cốt lõi của 5W-1H bao gồm:

• What: Xác định rõ ràng bản chất, các nhiệm vụ chính và đầu ra cụ thể của công việc trong quy trình.
• Why: Xác định lý do tồn tại của quy trình, mục tiêu chiến lược cần đạt được và giá trị mà nó mang lại cho doanh nghiệp cũng như khách hàng.
• When: Xác định thời điểm bắt đầu, thời gian thực hiện từng công đoạn, và thời điểm kết thúc quy trình.
• Where: Địa điểm tiến hành công việc
• Who: Xác định rõ ràng các cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện.
• How: Trình bày chi tiết các phương pháp, công cụ, công nghệ và các bước cụ thể để thực hiện công việc một cách hiệu quả

5M sẽ xác định các nguồn lực liên quan đến từng yếu tố kể trên của 5W-1H. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc bao gồm Man (Con người), Machine (Máy móc), Material (Nguyên vật liệu), Method (Phương pháp), và Measurement (Đo lường).

>>>Tìm hiểu thêm: 5M1E trong doanh nghiệp và những điều bạn cần biết

Bước 5: Xác định các điểm kiểm soát then chốt

Nhận diện và thiết lập các điểm kiểm tra, các giai đoạn cần giám sát chặt chẽ hoặc phê duyệt bắt buộc. Các điểm kiểm soát này sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm và xử lý kịp thời các sai lệch, đảm bảo quy trình diễn ra trơn tru và ít sai sót.

Bước 6: Phân chia trách nhiệm và nhiệm vụ

Phân chia nhiệm vụ rõ ràng

Gán cụ thể cá nhân hoặc bộ phận sẽ chịu trách nhiệm chính cho từng công đoạn hoặc nhiệm vụ trong quy trình. Sự phân công rõ ràng này không chỉ tăng cường trách nhiệm khi cần giải trình mà còn tối ưu hóa hiệu quả phối hợp nội bộ, loại bỏ sự chồng chéo và nhầm lẫn khi làm việc.

Bước 7: Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn phụ trợ

Soạn thảo và chuẩn hóa các tài liệu hướng dẫn chi tiết, biểu mẫu thực hiện, cùng các quy định liên quan. Một bộ tài liệu hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu sẽ đảm bảo mọi nhân viên thực hiện quy trình một cách nhất quán, chính xác và đạt được hiệu suất tối ưu.

Bước 8: Chọn lựa phương thức kiểm soát quy trình phù hợp

Các yếu tố cần quan tâm trong việc xác định phương thức kiểm soát mà bạn có thể tham khảo:

• Bước làm nào cần thực hiện kiểm tra
• Tiêu chí kiểm tra
• Phân công người có trách nhiệm kiểm tra
• Tần suất kiểm tra

Bước 9: Thiết lập giai đoạn thử nghiệm và đánh giá sơ bộ

Những doanh nghiệp sản xuất hoặc xưởng gia công thường có thêm bước chạy thử nghiệm quy trình. Giai đoạn này cho phép doanh nghiệp đánh giá tính khả thi, đo lường hiệu quả thực tế và thu thập kết quả phản hồi quan trọng, phục vụ cho việc đưa ra cải tiến.

Bước 10: Mô tả chi tiết quá trình triển khai công việc

Mô tả chi tiết quá trình triển khai công việc cho nhân viên

Ghi chép rõ ràng và chi tiết từng bước, quy định, trách nhiệm và các trường hợp ngoại lệ trong quy trình để nhân viên dễ dàng tuân thủ. Quá trình này còn góp phần đào tạo và cải tiến liên tục, đồng thời tối ưu hóa hiệu suất và quản lý rủi ro bắt đầu từ nguồn lực quan trọng nhất là nhân sự.

Bước 11: Hoàn thiện biểu mẫu, chú thích và tài liệu liên quan

Doanh nghiệp phải đảm bảo toàn bộ hệ thống tài liệu hỗ trợ đi kèm quy trình làm việc được hoàn chỉnh một cách tỉ mỉ:

• Định nghĩa thuật ngữ/Từ điển chuyên ngành: Cung cấp giải thích chi tiết về các thuật ngữ chuyên ngành, định nghĩa rõ ràng các từ viết tắt được sử dụng trong tài liệu quy trình.
• Biểu mẫu kèm theo: Bao gồm các biểu mẫu minh họa quy trình, biểu mẫu báo cáo, hoặc tài liệu chứng minh các số liệu nghiên cứu, phân tích tình hình thị trường liên quan đến quy trình.

4. Một số mẫu quy trình làm việc tham khảo cho các phòng ban

Sơ đồ quy trình làm việc mẫu cho phòng Nhân sự

Dưới đây là quy trình tham khảo cho 2 tác vụ quan trọng cho phòng Nhân sự – thử việc và tuyển dụng.

Quy trình thử việc:

Quy trình thử việc cho phòng Nhân sự

Quy trình tuyển dụng:

Quy trình tuyển dụng

Dựa trên những mẫu quy trình này, doanh nghiệp có thể chủ động tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự, kiến tạo các quy trình làm việc phù hợp với đặc thù riêng.

Sơ đồ quy trình làm việc mẫu cho phòng Kế toán

Quy trình thanh toán/tạm ứng cho phòng Kế toán

Với quy trình kế toán trọng yếu như thanh toán/tạm ứng, doanh nghiệp có thể thiết lập một khuôn khổ tài chính chặt chẽ. Quy trình trên đây đảm bảo đội ngũ kế toán và các phòng ban liên quan vận hành theo các bước nhất quán.

Sơ đồ quy trình làm việc mẫu cho phòng CSKH

Những quy trình chăm sóc khách hàng và tham khảo thị trường khiến đội ngũ CSKH cũng như Sale làm việc hiệu quả hơn. 

Quy trình CSKH:

Quy trình CSKH Đại lý cho phòng CSKH

Quy trình đi thị trường:

Quy trình đi thị trường

Ngoài ra, quy trình được xây dựng tốt sẽ nâng cao trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy doanh thu, tạo lợi thế cạnh tranh vượt trội trong thị trường ngày càng khốc liệt.

6. Những lưu ý để quy trình làm việc phát huy hiệu quả

Doanh nghiệp nên chú ý đến một số lưu ý sau để quy trình làm việc không chỉ được xây dựng chặt chẽ mà còn đảm bảo yếu tố liên tục cải tiến theo tình hình kinh doanh:

• Quy trình linh hoạt và thích ứng liên tục: Thay vì thiết lập các quy trình cố định, doanh nghiệp cần ưu tiên xây dựng những quy trình có khả năng thích nghi và điều chỉnh kịp thời theo biến động của môi trường kinh doanh.
• Thường xuyên nhận phản hồi từ nhân viên: Nhân viên là người trực tiếp vận hành quy trình hàng ngày, vì vậy việc chủ động lắng nghe, thu thập và tổng hợp ý kiến, đánh giá và đề xuất cải tiến từ họ là rất quan trọng.
• Đảm bảo tính minh bạch và thông suốt trong giao tiếp: Mọi thông tin liên quan đến quy trình cần được truyền đạt cẩn thận, chính xác để tránh rủi ro hiểu sai và bỏ sót công việc.
• Kết hợp KPI, OKR để đo lường hiệu quả công việc: Sử dụng kết hợp KPI và OKR để đo lường hiệu quả công việc và tiến độ một cách khách quan, minh bạch, đồng thời định hướng phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, giúp hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu và thúc đẩy cải tiến liên tục.
• Ứng dụng công nghệ để kiểm soát tiến độ và chất lượng tự động: Tận dụng tối đa các công cụ và nền tảng tự động hóa hiện đại để theo dõi tiến độ quy trình, phát hiện sớm các sai lệch, chậm trễ hoặc vấn đề về chất lượng.

7. Xây dựng quy trình làm việc và tự động theo dõi tiến độ công việc với 1Office

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc xây dựng và giám sát quy trình làm việc hiệu quả trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Nhận thức rõ tầm quan trọng này, 1Office cung cấp một nền tảng chuyển đổi số toàn diện giúp quản lý biến những quy trình phức tạp thành dòng chảy công việc mạch lạc, dễ dàng quản lý và tối ưu hóa.

• Thiết kế quy trình làm việc trực quan, dễ dàng: Giao diện kéo-thả thân thiện giúp người dùng tự xây dựng và tùy biến luồng quy trình phù hợp đặc thù doanh nghiệp mà không cần kỹ năng lập trình chuyên sâu.
• Tự động hóa và hỗ trợ ra quyết định bằng AI: AI Agent tích hợp trong 1Office giúp tự động phân công công việc dựa trên năng lực, khối lượng và tiến độ của từng nhân viên. Đồng thời, AI cảnh báo sớm các rủi ro trễ hạn hoặc sai sót, giúp quản lý can thiệp kịp thời, nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong giám sát.
• Theo dõi tiến độ và giám sát thời gian thực: Dashboard trực quan cung cấp dữ liệu chính xác, cập nhật liên tục về tiến độ công việc, năng suất cá nhân và nhóm. Công nghệ AI hỗ trợ phân tích dữ liệu giúp dự báo và đề xuất cải tiến quy trình kịp thời.
• Kết nối chặt chẽ với KPI và OKR: 1Office tự động liên kết kết quả công việc với KPI và OKR, hỗ trợ đánh giá chính xác hiệu suất và thúc đẩy phát triển năng lực nhân viên.
• Hỗ trợ đa nền tảng và làm việc linh hoạt: Người dùng có thể truy cập 1Office từ nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet, tạo điều kiện thuận lợi cho mô hình làm việc từ xa và đa địa điểm.

Xây dựng quy trình làm việc thông minh với 1Office

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Office!

 

Với 1Office, doanh nghiệp có thể kiến tạo một hệ thống vận hành đồng bộ và xuyên suốt, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra liền mạch. Nền tảng này đặc biệt hiệu quả trong việc nâng cao khả năng giám sát và tối ưu hóa liên tục các quy trình, qua đó trực tiếp góp phần vào sự tăng trưởng mạnh mẽ của hoạt động sản xuất kinh doanh.

---

Hy vọng qua bài viết trên, 1Office đã cung cấp cho bạn những thông tin thiết thực, giúp bạn đọc có được hướng xây dựng quy trình làm việc rõ ràng. Việc xây dựng quy trình làm việc hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, kiểm soát chất lượng và tối ưu hóa nguồn lực vận hành. Và để hỗ trợ cho quá trình xây dựng quy trình được dễ dàng, 1Office cung cấp nền tảng quản trị tổng thể để doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết kế, giám sát và tối ưu quy trình làm việc.