5 Bước xây dựng Smart KPI siêu đơn giản KÈM VÍ DỤ THỰC TẾ

Xây dựng smart kpi chỉ với 5 bước siêu đơn giản sau: 1. xây dựng KPI cụ thể, 2. xây dựng KPI gắng với các yếu tố đo lường, 3. xem xét mức độ khả thi của KPI, 4. xem xét mức độ liên quan của KPI, 5. gắn KPI với giới hạn thời gian. Theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết cách làm chi tiết!

I. Smart KPI là gì?

KPI là viết tắt của 3 chữ cái đầu trong tiếng Anh bao gồm Key Performance Indicator, dịch nghĩa sang tiếng Việt nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc. Đây là thuật ngữ được sử dụng để đề cập đến hoạt động đánh giá, đo lường hiệu quả công việc của cá nhân hoặc tổ chức. Các chỉ số KPI thường được thể hiện thông qua các chỉ tiêu định lượng và số liệu cụ thể để đảm bảo tính xác thực.

Nguyên tắc Smart là bộ tiêu chí cụ thể được thiết lập với 5 yếu tố chính sau:  

• S – Specific (Cụ thể)
• M – Measurable (Đo lường)
• A – Achievable (Khả thi)
• R – Relevant (Liên quan)
• T – Time-Bound (Giới hạn thời gian)

Smart kpi là kpi đảm bảo các yếu tố cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn về thời gian. Thông qua chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI) đã được xây dựng theo các tiêu chí của nguyên tắc Smart, doanh nghiệp sẽ đánh giá chính xác được hiệu suất và chất lượng của công việc đó.

>> Xem thêm: Mô hình Smart là gì? Cách ứng dụng mục tiêu SMART hiệu quả trong doanh nghiệp

II. 5 Bước xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart

Có thể thấy, xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác và hiệu quả của các mục tiêu đề ra. Cách xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart chỉ với 5 bước như sau:

Bước 1 – Xây dựng KPI cụ thể

Đầu tiên, doanh nghiệp cần thiết lập các KPI cụ thể cho nhân sự. Sự cụ thể của KPI được thể hiện qua cách thức doanh nghiệp đặt mục tiêu với các đặc điểm như: có con số, đối tượng phụ trách, thời gian cần đạt được, trách nhiệm,…

Các KPI đặt ra cần sự rõ ràng và cụ thể để đảm bảo các thành viên có thể hiểu được KPI đó cũng như xác định chính xác mục tiêu cần hoàn thành. Nhà quản lý cũng dễ dàng đánh giá và đo lường hiệu của công việc so với KPI ban đầu.

KPI đặt ra phải đạt phải là dạng đạt được khi đã có sự nỗ lực cao nhất nhé. Vì nhân viên sẽ không hiểu được đâu là ngưỡng mà lãnh đạo mong muốn. 

Ví dụ: Khi đặt Smart KPI cho phòng kinh doanh nếu chỉ đặt là tăng doanh thu bán hàng thì chưa đủ. Nhà quản trị cần đưa ra các chỉ số đo lường cụ thể để nhân sự dựa vào đó để thực hiện theo đúng chỉ tiêu như đạt 1 tỷ doanh thu bán hàng trong tháng 8. 

Bước 2 – Xây dựng KPI gắn với các yếu tố đo lường

Đo lường KPI là hoạt động quan trọng cần làm khi xây dựng và triển khai thực hiện các KPI. Mức độ quan trọng với từng đối tượng như sau: 

• Đối với người đưa ra KPI: Đo lường và tinh toán xây dựng các KPI phù hợp với thực tế và nguồn lực. 
• Đối với người thực hiện KPI: Căn cứ để đánh giá và đo lường hiệu suất thực hiện KPI. 

Tại bước này, nhà quản trị sẽ giải đáp được lý do vì sao lại đưa ra được KPI đó với những đối tượng có liên quan. Đơn giản là làm sáng tỏ tính khả thi của mục tiêu đã đặt. Chứng minh đó là KPI có khả thi mà không chỉ đơn thuần là những con số mơ hồ mà cấp trên áp đặt. Các thành viên đều biết được khả năng và độ khó của KPI đó.

Ví dụ: Smart KPI cho phòng kinh doanh là đạt 1 tỷ doanh số tương đương tăng 10% so với tháng trước. 

>> Xem thêm: Mẫu KPI cho vị trí Kiểm soát viên trong doanh nghiệp đúng chuẩn

Bước 3 – Xem xét mức độ khả thi của KPI

Mỗi KPI được đặt ra phải đảm bảo tính khả thi và có thể đạt được. Mục tiêu không chỉ dựa vào mong muốn của doanh nghiệp mà còn dựa vào tình hình thực tế và nguồn lực của doanh nghiệp. Tránh tình trạng đặt Smart KPI theo cảm tính mà không có các căn cứ nào khác.

Nếu KPI vượt quá khả năng của doanh nghiệp, vượt quá khả năng của nhân sự thì việc đặt KPI sẽ không mang lại hiệu quả. Thậm chí tạo nên những áp lực vô hình cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. 

Tuy nhiên KPI cũng phải mang một chút tính thử thách để kích thích sáng tạo và nỗ lực của nhân viên. 

Ví dụ: Phòng kinh doanh trong tháng 6 đã đạt được KPI tăng 15% doanh thu bán hàng so với tháng 5. KPI trong tháng 7 doanh nghiệp rất khó đạt được mục tiêu như tháng 6 bởi thị trường biến động và nhân sự phòng ban bị hao hụt. Căn cứ vào tình hình thực tế, doanh nghiệp đưa ra các KPI tăng 10% doanh số so với tháng 6.

Bước 4 – Xem xét mức độ liên quan của KPI

Xem xét mức độ liên quan của KPI là xác định mối quan hệ giữa mục tiêu của cá nhân và tổ chức. Mục tiêu của cá nhân và tổ chức phải có liên kết với nhau, phối hợp thực hiện mục tiêu chung. Về bản chất, các KPI có quan hệ bổ trợ cho nhau để thực hiện mục tiêu cuối cùng. Các KPI sẽ được gắn với từng cá nhân để hoàn thành KPI nhóm, KPI nhóm gắn với nhau để hoàn thành KPI phòng,….

Các KPI lớn sẽ bao gồm hàng loạt những KPI nhỏ. Xác định cụ thể và chi tiết từng KPI sẽ giúp doanh nghiệp hình dung được bức tranh tổng thể cũng như biết được mối quan hệ giữa các KPI. 

Ví dụ: Doanh nghiệp đặt Smart KPI tổng là đạt 4 tỷ doanh số trong tháng 8. Trong đó, 3 tỷ thu về từ các kênh bán hàng trực tuyến và 1 tỷ thu về từ kênh bán hàng trực tiếp.

Bước 5 – Gắn KPI với giới hạn thời gian

Mỗi KPI cần gắn với giới hạn thời gian nhất định. Thời gian này chỉ rõ thời gian thực hiện và hoàn thành KPI đó. Đồng thời cho thấy mức độ cần thiết của việc thực hiện các KPI. Điều này đảm bảo cho quá trình triển khai đúng tiến độ và không ảnh hưởng đến các phòng ban và nhân sự khác. Trong trường hợp nguồn lực thiếu hụt, doanh nghiệp sẽ có những biện pháp bổ sung để KPI hoàn thành đúng thời hạn. 

Ví dụ: Sản phẩm A của công ty X đang trong quá trình hoàn thiện để chuẩn bị bày bán trên thị trường vào ngày 10 tháng 8 năm 2023 với mục tiêu doanh số là 100 triệu. Để chuẩn bị tốt nhất cho buổi bày bán, phòng sản xuất phẩm A của công ty X phải hoàn thiện sản phẩm đó trước ngày 10 tháng 7 năm 2023. Trong một tháng còn lại, từ ngày 11 tháng 7 đến ngày 10 tháng 8, các bộ phận marketing và kinh doanh sẽ tiếp tục triển khai cho ngày chuẩn bị bày bán.

>> Xem thêm: 6+ biểu mẫu đánh giá nhân viên theo KPI cho các phòng ban đầy đủ, chi tiết nhất 2023

III. Ví dụ thực tế cho doanh nghiệp khi xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart

Trong nội dung dưới đây, 1Office đã đưa ra 5 ví dụ chi tiết về cách đặt KPI Smart cho từng phòng ban như Marketing, kinh doanh, chăm sóc khách hàng, nhân sự,… Tìm hiểu ngay! 

Ví dụ 1: Smart KPI cho phòng Marketing

Tăng 1000 lượt tương tác (like, share, comment) trên Fanpage chính của công ty trong tháng 7 (tức tăng 30% tương tác so với tháng 6)

• Specific (Cụ thể): Tăng 1000 lượt tương tác trên Fanpage chính của công ty
• Measurable (Đo lường): Tăng 30% tổng số lượt tương tác bao gồm lượt like, share, comment.
• Achievable (Khả thi): KPI phù hợp với nguồn lực doanh nghiệp và năng lực nhân sự.
• Relevant (Liên quan): Tương tác trên Fanpage tăng tạo ra sự tương tác tích cực với khách hàng và giúp xây dựng thương hiệu công ty.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): 1 tháng (duy nhất trong tháng 7).

Ví dụ 2: Smart KPI cho phòng kinh doanh

Đạt trên 800 triệu doanh số bán hàng trên tiktok shop trong vòng tháng 7. 

• Specific (Cụ thể):  Doanh số trên 800 triệu.
• Measurable (Đo lường): Theo dõi chỉ số doanh thu update trên hệ thống tiktok shop dành cho người bán.  
• Achievable (Khả thi): Doanh thu tháng 6 đã đạt được 700 triệu, xu hướng mua sắm hàng hóa trên Tiktok của khách hàng tăng cao. Tạo thuận lợi cho việc đạt KPI nêu trên.
• Relevant (Liên quan): Tăng doanh thu và lợi nhuận chung của công ty.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): 1 tháng (duy nhất trong tháng 7).

Ví dụ 3: Smart KPI cho phòng chăm sóc khách hàng

Tăng tỷ lệ khách hàng gia hạn sử dụng dịch vụ từ 3% lên 5% trong quý 3 năm nay.  

• Specific (Cụ thể): Tăng 2% khách hàng gia hạn sử dụng dịch vụ. 
• Measurable (Đo lường): Số lượng khách hàng gia hạn sử dụng dịch vụ so với quý 2 của năm nay. 
• Achievable (Khả thi): Khả thi khi thực hiện chiến lược cải thiện dịch vụ, tăng tương tác với khách hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng.
• Relevant (Liên quan): Giữ chân khách hàng và nâng cao chất lược dịch vụ. 
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): quý 3 năm năm nay (tháng 7,8,9).

Ví dụ 4: Smart KPI cho phòng nhân sự

Tuyển 20 chuyên viên kinh doanh có trên 1 năm kinh nghiệm trong tháng 8 để mở rộng quy mô phòng kinh doanh, thực hiện mục tiêu đạt 12 tỷ doanh số trong tháng 10.  

• Specific (Cụ thể): Tuyển 20 chuyên viên kinh doanh.
• Measurable (Đo lường): Số lượng chuyên viên kinh doanh làm việc tại công ty có trên 1 năm kinh nghiệm.
• Achievable (Khả thi): Hoàn thành nếu thực hiện các chiến lược tuyển dụng chính xác, xây dựng môi trường tuyển dụng thu hút và giữ chân nhân tài. 
• Relevant (Liên quan): Góp phần thực hiện mục tiêu đạt 12 tỷ doanh số trong tháng 10. 
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): Tháng 8. 

Ví dụ 5: Smart KPI cho phòng kỹ thuật

Hoàn thiện 8 tính năng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ABC trong 7 ngày từ ngày ⅛ đến ngày ⅞ .  

• Specific (Cụ thể): Hoàn thiện 8 tính năng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ABC.
• Measurable (Đo lường): Số lượng tính năng và yêu cầu hoàn thiện trong thời gian 7 ngày từ ngày ⅛ đến ngày ⅞ .
• Achievable (Khả thi): Có sự phối hợp và hiệu quả trong công việc.
• Relevant (Liên quan): Hoàn thành 8 tính năng trong phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện trải nghiệm người dùng và tăng cường độ cạnh tranh trên thị trường.
• Time-Bound (Giới hạn thời gian): 7 ngày từ ngày ⅛ đến ngày ⅞. 

>> Xem thêm: Chỉ tiêu đánh giá KPI là gì? Xây dựng chỉ tiêu đánh giá KPIs hiệu quả cho các bộ phận

IV. Những lưu ý khi xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart

Trong quá trình xây dựng KPI theo nguyên tắc Smart, bạn cần lưu ý những điều sau:

1. Đặt KPI quá cao hoặc quá thấp

Tình trạng đặt KPI quá cao hoặc quá thấp thường gặp ở nhiều doanh nghiệp dẫn tới 2 tình trạng phổ biến sau: 

• KPI quá cao: Nhân viên không thể hoàn thành KPI dẫn tới thiếu động lực và chán nản. Một số trường hợp khác, nhân sự đánh đổi mọi giá để hoàn thành mục tiêu mà có những hành vi thiếu đạo đức.
• KPI quá thấp: Nhân viên dễ dàng đạt được KPI nhưng tạo thúc đẩy nhân viên nỗ lực hết mình và cải thiện hiệu suất. KPI quá thấp cũng có thể dẫn đến tình trạng thoái thác công việc và không đem lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp.

Vì vậy, KPI nên được đặt trong khoảng trung lập để doanh nghiệp vừa thúc đẩy nhân sự phát triển vừa đạt được mục tiêu như mong muốn.

Ví dụ: Trong tháng 4, 5, 6 vừa qua, doanh số của công ty X đều đạt trong khoảng 1,5 tỷ đến 2 tỷ. Nếu tháng 7 doanh nghiệp đặt Smart KPI là 1 tỷ thì KPI này quá thấp còn 3 tỷ thì KPI này lại quá cao. Do đó, mức Smart KPI trung lập doanh nghiệp có thể áp dụng trong khoảng 1,8 tỷ đến 2,2 tỷ trong điều kiện các yếu tố môi trường và nguồn lực không thay đổi nhiều. 

2. Cứng nhắc trong quản lý KPI 

KPI nên được điều chỉnh và cập nhật thường xuyên dựa trên thay đổi của môi trường kinh doanh và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Các KPI không nên bị cứng nhắc để có thể phản ứng linh hoạt với sự thay đổi trong quá trình triển khai.

Ví dụ: Phòng kinh doanh có Smart KPI tháng 7 là đạt 1,8 tỷ doanh số với môi trường và nguồn lực không thay đổi. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, sản phẩm của doanh nghiệp bị lỗi và ngừng cung cấp trong 1 tuần để sửa chữa và phục hồi. Điều này ảnh hưởng đến việc cung cấp sản phẩm đến khách hàng. Ban lãnh đạo đã thay thay đổi Smart KPI tháng 7 giảm xuống còn 1,5 tỷ.

3. KPI không liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

Các KPI dù đạt hiệu quả nhưng không có liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp cũng không có mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Thành công của các KPI góp phần thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Chính vì vậy, KPI cần phản ánh mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp để đảm bảo phần góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

Ví dụ: Chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai trở thành tập đoàn về công nghệ hàng đầu Việt Nam. Vì vậy, doanh nghiệp không thể đặt các KPI cho phòng phát triển sản phẩm là phát triển sản phẩm sản xuất hàng hóa may mặc hay thực phẩm.  

4. Không có sự liên kết giữa các phòng ban trong công ty 

Các phòng ban trong tổ chức có mối quan hệ mật thiết với nhau trong việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp. Do đó, KPI đặt ra phải có sự liên kết giữa các phòng ban. Điều này giúp các hoạt động của từng phòng ban hỗ trợ mục tiêu chung của doanh nghiệp và tránh tình trạng xung đột lợi ích và trùng lặp công việc.

Ví dụ: Phòng Marketing có Smart KPI là thu về 100.000 data khách hàng chất lượng trong tháng 8 với kinh phí là 200 triệu để phục vụ cho phòng kinh doanh. Căn cứ vào Smart KPI của phòng marketing, Smart KPI của phòng kinh doanh sẽ cần đạt doanh số tương ứng là 1,5 tỷ đồng.

V. Tổng kết

Nhìn chung, xây dựng kpi theo nguyên tắc Smart là hình thức mang lại nhiều hiệu quả cho doanh nghiệp. Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá chính xác được hiệu suất và chất lượng của công việc đó.  

Để xây dựng Smart KPI cần thực hiện theo 5 bước sau: 

Bước 1 – Xây dựng KPI cụ thể

Bước 2 – Xây dựng KPI gắn với các yếu tố đo lường

Bước 3 – Xem xét mức độ khả thi của KPI

Bước 4 – Xem xét mức độ liên quan của KPI

Bước 5 – Gắn KPI với giới hạn thời gian

Trên đây là 5 bước xây dựng Smart KPI đơn giản và chi tiết nhất. Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng KPI cho doanh nghiệp của mình nhanh chóng và chính xác. Chúc bạn thành công!