Hồ sơ ký số
Bạn muốn truy cập nhanh đến Hồ sơ ký số? Truy cập vào phân hệ Ký số
Nội dung
Giới thiệu về Hồ sơ ký số
Hồ sơ ký số là một phương tiện điện tử thay thế cho chữ ký truyền thống trên giấy tờ. Nó là một cách để người sử dụng chứng minh sự đồng ý hoặc xác nhận thông tin mà không cần phải ký tay trên giấy. Hồ sơ ký số thường được sử dụng trong các giao dịch và quy trình ký điện tử để tăng tính thuận tiện, giảm thời gian, và cải thiện hiệu suất công việc.
Tạo mới và cấu hình Hồ sơ ký số
1. Truy cập phân hệ Ký số
2. Ở trên cùng bên trái, chọn Tạo mới Hồ sơ ký số
Bảng mô tả các trường thông tin:
Bước 1: Tạo mới hồ sơ
| Tên trường | Mô tả |
| Thông tin | Nhập tên hồ sơ và chọn đối tượng liên quan đến hồ sơ ký số như Hợp đồng lao động, công việc, dự án, ... |
| Ký tự do | Cho phép người ký ký tài liệu mà không cần tuân theo thứ tự người ký trong danh sách |
| Ký theo thứ tự | Yêu cầu người ký ký tài liệu theo thứ tự xác định trong danh sách. |
| Người tham gia |
Người tham gia là những người có liên quan đến việc ký hoặc xem tài liệu, bao gồm 2 nhóm:
|
| Cấu hình nhóm người ký |
Khi tạo nhóm người ký, hệ thống sẽ lấy danh sách người ký từ hồ sơ hiện tại. Khi tạo hồ sơ mới, bạn chỉ cần chọn nhóm người ký đã có sẵn, hệ thống sẽ tự động điền danh sách người tham gia, giúp bạn tiết kiệm thời gian. |
| Nhập mã OTP khi truy cập |
Chỉ áp dụng cho đối tượng tham gia là khách hàng ngoài hệ thống. Với các hồ sơ yêu cầu bảo mật cao, khách hàng có thể lựa chọn nhập mã OTP qua email để tăng cường bảo mật hoặc tắt tính năng này để truy cập trực tiếp mà không cần nhập mã |
| File ký |
Hệ thống chỉ hỗ trợ ký file có định dạng docx và pdf, dung lượng file không vượt quá 4MB |
Bước 2: Cấu hình vị trí
| Tên trường | Mô tả |
| Thêm nhanh vị trí ký | Cho phép cấu hình vị trí và người ký trong file ký. |
| Thêm nhiều vị trí ký | Cho phép người dùng tạo và cấu hình bố cục cho nhiều vị trí ký trong file ký |
| Thêm chữ ký nháy | Chữ ký nháy thường đặt cuối văn bản và đồng thời chịu trách nhiệm về nội dung đã soạn thảo |
| Thêm điểm lưu ý | Điểm lưu ý trong văn bản giúp nhấn mạnh thông tin quan trọng, và người ký chỉ ký sau khi đã đọc và hiểu hết các điểm lưu ý. |
| Tải lại | Cho phép cập nhật văn bản khi nội dung chưa hiển thị, đảm bảo người ký xem được toàn bộ nội dung văn bản |
| Nhân bản vị trí ký | Cho phép người dùng sao chép vị trí và người ký trong văn bản hiện tại. Điều này giúp nhanh chóng và thuận tiện khi áp dụng các cấu hình ký tương tự trong tài liệu. |
| Chuyển vị trí ký đến trang | Cho phép chuyển vị trí và người ký đến trang bất kỳ trong văn bản |
| Sao chép đến file | Cho phép sao chép vị trí và người ký trong văn bản hiện tại sang văn bản khác. |
Bước 3: Trình ký
Sau khi hồ sơ ký được gửi đi, người ký vào chi tiết hồ sơ ký số và thực hiện ký số.
| Tên trường | Mô tả |
| Ký | Người ký chọn kỹ chữ và thực hiện quá trình ký cho một văn bản được chọn Lưu ý: Nếu người ký chưa có chữ ký số thì truy cập Tạo mới chữ ký số để thiết lập |
| Xem và ký | Người ký xem trước tài liệu sau đó thực hiện ký trực tiếp trên tài liệu |
| Bút phê | Cho phép người ký thực hiện viết nhận xét lên trên tài liệu, và những người ký hoặc theo dõi khác có thể nhìn thấy những nhận xét đó. |
| Ký toàn bộ | Người ký chọn chữ ký và thực hiện quá trình ký cho toàn bộ văn bản trong hồ sơ |
| Ký token | Người dùng cắm USB token vào máy tính và thực hiện các thao tác cài đặt đơn giản để thực hiện việc ký số. Xem hướng dẫn ký token Tại đây |
Lưu ý: Ngoài phân hệ ký số, các phân hệ khác như Công việc, Nhân sự, Tài chính, ... cũng hỗ trợ tạo mới Hồ sơ ký số. Quá trình tạo giống với phân hệ Ký số, nhưng có những điểm khác biệt nhất định.Trong quá trình tạo, mặc định:
- Đối tượng: là đối tượng thực hiện tạo hồ sơ.
- File ký: Hệ thống tự động sử dụng file biểu mẫu từ đối tượng để làm file ký, và người dùng có thể thêm hoặc xoá file tùy theo nhu cầu.
Các tác vụ trong hồ sơ ký số
Các tác vụ trong quản lý Hồ sơ ký số sẽ có quyền thực hiện khác nhau đối với những người liên quan.
| Tên trường | Mô tả |
| Copy link | Cho phép sao chép đường link của hồ sơ ký số, giúp dễ dàng chia sẻ hoặc truy cập lại hồ sơ. |
| Gửi yêu cầu ký | Cho phép gửi thông báo nhắc nhở đến người tham gia trong hồ sơ ký số. |
| Tải hồ sơ | Cho phép tải xuống toàn bộ thông tin hồ sơ và file ký |
| Lịch sử hoạt động | Cho phép xem toàn bộ các lịch sử thao tác liên quan đến hồ sơ. |