Phân ca làm việc

Ngoài bảng đăng ký ca do nhân sự tự đăng ký thì 1Office cho phép người quản lý phân ca làm việc cho nhân sự tại Tính năng Phân ca làm việc. Người dùng có thể tạo mới, quản lý, duyệt các Phân ca tại đây.

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Làm sao để bắt đầu sử dụng tính năng Phân ca làm việc?

 

Để quản lý các Phân ca trên 1Office, bạn theo dõi 3 bước sau:

 

Bước 1. Cài đặt ca làm việc

Bước 2. Tạo mới Phân ca làm việc

Bước 3. Quản lý Phân ca làm việc

 

Bước 1. Cài đặt ca làm việc

Trước khi phân ca làm việc bạn cần định nghĩa các ca làm việc mà công ty bạn đang áp dụng bằng cách tạo mới ca làm việc. Chi tiết xem tại Hướng dẫn Cài đặt ca làm việc

 

Bước 2: Tạo mới Phân ca làm việc

Để tạo mới 1 Phân ca, bạn ấn vào nút Tạo mới ở góc trên bên trái màn hình. Màn hình tạo mới thể hiện:

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

STT Tên trường Mô tả
1 Tiêu đề Nhập tên cho ca làm việc để phân biệt ca làm việc này với các ca làm việc khác
2 Kiểu phân ca Kiểu phân ca có 2 sự lựa chọn:

Chọn Phân ca cho phòng ban, vị trí nếu nhân sự trong cùng 1 phòng ban hoặc vị trí có ca làm việc giống nhau

Chọn Phân ca cá nhân khi mỗi cá nhân có ca làm việc khác nhau

3 Loại ca Loại ca có 2 sự lựa chọn:

Hành chính: Thường áp dụng cho các doanh nghiệp có 1 ca làm việc trong ngày và là ca tính theo công làm việc

Ca kíp: Thường áp dụng cho các cửa hàng xếp nhiều ca 1 ngày cho nhân viên và ca tính theo giờ làm việc

Lưu ý: Vào ngày lễ, ca Hành chính sẽ được hệ thống tính công lễ, còn Ca kíp thì không.

4 Người duyệt (nếu có) Nếu khi cài đặt Quy trình duyệt, bạn chọn Tự chọn người duyệt, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập tên 1 người duyệt trong danh sách đã được cài đặt
5 Phòng ban Chọn tên phòng ban áp dụng ca làm việc này. Nếu để trống, hệ thống sẽ hiểu là tất cả Phòng ban đã được xây dựng.
6 Vị trí Chọn tên vị trí áp dụng ca làm việc này. Nếu để trống, hệ thống sẽ hiểu là tất cả các vị trí.
7 Phân công Phân công có 4 lựa chọn: ​

Lặp theo tuần: Ca làm việc sẽ lặp theo tuần từ thứ 2 đến chủ nhật

Theo ngày cố định: Phân ca làm việc cụ thể theo từng ngày

Lặp theo chu kỳ ngày: Phân ca theo khoảng ngày cụ thể, sẽ lặp lại sau số ngày cài

Theo khoảng ngày: Phân ca làm việc cụ thể theo khoảng ngày

8 Từ ngày-Đến ngày Lựa chọn thời gian áp dụng ca làm việc
9 Chi tiết phân công Chọn ca làm việc phù hợp với từng ngày làm việc

Sau đó bạn ấn nút  để hoàn thành thao tác hoặc ấn nút  để hủy thao tác.

Sau khi được duyệt, ca làm việc cần được duyệt để được ghi nhận ở Bảng chấm công.

Lưu ý: Những trường hệ thống có đánh dấu * đỏ là trường thông tin bắt buộc phải nhập

 

Bước 3: Quản lý  Phân ca làm việc

Các Phân ca được tạo mới sẽ hiện thành 1 danh sách ở màn hình chính. Tại đây, người dùng có thể theo dõi các ca làm việc đang được áp dụng trong công ty mình. Bạn click vào 1 phân ca để xem chi tiết các thông tin về ca làm việc đó.

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Trên 1 ca làm việc, 1Office cung cấp các tác vụ quản lý như:

STT Tên trường Mô tả
1 Duyệt/Hoàn Duyệt Tài khoản được phân quyền sẽ được duyệt hoặc hoàn duyệt phân ca. Những phân ca đã được duyệt,ở trạng thái Đã duyệt mới được ghi nhận và link tới các tính năng liên quan.
2 Sửa/ Xóa Sửa hoặc xóa phân ca làm việc

Lưu ý: Những ca làm việc ở trạng thái Chờ duyệt, chưa được duyệt mới có thể sửa hoặc xóa.

3 Nhân bản Tạo nhanh 1 phân ca làm việc có những thông tin giống mới phân ca cũ
4 Lịch sử Tác vụ này lưu lại lịch sử hành động tác động đến phân ca như: Tạo mới, duyệt, hoàn duyệt , sửa,…

Để thực hiện tác vụ trên, bạn click chuột vào biểu tượng Tác vụ phía trên góc bên phải màn hình.

Cập nhật lần cuối vào ngày 29/08/2020