Đơn checkin/out

Đơn checkin/out là loại đơn phát sinh khi người dùng quên chốt chấm công lúc đến hoặc lúc về. Nhân sự cần làm đơn để hệ thống tính đủ công cho ngày quên chốt đó. Tùy thuộc vào lý do quên checkin/out, hệ thống sẽ phạt tiền hoặc không phạt tiền của nhân sự quên chốt.

Để sử dụng đơn checkin/out, bạn theo dõi 2 bước sau:

Bước 1: Cài đặt đơn checkin/out

Bước 2: Tạo mới và quản lý đơn checkin/out

Bước 1: Cài đặt đơn checkin/out

Trước khi sử dụng đơn checkin/out, bạn cần thực hiện cài đặt lý do checkin/out và quy trình duyệt đơn.

Để thực hiện cài đặt lý do checkin/out, thực hiện các bước sau:

• Chọn biểu tượng mũi tên góc phải màn hình cạnh biểu tượng avatar > Cài đặt hệ thống > Chọn Đơn từ > Lý do checkin/out
• Chọn biểu tượng ở góc trái màn hình
• Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết
• Chọn để lưu lại

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các trường cần lưu ý:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Lý do	Nhập vào tên lý do của đơn checkin/out (quên chấm công,máy chấm công hỏng,…)
2	Tối đa – Đơn vị	Số lần tối đa nhân sự được sử dụng lý do checkin/out trên một đơn vị thời gian
3	Phạt tiền	Cấu hình lý do checkin/out có bị phạt tiền hay không phạt tiền
4	Trạng thái	Cấu hình trạng thái hoạt động (có sử dụng lý do này) hoặc không hoạt động (không sử dụng lý do này)

 

Để thực hiện cài đặt quy trình duyệt đơn xin nghỉ, xem hướng dẫn chi tiết tại Cài đặt duyệt đơn từ

Bước 2: Tạo mới và quản lý đơn checkin/out

1. Tạo mới đơn checkin/out

Để tạo mới đơn checkin/out, bạn thực hiện các bước sau:

• Chọn biểu tượng menu ở góc phải màn hình > Chọn Đơn từ
• Di chuột vào biểu tượng ở góc trái màn hình > Chọn Đơn từ > Đơn checkin/out
• Nhập đầy đủ các trường thông tin cần thiết
• Chọn để lưu lại

Click vào ảnh để xem chi tiết

Các trường cần lưu ý:

STT	Tên trường	Mô tả
1	Lý do	Người dùng chọn 1 trong số các lý do đã được cấu hình trong cài đặt, mỗi lý do sẽ ứng với phạt tiền hoặc không phạt tiền như đã cài đặt trước đó
2	Thời gian (ngày, giờ)	Người dùng chọn mốc thời gian cần checkin/out, có thể cộng nhiều dòng để tạo nhiều yêu cầu checkin/out trên một đơn
3	Mô tả	Mô tả thêm thông tin khi tạo đơn checkin/out

 

2. Quản lý đơn checkin/out

2.1 Màn hình quản lý đơn checkin/out

Để quản lý đơn checkin/out, người dùng sử dụng 2 cách sau:

Cách 1. Quản lý đơn checkin/out tại màn hình danh sách:

• Từ biểu tượng menu ở góc phải màn hình > Chọn Đơn từ
• Chọn biểu tượng mũi tên > Chọn Đơn checkin/out
• Tại màn hình Danh sách đơn checkin/out > Click chuột phải vào chi tiết một đơn để thực hiện tác vụ quản lý đơn checkin/out

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Cách 2. Quản lý đơn checkin/out tại màn hình chi tiết đơn:

Tại màn hình chi tiết đơn checkin/out, vào thực hiện các tác vụ quản lý ở góc phải màn hình

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

2.2 Bảng mô tả các tác vụ quản lý đơn checkin/out:

STT	Tên tác vụ	Quyền thực hiện	Mô tả
1	Xem nhanh	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tính năng cho phép người dùng xem nhanh các thông tin của đơn checkin/out từ màn hình danh sách
2	Duyệt	Người duyệt Người quản lý	Những người được cấu hình làm người duyệt đơn checkin/out và những người được phân quyền quản lý sẽ có quyền duyệt đơn. Người duyệt có thể chọn duyệt hoặc không duyệt đơn từ. Sau khi duyệt, đơn từ sẽ ghi nhận và tính toán trên bảng chấm công. Người duyệt có thể hoàn duyệt lại đơn đã duyệt
3	Thêm tài liệu/Đính kèm	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tác vụ cho phép người quản lý, người tạo đơn có thể đính kèm tài liệu lên đơn từ
4	Biểu mẫu	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tác vụ cho phép xuất biểu mẫu đơn checkin/out
5	Sửa	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tác vụ cho phép sửa các thông tin trong đơn checkin/out khi đơn chưa được duyệt
6	Xóa	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tác vụ cho phép thực hiện xóa đơn checkin/out khi đơn chưa được duyệt
7	Nhân bản	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tác vụ cho phép nhân bản đơn checkin/out tương tự như một đơn đã có
8	Lịch sử hoạt động	Người tạo đơn Người quản lý Người duyệt	Tác vụ cho phép xem lại toàn bộ lịch sử hành động liên quan đến đơn checkin/out (tạo mới, sửa, xóa, duyệt,…)

 

Sau khi người dùng tạo mới đơn checkin/out, được người duyệt/người quản lý duyệt đơn, đơn sẽ được cập nhật vào phần chấm công và tự động tính toán lại bảng chấm công của nhân sự.