Đơn xin vắng mặt

 

Đơn xin vắng mặt là loại đơn phát sinh khi nhân sự có nhu cầu vắng mặt một khoảng thời gian trong ca làm việc. Khi tạo đơn vắng mặt, tùy thuộc vào lý do của đơn vắng mặt, hệ thống sẽ tính công hoặc không tính công khoảng thời gian đó.

 

Làm sao để bắt đầu sử dụng đơn xin vắng mặt trên 1Office? 

 

Để sử dụng đơn xin vắng mặt, bạn theo dõi 3 bước sau: 

 

Bước 1: Cài đặt đơn xin vắng mặt

Bước 2: Tạo mới đơn xin vắng mặt

Bước 3: Quản lý đơn xin vắng mặt

 

 

Bước 1. Cài đặt đơn xin vắng mặt

 

Trước khi tạo mới đơn xin vắng mặt , bạn cần thực hiện cài đặt lý do vắng mặt và quy trình duyệt đơn.

 

Để thực hiện cài đặt lý do đơn vắng mặt, thực hiện các bước sau:

 

  • Chọn biểu tượng mũi tên góc phải màn hình cạnh biểu tượng avatar> Chọn Quản lý hệ thống > Chọn Đơn từ > Lý do vắng mặt
  • Chọn biểu tượng    ở góc trái màn hình
  • Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết
  • Chọn để lưu lại

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các trường cần lưu ý:

 

STT Tên trường Mô tả
1 Lý do xin vắng mặt Bạn hãy nhập vào tên lý do xin vắng mặt
2 Ký hiệu Ký hiệu của lý do xin vắng mặt , ký hiệu này sẽ hiển thị trên bảng chấm công của nhân sự
3 Tối đa – Đơn vị Số lần tối đa nhân sự được sử dụng lý do xin vắng mặt trong một đơn vị thời gian
4 Yêu cầu chốt Cấu hình yêu cầu chốt công (có hoặc không)  đối với lý do vắng mặt này
4 Tính công Cấu hình lý do vắng mặt được tính công hoặc không được tính công
5 Trạng thái Cấu hình trạng thái hoạt động (có sử dụng lý do này)  hoặc không hoạt động (không sử dụng lý do này)

Lưu ý: Mỗi lý do vắng mặt sẽ được cấu hình tính công hoặc không tính công, khi người dùng tạo đơn ứng với mỗi lý do trên, hệ thống sẽ tự động tính công hoặc không tính công cho nhân sự.

 

Để thực hiện cài đặt quy trình duyệt đơn vắng mặt , xem hướng dẫn chi tiết tại  Cài đặt duyệt đơn từ

 

Bước 2: Tạo mới đơn xin vắng mặt

 

Để tạo mới đơn xin vắng mặt, thực hiện các bước sau:

 

  • Chọn biểu tượng menu ở góc phải màn hình > Chọn Đơn từ 
  • Chọn biểu tượng  ở góc trái màn hình > Chọn Đơn xin vắng mặt
  • Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết
  • Chọn để lưu lại

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các trường cần lưu ý: 

 

STT Tên trường Mô tả
1 Thời gian vắng mặt (Ngày vắng mặt, từ giờ, đến giờ) Người dùng nhập  vào thời gian xin vắng mặt (đơn vị tính theo giờ). Người dùng có thể cộng dòng để tạo nhiều ngày nghỉ trong một đơn
2 Lý do vắng mặt Người dùng chọn trong danh sách các lý do đã được cài đặt, mỗi lý do sẽ ứng với tính công hoặc không tính công , có yêu cầu chốt hay không
3 Mô tả Mô tả thêm thông tin khi xin vắng mặt

 

Bước 3: Quản lý đơn xin vắng mặt

 

1Office cung cấp cho người dùng 2 cách quản lý đơn xin vắng mặt:

 

Cách 1: Quản lý đơn vắng mặt tại màn hình danh sách

 

  • Từ biểu tượng menu   ở góc phải màn hình > Chọn Đơn từ
  • Chọn biểu tượng mũi tên  > Chọn Đơn vắng mặt.
  • Tại màn hình Danh sách đơn vắng mặt > Click chuột phải vào chi tiết một đơn để thực hiện tác vụ quản lý vắng mặt.

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Cách 2: Quản lý đơn vắng mặt tại màn hình chi tiết đơn

  • Tại màn hình chi tiết đơn vắng mặt, vào thực hiện các tác vụ quản lý ở góc phải màn hình.

 

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các tính năng quản lý đơn từ

 

STT Tính năng Quyền thực hiện Mô tả
1 Tạo mới đơn xin vắng mặt Người tạo đơn

Người quản lý

Tính năng cho phép nhân sự tạo đơn xin vắng mặt hoặc người quản lý có thể tạo hộ đơn xin vắng mặt cho nhân sự
2 Duyệt đơn

Không duyệt đơn

Hoàn duyệt đơn

Người duyệt

Người quản lý

  • Những người được cấu hình làm người duyệt đơn xin nghỉ sẽ có quyền duyệt các đơn từ này. Sau khi được duyệt đơn từ sẽ được tính toán trên bảng chấm công
  • Người duyệt có thể chọn không duyệt đơn từ. Nếu không được duyệt, đơn từ sẽ không được tính toán trên bảng chấm công
  • Người duyệt cũng có thể hoàn duyệt lại đơn đã được duyệt hoặc không được duyệt
3 Đính kèm Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Tính năng cho phép người quản lý, người tạo đơn có thể đính kèm tài liệu lên đơn từ
4 Biểu mẫu Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Tính năng cho phép người quản lý, người tạo đơn, người duyệt xuất biểu mẫu đơn xin vắng mặt
5 Sửa Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người tạo đơn, người duyệt có thể thực hiện sửa các thông tin trong đơn từ khi đơn từ chưa được duyệt
6 Xóa Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người tạo đơn, người duyệt có thể thực hiện xóa đơn từ khi đơn đó chưa được duyệt
7 Nhân bản Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Tính năng cho phép  nhân bản một đơn từ tương tự một đơn đơn từ đã có
8 Lịch sử Người tạo đơn

Người quản lý

Người duyệt

Người dùng có thể xem lại toàn bộ lịch sử của đơn từ

 

Sau khi tạo đơn từ và đơn từ được duyệt, đơn từ sẽ được link sang để tính toán lại bảng chấm công và bảng lương của nhân sự.

Cập nhật lần cuối vào ngày 16/09/2020