Quản lý Phép

Nghỉ phép năm hay ngày nghỉ hàng năm (cách gọi chính xác trong Luật lao động) là một trong những quyền lợi cơ bản và quan trọng mà người lao động (NLĐ) được hưởng trong 1 năm làm việc cho bất kỳ công ty, doanh nghiệp, tổ chức hay đơn vị nào (tức cho người sử dụng lao động (NSDLĐ)). Tùy thuộc vào môi trường làm việc, tính chất công việc và quy định tại mỗi nơi mà NLĐ sẽ được hưởng số ngày nghỉ phép năm tương ứng (có thể là 12, 14 hoặc 16 ngày trong vòng 1 năm).

 

Quản lý Phép trên 1Office giúp ích gì trong quản lý doanh nghiệp?

  • Quản lý Phép trên 1Office giúp người dùng có thể tính toán, thống kê và quản lý phép của từng cá nhân theo quy định của đơn vị một cách đầy đủ, chính xác và linh hoạt.
  • Cá nhân người lao động sẽ chủ động quản lý được quỹ phép của mình

 

Làm sao để sử dụng tính năng này trên 1Office?

Bước 0. Hãy chuẩn bị file tổng kết phép

Bước 1. Cài đặt rule phép

Bước 2. Import phép

Bước 3. Quản lý phép

 

Bước 0: Hãy chuẩn bị file tổng kết phép

Hãy chuẩn bị file tổng kết phép theo mẫu 1Office đã gửi trong mail kế hoạch triển khai

Click vào ảnh để xem chi tiết

Chúng ta có thể tải file dữ liệu mẫu tại: Dữ liệu phép

Bước 1: Cài đặt rule phép

Thông tin về phép luôn đi đôi với thông tin Hợp đồng của Nhân sự (Muốn hiển thị thông tin phép phải có thông tin về Hợp đồng)

Trước khi sử dụng theo dõi phép, bạn hãy cài đặt rule đang được áp dụng trong doanh nghiệp của bạn. Để thực hiện cài đặt chung, bạn thực hiện các bước sau:

  • Chọn vào biểu tượng mũi tên bên cạnh biểu tượng Avatar (Góc trên bên phải màn hình) > Chọn Cài đặt hệ thống > Chọn Nhân sự > Chọn Cài đặt nghỉ Phép
  • Tại màn hình cài đặt phép, 1Office đã giải thích ý nghĩa từng cài đặt, bạn lựa chọn cài đặt phù hợp với quy định đang áp dụng tại doanh nghiệp bạn

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Bước 2: Import phép

Bảng mô tả các trường trong bảng tổng hợp phép:

 

STT   Tên trường Mô tả
  1 Phép năm  Tổng số phép năm hiện có
  2 Phép lũy kế Số phép còn lại của năm trước được lũy kế sang năm nay
  3 Phép thâm niên Phép thâm niên được cộng (nếu có)
  4 Phép ứng Số phép còn lại của năm/nửa năm/quý/tùy chỉnh (cài đặt trong cài đặt phép)
  5 Tồn đầu Số phép ban đầu có (theo cài đặt phép)
  6 Sử dụng Số phép đã sử dụng.
  7 Hết hạn Số phép đã quá thời gian được sử dụng nhưng chưa sử dụng đến (theo cài đặt phép)
  8 Tồn cuối Số phép hiện còn sau khi đã trừ phép sử dụng/hết hạn

 

Sau khi tổng kết số lượng phép lũy kế/ phép đã sử dụng/ phép thâm niên theo mẫu file import bạn sẽ tiến hành Import phép:

  • Chọn biểu tượng Import tại góc trên bên phải màn hình
  • Điền thông tin Từ hàng đến Đến hàng: Chọn hàng bắt đầu và kết thúc chứa dữ liệu muốn import trong file excel, nếu để trống trường Đến hàng thì hệ thống sẽ import đến hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong file excel
  • Chọn tên Trường dữ liệu trên phần mềm > Sau đó chọn cột chứa dữ liệu tương ứng trong file. Chọn biểu tượng để thêm các trường muốn import
  • Đính kèm file excel đã được chuẩn bị (file mẫu và định dạng dữ liệu đã gửi kèm trong kế hoạch triển khai)

 

Lưu ý: Trong file excel, sheet chứa dữ liệu phép phải nằm ở sheet đầu tiên

  • Sau đó chọn Cập nhật, hệ thống sẽ ở màn hình chờ

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

  • Sau khi hoàn thành import, hệ thống sẽ hiển thị kết quả import Tạo mới/Lỗi. Đối tượng có kết quả Tạo mới có nghĩa import thành công, nếu kết quả là Lỗi thì click vào ô Lỗi để kiểm tra, sau đó chỉnh sửa trong file excel theo đúng chuẩn và tiến hành import lại dòng lỗi

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Các tác vụ trên màn hình bảng tổng hợp phép:

Tại màn hình bảng tổng hợp phép, ý nghĩa của các biểu tượng:

 

STT  Tên trường Mô tả
1 Xem theo năm/Xem theo tháng  Lựa chọn xem để hệ thống tính toán và hiển thị bảng tổng hợp  phép với số liệu  tương ứng 
2 Chọn tháng/Chọn năm Chọn thời gian muốn xem để hệ thống tính toán và hiển thị bảng tổng hợp phép đến mốc thời gian tương ứng đã chọn
3 Import Import phép cho nhân sự, xem lịch sử các lần import
4 Export Xuất File excel bảng tổng hợp phép về máy tính, in ra.
5 Cài đặt Cách chọn nhanh để đến màn hình cài đặt rule tính phép (chỉ những người được phân quyền Quản lý tất cả phần Phép thì mới chọn được biểu tượng này) 

 

Bước 3: Quản lý phép

Các tính năng tại màn hình chi tiết phép tại góc trên bên phải màn hình (hoặc tại màn hình danh sách kích chuột phải để hiển thị các tính năng)

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Sửa phép:

Khi cần cập nhật phép của 1 vài nhân sự thì thay vì Import bạn có thể sửa phép trực tiếp cho nhân sự đó. Sau khi điền các thông số > Cập nhật để lưu lại

Click vào ảnh để xem chi tiết

 

Tính toán:

Chọn tính toán để hệ thống ưu tiên tính toán lại phép của nhân sự đó trước

Ngoài ra tại tab Lịch sử sử dụng bạn có thể xem được chi tiết lịch sử +/- phép của nhân sự tính đến thời điểm hiện tại

Click vào ảnh để xem chi tiết

Cập nhật lần cuối vào ngày 29/08/2020