Tối ưu hoá quản lý công trình xây dựng với phần mềm 1Office

Phần mềm quản lý công trình xây dựng 1Office giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quản trị các khâu xây dựng, thiết kế, thi công, quản lý kho thiết bị, nhân sự …

Hạn chế của các doanh nghiệp xây dựng là  giữ cách quản lý truyền thống. Từ đó phát sinh ra việc lãng phí nguồn lực, kém hiệu quả. Đặc biệt là khiến cho mô hình vận hành càng thêm cồng kềnh. Phương thức quản lý thủ công với excel, viết tay dẫn đến công việc trì trệ mà lại thiếu rõ. Không quản lý được nguyên vật liệu dẫn tới tồn kho và tốn kém… Thấu hiểu điều đó, phần mềm quản lý công trình xây dựng tổng thể 1Office đã ra đời. Nền tảng 1Office giúp tối ưu mọi quy trình, tinh gọn hệ thống và tăng hiệu suất làm việc đáng kể. 

Mục lục: 

• Bài toán quản lý cồng kềnh – sự đau đầu của các chủ đầu tư công trình
• Cơ chế quản lý công trình xây dựng
• 1Office – Phần mềm quản lý dự án xây dựng tối ưu và hiệu quả

• • Số hoá thuận lợi toàn bộ quy trình 
  • Giám sát tiến độ 24/7
  • Tương tác nhanh chóng và báo cáo kịp thời
  • Tự động phân tích để đánh giá hiệu quả

Bài toán quản lý cồng kềnh – sự đau đầu của các chủ đầu tư công trình

Quản lý công trình là một quá trình. Tại đó, chủ đầu tư quản lý toàn bộ các khâu từ bản vẽ thiết kế đề thi công thực tế ra sao. Mỗi công trình khác nhau có một đặc thù khác nhau khiến việc quản lý bị chia nhỏ, khó thao tác. Từ đó, chủ đầu tư phải  đi tìm lời giải cho nhiều bài toán quản trị doanh nghiệp lớn, cụ thể:

• Hệ thống quản lý kho bãi thủ công mà số lượng thiết bị, vật liệu lại nhiều. Chủ đầu tư không xác định được số lượng tồn, chất lượng của các thiết bị đang dùng, tình trạng thiết bị. Hậu quả là việc hao mòn, lãng phí chi phí thiết bị không cần thiết
• Hồ sơ, sổ sách, hợp đồng thuần giấy tờ với số lượng lớn. Việc này gây ra khó khăn trong việc tìm kiếm, lưu trữ khoa học…
• Khó khăn cho người quản lý khi phải xem từng dự án con để biết tình trạng thực tế. Từ khâu thực hiện, đang làm hay hoàn thành dẫn đến tốn lượng lớn thời gian
• Tiến độ thi công chậm trễ nhưng không được thông báo về thông tin này kịp thời. Nhiều doanh nghiệp vì vậy mà lại chậm thầu, chất lượng thi công giảm sút

Cơ chế quản lý công trình xây dựng

Ngành xây dựng đang phát triển từng ngày. Các chủ đầu tư liên tục mở rộng quy mô cho dự án. Khối lượng công việc quản lý càng tăng lên. Điều đó đồng nghĩa với việc cần có một cơ chế quản lý công trình xây dựng rõ ràng. Để từ đó, chủ đầu tư  kiểm soát được chất lượng nhân công, tiến độ thi công thực tế tốt nhất. 

Việc quản lý công trình xây dựng phải đảm bảo được việc theo dõi, giám sát và quản trị vận hành theo từng giai đoạn của công trình:

• Giai đoạn thiết kế ý tưởng
• Giai đoạn xin phép chủ trương đầu tư
• Giai đoạn chuẩn bị nguồn lực
• Giai đoạn triển khai và thực hiện
• Giai đoạn nghiệm thu và đóng gói

Với lượng công việc cần kiểm soát khổng lồ, chủ đầu tư nên tối ưu với những phần mềm quản lý công trình xây dựng. Việc này sẽ giảm bớt lượng công việc về quản lý thiết bị, vật tư. Từ đó tập trung vào khai thác nhu cầu khách hàng, cải tiến năng suất và chất lượng công việc tốt nhất. 

1Office – Phần mềm quản lý công trình xây dựng tối ưu và hiệu quả

Đáp ứng nhu cầu của các chủ đầu tư, chủ thầu, 1Office đã nghiên cứu vào cho ra đời giải pháp hưu ích. Đó là phần mềm quản lý công trình xây dựng tổng thể. Phần mềm này khắc phục được hạn chế của những ứng dụng đơn lẻ, thiếu tính liên kết khu quản lý.

Đồng thời với việc sử dụng công nghệ điện toán đám mây giúp đồng bộ toàn bộ dữ liệu và bảo mật thông tin an toàn nhất. Quản lý dự án xây dựng, công trình, thi công toàn diện với 1 phần mềm duy nhất 1Office giúp chủ đầu tư: 

• Số hóa toàn bộ quy trình

Càng nhiều doanh nghiệp chạy đua với áp lực của công nghệ 4.0 dẫn đến việc “số hóa” kiểu máy móc trên các công cụ quản lý công việc miễn phí như Dropbox, Google trang tính, Google biểu mẫu … Các ứng dụng này không đồng nhất khiến làm cho nhân sự bị nhỡ thông tin khá nhiều.

1Office với lợi thế về nền tảng công nghệ giúp doanh nghiệp xây dựng chuyển đổi số toàn bộ quy trình, biểu mẫu để dễ dàng xem xét, đánh giá và tối ưu

– Số hóa quy trình công việc, xét duyệt nội bộ:

đơn từ, đề xuất, phiếu thu, kiểm duyệt, kho vận, đề nghị thanh toán…

– Số hóa môi trường làm việc:

trực quan, giúp nhân viên tương tác với hệ thống và cùng xây dựng văn hóa nội bộ

– Số hóa chứng từ:

Các hợp đồng biểu mẫu đều được tạo dựng, kí kết online vừa thuận tiện vừa giảm ô nhiễm môi trường …

• Giám sát tiến độ 24/7

– Quản lý tiến độ công trường: 

hỗ trợ tối đa cho công việc hằng ngày của chủ thầu và kỹ sư thi công, cán bộ vật tư, công nhân, giám sát … Từ đó theo dõi tiến độ theo thời gian thực trên phần mềm quản lý công trình xây dựng của từng bộ phận, từng chuyên môn. Người quản lý kịp thời rà soát và điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.

– Cập nhật tình hình thực tế ở công trường theo thời gian thực 

– Quản lý kế hoạch thi công, hợp đồng, tình hình thực tế của công trình

• Tương tác nhanh chóng và báo cáo kịp thời

1Office cho phép nhà quản lý tương tác 2 chiều. Cụ thể giữa người giao việc và người nhận việc theo từng dự án. Mỗi cuộc hội thoại gắn với các nghiệp vụ hóa riêng trên cùng 1 hệ thống để tránh bị nhỡ thông tin.

Đặc biệt tính năng nhắc việc theo từng đầu việc riêng của hệ thống. Tính năng này cho phép chủ đầu tư cài đặt cảnh báo nhắc việc. Từ đó, nhân viên không bao giờ bị quên việc với những hình thức nhắc việc ấn tượng.

Tất cả các báo cáo trên hệ thống đều có thể cập nhật real-time theo từng thời điểm. Không còn phải họp cả vài tiếng đồng hồ, cùng núi biểu mẫu báo cáo. Giờ đây chỉ với một thao tác click chuột. Nhà quản lý có thể xem được toàn bộ quá trình thực hiện công việc, các vấn đề tồn đọng và giải quyết nhanh gọn.

• Tự động phân tích để đánh giá hiệu quả

  Phần mềm quản lý công trình xây dựng của 1Office  có thể lưu trữ toàn bộ dữ liệu dựa trên công nghệ điện toán đám mây để từ đó tự động phân tích hiệu quả công việc chi tiết nhất. Các công việc sẽ được tính theo tỷ lệ % hoàn thành theo thời gian và khối lượng công việc. Hoặc cũng có thể theo những tiêu chí riêng mà người quản lý cài đặt. 

Từ dữ liệu đó, hệ thống sẽ phân tích tự động được mức độ hoàn thành và hiệu quả. Nhà quản lý có thể đánh giá nhân sự chính xác và ưu việt. Điều này khiến nhân viên biết được khả năng hoàn thành của mình và có giải pháp cải tiến.

Tổng kết: 

Nhu cầu số hóa của doanh nghiệp xây dựng dường càng lớn trong thời 4.0. Hãy để 1Office – Giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể giúp bạn giải quyết mọi hạn chế, tối ưu quy trình quản lý, công việc, nhân sự, thu chi … một cách toàn diện nhất. Liên hệ ngay 1Office hoặc hotline 083 483 8888 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất trong việc tìm kiến và tối ưu phần mềm quản lý công trình xây dựng của chính mình

Xem thêm: Những sai lầm phổ biến DN thường mắc phải khi chuyển đổi số?