Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới chuẩn và chuyên nghiệp

Tuần làm việc đầu tiên sẽ ảnh hướng rất nhiều rất nhiều đến quyết định của một nhân viên mới có gia nhập công ty hay không. Nếu bạn tìm được một ứng viên tài năng và sáng giá thì hãy xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới thật chuẩn và chuyên nghiệp. Cùng 1Office tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

I. Vai trò của việc xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới

Công tác tuyển dụng nhân sự mới tiềm năng và phù hợp với môi trường làm việc cũng như văn hoá công ty được đánh giá là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp dù hoạt động ở trong lĩnh vực nào.

Nếu nhà tuyển dụng xây dựng được cho mình quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả thì có thể phát huy được năng lực tối ưu của đội ngũ nhân viên, nâng cao năng suất làm việc, giữ chân được nhân viên cũng như thoả mãn và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Việc động viên và giới thiệu nhân sự mới với mọi người trong công ty sẽ giúp người mới cảm thấy nhẹ nhàng, giảm bớt áp lực, lo âu. Đây cũng là điểm xuất phát cho sự hòa nhập sau này. 

Ngoài việc định hướng thì quy trình đào tạo cũng giúp nhân viên trang bị cho mình những kỹ năng chuyên môn cần thiết cho vị trí. Đây cũng được coi là một công cụ hữu ích cho công việc và là một yêu cầu bắt buộc mà mỗi doanh nghiệp cần thực hiện khi tuyển dụng nhân sự.

Xem thêm: Nhận diện nhân sự theo độ “hiếm” – Tuyệt kỹ của sếp giỏi để dùng người

II. Các bước xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới chuẩn và chuyên nghiệp

1. Chuẩn bị môi trường làm việc cho nhân sự mới

Việc đầu tiên,  bộ phận phụ trách công tác tuyển dụng cần gửi email thông tin đến tất cả các phòng ban liên quan trong công ty để có sự chuẩn bị cần thiết và chu đáo.

Các công cụ làm việc của nhân viên như bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, điện thoại và các giấy tờ liên quan, bản mô tả công việc cần được chuẩn bị đầy đủ để tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.

Ngoài ra, hãy chuẩn bị những thông tin về công việc, môi trường làm việc, văn hóa nội bộ cho nhân viên. Hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và những giấy tờ cần thiết khác cũng cần được chuẩn bị trước.

2. Ngày đầu tiên đi làm

Đây là ngày quan trọng nhất tạo ấn tượng đầu tiên cho nhân viên mới. Điều quan trọng là tạo cho người mới cảm giác gần gũi, thân thiện, thoải mái. 

Hãy tổ chức một buổi chào đón chung dành cho các nhân viên mới. Một buổi tiệc nhẹ để các nhân viên mới và cũ làm quen với nhau cũng là một cách hay để áp dụng trong việc này.

Bạn hãy sắp xếp nhân viên chào đón và hướng dẫn họ ngay từ những lúc đầu tiên để nhân sự mới không cảm thấy bỡ ngỡ. Văn hoá doanh nghiệp cần được phát huy tối ưu và hiệu quả bằng sự thân thiện chào đón của nhân viên cũ dành cho nhân viên mới.

Xem thêm: 6 bước chuẩn trong quy trình tuyển dụng

3. Giới thiệu tổng quát về doanh nghiệp và định hướng hoạt động cho nhân viên

Nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được các thông tin chung, công ty cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin của doanh nghiệp để cung cấp cho nhân viên mới như là:

• Lịch sử thành lập và tổng quan về hoạt động của công ty
• Mục tiêu hoạt động, bộ máy tổ chức, các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên công ty
• Quy trình làm việc tại công ty: mô hình và thực tiễn áp dụng tại công ty, giờ giấc làm việc
• Hệ thống thông tin liên hệ trong công ty (Email, Điện thoại, Web, CRM,…)

Các tài liệu này có thể chuẩn bị trước bằng cách in các bộ brochure giới thiệu về công ty để gửi đến từng nhân viên mới để họ có thể lưu giữ cũng như tra cứu lại thông tin khi cần.

4. Đào tạo kỹ năng chuyên môn

Nhân viên mới sẽ trải qua đợt đào tạo kỹ năng chuyên môn phù hợp để có thể tiếp nhận tốt công việc tùy theo vị trí công việc của mình. Ngoài việc bồi dưỡng thêm kiến thức nghề nghiệp, quá trình đào tạo về kỹ năng chuyên môn còn giúp xây dựng được tác phong làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.

Ngoài những kiến thức có liên quan trực tiếp đến công việc của từng nhân viên mới, doanh nghiệp cũng cần cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ bản của các bộ phận khác có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc của họ để có thể phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công ty nhằm phát huy hiệu quả trong công việc. 

Hiện nay, với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý nhân sự ngày càng phát triển, doanh nghiệp có các công cụ quản lý nhân sự toàn diện mang đến sự tối ưu trong quy trình vận hành. Nhờ những giải pháp này, quá trình đào tạo và đánh giá nhân viên được tự động hóa hoàn toàn. 

Tham khảo thêm: TOP 12 Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, giải pháp HRM tốt nhất 2022

5. Đánh giá sau khi tiếp nhận nhân sự

Sau khi kết thúc quá trình đào tạo cho nhân viên mới, nhà tuyển dụng cần có một buổi nói chuyện cởi mở và thân thiện với các nhân viên mới để lắng nghe họ nói lên những suy nghĩ của mình, tiếp thu những ý kiến đóng góp tốt cũng như đánh giá được xem các nhân viên mới đã tiếp nhận được những kiến thức gì trong quá trình đào tạo.

Mục đích của việc đánh giá kết quả công việc là để cải thiện hiệu suất làm việc. Nếu nhân viên hoàn thành xuất sắc một công việc nào đó nhà doanh nghiệp phải thông báo cho họ biết càng sớm càng tốt bằng cách thể hiện sự đánh giá cao kết quả làm việc của họ.

Việc đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về năng lực thực tế của nhân viên cũng như xây dựng được hướng phát triển nghề nghiệp theo đúng nhu cầu và nguyện vọng của họ và kế hoạch phát triển cho những nhân viên xuất sắc trong tương lai.

Quy trình đào tạo nhân viên mới cần thực hiện xuyên suốt, đúng kế hoạch để đảm bảo đạt được mục đích. Hy vọng qua bài viết trên, các nhà quản lý đã hiểu được lý do vì sao cần phải xây dựng một quy trình tiếp nhận nhân sự chuẩn và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang gặp khó khăn với việc quản lý công việc và nhân sự? Hãy đăng ký dùng thử để được nhận tư vấn. 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

Xem thêm:

Bộ công cụ quản trị nguồn nhân lực

Nghề quản trị nhân sự hay nghề “làm dâu trăm họ”

Bí quyết giao việc cho nhân viên hiệu quả: 7 Kỹ năng cần có của người quản lý