Bí quyết giao việc cho nhân viên hiệu quả: 7 Kỹ năng cần có của người quản lý
Giao việc là một trong những kỹ năng cần có của một nhà quản lý tốt. Nhà quản lý tạo điều kiện cho nhân viên được rèn luyện tay nghề và kỹ năng bằng cách phân công công việc cho nhân viên phù hợp, khích lệ động viên họ làm việc.
Mục lục
Những lý do sai lầm khiến “sếp” giao việc không hiệu quả
Tuy nhiên, “giao việc” không phải là một công việc đơn giản. Nhiều nhà quản lý thường mắc phải một số “sai lầm” và làm cho nhân viên không thể phát huy được hết năng lực của mình. Những “sai lầm” trong quy trình này đó xuất phát từ những nguyên nhân:
- Sếp “ôm đồm” công việc: Có thể do sếp nghĩ rằng tự bản thân mình giải quyết công việc sẽ nhanh và đạt tiêu chuẩn công việc hơn. Hoặc cũng có thể do lo sợ nhân viên sẽ làm tốt công việc đó hơn mình. Vì thế mà sếp không sẵn lòng ủy quyền công việc cho người khác, không giao đúng việc cho nhân viên.
- Chỉ giao việc cho nhân viên quen: Chỉ giao việc cho một số nhân viên quen việc, có năng lực làm việc tốt hơn nhân viên khác có thể khiến cho họ bị quá tải công việc, làm việc kém hiệu quả hơn và những nhân viên khác lại không có cơ hội được thể hiện tài năng của mình. Thậm chí những công việc sếp giao đôi khi không phù hợp với nhân viên quen đó.
- Giao không đúng người, đúng việc: Khi giao việc cho nhân viên, sếp cần đến sự tinh tế, khéo léo. Lựa chọn sai người thực hiện công việc (giao cho nhân viên những công việc không đúng khả năng hay vượt ngoài tầm năng lực của họ hoặc ra chỉ thị không rõ ràng) cũng khiến cho sếp giao việc không hiệu quả.
Bạn sẽ quan tâm: Top 7 Phần mềm giao việc trên điện thoại miễn phí, đầy đủ tính năng
Kế hoạch giao việc hiệu quả cho nhân viên
Để có thể giao việc một cách hiệu quả, nhà quản lý cần phải có một kế hoạch phù hợp, từ việc xác định mục tiêu, đối tượng thực hiện, kế hoạch thực hiện cho đến việc theo dõi, điều chỉnh và đánh giá kết quả công việc đó:
- Xác định mục tiêu công việc: Ví dụ doanh thu của doanh nghiệp trong một tháng cần đạt 1tỷ, phải thực hiện như thế nào để đạt được mục tiêu là 1 tỷ đó.
- Chọn việc để giao: Có thể xem xét và phân loại công việc thành những công việc quan trọng, cấp thiết hay không quan trọng, không cấp thiết để lựa chọn nhân viên thích hợp.
- Xác định đối tượng: Tìm đối tượng phù hợp cả về trình độ, kỹ năng cho công việc đó.
- Lập kế hoạch: Hoạch định các bước để thực hiện công việc đó.
- Theo dõi, kèm cặp, điều chỉnh: Đôn đốc, thúc đẩy nhân viên làm việc, phát hiện ra những điều chưa hợp lý và có sự điều chỉnh kịp thời.
- Đánh giá kết quả công việc: Đánh giá kết quả hoàn thành ở mức độ nào.
Có thể nói rằng: Kỹ năng giao việc cho nhân viên là một cái “tài”, cái “nghệ” của người quản lý
Xem thêm: Cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả dành cho các leader
Kỹ năng giao việc để nhân viên làm việc hiệu quả
Giao việc cho nhân viên không chỉ đơn giản là giao cho họ quyền hạn và trách nhiệm để thực hiện công việc đó. Đây cũng được xem như là một môn “nghệ thuât. John Quincy Adams – một nhà chính khách người Mỹ đã từng nói:
Nếu hành động của bạn thôi thúc người khác ước mơ nhiều hơn, học tập nhiều hơn, hành động nhiều hơn, và trở nên tốt đẹp hơn, bạn chính là một nhà lãnh đạo thật sự.
- Kỹ năng giao việc cho nhân viên
1 – Tham gia, có mặt cùng anh em
Khi giao việc, nhà quản lý không nên dừng lại ở việc “chỉ trỏ” hay chỉ đưa ra “chỉ thị”. Hãy hành động để cho nhân viên thấy được rằng “sếp” là người bạn đồng hành luôn “sát cánh” chiến đấu cùng với họ.
Đây cũng là con đường ngắn nhất để xóa dần khoảng cách giữa sếp và nhân viên, tạo nên hiệu quả công việc. Sếp có thể hiểu rõ về nhân viên của mình hơn. Nhân viên không còn “ám ảnh nỗi sợ sếp” mà vui vẻ làm việc. “Nếu anh lãnh đạo tài tình, anh sẽ có được sự vui vẻ phục tùng” – Thomas Fuller.
2 – Cung cấp thông tin liên quan
Không thể chỉ giao việc, sau đó im lặng và không giải thích gì thêm. Nên đẩy mạnh hoạt động giao tiếp trong công việc. Điều này giúp bạn đưa ra những thông tin liên quan để nhân viên hiểu rõ hơn về mục đích của công việc. Đã có rất nhiều những vấn đề phát sinh thêm gây cản trở, làm giảm hiệu suất công việc khi mà nhân viên còn “mông lung” về ý định của sếp. Tệ hại hơn là đi sai hướng mục đích cần đạt.
3 – Giúp đỡ khi gặp vướng mắc
Khi nhân viên có những vấn đề thắc mắc trong công tác, hãy sẵn sàng và chủ động giải đáp những thắc mắc đó. Giải quyết được những thắc mắc của nhân viên cũng đồng nghĩa với việc giải quyết được phần lớn những khó khăn khi mà sếp giao việc.
4 – Trao hi vọng và mục đích
Giao việc cũng không đơn thuần là sếp tạo việc rồi phân nhiệm vụ cho người thích hợp, nhân viên lại nhận việc rồi máy móc thực hiện. Điều đó rất dễ gây sự nhàm chán, khó hiểu cho nhân viên. Và cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến tình trạng nghỉ việc ở nhân viên, sự thiếu hụt nhân lực trong doanh nghiêp. Hãy giao việc kèm theo đó là trao hi vọng và trao mục đích.
5 – Kết nối – sống tình cảm
Nguyên tắc giao việc cần được quan tâm chính là người quản lý cần phải tạo được sự kết nối, gia tăng tình cảm giữa sếp – nhân viên và giữa nhân viên – nhân viên. Tạo một công việc mở, có sự trao đổi chứ không nên tạo một công việc đóng.
6 – Làm công việc trở nên thú vị
Sự thú vị là một trong những mối quan tâm của nhân viên khi nhận việc. Giao việc hiệu quả cũng được đánh giá bằng kết quả cuối cùng sau khi nhân viên hoàn thành công việc. Nếu không có sự thú vị nhân viên cũng dễ rơi vào tình trạng chán nản, không có động lực làm việc.
7 – Làm gương
Chắc chắn rằng với cương vị “đầu tàu”, sếp phải làm gương cho nhân viên noi theo. Muốn nhân viên đi đúng hướng phát triển, ngoài việc giải thích rõ mục đích cần đạt thì sếp cũng cần tự giác làm mẫu để nhân viên học tập. Không gì hiệu quả hơn bằng hình mẫu trực tiếp.
Kỹ năng giao việc cho nhân viên là nhà quản lý cùng tham gia làm việc, cung cấp đầy đủ thông tin và giải đáp thắc mắc của nhân viên. Đồng thời làm gương cho nhân viên, làm cho họ thấy được sự quan tâm của sếp, sự thú vị trong công việc. Giao việc cho nhân viên đồng nghĩa là giao các nguồn lực để nhân viên thấy được rằng sếp luôn đứng sau họ, luôn hỗ trợ mọi mặt, tạo những điều kiện thuận lợi nhất để họ phát huy toàn bộ năng lực làm việc.
Xem thêm: Quy trình quản lý công việc đạt hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp
Giao việc và giám sát công việc hiệu quả với phần mềm quản lý công việc của 1Office
Với tính năng Workplace của1Office mang đến các công cụ thiết thực đáp ứng cái “nghệ” của nhà quản lý.
Phần mềm cung cấp không gian làm việc trực tuyến cung cấp đầy đủ các công cụ, tài nguyên hỗ trợ cho công việc:
- Nền tảng di động với thiết bị kết nối Internet giải quyết vấn đề mọi lúc, mọi nơi.
- Mạng xã hội nội bộ – hiện thân của văn hóa doanh nghiệp giúp cho mỗi thành viên có thể chia sẻ với nhau.
- Kết nối đồng nghiệp, tiết kiệm thời gian truyền tải thông tin – tài liệu.
- Quản lý & giám sát dự án theo cả Ganttchat và Kanban.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc, đơn giản các thủ tục.
- Xóa tan những xét duyệt thủ công nhờ tính năng quản lý công việc tự động.
- Quản lý hiệu quả thời gian làm việc.
Giao việc là kỹ năng không thể thiếu của bất kỳ người quản lý nào. Hãy để 1Office – giải pháp quản lý tổng thế doanh nghiệp đồng hành cùng với nhà quản lý!
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Hotline: 083 483 8888
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
