5 Mô hình ra quyết định quản trị chính xác, nhanh chóng, hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Mô hình ra quyết định quản trị ngày càng được các doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi. Khám phá ngay 5 mô hình ra quyết định quản trị hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Phương pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp tăng trưởng doanh số, tạo bước nhảy vọt trong hoạt động kinh doanh. Hãy cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

I. Tổng quan về mô hình ra quyết định quản trị

Mô hình ra quyết định quản trị là mô hình mô tả quá trình ra quyết định một cách có hệ thống trong các hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Mô hình cho biết thứ tự các bước khi chuẩn bị đưa ra một quyết định chính thức nào đó.

Việc xây dựng mô hình ra quyết định là điều cần thiết mà doanh nghiệp nên làm, nhất là những quyết định quan trọng. Các mô hình này sẽ đóng vai trò quan trọng giúp các quyết định đảm bảo tính chính xác và hiệu quả nhất.

>> Xem thêm: 3 Mô hình quản trị hiện đại 4.0 và xu hướng quản trị nổi bật nhà lãnh đạo cần biết

II. Quy trình ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp

Thông thường, quy trình ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp được được thực hiện theo các bước sau:  

Bước 1: Xác định nhu cầu ra quyết định

Xác định nhu cầu ra quyết định là quá trình làm rõ vấn đề cũng như mức độ cần thiết của vấn đề cần đưa ra quyết định. Các quyết định đều dựa trên mục tiêu và phương hướng chiến lược của doanh nghiệp. Bởi vậy, mỗi quyết định được đưa ra sẽ có tác động đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Việc xác định nhu cầu ra quyết định sẽ giúp định rõ mục tiêu, nắm bắt vấn đề và xác định cụ thể các yêu cầu để đạt được kết quả mong muốn. 

Nhu cầu ra quyết định chịu tác động từ nhiều yếu tố như: 

• Môi trường kinh doanh: tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, văn hóa, công nghệ và pháp luật,…
• Khách hàng và thị trường: thói quen mua sắm, xu hướng thị trường, nhu cầu người tiêu dùng,…
• Nguồn lực: nguồn lực nhân sự, nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất, tài sản vô hình.
• Chiến lược tổ chức: mục tiêu, giá trị, văn hóa và cấu trúc tổ chức,…
• Công nghệ: Xu hướng công nghệ, sự phát triển của các công nghệ mới,… 

Ví dụ như: Công ty ABC sử dụng phương pháp chấm công thủ công khiến họ mất thời gian và công sức để theo dõi và đánh giá thời gian làm việc của nhân sự. Nhất là trong các hoạt động tính lương thưởng. Đặc biệt, trong thời gian tới công ty ABC sẽ mở rộng số lượng nhân sự gấp đôi (hơn 100 nhân sự). Vì vậy, doanh nghiệp mong muốn tìm kiếm và sử dụng phần mềm chấm công tự động để tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự, tiết kiệm thời gian và công sức. 

Bước 2: Chuẩn bị các căn cứ ra quyết định

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các căn cứ ra quyết định để đảm bảo sự logic, khách quan và chuẩn xác của quyết định. Quá trình này chính là hoạt động tập hợp các thông tin, dữ liệu, sự kiện và các yếu tố có liên quan sử dụng để đánh giá, phân tích và hỗ trợ quá trình ra quyết định.

Tùy thuộc vào nhu cầu xác ra quyết định đã xác định ở bước 1, bạn tiến hành chuẩn các căn cứ. Ví dụ như: 

• Phân tích ma trận SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) để đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp. Qua đó, xác định các vấn đề và cơ hội cần đưa ra quyết định.
• Thu thập phản hồi của khách hàng về chất lượng sản рhẩm/ dịch vụ hоặc bất ký thông tin liên quan đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng đã sử dụng sản phẩm/ dịch của của doanh nghiệp. Dựa vào thông tin thu thập được, doanh nghiệp tiến hành phân tích và xác định những điểm mạnh và điểm yếu để đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp.

Phân tích ma trận SWOT làm các căn cứ ra quyết định về việc sử dụng phần mềm chấm công tự động tại doanh nghiệp như sau:

Strengths	Weaknesses	Opportunities	Threats
– Tiết kiệm thời gian và công sức – Tăng tính chính xác và đáng tin cậy – Dễ dàng quản lý dữ liệu chấm công – Được tích hợp thêm các tính năng hỗ trợ quản lý nhân sự	– Tốn kém chi phí đầu tư ban đầu – Mất thời gian đào tạo sử dụng phần mềm – Phụ thuộc vào phần mềm, thiếu tính chủ động	– Tối ưu hóa quy trình quản lý – Tăng cường các chính sách quản lý dữ liệu nhân sự – Tạo cơ hội kinh doanh	– Bảo mật dữ liệu chấm công – Thói quen sử dụng phương pháp chấm công truyền thống

Bước 3: Dự kiến các phương án quyết định và lựa chọn quyết định

Trước khi đưa ra một quyết định chính thức, bạn cần phải có nhiều phương án quyết định để lựa chọn. Điều này nhằm đảo bảo quyết định cuối cùng của bạn có tính chuẩn xác, tổng quan và hiệu quả nhất. 

Việc lựa chọn quyết định nên diễn ra theo trình tự lần lượt như sau: 

• Tạo các phương án quyết định
• Đánh giá các phương án quyết định
• Lựa chọn quyết định

Ví dụ như: Công ty ABC có nhu cầu cải thiện kỹ năng bán hàng của nhân viên kinh doanh trong tháng 7. Quá trình công ty ABC đã lựa chọn quyết định như sau: 

• Tạo các phương án quyết định: 1. Tổ chức các khóa đào tạo nội bộ, 2. Thuê một công ty đào tạo bên ngoài, 3. Tham gia các khóa học trực tuyến.

• Đánh giá các phương án quyết định: Công ty ABC đánh giá từng phương án dựa trên các yếu tố về chi phí, thời gian, hiệu quả, mục tiêu đào tạo của công ty.

• Lựa chọn quyết định: Dựa trên đánh giá, công ty ABC có thể quyết định tổ chức các khóa đào đào tạo nội bộ để giảm thiểu chi phí, thời gian đào tạo linh động, các thành viên chia sẻ kiến thức dễ dàng, hiệu quả tức thời và phù hợp với nhu cầu. 

Bước 4: Ra quyết định chính thức

Khi đã lựa chọn được quyết định, bạn hãy chuẩn bị các thông tin liên quan để trình lên các cấp quản lý, người có thẩm quyền để phê duyệt quyết định. Bao gồm đề xuất về quyết định, các căn cứ đánh giá để đưa ra quyết định. 

Đây là bước quan trọng để đưa ra hướng đi cụ thể và quyết định cuối cùng về vấn đề cần giải quyết. Bởi các quyết định chỉ có hiệu lực khi được chấp thuận và xác nhận bở cá nhân hoặc tổ chức có thẩm quyền.

Bước 5: Quyết định phải được truyền đạt đến người thực hiện hay tổ chức thực hiện

Các quyết định được ban hành cần thông báo và truyền đạt đầy đủ đến những cá nhân/ phòng ban có liên quan. Hoạt động này nhằm đảm bảo mọi người hiểu và thực hiện đúng quyết định.

Quá trình truyền đạt cần đảm bảo những điều sau: 

• Truyền đạt đầy đủ thông tin và rõ ràng.
• Truyền đạt đúng người, đúng thời điểm và đúng phương thức.
• Người được truyền đạt hiểu rõ quyết định và nhiệm vụ của bản thân.
• Giải đáp những thắc mắc. (Nếu cần)

>> Xem thêm: Cấu trúc hệ thống quản trị quan hệ khách hàng – Kinh nghiệm lựa chọn CRMS hiệu quả

Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện và điều chỉnh quyết định

Cuối cùng, cá nhân/ phòng ban chịu trách nhiệm sẽ tiến hành triển khai theo quyết định đã đề ra. Trong quá trình thực hiện, bộ phận quản lý cần liên tục kiểm tra và đánh giá hiệu công việc. Để đo lường và đánh giá hiệu quả chính xác nhất, doanh nghiệp cũng cần xây dựng các tiêu chí đánh giá như thời gian, hiệu quả, tiến độ, tính khả thi,…

Dựa trên phản hồi và kết quả thực tế, doanh nghiệp có thể đưa ra những phương hướng thích hợp để đạt được hiệu quả tốt nhất. Trong một số trường hợp cần thiết, các quyết định có thể được điều chỉnh để mang lại kết quả như mong đợi.  

III. 5 Mô hình ra quyết định quản trị hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Bảng phân tích ưu nhược điểm của các mô hình ra quyết định trong doanh nghiệp.

Loại mô hình	Ưu điểm	Nhược điểm	Trường hợp nên dùng
Mô hình ra quyết định hợp lý	– Độ tin cậy cao – Tính logic cao – Giảm thiểu rủi ro – Không bị ràng buộc về chi phí và thời gian	– Thời gian ra quyết định chậm – Khó khăn trong việc xác thực thông tin	– Tình huống phức tạp, đòi hỏi tính logic, tính logic và tính chính xác cao.
Mô hình ra quyết định hợp lý có giới hạn	– Thời gian ra quyết định nhanh – Tập trung vào vấn đề chính	– Tính rủi ro cao – Phạm vi tìm kiếm mục tiêu và phương pháp bị hạn chế – Phản ánh khuynh hướng cá nhân cao – Thiếu tính tổng hợp	– Tình huống có những ràng buộc, giới hạn về thời gian, nguồn lực, hoặc thông tin.
Mô hình ra quyết định quản trị dựa trên quyền lực	– Khả năng giải quyết phát sinh tốt – Tập trung quyền lực – Tính trách nhiệm cao	– Bất đồng trong việc lựa chọn mục tiêu – Ý kiến không đa chiều – Rủi ro lạm dụng quyền lực	– Tình huống đòi hỏi quyết định nhanh, tập trung quyền lực và quyết định từ một cá nhân hay một nhóm nhỏ.
Mô hình ra quyết định trực quan	– Nhanh chóng – Không tốn kém thời gian	– Tính rủi ro cao – Đòi hỏi người ra quyết định phải có nhiều kinh nghiệm và kiến thức	– Tình huống khẩn cấp
Mô hình ra quyết định sáng tạo	– Tạo ra nhiều giải pháp mới – Tăng tính linh hoạt và thích nghi	– Tính rủi ro cao – Không phù hợp với mọi tình huống – Đòi hỏi cao sự cam kết và nguồn lực	– Tình huống đòi hỏi tư duy sáng tạo, đổi mới và khám phá giải pháp mới.

Dưới đây là 5 mô hình ra quyết định quản trị chính xác, nhanh chóng và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp: 

1. Mô hình ra quyết định hợp lý

Mô hình ra quyết định hợp lý là một cách tiếp cận có hệ thống được đặt trên các giả định hợp lý để đưa ra các quyết định logic và đáng tin cậy. Nó bao gồm việc thu thập thông tin, phân tích tình hình, đánh giá các phương án và lựa chọn quyết định tốt nhất dựa trên các tiêu chí và mục tiêu đã được định sẵn. Mô hình này giúp đảm bảo rằng quyết định được đưa ra dựa trên cơ sở rõ ràng và hợp lý, giảm thiểu rủi ro và tăng khả năng đạt được kết quả tốt trong quản lý và kinh doanh.

Mô hình ra quyết định hợp lý thực hiện theo quy trình như sau: 

• Xác định và nhận diện vấn đề
• Thiết lập các mục tiêu
• Tìm giải pháp
• So sánh và đánh giá các mục tiêu
• Lựa chọn giải pháp thích hợp
• Thực hiện giải pháp đã chọn
• Đánh giá và kiểm tra

Các hoạt động trong quy trình đều chịu ảnh hưởng bởi áp lực môi trường bên trong, bên ngoài công ty.

2. Mô hình ra quyết định hợp lý có giới hạn

Mô hình ra quyết định hợp lý có giới hạn là mô hình được xây dựng dựa trên những dữ liệu trong một phạm vi nhất định để đơn giản hóa nguồn thông tin, tránh tình trạng “loạn dữ liệu”. Người đưa ra quyết định sẽ chỉ tập trung vào các nguồn thông tin chủ chốt cùng khả năng tư duy và nhận biết của họ về vấn đề đó. Các bước thực hiện như sau:

• Nhận thức vấn đề: Nắm rõ mục tiêu và các yếu tố quan trọng liên quan đến vấn đề.
• Xử lý các trở ngại của tiến trình xử lý thông tin: Người ra quyết định phải xác định và loại bỏ các trở ngại về giới hạn tìm kiếm và hạn chế thông tin để có được thông tin hợp lý hỗ trợ quá trình đưa ra quyết định.
• Tiến hành ra quyết định.

3. Mô hình ra quyết định quản trị dựa trên quyền lực

Mô hình ra quyết định quản trị dựa trên quyền lực là mô hình được xây dựng phụ thuộc nhiều vào quyền lực và mối quan hệ giữa các bên có liên quan tác động đến quá trình thực hiện các quyết định cũng như mục tiêu chung của doanh nghiệp. Người ra quyết định trong mô hình phải là những người có thẩm quyền và giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có).

Mô hình ra quyết định quản trị dựa trên quyền lực có sự tham gia của các yếu tố sau:

• Các giới hữu quan có quyền lực: Là cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm và quyền lực trong doanh nghiệp.
• Sự khác nhau trong việc định dạng vấn đề: Sự khác nhau về mục tiêu và sự khác nhau về giải pháp.
• Tiến hành ra quyết định.

4. Mô hình ra quyết định trực quan

Mô hình ra quyết định trực quan là mô hình thể hiện quá trình ra quyết định theo trực giác và bản năng của người ra quyết định. Các quyết định có thể đưa ra ngay lập tức mà không tốn kém thời gian so với những mô hình ra quyết định khác. 

Để áp dụng mô hình quyết định trực quan hiệu quả, đòi hỏi người ra quyết định phải là người đã có nhiều năm kinh nghiệm hoặc chuyên môn liên quan đến việc đưa ra quyết định. Bởi quá trình ra quyết định trực quan hoàn toàn dựa trên khả năng phán đoán và kinh nghiệm mới có được.

>> Xem thêm: Hệ thống quản lý nguồn nhân lực chuyên nghiệp – tự động

5. Mô hình ra quyết định sáng tạo

Mô hình quyết định sáng tạo là một phương pháp hoặc quy trình được sử dụng để tạo ra các giải pháp mới, đột phá và độc đáo trong quá trình ra quyết định. Đặc điểm chính của mô hình này là khám phá, phát triển và áp dụng các ý tưởng sáng tạo nhằm giải quyết các vấn đề phức tạp và đạt được mục tiêu.

Khi áp dụng mô hình này, người ra quyết định phải là người có tư duy linh hoạt mới có thể đưa ra các quyết định độc đáo. Các bước sử dụng mô hình ra quyết định sáng tạo đơn giản như sau: 

• Xác định mục tiêu.
• Tìm kiếm và nghiên cứu những kiến thức sau đó sử dụng các kỹ năng phân tích, phán đoán để xử lý thông tin.
• Các quyết định/ ý tưởng sẽ xuất hiện tự nhiên trong quá trình nghiên cứu.
• Đánh giá tính khả thi của các quyết định và lựa chọn quyết định cuối cùng.

IV. Tổng kết

Bài viết đã tổng hợp những mô hình ra quyết định hiệu quả nhất cho doanh nghiệp là 

1. Mô hình ra quyết định hợp lý
2. Mô hình ra quyết định hợp lý có giới hạn
3. Mô hình ra quyết định quản trị dựa trên quyền lực
4. Mô hình ra quyết định trực quan
5. Mô hình ra quyết định sáng tạo

5 mô hình ra quyết định quản trị nêu trên sẽ là phương pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian và đưa ra các quyết định khả thi và phù hợp với tình hình thực tế. Căn cứ vào tình hình thực tế và tính chất của các quyết định, bạn hãy áp dụng từng loại mô hình trong các quyết định của mình nhé. Chúc bạn thành công!