3 Mô hình quản trị hiện đại 4.0 và xu hướng quản trị nổi bật nhà lãnh đạo cần biết

Sự phát triển của KHCN cùng cuộc cách mạng 4.0 đã đặt ra những thách thức lớn đòi hỏi các tổ chức phải chuyển mình, bước ra khỏi khuôn khổ truyền thống và áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại để theo kịp thế giới. Vậy nhà lãnh đạo phải làm gì để dẫn dắt tổ chức chuyển đổi số thành công? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho các nhà lãnh đạo góc nhìn toàn diện về quản trị hiện đại, bao gồm những xu hướng quản trị mới nhất, các mô hình quản trị hiện đại đang được áp dụng và những kỹ năng cần có để trở thành nhà lãnh đạo 4.0.

1. Quản trị hiện đại là gì? So sánh quản trị hiện đại với quản trị truyền thống

Thuật ngữ quản trị hiện đại ra đời trong bối cảnh môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng khiến cho những phương pháp quản trị truyền thống không còn phù hợp và bộc lộ rõ nhiều hạn chế. Việc quản lý tổ chức hiện đại tập trung nhiều hơn vào mạng lưới và cộng tác, nhấn mạnh vào bản chất năng động của giao tiếp và tầm quan trọng của việc tích hợp lợi ích cá nhân với tổ chức.

Sự khác biệt chính giữa tổ chức truyền thống và tổ chức hiện đại được thể hiện ở một số khía cạnh sau:

• Tính ổn định: Các tổ chức truyền thống thường ổn định trong các hoạt động kinh doanh và tiến độ, trong khi các doanh nghiệp quản trị hiện đại năng động hơn với nhiều chiến lược kinh doanh và quy trình để đối phó với những thay đổi liên tục.
• Tính linh hoạt: Cấu trúc của tổ chức truyền thống thường cố định, chiến lược được hoạch định và việc quản lý không linh hoạt. Trong khi đó mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại luôn cải tiến quy trình làm việc, cập nhật xu hướng mới trên thị trường và nhân viên được yêu cầu phát huy các kỹ năng và kiến ​​thức mới để kết nối với thị trường và thích nghi với những thay đổi.
• Làm việc theo nhóm: Luồng kinh doanh truyền thống là hệ thống phân cấp cao, tập trung vào trách nhiệm cá nhân và quyền hạn được phân bổ từ cấp cao xuống. Trong khi đó, xu hướng quản trị hiện đại là hệ thống phân cấp phẳng, tập trung nhiều hơn vào phong cách làm việc theo nhóm và đề cao sự hợp tác.
• Chính sách quản lý: Trong kinh doanh truyền thống, các chính sách quản lý mang tính bảo thủ, thường tuân theo các quy tắc và quy định truyền thống, tập trung đưa ra mô hình quy trình làm việc tĩnh để duy trì chiến lược kinh doanh và hệ thống quản lý nhân viên. Ngược lại, mô hình quản trị hiện đại sẽ đổi mới liên tục trong chính sách quản lý và đề xuất những chiến lược kinh doanh năng động.

Xem thêm: 4 chức năng quản trị cần phải biết khi điều hành doanh nghiệp

2. Các lý thuyết quản trị hiện đại

2.1. Thuyết quản trị định lượng

Đây là một lý thuyết sử dụng thống kê và các kỹ thuật toán học để giải quyết các vấn đề phức tạp. Lý thuyết này giúp các nhà quản trị đánh giá rủi ro, ưu và nhược điểm của các giả thuyết, từ đó phát triển các giải pháp để giải quyết hoặc cải thiện các vấn đề tồn tại trong tổ chức. Cách tiếp cận này có thể giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định khách quan dựa trên dữ liệu và sự kiện, thay vì quyết định cảm tính.

Lý thuyết quản trị hiện đại này bao gồm 3 nhánh chính:

• Khoa học quản lý: Khoa học quản lý tập trung vào việc sử dụng các phương pháp toán học và thống kê để đưa ra các giải pháp kinh doanh hiệu quả, giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. Các công cụ thường được sử dụng bao gồm Kỹ thuật ước lượng và đánh giá chương trình (PERT), phương pháp đường tới hạn (CPM) và phương pháp lấy mẫu. Các nhà quản lý có thể sử dụng các công cụ này trong quản lý dự án, hoạch định ngân sách và lên lịch trình.
• Quản lý vận hành: Trong quản lý vận hành doanh nghiệp, các nhà quản lý thực hiện những phương pháp định lượng tối ưu hiệu quả của quy trình sản xuất và kinh doanh. Tùy thuộc vào tình huống, các nhà quản lý có thể tái cấu trúc hoặc thiết kế lại các quy trình của họ. Một số công cụ được sử dụng bao gồm dự báo, phương pháp kiểm soát chất lượng và lập kế hoạch dự án.
• Hệ thống quản lý thông tin: Hệ thống quản lý thông tin (MIS) là cơ sở dữ liệu của một tổ chức. Hệ thống này thu thập và lưu trữ dữ liệu theo thời gian thực, được sử dụng để lập báo cáo về các lĩnh vực như tài chính, tiến độ, nhân sự và hàng tồn kho. Các nhà quản lý sẽ căn cứ vào đó để đánh giá hiệu suất và thực hiện những cải tiến hoặc phát triển các giải pháp khi cần thiết.

2.2. Thuyết quản trị theo tình huống

Thuyết quản trị theo tình huống tin rằng để quản trị một cách tối ưu nhất thì cần phải dựa vào tình huống cụ thể. Những nhà lãnh đạo sử dụng lý thuyết này không áp dụng một phong cách quản lý duy nhất mà thay vào đó họ xác định và sử dụng các phong cách khác nhau cho các tình huống khác nhau. Việc sử dụng các phong cách lãnh đạo đa dạng có thể giúp các nhà quản lý linh hoạt và thích ứng tốt hơn với môi trường làm việc.

Lý thuyết này đưa ra yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức:

• Quy mô của tổ chức
• Công nghệ được sử dụng
• Phong cách lãnh đạo

Một nhà quản lý hiệu quả cần phải hiểu rõ về những yếu tố này và cách chúng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Ví dụ, một tổ chức nhỏ có thể hoạt động linh hoạt hơn và ít tách biệt hơn giữa các bộ phận, trong khi một tổ chức lớn có thể phức tạp hơn và bị chia rẽ hơn. Người quản lý trong các tổ chức nhỏ hơn có thể có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các quy trình do tính linh hoạt của chúng và có khả năng thực hiện các thay đổi đối dễ dàng hơn.

2.3. Thuyết quản trị hệ thống

Cách tiếp cận hệ thống của quản lý tuyên bố rằng các tổ chức đại diện cho một tập hợp phức tạp bao gồm các thành phần khác nhau phối hợp để đạt được một mục tiêu chung. Một tổ chức được tạo thành từ nhiều hệ thống con, chẳng hạn như các phòng ban khác nhau.

Các nhà quản lý sử dụng lý thuyết này xem xét cách các hệ thống con này tương tác và ảnh hưởng đến nhau, thay vì phân tích chúng một cách riêng biệt. Lý thuyết quản trị hiện đại theo cách tiếp cận hệ thống quản lý doanh nghiệp phân chia bộ máy tổ chức thành các thành phần khác nhau, bao gồm:

• Đầu vào: Đầu vào đại diện cho các yếu tố cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ. Ví dụ, đầu vào có thể bao gồm nguyên liệu thô, vốn, hoặc dữ liệu thông tin.
• Quá trình chuyển đổi: Các quá trình chuyển đổi thể hiện các hoạt động có chức năng chuyển đổi đầu vào của tổ chức thành đầu ra. Ví dụ, các quy trình này có thể bao gồm các nhiệm vụ công việc của nhân viên hoặc các hoạt động tác nghiệp.
• Đầu ra: Đầu ra đại diện cho kết quả do một tổ chức tạo ra. Các đầu ra này có thể bao gồm các sản phẩm, dịch vụ và kết quả tài chính, chẳng hạn như lợi nhuận.
• Phản hồi: Phản hồi thể hiện thông tin liên quan đến kết quả hoặc đầu ra của tổ chức. Các nhà lãnh đạo có thể sử dụng thông tin này để tác động hoặc đưa ra các quyết định liên quan đến các yếu tố đầu vào của tổ chức.

>> Đọc ngay: TOP 10 Phần mềm quản trị doanh nghiệp, giải pháp ERP tốt nhất 2022

3. 3 mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại nổi bật nhất hiện nay

3.1. Mô hình quản trị hiện đại 7S của McKinsey

Mô hình McKinsey 7S là một công cụ phân tích thiết kế tổ chức bằng cách xem xét 7 yếu tố nội bộ chính để xác định xem chúng có được liên kết hiệu quả và cho phép tổ chức đạt được mục tiêu hay không.

7 yếu tố trong mô hình 7S bao gồm:

• Cấu trúc: Là chuỗi các mối quan hệ chỉ huy và trách nhiệm giải trình tạo thành sơ đồ tổ chức
• Chiến lược: Kế hoạch hành động để đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững, được củng cố bởi sứ mệnh và giá trị của công ty
• Hệ thống: Các hệ thống bao gồm cơ sở hạ tầng kỹ thuật và kinh doanh
• Kỹ năng: Các khả năng và năng lực của để đạt được các mục tiêu đề ra
• Phong cách lãnh đạo: Cách thức nhà lãnh đạo thiết lập quy tắc ứng xử thông qua việc tương tác và ra quyết định.
• Nhân viên: Liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực như hệ thống đào tạo, tuyển dụng và khen thưởng
• Giá trị được chia sẻ: Sứ mệnh, mục tiêu và giá trị tạo thành nền tảng của tổ chức

3.2. Mô hình quản trị hiện đại của Holacracy

Mô hình quản trị hiện đại của Holacracy là một hệ thống tự quản lý, không tuân theo cơ cấu tổ chức phân cấp truyền thống. Với cách tiếp cận này, mô hình tổ chức phân cấp bị loại bỏ để chuyển sang cơ cấu tổ chức linh hoạt, nơi nhân viên có khả năng đưa ra các quyết định quan trọng trong phạm vi quyền hạn của riêng họ.

Mô hình Holacracy thay thế sự cứng nhắc của một cấu trúc chỉ huy truyền thống bằng một hệ thống các vai trò linh hoạt, mỗi vai trò có quyền hạn rộng rãi trong lĩnh vực trách nhiệm cụ thể của họ. Thay vì cơ cấu theo mô hình hình kim tự tháp truyền thống, tổ chức được cấu trúc bằng một loạt các vòng tròn lồng vào nhau, mỗi vòng đại diện cho một đội nhóm với những chức năng, vai trò khác nhau.

Thay vì có trách nhiệm công việc cố định, các cá nhân hoạt động trong một nhóm có thể đảm nhiệm nhiều vai trò, mỗi vai trò có một mục đích cụ thể. Vì mỗi cá nhân đảm nhiệm nhiều vai trò nên nhà điều hành có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo ở trong một nhóm và có vai trò cấp dưới đối với một nhóm khác. Bất kỳ xung đột nào phát sinh đều được giải quyết trong các cuộc họp quản trị định kỳ.

3.3. Mô hình quản trị 8 bước thay đổi của Kotter

Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter là mô hình quản trị hiện đại phổ biến giúp quản lý sự thay đổi trong tổ chức. Mô hình này có vai trò tạo động lực lên toàn bộ con người, văn hóa tổ chức, từ đó thúc đẩy sự cải tiến, đổi mới trong quy trình vận hành và cách thức phân bổ nguồn lực. Quá trình đổi mới của một tổ chức trải qua 8 bước:

B1. Tạo cảm giác cấp bách

Bước đầu tiên đó là làm cho toàn bộ tổ chức nhận thức được sự cần thiết và cấp bách đối với sự thay đổi bằng cách thuyết phục nhân viên về tầm quan trọng của hành động. Điều này có thể thực hiện bằng cách nói chuyện với họ về các mối đe dọa tiềm ẩn hoặc thảo luận về các giải pháp khả thi.

B2. Tạo một liên minh hướng dẫn

Thành lập một nhóm dự án đảm nhận những thay đổi mà tổ chức muốn thực hiện. Nhóm này có vai trò khuyến khích mọi người trong tổ chức hợp tác và vạch ra đường lối chiến lược cho sự thay đổi. Liên minh này được tạo thành từ các cá nhân làm việc ở các công việc và vị trí khác nhau.

B3. Tạo tầm nhìn cho sự thay đổi

Hình thành một tầm nhìn rõ ràng để giúp mọi người hiểu được những gì tổ chức đang cố gắng đạt được. Tầm nhìn sẽ làm cho các thay đổi trở nên cụ thể hơn và tạo ra sự hỗ trợ giúp nhân viên đạt được mục tiêu của họ.

B4. Truyền đạt tầm nhìn

Tạo ra sự ủng hộ và chấp nhận giữa các nhân viên bằng cách phổ biến về tầm nhìn mới với nhân viên và xem xét các ý kiến, mối quan tâm và lo lắng của họ một cách nghiêm túc. Tầm nhìn mới này phải được thống nhất và áp dụng đầy đủ trong toàn bộ tổ chức.

B5. Loại bỏ chướng ngại vật

Các quy trình không phù hợp, sự phản kháng của nhân viên đối với sự thay đổi, sự buông lỏng quản lý, các quy tắc và cơ cấu tổ chức,…là những trở ngại có thể xảy ra trong quá trình thay đổi. Ở giai đoạn này, liên minh hướng dẫn và quản lý cấp cao nên tập trung vào việc loại bỏ bất cứ chướng ngại vật nào làm chậm tiến độ của tổ chức đối với mục tiêu thay đổi.

B6. Tạo mục tiêu ngắn hạn

Tạo các mục tiêu ngắn hạn để nhân viên có cái nhìn rõ ràng về những gì đang diễn ra. Khi đạt được mục tiêu, nhân viên sẽ có động lực để điều chỉnh và mở rộng sự thay đổi. Ghi nhận và khen thưởng những nhân viên tham gia là một biện pháp hữu ích để thúc đẩy quá trình thay đổi.

B7. Củng cố các cải tiến

Bước này nhằm mục đích duy trì sự thay đổi bằng cách đảm bảo rằng các nhóm đang làm việc chăm chỉ để đạt được tầm nhìn thay đổi và theo dõi tiến trình của họ.

B8. Cố định những thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp

Một sự thay đổi sẽ chỉ trở thành một phần tất yếu khi nó đã trở thành văn hóa cốt lõi của tổ chức. Điều này bao gồm việc điều chỉnh các chuẩn mực và giá trị của tổ chức, các thủ tục, hệ thống khen thưởng và các thành phần khác để đảm bảo rằng mọi thứ đều phù hợp với chiến lược mới.

Tham khảo thêm: OGSM là gì? Mẹo ứng dụng và mô hình OGSM để lập kế hoạch trong doanh nghiệp

4. Những xu hướng quản trị hiện đại 4.0

4.1. Quản trị đa văn hóa

Bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa đòi hỏi sự tương tác nhiều hơn giữa những người từ các nền văn hóa, tín ngưỡng và nguồn gốc khác nhau. Bởi vậy, các tổ chức đang dần đa dạng hóa đội ngũ nhân lực của mình để trở nên sáng tạo và cởi mở hơn với sự thay đổi.

Quản trị sự đa dạng tại nơi làm việc đã trở thành một vấn đề quan trọng đối với ban lãnh đạo ngày nay. Một nhà quản lý hiệu quả phải quản lý một lực lượng lao động đa dạng khác biệt về văn hóa, tôn giáo, tín ngưỡng, xu hướng. Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải phát triển một môi trường làm việc “mở”, nơi mọi người đều tìm được tiếng nói chung nhưng vẫn giữ được nét đặc sắc cá nhân nhằm thúc đẩy một tổ chức đoàn kết, vững mạnh, sáng tạo.

4.2. Quản lý xung đột

Xung đột đề cập đến những tương tác đối lập hoặc đối kháng giữa các cá nhân hoặc các  nhóm. Nó tồn tại bởi sự khác biệt về quan điểm, thái độ, cách tiếp cận với cùng một vấn đề.

Nhiệm vụ của người quản lý là xác định lý do của xung đột và giải quyết chúng thông qua các biện pháp hòa giải, biểu quyết hoặc xem xét kỹ lưỡng các đề xuất khác nhau.

4.3. Tái cấu trúc tổ chức

Tái cấu trúc tổ chức là một xu hướng quản trị hiện đại thịnh hành, được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Xu hướng này cho thấy rằng cách thức thực hiện công việc phải được đổi mới, cải cách để nâng cao hiệu suất và gia tăng lợi nhuận.

Tái cấu trúc liên quan đến việc xác định lại quy trình và thiết kế lại chúng nhằm loại bỏ những thao tác thủ công, dư thừa, tinh gọn các bước thực hiện để tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.

4.4. Trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên nghĩa là cho phép cấp dưới tham gia vào quá trình ra quyết định. Nhà quản lý cấp cao và những nhân viên cấp dưới của họ sẽ cùng bàn bạc, trao đổi để tìm ra những giải pháp tốt nhất. Điều này giúp làm tăng giá trị của nhân viên và nâng cao sự gắn kết của họ với tổ chức bằng cách đề cao vai trò của họ.

>> Xem thêm: Bản đồ chuyển đổi số – Nắm rõ quy trình Chuyển đổi số cho doanh nghiệp SMEs

5. 8 kỹ năng quản trị hiện đại nhà lãnh đạo cần có

Đứng trước kỷ nguyên của công nghệ số, nhà quản trị cần trang bị cho mình những kỹ năng quản trị hiện đại nào để dẫn dắt tổ chức thành công? Sự chuyển mình từ phương pháp quản lý truyền thống sang mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại đã khiến cho vai trò của nhà lãnh đạo có sự thay đổi, từ việc tập trung quyền lực sang trao quyền cho người khác. Bên cạnh đó, những nhà quản lý giỏi trong thời đại 4.0 là người có khả năng ứng biến nhanh với môi trường luôn có những ý tưởng cải tiến, đột phá.

Để trở thành nhà lãnh đạo 4.0, việc trang bị những năng lực quản trị hiện đại sau đây sẽ trở nên cần thiết:

Kỹ năng tư vấn

Trong một tổ chức hiện đại thúc đẩy sự trao quyền, nhà lãnh đạo không còn là người ra lệnh mà sẽ đóng vai trò như một nhà cố vấn để hướng dẫn cho các thành viên biết họ cần phải làm gì. Kỹ năng tư vấn không chỉ hỗ trợ để các cá nhân tự ra quyết định mà còn giúp nhà lãnh đạo giải quyết các vấn đề trong tổ chức một cách hiệu quả. Để rèn luyện kỹ năng quản trị hiện đại này, nhà lãnh đạo cần:

• Biết cách tiếp cận và đối mặt với vấn đề
• Có khả năng thể hiện sự đồng cảm với người khác
• Có kỹ năng giúp người khác tìm ra giải pháp của riêng họ
• Theo dõi các kế hoạch hành động

Kỹ năng thúc đẩy

Một tổ chức “sống” là nơi con người luôn không ngừng học hỏi và phát triển để đưa tổ chức đi lên. Tạo điều kiện và động lực để thúc đẩy các thành viên tự phát triển là kỹ năng trọng tâm của quản trị hiện đại. Một số yếu tố nhà lãnh đạo cần trang bị để có đủ năng lực thúc đẩy/ tạo động lực cho người khác bao gồm:

• Hiểu rõ thế mạnh của nhân viên và giao cho họ những công việc phù hợp để phát huy năng lực
• Xây dựng lộ trình thăng tiến và đưa ra định hướng phát triển rõ ràng cho nhân viên
• Sử dụng các phần thưởng để tạo động lực cho nhân viên

Kỹ năng tư duy

Kỹ năng tư duy quản trị nhân sự hiện đại là chìa khóa để dẫn dắt tổ chức đổi mới thành công. Để đạt được kỹ năng này, nhà quản trị cần:

• Biết cách kiểm soát suy nghĩ của bản thân
• Có trí nhớ tốt, khả năng tập trung tốt và trí tưởng tượng tốt
• Khả năng đưa ra những ý tưởng sáng tạo, đột phá

Để tìm hiểu rõ hơn về kỹ năng này, đọc ngay bài viết:

4 Kỹ năng tư duy của nhà quản trị – tố chất tạo nên nhà lãnh đạo xuất sắc

6. Tối ưu hóa mô hình quản trị doanh nghiệp hiện đại bằng phần mềm 1Office

Việc ứng dụng công nghệ là một giải pháp tất yếu trong quản trị hiện đại để tối ưu hóa quy trình vận hành của tổ chức. Để làm được điều này, nhà lãnh đạo cần cân nhắc lựa chọn những phần mềm quản trị doanh nghiệp phù hợp và đáp ứng được những nhu cầu của tổ chức.

Là giải pháp quản trị tiên phong trong chuyển đổi số, 1Office hướng đến xây dựng một nền tảng với đầy đủ các tính năng hữu ích nhưng đơn giản, dễ tiếp cận dành cho các doanh nghiệp Việt Nam. 1Office có thể giải quyết gãy gọn mọi bài toán trong quản trị hiện đại với bộ công cụ mạnh mẽ thuộc 4 phân hệ HRM (Quản trị nhân lực), CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), WORKPLACE (Quản lý công việc) và ADVANCE (Bộ công cụ nâng cao, tự động hóa).

Có thể nói, 1Office là phần mềm quản trị hiện đại cung cấp bộ công cụ chuyên sâu nhất để các nhà quản lý có thể tự tin quản lý doanh nghiệp hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí vận hành.

Qua bài viết trên 1Office đã mang đến cho độc giả góc nhìn toàn diện nhất về quản trị hiện đại cũng như giới thiệu phần mềm quản lý ưu việt nhất giúp các nhà lãnh đạo triển khai các mô hình quản trị hiện đại hiệu quả. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA