5S là gì? Hướng dẫn quy trình triển khai 5S trong doanh nghiệp

Để tối ưu hóa năng suất và hiệu quả công việc, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng phương pháp 5S. Phương pháp này nổi bật với sự phổ biến, linh hoạt và tính ứng dụng cao, không chỉ giúp duy trì một môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng mà còn nâng cao hiệu suất và hiệu quả sản xuất. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1Office tìm hiểu kỹ hơn 5s là gì và quy trình triển khai nó trong doanh nghiệp.

1. 5S là gì?

5S là phương pháp quản lý nơi làm việc hiệu quả, bắt nguồn từ Nhật Bản và đã được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu, đặc biệt là trong các doanh nghiệp sản xuất. 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật bao gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng). Phương pháp này tập trung vào việc tổ chức, duy trì và cải thiện không gian làm việc sao cho mọi hoạt động diễn ra hiệu quả nhất, từ đó nâng cao năng suất lao động, giảm lãng phí và cải thiện chất lượng sản phẩm.

Phương pháp 5S không chỉ giúp tối ưu hóa không gian làm việc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ khi ra đời, mô hình 5S đã được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp, từ sản xuất đến dịch vụ, và trở thành một trong những tiêu chuẩn không thể thiếu trong hệ thống quản lý chất lượng hiện đại.

Phương pháp 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản vào giữa thế kỷ XX và được áp dụng lần đầu tiên bởi hãng xe Toyota. Trong nỗ lực nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm thiểu lãng phí, Toyota đã phát triển một hệ thống sản xuất kết hợp nhiều phương pháp, bao gồm sản xuất đúng lúc (JIT), Jidoka và các khái niệm về môi trường làm việc trực quan. Trong đó, 5S nổi bật với việc tạo ra một môi trường làm việc gọn gàng và có trật tự, giúp tăng hiệu quả sản xuất, giảm lãng phí và nâng cao an toàn cho nhân viên. Do đó, 5S trở thành một phần quan trọng trong “Hệ thống sản xuất của Toyota” và đã được áp dụng rộng rãi trên toàn cầu.

2. Nội dung các tiêu chuẩn của quy trình 5S

Quy trình 5S bao gồm 5 bước cơ bản, mỗi bước có vai trò và ý nghĩa riêng trong việc tổ chức và quản lý nơi làm việc.

2.1 Seiri – Sàng lọc

Seiri là bước đầu tiên trong quy trình 5S, tập trung vào việc sàng lọc và loại bỏ những vật dụng, tài liệu không cần thiết tại nơi làm việc. Điều này giúp tạo ra một không gian làm việc gọn gàng, thoáng đãng, và giảm bớt sự lãng phí thời gian khi tìm kiếm các vật dụng cần thiết.

Trong thực tế, sàng lọc không chỉ dừng lại ở việc loại bỏ những vật dụng không cần thiết, mà còn giúp doanh nghiệp xác định những công cụ, thiết bị cần phải được nâng cấp, bảo dưỡng hoặc thay thế. Quá trình này cũng góp phần giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất và cải thiện an toàn lao động.

2.2 Seiton – Sắp xếp

Tiêu chuẩn Seiton tập trung vào việc sắp xếp và bố trí vật dụng, thiết bị, tài liệu sao cho hợp lý và thuận tiện nhất cho công việc. Mục tiêu của Seiton là tạo ra một không gian làm việc ngăn nắp, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu việc tìm kiếm và tránh mất mát tài sản. Các vật dụng được tổ chức dựa trên 4 tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, và dễ trả lại. Điều này giúp tăng hiệu quả sử dụng và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Sau khi sắp xếp, cần lập danh sách và vẽ sơ đồ vị trí của các vật dụng, ghi chú cụ thể để mọi người dễ dàng tìm thấy mọi thứ, ngay cả khi có nhân viên mới.

2.3 Seiso – Sạch sẽ

Seiso, bước thứ 3 trong quy trình 5S, tập trung vào việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Mục tiêu của Seiso là đảm bảo không gian làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp, tạo cảm giác thoải mái và chuyên nghiệp cho nhân viên cũng như gây ấn tượng tốt với ứng viên, khách hàng, và đối tác.

Công việc này cần được thực hiện hàng ngày để tránh gây cản trở cho quá trình làm việc. Seiso không chỉ bao gồm việc vệ sinh mà còn bao hàm cả việc kiểm tra, bảo trì thiết bị, máy móc để phát hiện sớm hư hỏng và sửa chữa kịp thời. Sự tự giác và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc duy trì môi trường sạch sẽ là yếu tố then chốt của Seiso.

2.4 Seiketsu – Săn sóc 

Việc duy trì và thực hiện 3S (Seiri, Seiton, Seiso) theo thời gian có thể gặp thách thức nếu không có sự giám sát và duy trì liên tục. Những lỗ hổng trong quy trình có thể khiến doanh nghiệp trở lại tình trạng ban đầu.

Để duy trì hiệu quả và bài bản, cần thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá và chỉ tiêu cụ thể. Điều này giúp nhân viên thực hiện quy trình một cách chính xác và đồng bộ. Mỗi cá nhân cần rõ ràng về phạm vi trách nhiệm, cách thức và tần suất triển khai các bước. Bước này cũng giúp rèn luyện và thể hiện trách nhiệm tập thể và sự tuân thủ của cán bộ nhân viên.

2.5 Shitsuke – Sẵn sàng

Shitsuke là bước cuối cùng trong quy trình 5S, tập trung vào việc hình thành thói quen và xây dựng ý thức tự giác cho nhân viên trong việc duy trì và tuân thủ các nguyên tắc 5S. Đây cũng là bước giúp đảm bảo rằng 5S không chỉ là một dự án ngắn hạn, mà trở thành một phần văn hóa doanh nghiệp, giúp cải thiện liên tục và bền vững.

Để áp dụng Shitsuke trong sản xuất, doanh nghiệp cần triển khai chương trình đào tạo và tuyên truyền để giúp nhân viên hiểu và tuân thủ các tiêu chuẩn 5S. Đồng thời, cần có sự hỗ trợ và giám sát từ các nhà quản lý để đảm bảo các tiêu chuẩn được duy trì và cải thiện liên tục.

3. Lợi ích khi áp dụng phương pháp 5S trong doanh nghiệp

Mô hình 5S ngày càng được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp sản xuất, mang lại nhiều lợi ích quan trọng.

3.1 Lợi ích đối với doanh nghiệp

• Tăng năng suất: 5S giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và di chuyển, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
• Giảm chi phí: Bằng cách loại bỏ những vật dụng không cần thiết và duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, 5S giúp giảm lãng phí nguyên vật liệu và thời gian, từ đó giảm chi phí sản xuất.
• Đảm bảo an toàn lao động: Seiso và Seiketsu giúp duy trì môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Quy trình 5S giúp giảm thiểu lỗi sản xuất, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Tăng tính cạnh tranh: Môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả giúp doanh nghiệp tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
• Tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng: Một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp không chỉ cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên mà còn gây ấn tượng tốt đối với khách hàng và đối tác.

3.2 Lợi ích đối với nhân viên

• Tăng tính tự giác: Shitsuke giúp nhân viên hình thành thói quen và ý thức tự giác trong việc duy trì các tiêu chuẩn làm việc.
• Giảm căng thẳng: Một môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng giúp giảm thiểu sự căng thẳng, mệt mỏi cho nhân viên.
• Nâng cao kỹ năng: Việc tham gia vào quy trình 5S giúp nhân viên nâng cao kỹ năng tổ chức và quản lý công việc.
• Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc an toàn hơn nhờ việc tuân thủ các nguyên tắc 5S, giúp giảm thiểu nguy cơ tai nạn lao động.
• Tạo sự đồng thuận: Khi tất cả nhân viên đều tham gia vào quá trình cải tiến, sự đồng thuận và hợp tác trong tổ chức sẽ được nâng cao.

3.3 Lợi ích của 5S với khách hàng

• Tạo sự tin tưởng: Một doanh nghiệp áp dụng 5S chứng tỏ sự chuyên nghiệp và cam kết đối với chất lượng, tạo niềm tin cho khách hàng.
• Cung cấp sản phẩm chất lượng cao: Việc giảm thiểu lỗi sản xuất và duy trì quy trình làm việc hiệu quả giúp doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao hơn.
• Dịch vụ tốt hơn: Khi quy trình làm việc được tối ưu hóa, thời gian xử lý đơn hàng và cung cấp dịch vụ cho khách hàng cũng sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn.

4. Quy trình triển khai phương pháp 5S của Nhật Bản

Để triển khai thành công 5S, doanh nghiệp cần thực hiện một quy trình bài bản với các bước cụ thể sau đây:

Bước 1: Xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động

Quy trình triển khai 5S bắt đầu với việc xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động cụ thể. Ban lãnh đạo cần tổ chức các cuộc họp để thảo luận và đưa ra mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai quy trình 5S. Điều này bao gồm việc xác định các khu vực cần áp dụng 5S, phân bổ nguồn lực và trách nhiệm cho từng bộ phận, và lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn thực hiện.

Kế hoạch cần rõ ràng, chi tiết và có tính khả thi cao, đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình. Đây là bước nền tảng quan trọng để đảm bảo sự thành công của quy trình 5S.

Bước 2: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện

Các nhân viên cần được đào tạo về tiêu chuẩn 5S và lợi ích của việc áp dụng chúng trong sản xuất. Bên cạnh đó, cần tổ chức các hoạt động tuyên truyền để giúp nhân viên hiểu và đồng thuận với quy trình 5S.

Nâng cao tinh thần cải tiến và cùng nhau giải quyết vấn đề khi phát sinh trong quá trình triển khai 5S là quan trọng. Cấp trên không nên đổ lỗi hay ra lệnh mà thay vào đó, nên tạo môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hỗ trợ giữa các thành viên, phòng ban trong doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp tăng hiệu quả thực hiện chương trình 5S.

Bước 3: Tiến hành thực hiện quy trình 5S

Khi mọi thứ đã sẵn sàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai quy trình 5S theo kế hoạch đã đề ra. Bước này bao gồm việc thực hiện các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso trong các khu vực làm việc đã xác định. Các nhân viên cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, đạt được các mục tiêu đề ra.

Việc thực hiện 5S cần được giám sát chặt chẽ để phát hiện và khắc phục kịp thời các vấn đề phát sinh, đảm bảo quy trình được thực hiện đúng kế hoạch và mang lại hiệu quả cao nhất.

Bước 4: Đánh giá và cải tiến

Sau khi quy trình 5S đã được triển khai, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá kết quả đạt được và so sánh với các mục tiêu đã đề ra ban đầu. Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể xác định những điểm cần cải tiến, điều chỉnh quy trình hoặc bổ sung các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả lâu dài của 5S.

Bước 5: Duy trì thực hiện quy trình 5s

Duy trì việc thực hành 5S là bước cuối cùng nhưng rất quan trọng trong quy trình triển khai. Để 5S trở thành thói quen và một phần của văn hóa doanh nghiệp, cần tuyên dương những thành tích tốt và sử dụng đó làm động lực để duy trì thực hành.

Đảm bảo rằng các bước 5S được thực hiện đúng và đủ bằng cách đối chiếu kết quả kỳ vọng với thực tế. Việc duy trì thực hành 5S cần được thực hiện một cách tự giác, trở thành một phần thiết yếu trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Tham khảo thêm:

• Cách gắn kết nhân viên trong công ty giúp tăng 90% hiệu suất
• 5S văn phòng – không gian sạch đẹp làm việc hiệu quả
• Quy chế thưởng phạt 5s là gì? Mẫu quy chế thưởng phạt nội bộ đơn giản cho doanh nghiệp

5. So sánh phương pháp 5S và Kaizen

Cả 5S và Kaizen đều là những phương pháp quản lý nổi tiếng của Nhật Bản, tuy nhiên, chúng có những điểm khác biệt và tương đồng nhất định.

Tiêu chí	5S	Kaizen
Khái niệm	Là phương pháp tập trung vào việc tổ chức, sắp xếp nơi làm việc sao cho hiệu quả nhất	Là phương pháp cải tiến liên tục, tập trung vào việc thay đổi nhỏ nhưng thường xuyên trong quy trình làm việc, sản xuất, từ đó dần dần tạo ra những cải tiến lớn
Mục đích	Tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, năng suất và an toàn	Tối ưu hóa quy trình làm việc giúp nâng cao hiệu suất
Tiêu chuẩn	Giảm lãng phí, tăng năng suất, nâng cao sự an toàn và giảm chi phí	Chuẩn hóa các quy trình và giải quyết các vấn đề phát sinh, tìm kiếm cách thức làm việc hiệu quả nhất
Thời gian thực hiện	Theo định kỳ có kế hoạch cụ thể	Thực hiện liên tục và không theo thời gian cụ thể
Phương pháp thực hiện	Thực hiện các bước cụ thể như sắp xếp, sàng lọc, vệ sinh…	Sử dụng nhóm làm việc, phân tích dữ liệu, và ý kiến đóng góp để đề xuất và triển khai cải tiến.
Phạm vi	Là một phần của Kaizen	Bao hàm rộng hơn, bao gồm cả 5S và các cải tiến khác.

 

6. Giải đáp một số thắc mắc về 5S

6.1 Những doanh nghiệp nào nên áp dụng quy trình 5s?

Mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô lớn hay nhỏ, đều có thể và nên áp dụng quy trình 5S. 5S không chỉ phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất mà còn có thể áp dụng hiệu quả trong các lĩnh vực khác như dịch vụ, bán lẻ, y tế, giáo dục. Việc triển khai 5S giúp cải thiện quy trình làm việc, nâng cao năng suất, và giảm thiểu lãng phí trong bất kỳ ngành nghề nào.

6.2 Đối tượng nào tham giao vào quy trình 5S?

Mọi thành viên trong tổ chức đều có thể và nên tham gia vào quy trình 5S, từ lãnh đạo đến nhân viên. Để 5S thành công, cần có sự cam kết và tham gia tích cực của toàn bộ tổ chức. Vai trò của lãnh đạo là đặc biệt quan trọng, vì họ không chỉ hướng dẫn mà còn phải là người tiên phong trong việc thực hiện và duy trì 5S.

6.3 Các công cụ quản lý trực quan hỗ trợ thực hiện quy trình 5s

• Vật liệu hỗ trợ: Băng keo, nhãn dán, hộp đựng, kệ tủ và giá treo …. để đánh dấu và lưu trữ vật dụng, thiết bị một cách có hệ thống.
• Vật liệu làm sạch: gồm chất tẩy rửa, khăn lau, bàn chải và máy hút bụi… để làm sạch bụi bẩn
• Tài liệu hướng dẫn: Bao gồm tài liệu triển khai quy trình 5S, Bản mẫu đánh giá hiệu quả và báo cáo…. 
• Thiết bị đo lường: Bao gồm các công cụ như thước đo, cân, và đồng hồ, được sử dụng để đo lường và giám sát các thông số liên quan đến quy trình 5S.
• Công cụ đánh giá hiệu quả: Gồm các công cụ như checklist, bảng điểm và mẫu khảo sát, dùng để đánh giá và đo lường hiệu quả của quy trình 5S.

7. Công cụ hỗ trợ triển khai 5S cho doanh nghiệp – Tham khảo ngay 1Office!

Để triển khai 5S một cách hiệu quả và bền vững, doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý quy trình, lưu trữ dữ liệu, và theo dõi tiến độ thực hiện. Bộ giải pháp 1HRM của 1Office là một giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, cung cấp các giải pháp phần mềm toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi quá trình triển khai 5S một cách chặt chẽ và hiệu quả. Từ việc lập kế hoạch, đào tạo, thực hiện, đến giám sát và duy trì, 1HRM giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai và duy trì quy trình 5S, tối ưu hóa nguồn lực và đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Dưới đây là những tính năng hữu ích của 1HRM để nâng cao hiệu quả và sự đồng thuận trong đội ngũ nhân viên:

• 1HRM cung cấp một nền tảng toàn diện cho việc trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu và thảo luận giữa các thành viên trong công ty. Ứng dụng này cho phép doanh nghiệp triển khai các chiến dịch truyền thông về 5S một cách hiệu quả, bao gồm hướng dẫn, thông báo triển khai, và các thông điệp khởi xướng. Chỉ với vài cú nhấp chuột, nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt thông tin và tham gia vào quá trình triển khai 5S.
• Để đào tạo nhân viên về 5S, doanh nghiệp có thể áp dụng các tính năng như: Onboard và Test. Onboard hỗ trợ giới thiệu nhanh các quy định và văn hóa 5S cho nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng làm quen với nội quy và tài liệu cần thiết. Test cung cấp một nền tảng để kiểm tra và đánh giá kiến thức 5S của nhân viên, giúp đảm bảo họ hiểu rõ và sẵn sàng áp dụng trong công việc. 
• 1HRM còn giúp xác định, phân tích và quản lý các sai phạm. Ứng dụng này cho phép doanh nghiệp theo dõi tình trạng vi phạm, đánh giá mức độ nghiêm trọng và thực hiện các biện pháp khắc phục kịp thời. Điều này giúp ngăn chặn các tình huống vi phạm và duy trì hiệu quả của quy trình 5S.
• Để động viên và khuyến khích nhân viên tích cực tham gia vào quy trình 5S, 1HRM hỗ trợ doanh nghiệp trong việc khen thưởng các cá nhân hoặc đội nhóm có thành tích xuất sắc. Công cụ này giúp tạo động lực và tăng cường cam kết của nhân viên đối với việc thực hiện 5S.

Phương pháp 5S là nền tảng để xây dựng văn hóa làm việc có kỷ luật và hiệu quả. Để triển khai 5S thành công, doanh nghiệp cần thực hiện theo một quy trình bài bản, từ việc lập kế hoạch, đào tạo nhân viên, đến việc duy trì và cải tiến liên tục. 

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hiểu rõ phương pháp 5S là gì và quy trình triển khai 5S trong doanh nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với 1Office qua hotline 083 483 8888 để được tư vấn chi tiết hơn.