Định biên nhân sự là gì? Cách tính và quy trình xây dựng

Đối với mỗi tổ chức thì định biên nhân sự là một bước quan trọng giúp theo dõi, lập kế hoạch nhân sự và hoạch định nguồn lực. Không chỉ vậy, định biên còn giúp theo dõi, thống kê tình hình tuyển dụng nhân sự thực tế so với kế hoạch, giúp bộ phận nhân sự có kế hoạch tuyển dụng chất lượng. Vậy định biên nhân sự là gì? và cách xây dựng kế hoạch định biên như thế nào chính xác nhất? Hãy cùng 1Office khám phá ngay ở nội dung dưới đây nhé.

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để đáp ứng các yêu cầu công việc, mục tiêu kinh doanh của một tổ chức, công ty hay doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc phân tích, đánh giá nhu cầu nhân lực dựa trên các yếu tố như khối lượng công việc, năng lực, kỹ năng cần thiết, cũng như các mục tiêu phát triển của tổ chức.

Nói cách khác, định biên là sự liên kết nguồn lực con người với những mục đích và mục tiêu chiến lược của tổ chức để hoàn thiện quá trình kinh doanh, phát triển văn hóa tổ chức để đổi mới, linh hoạt và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Thông qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá nhân sự và cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết trong doanh nghiệp. Dựa vào hoạt động định biên, doanh nghiệp sẽ biết cân đối thu chi, lên kế hoạch đào tạo hoặc cắt giảm các nhóm nhân sự không mang lại giá trị lớn cho công ty.

Đọc thêm: ASK là gì? Cách áp dụng mô hình ASK trong quản lý nhân sự

2. Mục tiêu của việc định biên nhân sự

Mục tiêu chính của định biên nhân sự là đảm bảo có đủ số lượng nhân sự với trình độ và kỹ năng phù hợp để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa chi phí lao động và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Điều này giúp tổ chức duy trì sự cân bằng giữa việc đáp ứng nhu cầu công việc và tiết kiệm chi phí, đồng thời hỗ trợ cho sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp trong tương lai.

3. Tầm quan trọng của định biên nhân sự

Định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quản lý và phát triển nguồn nhân lực của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do cho thấy tầm quan trọng của định biên nhân sự:

• Tối ưu hóa chi phí nhân sự: Định biên nhân sự giúp xác định chính xác số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực. Điều này giúp tổ chức tiết kiệm chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân sự, đồng thời giảm thiểu lãng phí tài nguyên nhân lực.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi một tổ chức có cơ cấu nhân sự phù hợp với khối lượng và yêu cầu công việc, nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sự chồng chéo, phân chia công việc hợp lý và tối ưu hóa năng suất lao động. Điều này cũng giúp giảm căng thẳng và tăng cường sự hài lòng trong công việc cho nhân viên.
• Đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp: Định biên nhân sự hỗ trợ các chiến lược phát triển ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Khi nhu cầu phát triển hoặc mở rộng, việc xác định đúng số lượng và loại hình nhân sự cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi và triển khai kế hoạch một cách hiệu quả.
• Hỗ trợ quản lý rủi ro: Xác định đúng số lượng và cơ cấu nhân sự giúp doanh nghiệp dễ dàng ứng phó với những thay đổi bất ngờ như biến động thị trường, thay đổi chính sách lao động, hoặc sự gia tăng/giảm sút nhu cầu sản phẩm/dịch vụ. Định biên nhân sự tốt giúp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến nhân sự như thiếu hụt kỹ năng, khan hiếm nguồn lực, hoặc gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
• Nâng cao chất lượng tuyển dụng và đào tạo: Thông qua định biên nhân sự, doanh nghiệp có thể xác định rõ những vị trí cần tuyển dụng, những kỹ năng và năng lực cần thiết cho từng vị trí. Điều này giúp nâng cao chất lượng quá trình tuyển dụng và đào tạo, đảm bảo nhân sự được chọn phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa doanh nghiệp.
• Tăng cường sự minh bạch và rõ ràng trong tổ chức: Định biên nhân sự cung cấp một cái nhìn rõ ràng về cấu trúc tổ chức, giúp xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng vị trí, từ đó giảm thiểu sự mâu thuẫn, xung đột trong công việc và tạo điều kiện cho sự hợp tác hiệu quả giữa các bộ phận.
• Tạo cơ sở cho việc đánh giá và phát triển nhân viên: Với một kế hoạch định biên rõ ràng, doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình đánh giá hiệu quả công việc và phát triển nhân viên một cách khoa học, công bằng và minh bạch. Điều này giúp thúc đẩy nhân viên phát triển năng lực cá nhân và đóng góp tốt hơn cho tổ chức.

Có thể thấy, việc định biên nhân sự là một phần không thể thiếu trong việc quản lý chiến lược nhân sự. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tối ưu, bên vững và phát triển lâu dài.

4. Vai trò của định biên nhân sự

Định biên nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động quản trị nhân sự bởi nó xuất phát từ vai trò của con người, giúp vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức đó. Có thể thấy, việc quản lý các nguồn lực sẽ không hiệu quả nếu tổ chức đó không định biên tốt nguồn lực.

Qua đó, định biên lao động hiệu quả mang đến cho cơ quan, tổ chức và người lao động nhiều lợi ích sau:

4.1. Đối với doanh nghiệp, tổ chức

• Giúp xác định số lượng nhân sự cần thiết trong tương lai, số lượng hiện có và khả năng đáp ứng nhu cầu trong tương lai dựa trên năng lực của người lao động
• Là cơ sở để thực hiện việc tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc đề bạt nhân sự để xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự
• Giúp theo dõi tình hình nhân sự
• Định biên lao động là cơ sở để xây dựng ngân sách tiền lương, các chi phí xã hội khác có liên quan đến con người( bảo hiểm, phúc lợi xã hội)

4.2. Đối với người lao động

• Giúp cho người lao động biết rõ được năng lực của bản thân, từ đó hiểu và làm đúng công việc, nhiệm vụ được phân công phù hợp
• Giúp người lao động định hướng và phát triển được năng lực của bản thân

5. Điều kiện để tính định biên nhân sự là gì?

Đối với cấp công ty:

• Cần có định hướng chiến lược nhân sự phát triển rõ ràng
• Cần có kế hoạch kinh doanh cụ thể với ngân sách và các kế hoạch thay đổi

Đối với cấp bộ phận:

• Xác định được vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn công việc
• Nắm bắt được tần suất các nhiệm vụ, quy trình thực hiện một cách hiệu quả
• Xác định được kết quả về mức độ thành thạo và ước tính được kết quả đầu ra của các vị trí
• Mức độ ứng dụng tự động trong việc thực thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý

Đọc thêm: Chính sách nhân sự: Bí quyết giữ chân nhân tài cho mọi doanh nghiệp

6. Các nguyên tắc tính định biên nhân sự và ví dụ cụ thể

Đối với mỗi tổ chức khác nhau thì việc xây dựng định biên nhân sự cũng có nhiều điểm khác biệt. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể xác định chính xác định biên nhân sự của mình bằng cách ứng dụng phù hợp những nguyên tắc sau đây:

6.1. Nguyên tắc về tỉ lệ tương quan

Nguyên tắc	Ví dụ minh họa
Tăng(giảm) tỉ lệ so với năm trước tương ứng với tương quan tăng(giảm) doanh thu	Doanh thu năm 2020 tăng 50% thì định biên nhân sự tăng 30%
Mối tương quan giữa vị trí trực tiếp(kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp Công ty đã có dữ liệu trong nhiều năm liền	Trực tiếp – gián tiếp là 50% – 20% Quản lý – nhân viên là 10% – 70%
Mối tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, giữa gián tiếp và trực tiếp	Chi phí/doanh thu = 70% Qũy lương cho quản lý và nhân viên = 15% – 70%

6.2. Nguyên tắc về định mức lao động

Nguyên tắc	Ví dụ minh họa
Theo khối lượng Áp dụng cho sản xuất hoặc dịch vụ, tăng theo mức độ thành thạo của nhân viên	40 sản phẩm 140 sản phẩm/ca/dây truyền 20 khách hàng phục vụ/ngày
Theo hệ chi tiêu hệ suất Áp dụng cho khối kinh doanh	Tập hợp các chi tiêu kinh doanh và số lượng khách hàng
Theo đối tượng phục vụ Áp dụng cho khối gián tiếp	5 nhân sự phục vụ 70 nhân sự công ty

6.3. Nguyên tắc về tần suất và thời lượng

Nguyên tắc	Ví dụ minh họa
Dựa vào chức danh, tần suất và thời gian thực hiện nhiệm vụ Áp dụng cho khối gián tiếp, tham khảo thông lệ giữa các doanh nghiệp	Nhiệm vụ của nhân viên sale bao gồm: liên hệ và chăm sóc khách hàng Lập báo cáo hàng ngày/tuần/tháng Lập hợp đồng cho khách hàng

7. Cách tính định biên nhân sự theo từng phương pháp

Để tính định biên nhân sự, cần áp dụng một quy trình cụ thể bao gồm các bước đánh giá, phân tích và xác định nhu cầu nhân lực phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là các cách tính định biên nhân sự phổ biến:

7.1. Phương pháp dựa trên khối lượng công việc (Workload Analysis)

Phương pháp này dựa trên việc xác định tổng khối lượng công việc cần hoàn thành và từ đó tính toán số lượng nhân sự cần thiết để hoàn thành công việc đó trong một khoảng thời gian nhất định.

Các bước thực hiện:

1. Xác định khối lượng công việc: Liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện theo từng vị trí, phòng ban hoặc dự án.
2. Tính thời gian hoàn thành mỗi công việc: Đo lường thời gian trung bình cần thiết để hoàn thành mỗi công việc. Có thể dựa trên dữ liệu thực tế hoặc ước tính.
3. Xác định tổng thời gian cần thiết: Tính tổng thời gian cần để hoàn thành toàn bộ công việc trong một giai đoạn cụ thể (tuần, tháng, quý).
4. Tính số lượng nhân sự cần thiết:
   • Số lượng nhân sự cần thiết = Tổng thời gian cần thiết / Số giờ làm việc trung bình của một nhân viên trong cùng giai đoạn.
   • Điều chỉnh số lượng nhân sự cho phù hợp với các yêu cầu về chất lượng, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.

Ví dụ:

Nếu một phòng ban cần hoàn thành 1.000 giờ công việc mỗi tháng, và mỗi nhân viên làm việc trung bình 160 giờ mỗi tháng, thì số lượng nhân sự cần thiết là:

Số nhân sự cần thiết = 1000/160 = 6,25 ≈ 7 người

(Số lẻ thường được làm tròn lên để đảm bảo đủ nhân lực.)

7.2. Phương pháp theo tiêu chuẩn định mức lao động (Standard Labor Norms)

Phương pháp này dựa trên các tiêu chuẩn định mức lao động đã được quy định hoặc thiết lập sẵn cho từng loại công việc. Các tiêu chuẩn này có thể dựa vào ngành nghề, kinh nghiệm trước đây, hoặc các quy định của tổ chức.

Các bước thực hiện:

1. Xác định định mức lao động: Tìm hiểu và áp dụng các tiêu chuẩn định mức lao động cho từng công việc hoặc chức danh cụ thể (ví dụ: số lượng sản phẩm trên mỗi giờ, số lượng khách hàng phục vụ mỗi ngày, v.v.).
2. Đánh giá nhu cầu công việc: Dựa vào khối lượng công việc hoặc mục tiêu sản xuất/kinh doanh để tính tổng nhu cầu lao động.
3. Tính số lượng nhân sự cần thiết: Sử dụng công thức: Số nhân sự cần thiết = Khối lượng công việc dự kiến/Định mức lao động chuẩn​

Ví dụ:

Nếu định mức lao động chuẩn yêu cầu 1 nhân viên sản xuất được 100 sản phẩm mỗi ngày, và nhu cầu sản xuất là 1.000 sản phẩm mỗi ngày, số lượng nhân sự cần thiết sẽ là:

Số nhân sự cần thiết = 1000/100 = 10 người

7.3. Phương pháp so sánh benchmarking

Phương pháp so sánh benchmarking dựa trên việc so sánh cơ cấu nhân sự với các công ty, tổ chức cùng ngành hoặc tiêu chuẩn ngành để xác định nhu cầu nhân lực phù hợp.

Các bước thực hiện:

1. Thu thập dữ liệu từ các tổ chức tương tự: Xác định số lượng nhân sự theo từng bộ phận, chức danh, hoặc loại hình công việc ở các tổ chức cùng ngành.
2. Phân tích và so sánh: Đánh giá sự khác biệt giữa cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp mình và các tổ chức cùng ngành, từ đó xác định số lượng và cơ cấu nhân sự hợp lý.
3. Điều chỉnh phù hợp: Điều chỉnh số lượng nhân sự dựa trên quy mô, chiến lược và mục tiêu kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.

Ví dụ:

Nếu doanh nghiệp bạn có quy mô tương tự như một công ty khác trong ngành với 200 nhân viên và 50% trong số đó làm việc tại bộ phận sản xuất, thì doanh nghiệp bạn có thể cân nhắc sử dụng một tỷ lệ tương tự.

7.4. Phương pháp theo tỷ lệ doanh thu hoặc sản lượng (Revenue or Production Ratio Method)

Phương pháp này sử dụng các tỷ lệ giữa doanh thu (hoặc sản lượng) và số lượng nhân sự để tính toán nhu cầu nhân lực.

Các bước thực hiện:

1. Xác định tỷ lệ chuẩn: Tìm hiểu tỷ lệ doanh thu trên số lượng nhân sự (hoặc sản lượng trên số nhân viên) trong ngành hoặc từ dữ liệu lịch sử của doanh nghiệp.
2. Dự báo doanh thu hoặc sản lượng: Ước tính doanh thu hoặc sản lượng mà doanh nghiệp muốn đạt được trong kỳ tiếp theo.
3. Tính số lượng nhân sự cần thiết:

Số nhân sự cần thiết = Doanh thu dự kiến/Doanh thu trung bình trên mỗi nhân viên

Hoặc

Số nhân sự cần thiết = Sản lượng dự kiến/Sản lượng trung bình trên mỗi nhân viên​

Ví dụ:

Nếu một doanh nghiệp cần đạt được 10 triệu đô la doanh thu và trung bình một nhân viên tạo ra 200.000 đô la doanh thu mỗi năm, số lượng nhân sự cần thiết là:

Số nhân sự cần thiết = 10.000.000/200.000 = 50 người

7.5. Phương pháp phân tích năng lực nhân sự hiện tại (Current Staff Analysis)

Phương pháp này dựa vào phân tích năng lực và hiệu suất của nhân sự hiện có để xác định xem có cần tuyển dụng thêm nhân sự hay không.

Các bước thực hiện:

1. Đánh giá hiệu suất và năng lực hiện tại: Xác định mức độ hoàn thành công việc, kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên hiện tại.
2. So sánh với yêu cầu công việc: Đối chiếu với các yêu cầu công việc, mục tiêu kinh doanh để xác định các vị trí cần cải thiện, bổ sung hoặc thay thế.
3. Xác định nhu cầu nhân sự: Từ kết quả phân tích, xác định các vị trí cần bổ sung nhân sự, nâng cao đào tạo hoặc tái cơ cấu.

Các phương pháp trên có thể được sử dụng độc lập hoặc kết hợp với nhau tùy theo tình hình cụ thể của doanh nghiệp. Tính định biên nhân sự là một quá trình liên tục và cần linh hoạt để điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh.

8. Quy trình xây dựng định biên nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu về khái niệm định biên nhân sự là gì cũng như các nguyên tắc định biên thông dụng thường được doanh nghiệp ứng dụng hiện nay. Tiếp theo ở phần này, chúng ta hãy tìm hiểu quy trình 5 bước tính định biên nhân sự chuẩn xác:

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Bước đầu tiên để tính định biên nhân sự là doanh nghiệp cần thực hiện dự báo nhu cầu nhân lực của tổ chức trong tương lai một cách chính xác nhất. Ở đây, doanh nghiệp cần phải nắm rõ trong tương lai những mục tiêu nào tổ chức muốn đạt được, hoạt động nào cần ưu tiên thực hiện, quy mô sản xuất ra sao.

Khi đã hiểu rõ và nắm chắc được các thông tin này, bạn cần xác định được nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp như:

• Thời gian: khi nào thì cần?
• Chất lượng: Những phẩm chất và kỹ năng nào quan trọng?
• Số lượng: cần bao nhiêu nhân sự cho mỗi vị trí, phòng ban

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Việc phân tích thực trạng nhân sự sẽ giúp bạn xác định được những ưu, nhược điểm của nguồn nhân lực của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại. Trong quá trình phân tích, bạn cần đưa ra các yếu tố như: yếu tố phân tích về mặt hệ thống và yếu tố phân tích về mặt quá trình.

Yếu tố về mặt hệ thống

• Số lượng, cơ cấu, trình độ, kinh nghiệm và thái độ làm việc
• Các loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công việc
• Bao gồm các chính sách quản lý nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật

Yếu tố về quá trình

• Tính hấp dẫn của công việc đối với nhân viên
• Mức độ hài lòng của nhân viên với công việc
• Văn hóa, môi trường làm việc ở công ty
• Tính rõ ràng, cụ thể với các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đưa ra
• Khó khăn hoặc các vấn đề gặp phải của doanh nghiệp
• Cải tiến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp.

Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân lực

Tại bước này, bạn cần so sánh thực trạng nguồn nhân lực của doanh nghiệp với nhu cầu nhân lực hiện tại để xác định xem đang thiếu hụt hay dư thừa nhân sự. Từ đó, doanh nghiệp có được cái nhìn tổng thể về bức tranh nhân sự giúp đưa ra các giải pháp tốt nhất để khắc phục các tình trạng dư thừa hay thiếu hụt ở trên hoặc có thể đưa ra các điều chỉnh về kế hoạch nhân lực một cách phù hợp.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp bạn có số lượng nhân viên kinh doanh là 60 người. Nhưng do nhu cầu mở rộng thị trường cho các dự án, lĩnh vực mới thì số lượng đó không đáp ứng được công việc. Lúc này thì bạn nhân sự cần có quyết định tuyển người để đáp ứng công việc.

Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện

Khi đã thực hiện 3 bước kể trên, lúc này doanh nghiệp cần lên kế hoạch để thực hiện định biên nhân sự. Nếu như các bước xác định định biên nhân sự được thực hiện đúng thì phòng nhân sự có thể tiết kiệm tối đa chi phí và tuyển được đúng số lượng nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế doanh nghiệp.

Để lập kế hoạch định biên lao động, bạn cần xây dựng các nội dung cơ bản sau:

• Kế hoạch tuyển dụng nhân sự và các phương thức tuyển dụng
• Đề bạt và luân chuyển nhân sự
• Bố trí cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên và phòng ban
• Cắt giảm nguồn nhân lực kém, không mang giá trị cao cho công ty
• Tinh giảm lao động kém năng lực, không tạo ra giá trị cho công ty

Bước 5: Đánh giá thực hiện kế hoạch

Việc đánh giá kế hoạch sẽ giúp bạn xác định được những sai sót giữa mục tiêu đề ra với quá trình thực hiện kế hoạch. Từ đó giúp bạn phân tích các nguyên nhân đã dẫn đến những sai lệch đó.

Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề sau:

• Nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch
• Các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện
• Giải pháp điều chỉnh kế hoạch và thực thi
• Tìm kiếm nhân sự, bố trí nhân lực phù hợp để sẵn sàng khi cần tổ chức, thực hiện kế hoạch

Để có thể triển khai định biên nhân sự hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số mẫu định biên dưới đây

10. Tối ưu quản lý định biên nhân sự bằng phần mềm 1office

Ngày nay, trong hoạt động quản trị nhân sự tại các công ty, doanh nghiệp thì việc lập kế hoạch định biên là đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chính sách tuyển dụng, hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả. Tuy nhiên để áp dụng trong doanh nghiệp thì không phải là điều dễ dàng.

Phần mềm HRM 1Office là một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp có thể thực hiện kế hoạch định biên nhân sự là gì một cách hiệu quả. Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định được nhu cầu chuyển dụng nhân sự phù hợp với những phẩm chất, chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc cụ thể cho tương lai.

• Dễ dàng tạo đề xuất tuyển dụng theo từng tháng, với các trường thông tin: người tạo, phòng ban, vị trí, giá trị định biên, tháng…

• Bảng định biên nhân sự theo tháng giúp bạn theo dõi được tổng số lượng nhân sự cần tuyển cho mỗi phòng ban

Như vậy, chúng tôi đã chia sẻ đến bạn đọc các thông tin quan trọng về định biên nhân sự là gì? cũng như cách áp dụng sao cho hiệu quả. Hy vọng với nội dung hữu ích trên sẽ giúp bạn có được những thông tin hữu ích để áp dụng vào việc hoạch định, xây dựng chiến lược nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA