Flow Chart Là Gì? 5 Bước Vẽ Lưu Đồ & Mẫu Thực Tế Dễ Áp Dụng

Tóm tắt nhanh

Flowchart (lưu đồ quy trình) là sơ đồ sử dụng các hình khối và mũi tên để mô tả trình tự công việc, dữ liệu đầu vào – đầu ra và các điểm ra quyết định trong một quy trình.

Có 5 ký hiệu cơ bản cần ghi nhớ:

Cách vẽ Flowchart gồm 5 bước: Xác định phạm vi → Liệt kê công việc → Xác định thứ tự và điều kiện → Vẽ lưu đồ → Kiểm tra logic.

Trong doanh nghiệp, Flowchart thường được sử dụng để mô tả quy trình tuyển dụng, mua sắm, thanh toán, bán hàng và phê duyệt nghỉ phép. Với quy trình liên quan đến nhiều bộ phận, nên xác định thêm người phụ trách ở từng bước.

Giới thiệu

Một quy trình có đầy đủ hướng dẫn bằng văn bản vẫn có thể gây nhầm lẫn nếu nhân viên không biết công việc nào cần làm trước, ai chịu trách nhiệm phê duyệt hoặc phải xử lý thế nào khi hồ sơ bị từ chối. Đặc biệt, với các quy trình liên phòng ban, thiếu sơ đồ trực quan dễ khiến công việc bị chuyển sai người hoặc bỏ sót bước kiểm tra.

Vậy Flow Chart là gì, sử dụng những ký hiệu nào và làm sao để vẽ đúng? Bài viết hướng dẫn 5 bước xây dựng lưu đồ quy trình, giải thích ý nghĩa các ký hiệu phổ biến kèm 5 tình huống ứng dụng trong doanh nghiệp. Qua đó, nhà quản lý có thể chuẩn hóa luồng công việc, làm rõ trách nhiệm và phát hiện những điểm cần cải tiến.

1. Flowchart là gì?

Flowchart là một dạng sơ đồ trực quan mô tả các bước và luồng xử lý của một quy trình hoặc thuật toán. Trong doanh nghiệp, Flowchart thường được sử dụng để thể hiện cách công việc chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác, bao gồm các điều kiện phê duyệt và kết quả xử lý.

1.1. Khái niệm Flowchart (lưu đồ quy trình) và đặc điểm nhận biết

Flowchart, còn được gọi là Flow Chart hoặc lưu đồ, biểu diễn quy trình bằng các ký hiệu có ý nghĩa tương đối thống nhất, được nối với nhau bằng mũi tên.

Theo cách phân loại Flowchart, sơ đồ thường sử dụng: 

• Hình bầu dục để biểu thị điểm bắt đầu – kết thúc
• Hình chữ nhật cho bước xử lý
• Hình thoi cho quyết định 
• Hình bình hành cho dữ liệu đầu vào – đầu ra.

Một lưu đồ quy trình thường có các đặc điểm:

• Trình tự rõ ràng: Người đọc xác định được công việc cần thực hiện tiếp theo.
• Ký hiệu nhất quán: Mỗi hình khối thể hiện một loại thông tin.
• Có điểm ra quyết định: Những điều kiện phê duyệt hoặc kiểm tra được thể hiện bằng nhánh xử lý.
• Xác định được đầu ra: Mỗi đường xử lý dẫn đến kết quả hoặc bước tiếp theo.
• Dễ truy vết: Người đọc có thể đi theo các mũi tên từ điểm bắt đầu đến kết thúc.

Chẳng hạn, trong quy trình phê duyệt mua hàng, sau bước kiểm tra ngân sách có thể xuất hiện hai nhánh: ngân sách đủ thì chuyển sang phê duyệt, ngân sách không đủ thì trả hồ sơ để điều chỉnh.

1.2. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng Flowchart?

Doanh nghiệp nên sử dụng Flowchart khi một hoạt động có nhiều bước, nhiều người tham gia hoặc thường phát sinh tình huống cần ra quyết định.

Những trường hợp phù hợp gồm:

• Chuẩn hóa nghiệp vụ: Thiết lập cách thực hiện thống nhất cho tuyển dụng, mua hàng hoặc thanh toán.
• Đào tạo nhân viên mới: Giúp nhân viên nhận biết các bước và trách nhiệm xử lý.
• Quản lý phối hợp: Làm rõ điểm chuyển giao giữa các phòng ban.
• Kiểm soát phê duyệt: Xác định điều kiện thông qua, từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
• Cải tiến quy trình: Phát hiện bước trùng lặp, điểm chờ và những thao tác có thể đơn giản hóa.

Với công việc chỉ có một vài thao tác đơn giản và ít thay đổi, hướng dẫn ngắn hoặc checklist có thể đã đủ để nhân viên thực hiện.

1.3. Lợi ích của Flowchart trong chuẩn hóa và cải tiến quy trình

Flowchart giúp doanh nghiệp thống nhất cách hiểu về một quy trình và nhận diện những điểm chưa hợp lý trước khi đưa vào áp dụng.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp cần thiết kế quy trình tự động, một Flowchart đã kiểm tra logic sẽ giúp đội ngũ triển khai xác định rõ điều kiện chuyển bước và trách nhiệm của từng người.

2. Các ký hiệu Flowchart phổ biến và ý nghĩa

Các ký hiệu Flowchart giúp người đọc phân biệt điểm bắt đầu, công việc, điều kiện ra quyết định và dữ liệu được xử lý. Việc sử dụng đúng hình khối sẽ hạn chế hiểu nhầm khi quy trình được bàn giao giữa nhiều bộ phận.

Bảng tổng hợp ký hiệu Flowchart và ví dụ sử dụng

2.1. Hình bầu dục – Bắt đầu và kết thúc quy trình

Hình bầu dục hoặc hình chữ nhật bo tròn, thường gọi là Terminator, dùng để xác định điểm bắt đầu và kết thúc của một luồng công việc.

Ví dụ:

• Bắt đầu: Nhân viên phát sinh nhu cầu mua thiết bị.
• Kết thúc: Tài sản được bàn giao và hồ sơ hoàn tất.

Một lưu đồ có thể có nhiều điểm kết thúc nếu các nhánh dẫn đến những kết quả khác nhau. Chẳng hạn, quy trình có thể kết thúc với trạng thái “Đã mua hàng” hoặc “Đề xuất bị hủy”.

2.2. Hình chữ nhật – Bước xử lý hoặc công việc

Hình chữ nhật thể hiện một thao tác hoặc công việc trong quy trình. Nội dung bên trong nên bắt đầu bằng động từ để người đọc hiểu ngay nhiệm vụ cần thực hiện.

Ví dụ:

• Tiếp nhận hồ sơ.
• Kiểm tra chứng từ.
• Lập báo giá.
• Cập nhật trạng thái đơn hàng.

Mỗi khối nên thể hiện một hành động chính. Nếu một bước chứa nhiều công việc độc lập, doanh nghiệp nên cân nhắc tách thành những khối riêng.

2.3. Hình thoi – Điều kiện và điểm ra quyết định

Hình thoi dùng để đặt câu hỏi hoặc điều kiện quyết định hướng đi tiếp theo của quy trình.

Ví dụ, sau bước “Kiểm tra hồ sơ” là câu hỏi “Hồ sơ hợp lệ?”:

• Có: Chuyển đến người phê duyệt.
• Không: Trả hồ sơ để bổ sung.

Các nhánh cần được ghi rõ điều kiện, thường là Có/Không hoặc Đạt/Không đạt.

Với điều kiện phức tạp, doanh nghiệp có thể bổ sung nhiều nhánh, nhưng cần bảo đảm các trường hợp được xác định đầy đủ và không chồng chéo.

2.4. Hình bình hành – Dữ liệu đầu vào và đầu ra

Hình bình hành thể hiện thông tin được đưa vào hoặc kết quả dữ liệu được tạo ra trong một quy trình.

Ví dụ:

• Đầu vào: Phiếu đề xuất mua hàng, thông tin nhà cung cấp.
• Đầu ra: Báo cáo kiểm tra hồ sơ, dữ liệu đơn hàng được xuất.

Cần phân biệt hoạt động tạo hoặc kiểm tra dữ liệu với chính dữ liệu đó. Chẳng hạn, “Kiểm tra phiếu đề xuất” là công việc; “Phiếu đề xuất mua hàng” là dữ liệu đầu vào.

2.5. Mũi tên và điểm kết nối – Hướng đi và liên kết các bước

Mũi tên xác định trình tự thực hiện và kết nối các hình khối. Điểm kết nối giúp rút ngắn các đường nối dài hoặc liên kết những phần nằm xa nhau trên sơ đồ.

Khi sử dụng, nên tuân thủ:

• Ưu tiên hướng từ trên xuống dưới hoặc từ trái sang phải.
• Ghi tên điều kiện lên đường nối xuất phát từ hình thoi.
• Hạn chế đường nối cắt nhau.
• Sử dụng điểm kết nối có nhãn khi sơ đồ quá dài.
• Bảo đảm các nhánh quay lại đều có bước xử lý và điều kiện thoát rõ ràng.

Những ký hiệu này được mô tả trong tài liệu tiêu chuẩn ký hiệu lưu đồ của Chính phủ Hoa Kỳ, giúp phân biệt chức năng xử lý, dữ liệu, điều kiện và hướng luồng.

3. Cách vẽ Flowchart (lưu đồ quy trình) qua 5 bước

Cách vẽ Flowchart gồm 5 bước: Xác định phạm vi, liệt kê công việc, xây dựng thứ tự và điều kiện, sử dụng ký hiệu, cuối cùng là kiểm tra logic. Quy trình này phù hợp với cả sơ đồ đơn giản và các lưu đồ nghiệp vụ liên phòng ban.

3.1. Bước 1: Xác định mục tiêu, phạm vi và điểm bắt đầu – kết thúc

Trước khi vẽ, doanh nghiệp cần xác định quy trình được xây dựng nhằm giải quyết vấn đề gì, bắt đầu từ sự kiện nào và hoàn thành khi đạt kết quả nào.

Cần trả lời:

• Quy trình áp dụng cho nghiệp vụ nào?
• Điểm bắt đầu là yêu cầu, sự kiện hay dữ liệu nào?
• Kết quả cuối cùng cần đạt là gì?
• Những phòng ban nào tham gia?
• Các hoạt động nào nằm ngoài phạm vi?

Ví dụ: Với quy trình mua hàng, doanh nghiệp chọn điểm bắt đầu là “Bộ phận gửi đề xuất mua hàng” và điểm kết thúc là “Hàng hóa được nhận, chứng từ hoàn tất”.

Kết quả đầu ra: Phạm vi lưu đồ và điểm bắt đầu – kết thúc được thống nhất.

3.2. Bước 2: Liệt kê các công việc, dữ liệu đầu vào và đầu ra

Sau khi xác định phạm vi, người lập Flowchart cần ghi lại đầy đủ những công việc đang diễn ra, bao gồm dữ liệu được sử dụng và kết quả của từng bước.

Có thể sử dụng bảng:

Ở giai đoạn này, nên ưu tiên ghi nhận đúng cách doanh nghiệp đang vận hành, sau đó mới đề xuất điều chỉnh.

3.3. Bước 3: Xác định thứ tự thực hiện, người phụ trách và điều kiện rẽ nhánh

Mỗi bước cần được kết nối theo trình tự hợp lý, đồng thời xác định trách nhiệm xử lý và những tình huống có thể làm thay đổi hướng đi.

Doanh nghiệp nên làm rõ:

• Bước nào bắt buộc hoàn thành trước bước tiếp theo?
• Ai là người thực hiện?
• Ai có quyền phê duyệt hoặc từ chối?
• Điều kiện nào dẫn đến yêu cầu bổ sung hồ sơ?
• Trường hợp nào được phép kết thúc sớm?
• Có bước nào phải thực hiện lại không?

Kết quả đầu ra: Danh sách công việc có thứ tự, người phụ trách và điều kiện xử lý rõ ràng.

3.4. Bước 4: Sử dụng ký hiệu và mũi tên để vẽ Flowchart

Dựa trên danh sách đã xây dựng, người lập sơ đồ chuyển các bước thành hình khối phù hợp và sử dụng mũi tên để thể hiện hướng xử lý.

Nên tiến hành theo thứ tự:

1. Đặt ký hiệu bắt đầu.
2. Vẽ các bước xử lý chính.
3. Thêm hình thoi tại những điểm cần ra quyết định.
4. Tạo nhánh Có/Không hoặc các nhánh điều kiện tương ứng.
5. Kết nối mọi nhánh đến bước tiếp theo hoặc điểm kết thúc.

Với quy trình liên phòng ban, có thể chia sơ đồ thành các làn trách nhiệm (Swimlane) để xác định công việc thuộc bộ phận nào.

3.5. Bước 5: Kiểm tra tính logic, hoàn thiện và thống nhất lưu đồ

Sau khi vẽ, cần kiểm tra từng đường đi để xác định lưu đồ có phản ánh đúng nghiệp vụ và xử lý đầy đủ các trường hợp thường gặp hay không.

Checklist kiểm tra:

• Mỗi nhánh có hướng đi rõ ràng.
• Các điều kiện Có/Không được ghi đầy đủ.
• Không có bước bị bỏ sót.
• Mọi đường xử lý đều dẫn đến bước hợp lệ hoặc điểm kết thúc.
• Vòng lặp có điều kiện để thoát.
• Ký hiệu được sử dụng nhất quán.
• Người phụ trách được xác định tại các điểm chuyển giao.

Trước khi ban hành, nên gửi lưu đồ cho những bộ phận trực tiếp thực hiện để rà soát và xác nhận.

4. Cách vẽ Flowchart trong doanh nghiệp: 5 mẫu ứng dụng phổ biến

Trong doanh nghiệp, Flowchart thường được sử dụng để mô tả những quy trình có nhiều bước xử lý và phê duyệt. Năm mẫu dưới đây giúp xác định công việc, điều kiện rẽ nhánh và điểm kết thúc cho từng nghiệp vụ.

4.1. Cách vẽ lưu đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Lưu đồ tuyển dụng thể hiện quá trình từ khi phát sinh nhu cầu đến khi tiếp nhận nhân viên mới. Điểm cần làm rõ là các điều kiện đánh giá ứng viên và thẩm quyền phê duyệt tuyển dụng.

Trình tự thực hiện:

1. Trưởng bộ phận xác định nhu cầu tuyển dụng.
2. HR kiểm tra yêu cầu và triển khai đăng tuyển.
3. HR tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ.
4. Bộ phận chuyên môn phỏng vấn và đánh giá.
5. Người có thẩm quyền phê duyệt kết quả tuyển dụng.
6. HR thông báo, hoàn thiện hồ sơ và tổ chức tiếp nhận.

Các nhánh cần thể hiện:

• Nếu hồ sơ không đạt điều kiện ban đầu, HR thông báo kết quả hoặc lưu hồ sơ theo chính sách.
• Nếu ứng viên không đạt phỏng vấn, quy trình kết thúc với ứng viên đó hoặc quay lại bước tìm kiếm.
• Nếu đề xuất tuyển dụng chưa được phê duyệt, HR rà soát hoặc lựa chọn ứng viên khác theo yêu cầu.

Khi xây dựng sơ đồ, doanh nghiệp nên phân biệt người đánh giá chuyên môn, người phê duyệt và người thực hiện thủ tục tiếp nhận.

Cấu trúc chi tiết có thể phát triển từ sơ đồ các bước tuyển chọn nhân sự, sau đó điều chỉnh theo số vòng phỏng vấn và cơ cấu tổ chức.

Tải miễn phí cách vẽ lưu đồ quy trình tuyển dụng nhân sự 

4.2. Cách vẽ lưu đồ quy trình đề xuất mua sắm tài sản

Lưu đồ đề xuất mua sắm tài sản giúp xác định cách bộ phận sử dụng gửi yêu cầu, kiểm tra ngân sách, phê duyệt và bàn giao tài sản sau khi mua.

Trình tự thực hiện:

1. Bộ phận sử dụng xác định nhu cầu mua sắm tài sản.
2. Lập và gửi phiếu đề xuất mua sắm.
3. Bộ phận phụ trách tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ.
4. Kiểm tra nhu cầu thực tế và ngân sách.
5. Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
6. Nếu được duyệt, chuyển đề xuất sang bộ phận mua hàng.
7. Nếu không được duyệt, trả lại để điều chỉnh hoặc kết thúc quy trình. 

Các nhánh quyết định quan trọng:

• Hồ sơ đầy đủ? Nếu không, chuyển lại người đề xuất để bổ sung.
• Được phê duyệt? Nếu không, yêu cầu điều chỉnh hoặc kết thúc đề xuất.
• Tài sản đạt yêu cầu nghiệm thu? Nếu không, xử lý với nhà cung cấp trước khi bàn giao.

Sau khi đề xuất được phê duyệt, bộ phận mua hàng tiếp tục thực hiện các bước lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng và nghiệm thu theo quy trình tổ chức mua sắm của doanh nghiệp.

Tải miễn phí cách vẽ lưu đồ quy trình đề xuất mua sắm tài sản

4.3. Cách vẽ lưu đồ quy trình thanh toán hợp đồng

Lưu đồ thanh toán hợp đồng giúp kế toán và các bộ phận liên quan xác định điều kiện thanh toán, hồ sơ cần có và thẩm quyền phê duyệt.

Quy trình có thể gồm:

1. Bộ phận phụ trách gửi đề nghị thanh toán.
2. Kế toán tiếp nhận hợp đồng, chứng từ và hồ sơ nghiệm thu liên quan.
3. Kiểm tra điều kiện, số tiền và thời hạn thanh toán.
4. Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
5. Thực hiện thanh toán.
6. Đối chiếu giao dịch và lưu chứng từ.

Những điều kiện cần đưa vào hình thoi:

• Hồ sơ thanh toán hợp lệ? Nếu không, trả lại để bổ sung hoặc điều chỉnh.
• Khoản thanh toán được phê duyệt? Nếu không, thông báo lý do và xử lý theo quyết định.
• Giao dịch thành công? Nếu không, kế toán kiểm tra nguyên nhân trước khi tiếp tục.

Điểm kết thúc nên là “Thanh toán hoàn tất và chứng từ đã lưu”, bảo đảm quy trình phản ánh cả hoạt động xử lý sau chuyển tiền.

Tải miễn phí cách vẽ lưu đồ quy trình thanh toán hợp đồng

4.4. Cách vẽ lưu đồ quy trình bán hàng

Lưu đồ bán hàng mô tả các bước từ tiếp nhận nhu cầu đến giao hàng, thanh toán và hoàn tất hồ sơ. Các điểm ra quyết định thường xuất hiện ở báo giá, xác nhận đơn và nghiệm thu.

Trình tự phổ biến gồm:

1. Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng.
2. Tư vấn và xác định sản phẩm, dịch vụ phù hợp.
3. Lập và gửi báo giá.
4. Xác nhận điều kiện giao dịch.
5. Ký hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng.
6. Giao hàng hoặc triển khai dịch vụ.
7. Xác nhận kết quả và đối chiếu thanh toán.

Nhánh xử lý cần thể hiện:

• Khách hàng đồng ý báo giá? Nếu không, điều chỉnh báo giá hoặc kết thúc cơ hội bán.
• Đủ điều kiện đáp ứng đơn hàng? Nếu không, thông báo phương án xử lý.
• Giao hàng hoặc nghiệm thu đạt yêu cầu? Nếu không, xử lý phát sinh trước khi hoàn tất.

Doanh nghiệp có thể tổ chức các bước chi tiết hơn theo sơ đồ triển khai hoạt động bán hàng, phù hợp với mô hình B2B, bán lẻ hoặc dịch vụ.

Tải miễn phí cách vẽ lưu đồ quy trình bán hàng

4.5. Cách vẽ lưu đồ quy trình phê duyệt nghỉ phép

Lưu đồ phê duyệt nghỉ phép làm rõ cách nhân viên gửi yêu cầu, quản lý xem xét và HR cập nhật dữ liệu phục vụ chấm công.

Trình tự thực hiện:

1. Nhân viên tạo đơn nghỉ phép.
2. Quản lý tiếp nhận và kiểm tra lịch làm việc.
3. Quản lý quyết định phê duyệt hoặc từ chối.
4. Nếu được duyệt, HR hoặc hệ thống cập nhật dữ liệu nghỉ.
5. Nhân viên nhận thông báo kết quả.
6. Quy trình kết thúc.

Tại hình thoi “Đơn được phê duyệt?”, cần thể hiện đầy đủ:

• Có: Chuyển đến bước cập nhật lịch nghỉ.
• Không: Thông báo lý do và kết thúc yêu cầu hoặc đề nghị nhân viên sửa ngày nghỉ.

Nếu doanh nghiệp có nhiều cấp duyệt, cần bổ sung các bước theo đúng thẩm quyền. Nếu đơn bị yêu cầu chỉnh sửa, nhánh xử lý phải quay về người tạo đơn để cập nhật thông tin.

Tải miễn phí cách vẽ lưu đồ quy trình phê duyệt nghỉ phép

4.6. Cách tùy chỉnh Flowchart theo quy trình thực tế của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu phê duyệt và nguyên tắc vận hành khác nhau. Vì vậy, mẫu Flowchart cần được điều chỉnh trước khi áp dụng chính thức.

Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh theo các bước:

1. Xác định những công việc thực tế khác với mẫu.
2. Bổ sung hoặc loại bỏ bước xử lý không còn phù hợp.
3. Điều chỉnh điều kiện phê duyệt và các nhánh xử lý.
4. Gắn người phụ trách vào từng bước, sử dụng Swimlane nếu có nhiều phòng ban.
5. Kiểm tra lại điểm bắt đầu, điểm kết thúc và những trường hợp ngoại lệ.
6. Thống nhất phiên bản trước khi ban hành.

Để dễ quản lý, mỗi lưu đồ nên có tên quy trình, người quản lý, phiên bản và ngày cập nhật. Khi thay đổi các bước quan trọng, cần thông báo cho những bộ phận đang thực hiện.

5. Ví dụ cách xây dựng Flowchart từ một quy trình thực tế

Để hiểu rõ cách chuyển văn bản thành Flowchart, hãy xét quy trình đề xuất mua hàng của một doanh nghiệp có ba bộ phận tham gia: bộ phận yêu cầu, mua hàng và kế toán, cùng một cấp quản lý phê duyệt.

Tình huống minh họa: Bộ phận kỹ thuật cần mua 5 máy tính với tổng ngân sách dự kiến 60 triệu đồng. Theo quy định nội bộ giả định, đề xuất phải được kiểm tra hồ sơ, đối chiếu ngân sách và phê duyệt trước khi đặt hàng.

5.1. Mô tả quy trình đề xuất và phê duyệt mua hàng bằng văn bản

Quy trình được mô tả như sau:

1. Nhân viên kỹ thuật lập phiếu đề xuất, ghi rõ 5 máy tính và ngân sách 60 triệu đồng.
2. Bộ phận mua hàng kiểm tra số lượng, cấu hình và lý do mua.
3. Nếu thiếu thông tin, phiếu được trả lại để bổ sung.
4. Nếu hồ sơ đầy đủ, kế toán kiểm tra ngân sách còn được sử dụng.
5. Nếu ngân sách không đủ, bộ phận yêu cầu phải điều chỉnh hoặc đề xuất phương án bổ sung ngân sách.
6. Nếu ngân sách đáp ứng, người có thẩm quyền xem xét phê duyệt.
7. Nếu được phê duyệt, bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng.
8. Sau khi nhận hàng, bộ phận liên quan kiểm tra và nghiệm thu.
9. Nếu hàng đạt yêu cầu, tiến hành bàn giao và hoàn thiện hồ sơ; nếu không đạt, xử lý với nhà cung cấp.

Đây là ví dụ quy trình nội bộ nhằm minh họa cách xây dựng lưu đồ, với các điều kiện và thẩm quyền được giả định cho doanh nghiệp trong tình huống.

5.2. Chuyển các bước và điều kiện phê duyệt thành Flowchart

Từ mô tả trên, có thể chuyển các hoạt động thành ký hiệu như sau:

Khi vẽ sơ đồ, các hình thoi cần có nhánh điều kiện rõ ràng. Những nhánh bị từ chối hoặc chưa hợp lệ phải dẫn đến bước xử lý tiếp theo, tránh trở thành đường đi không có kết quả.

5.3. Kiểm tra nhánh từ chối, yêu cầu bổ sung và vòng lặp xử lý

Để hoàn thiện lưu đồ, cần kiểm tra riêng các tình huống:

Ví dụ: Phiếu đề xuất ban đầu có tổng ngân sách 60 triệu đồng nhưng kế toán xác nhận ngân sách khả dụng chỉ còn 50 triệu đồng.

Lưu đồ cần chuyển đến nhánh “Ngân sách không đủ”, sau đó người đề xuất lựa chọn một trong các phương án được doanh nghiệp cho phép: điều chỉnh cấu hình/số lượng để phù hợp 50 triệu đồng, đề nghị bổ sung 10 triệu đồng hoặc hủy đề xuất.

Nếu đề xuất được sửa lại, hồ sơ phải quay về bước kiểm tra phù hợp trước khi tiếp tục phê duyệt. Như vậy, nhánh xử lý có điều kiện quay lại rõ ràng và không tạo vòng lặp vô hạn.

Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp cần mô phỏng cả trường hợp được phê duyệt ngay, thiếu hồ sơ, thiếu ngân sách và hàng không đạt để bảo đảm mọi tình huống đều có điểm kết thúc hợp lệ.

6. Những lỗi thường gặp khi vẽ Flowchart và cách khắc phục

Một Flowchart có thể sử dụng đúng hình khối nhưng vẫn gây khó hiểu nếu thiếu nhánh điều kiện, trình tự không hợp lý hoặc không xác định được người xử lý. Doanh nghiệp nên kiểm tra các lỗi dưới đây trước khi ban hành.

6.1. Sử dụng sai ký hiệu hoặc không thống nhất giữa các bước

Lỗi phổ biến là dùng hình chữ nhật cho cả bước xử lý và quyết định, khiến người đọc khó phân biệt đâu là công việc, đâu là điều kiện rẽ nhánh.

Cách khắc phục:

• Dùng hình thoi cho các câu hỏi quyết định.
• Dùng hình chữ nhật cho công việc cần thực hiện.
• Dùng hình bình hành khi cần thể hiện dữ liệu vào hoặc ra.
• Thống nhất ý nghĩa ký hiệu trong toàn bộ sơ đồ.

6.2. Thiếu nhánh điều kiện hoặc không xác định điểm kết thúc

Một lưu đồ có hình thoi “Đề xuất được phê duyệt?” nhưng chỉ có nhánh Có sẽ khiến người đọc không biết phải làm gì khi bị từ chối.

Cách khắc phục: Kiểm tra tất cả các đầu ra của hình thoi. Mỗi nhánh phải dẫn tới bước tiếp theo, bước xử lý lại hoặc điểm kết thúc có tên rõ ràng.

6.3. Vẽ quá nhiều bước, đường nối chồng chéo khó theo dõi

Flowchart quá dài có thể khiến nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm vị trí đang thực hiện.

Cách khắc phục:

• Tách quy trình lớn thành các quy trình con khi phù hợp.
• Nhóm những công việc có cùng mục tiêu.
• Sắp xếp các khối theo một hướng chính.
• Sử dụng điểm kết nối để hạn chế đường nối giao nhau.
• Giữ tên công việc ngắn gọn, thể hiện đúng hành động.

6.4. Không xác định rõ người phụ trách khi quy trình liên quan nhiều bộ phận

Nếu lưu đồ chỉ ghi “Kiểm tra hồ sơ” hoặc “Phê duyệt” nhưng không xác định người thực hiện, công việc dễ bị chuyển nhầm bộ phận.

Cách khắc phục: Gắn vai trò phụ trách vào từng bước hoặc sử dụng Swimlane để phân chia theo HR, kế toán, quản lý và các bộ phận liên quan.

6.5. Không kiểm tra và cập nhật lưu đồ khi quy trình thay đổi

Một lưu đồ đã ban hành có thể không còn phù hợp khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu phê duyệt, biểu mẫu hoặc chính sách.

Cách khắc phục:

• Xác định người chịu trách nhiệm quản lý lưu đồ.
• Ghi mã, phiên bản và ngày ban hành.
• Rà soát khi quy trình nghiệp vụ thay đổi.
• Thông báo phiên bản mới cho các bộ phận.
• Ngừng sử dụng những bản lưu đồ đã hết hiệu lực.

7. Nên sử dụng công cụ nào để vẽ và quản lý Flowchart?

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ để thiết kế Flowchart, sau đó đưa lưu đồ vào tài liệu quản lý quy trình. Khi quy trình cần giao việc, phê duyệt và theo dõi trạng thái tự động, nên cân nhắc nền tảng quản lý quy trình nghiệp vụ.

7.1. Các công cụ vẽ Flowchart phổ biến: Draw.io, Lucidchart, Canva và Pencil Project

Mỗi công cụ có thế mạnh riêng về khả năng tạo hình khối, phối hợp chỉnh sửa và trình bày sơ đồ.

Doanh nghiệp nên lựa chọn theo độ phức tạp của lưu đồ, khả năng chỉnh sửa, nhu cầu chia sẻ và chi phí sử dụng.

Với các nghiệp vụ nhiều bước phê duyệt hoặc liên phòng ban, việc lựa chọn công cụ xây dựng sơ đồ quy trình cũng cần xét đến khả năng bàn giao tài liệu và chuyển quy trình sang hệ thống vận hành.

7.2. Phân biệt Flowchart, tài liệu quy trình và phần mềm quản lý quy trình

Ba hình thức này thường được sử dụng cùng nhau nhưng đảm nhiệm những vai trò khác nhau.

Ví dụ, Flowchart cho thấy phiếu mua hàng đi qua những bước nào; tài liệu quy trình quy định điều kiện xét duyệt và hồ sơ cần có; phần mềm quản lý quy trình giúp chuyển phiếu đến đúng người, ghi nhận kết quả xử lý và theo dõi yêu cầu đang ở bước nào.

7.3. Khi nào doanh nghiệp cần chuyển từ lưu đồ tĩnh sang quy trình số?

Doanh nghiệp nên cân nhắc số hóa khi lưu đồ đã rõ ràng nhưng việc thực hiện vẫn phụ thuộc vào chuyển hồ sơ hoặc nhắc việc thủ công.

Một số dấu hiệu thường gặp:

• Hồ sơ phải gửi qua nhiều email hoặc nhóm chat.
• Không biết yêu cầu đang chờ bộ phận nào.
• Người xử lý quên thời hạn hoặc bỏ sót bước.
• Khó truy xuất ai đã phê duyệt và thời điểm xử lý.
• Quy trình liên tục lặp lại với số lượng yêu cầu lớn.
• Mất thời gian tổng hợp tiến độ và nguyên nhân tồn đọng.

Khi đó, Flowchart có thể được sử dụng làm tài liệu đầu vào để thiết kế quy trình số, xác định trách nhiệm và điều kiện tự động chuyển bước.

8. Số hóa và tự động hóa lưu đồ quy trình doanh nghiệp với 1Office

Dù đã xây dựng lưu đồ quy trình rõ ràng, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc kiểm soát thực thi. Với C-level và các cấp quản lý, vấn đề lớn nhất nằm ở:

• Thiếu kiểm soát thời gian thực: Lãnh đạo khó nắm bắt tiến độ, điểm nghẽn và số lượng hồ sơ tồn đọng.
• Khó xác định trách nhiệm: Công việc chậm trễ qua nhiều phòng ban nhưng không rõ ai chịu trách nhiệm xử lý.
• Phụ thuộc vào quản lý: Trưởng bộ phận mất thời gian nhắc việc, đốc thúc phê duyệt thủ công.
• Thiếu dữ liệu đánh giá hiệu suất: Khó đo lường thời gian xử lý, tỷ lệ quá hạn và hiệu quả từng quy trình.
• Khó mở rộng quy mô: Quy trình dễ bị gián đoạn, bỏ sót bước hoặc chậm phê duyệt khi khối lượng công việc tăng.

Để giải quyết những điểm nghẽn này, 1Office giúp doanh nghiệp chuyển lưu đồ thành quy trình vận hành thực tế, tự động luân chuyển công việc, kiểm soát phê duyệt và theo dõi tiến độ trên một nền tảng duy nhất.

Với 1Office WORK (1WORK) kết hợp tính năng No-code của 1Office, doanh nghiệp có thể:

• Thiết kế quy trình bằng kéo thả: Xây dựng luồng xử lý theo từng bước, thiết lập điều kiện, hành động và các nhánh quyết định phù hợp với nghiệp vụ.
• Tự động giao việc và luân chuyển quy trình: Thiết lập người thực hiện, người quản lý và các bước xử lý kế tiếp. Hệ thống thông báo khi công việc chuyển đến người phụ trách.
• Số hóa biểu mẫu và phê duyệt: Tùy chỉnh các trường thông tin, thiết lập bước duyệt và trả lại công việc để bổ sung khi chưa đạt yêu cầu.
• Tự động hóa tác vụ liên phòng ban: Cấu hình điều kiện kích hoạt (trigger), tác vụ theo lịch và kết nối API để hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ phức tạp.
• Theo dõi tiến độ trực quan: Sử dụng dashboard và báo cáo tùy chỉnh để kiểm tra công việc đang xử lý, chờ phê duyệt hoặc quá hạn, kịp thời phát hiện điểm tồn đọng.
• Phân quyền theo trách nhiệm: Kiểm soát quyền truy cập theo vai trò, phòng ban, cấp quản lý và từng nhóm dữ liệu trong quy trình.

Doanh nghiệp đang mất nhiều thời gian tìm kiếm hồ sơ, nhắc duyệt thủ công và xử lý công việc tồn đọng? Đăng ký Demo 1Office ngay để trải nghiệm cách số hóa chính quy trình đang vận hành thành luồng giao việc, phê duyệt và giám sát tiến độ tự động, phù hợp với thực tế doanh nghiệp.

Một lưu đồ được thiết kế đầy đủ giúp nhân viên hiểu quy trình, nhưng doanh nghiệp vẫn có thể gặp tình trạng hồ sơ chờ duyệt nhiều ngày, người phụ trách quên xử lý hoặc bộ phận gửi yêu cầu không biết công việc đang ở đâu. 

Những vấn đề này thường xuất hiện khi quy trình có nhiều bước chuyển giao và vẫn vận hành qua email, giấy tờ hoặc bảng theo dõi riêng lẻ.

1Office hỗ trợ chuyển các bước trên lưu đồ thành quy trình công việc có người phụ trách, điều kiện phê duyệt và trạng thái xử lý cụ thể.

• 1Office WORK (1WORK) – Quản lý công việc theo quy trình: Cho phép thiết lập quy trình mẫu, xác định các bước xử lý, người thực hiện và người phê duyệt. Khi tạo công việc theo quy trình, hệ thống hỗ trợ luân chuyển đến các bước đã thiết lập, thông báo cho người phụ trách và ghi nhận tiến độ. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu cách thiết lập công việc theo quy trình trên 1Office.
• No-code – Tùy chỉnh luồng xử lý: Hỗ trợ xây dựng biểu mẫu và quy trình nghiệp vụ bằng thao tác kéo thả, phù hợp với nhu cầu điều chỉnh các bước phê duyệt khi doanh nghiệp thay đổi cách vận hành.
• Theo dõi tiến độ và trách nhiệm: Hỗ trợ nhà quản lý kiểm tra công việc đang xử lý, chờ phê duyệt hoặc quá hạn, qua đó chủ động xác định điểm tồn đọng.

Phiếu đề xuất mua hàng thường xuyên nằm chờ, nhân viên không biết ai đang giữ hồ sơ và quản lý phải nhắc duyệt qua nhiều nhóm chat? Đăng ký demo 1Office để trải nghiệm cách chuyển chính quy trình đang sử dụng của doanh nghiệp thành luồng giao việc, phê duyệt và theo dõi tiến độ tập trung.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

9. Câu hỏi thường gặp về Flowchart

Dưới đây là những câu hỏi giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách lựa chọn và sử dụng Flowchart trong hoạt động quản lý quy trình.

9.1. Flowchart và lưu đồ quy trình có phải là một không?

Flowchart là thuật ngữ tiếng Anh chỉ sơ đồ dòng chảy của một quy trình hoặc thuật toán. Trong ngữ cảnh doanh nghiệp, Flowchart thường được gọi là lưu đồ quy trình.

Hai cách gọi thường được sử dụng tương đương khi mô tả trình tự công việc và các điều kiện xử lý.

9.2. Flowchart khác gì sơ đồ tư duy (Mindmap)?

Mindmap chủ yếu tổ chức các ý tưởng hoặc thông tin liên quan xoay quanh một chủ đề trung tâm. Flowchart thể hiện trình tự các bước và điều kiện quyết định trong một quy trình.

Vì vậy, Mindmap phù hợp để phân tích ý tưởng, còn Flowchart phù hợp khi cần hướng dẫn cách thực hiện công việc.

9.3. Flowchart khác gì sơ đồ BPMN?

Flowchart sử dụng các ký hiệu thông dụng để mô tả luồng xử lý. BPMN (Business Process Model and Notation) là hệ thống ký hiệu chuyên biệt cho mô hình hóa quy trình nghiệp vụ, với các thành phần như sự kiện, hoạt động, cổng điều kiện và luồng thông điệp.

BPMN thường phù hợp khi doanh nghiệp cần mô tả quy trình phức tạp hoặc phục vụ triển khai hệ thống quản lý quy trình.

9.4. Có thể vẽ Flowchart bằng Word, Excel hoặc PowerPoint không?

Có. Các công cụ này đều hỗ trợ hình khối, đường nối và mũi tên để tạo lưu đồ cơ bản.

Word phù hợp khi đặt lưu đồ trong tài liệu hướng dẫn. PowerPoint thuận tiện cho việc bố trí hình khối và trình bày. Excel có thể sử dụng khi cần đặt sơ đồ cạnh các bảng dữ liệu.

Với lưu đồ nhiều nhánh, công cụ chuyên vẽ sơ đồ thường thuận tiện hơn khi cần chỉnh sửa và quản lý bố cục.

9.5. Một quy trình có nhiều phòng ban nên dùng Flowchart hay Swimlane?

Doanh nghiệp có thể sử dụng Swimlane Flowchart, tức lưu đồ có các làn trách nhiệm phân chia theo phòng ban hoặc vai trò.

Hình thức này phù hợp với những quy trình như tuyển dụng, mua hàng và thanh toán, vì giúp xác định rõ bước nào thuộc nhân sự, kế toán, bộ phận mua hàng hoặc người phê duyệt.

Kết luận

Flow Chart là gì? Đây là sơ đồ sử dụng các ký hiệu và mũi tên để mô tả trình tự công việc, dữ liệu và những điểm cần ra quyết định. Việc sử dụng đúng ký hiệu, xác định đầy đủ các nhánh xử lý và kiểm tra logic giúp doanh nghiệp xây dựng lưu đồ quy trình rõ ràng, dễ áp dụng.

Với 5 bước hướng dẫn và các tình huống tuyển dụng, mua sắm, thanh toán, bán hàng, nghỉ phép, doanh nghiệp có thể bắt đầu chuẩn hóa quy trình theo đặc điểm vận hành thực tế.

Khi cần quản lý tiến độ và luân chuyển công việc tự động, 1Office hỗ trợ đưa quy trình từ sơ đồ vào hoạt động thực thi, giúp xác định người phụ trách, kiểm soát phê duyệt và theo dõi kết quả trên cùng hệ thống.

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng