Review 10 phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc hiệu quả nhưng phải phù hợp với quy mô công ty. Bài viết dưới đây, 1Office sẽ phân tích và đánh giá chi tiết cho bạn TOP 10 phần mềm vẽ sơ đồ quản lý, quy trình làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp nhất mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không nên bỏ qua.

>> Xem thêm:

• Review TOP 10 phần mềm quản lý quy trình vận hành doanh nghiệp tốt nhất 2023
• TOP 10 Phần mềm quản lý dự án giúp hoạch định và giám sát tiến độ dự án hiệu quả

1. Cách vẽ sơ đồ quy trình vận hành chính xác nhất cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định quy trình
Xác định mục tiêu chính và các bước cụ thể trong quy trình nhằm hiểu rõ các hoạt động, thứ tự chúng diễn ra và mục đích cuối cùng của sơ đồ.

Bước 2: Thu thập thông tin
Tiến hành thu thập thông tin liên quan đến quy trình từ các nguồn khác nhau như: cuộc họp với các thành viên trong đội ngũ, tìm hiểu tài liệu và quy trình hiện có…

Bước 3: Xây dựng sơ đồ
Lựa chọn và sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ trực tuyến, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp để tạo sơ đồ quy trình. Một số ứng dụng vẽ lưu đồ như: biểu đồ luồng công việc (workflow diagram), biểu đồ quy trình (process diagram) hoặc tùy thuộc vào loại quy trình của doanh nghiệp bạn.

Bước 4: Thêm thông tin chi tiết
Bổ sung các thông tin như tên bước, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện và bất kỳ thông tin liên quan nào mà doanh nghiệp muốn thể hiện trên sơ đồ. Ngoài ra cũng có thể sử dụng biểu tượng, hình ảnh, các liên kết để trực quan hóa sơ đồ và làm cho nó dễ hiểu hơn.

Bước 5: Kiểm tra và cải thiện
Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ nên tiến hành thảo luận và nhận phản hồi từ những người liên quan trong quy trình. Sau đó điều chỉnh và cải tiến sơ đồ để nó phản ánh chính xác quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Lưu ý rằng việc vẽ sơ đồ quy trình là một quá trình liên tục. Khi doanh nghiệp thay đổi và phát triển sơ đồ cũng cần được cập nhật và điều chỉnh để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác của nó.

2. TOP 10 phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc Online tốt nhất 2023

2.1 Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp 1Office

1Office được biết đến là một phần mềm giúp tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp, một công cụ quản lý quy trình tự động phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Hiện tại phần mềm 1Office được hơn 5.000 doanh nghiệp Việt lựa chọn và tin dùng với các tính năng nổi bật giúp bạn quản lý và vẽ sơ đồ quy trình tự động như:

• Thiết lập quy trình đa luồng, rẽ nhánh phức tạp bao gồm việc thiết lập khai báo các bước và các các điều kiện riêng để quy trình diễn ra một cách hiệu quả.
• Giao việc theo phòng ban, tự động kết nối với những người chịu trách nhiệm trong luồng công việc để người dùng có thể theo dõi tiến độ của từng thành viên.
• Báo cáo tiến độ tự động trực quan về phần trăm hoàn thành công việc, tỷ lệ hoàn thành khối lượng công việc và hạng mục công việc đã thực hiện. 
• Hệ thống hóa, quản lý hàng trăm quy trình tự động trên một phần mềm, dễ dàng theo dõi real-time tiến độ công việc trong quy trình mọi lúc mọi nơi.
• Cảnh báo thông minh, nhắc việc tự động khi có công việc mới, khi đến deadline công việc và thông báo trạng thái hoàn thành công việc

Nhận bản demo miễn phí

1Office là phần mềm số 1 trên thị trường hỗ trợ quản lý quy trình doanh nghiệp với giao diện người dùng thân thiện và dễ dàng sử dụng. Người dùng không cần có kiến thức chuyên môn sâu về lập trình hay quản lý quy trình để sử dụng phần mềm. Đồng thời phần mềm này còn cho phép hiển thị công việc và quy trình qua nhiều chế độ xem khác nhau như: Danh sách, Gantt chart, Lịch biểu, Kanban. Từ đó người dùng có thể linh hoạt chuyển đổi giữa các chế độ giúp theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.

2.2 Công cụ vẽ sơ đồ doanh nghiệp Org Charting

Công cụ vẽ sơ đồ doanh nghiệp Org Charting là một phần mềm được thiết kế đặc biệt để tạo sơ đồ quy trình công ty, sơ đồ tổ chức bộ máy và sơ đồ các kế hoạch làm việc một cách dễ dàng và nhanh chóng. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm này:

• Dễ dàng chỉnh sửa sơ đồ với các thao tác đơn giản giúp bạn có thể thêm và tùy chỉnh các thành viên, các bộ phận, chức vụ và mối quan hệ giữa các thành phần trong tổ chức.
• Nhiều theme và các mẫu sơ đồ có sẵn cho bạn lựa chọn và tùy biến đồng thời công cụ này còn hỗ trợ xuất file PDF, Word và HTML.

Tuy nhiên, Org Charting tập trung chủ yếu vào việc tạo và quản lý sơ đồ tổ chức nên hạn chế một số tính năng phức tạp và linh hoạt như xây dựng sơ đồ quy trình hoặc sơ đồ quản lý trong doanh nghiệp. Phần mềm này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ và không hỗ trợ sử dụng trên điện thoại.

2.3 Phần mềm vẽ quy trình làm việc Edraw Org Chart

Phần mềm vẽ quy trình làm việc Edraw Org Chart là một công cụ mạnh mẽ được thiết kế để tạo và quản lý sơ đồ tổ chức, sơ đồ bộ máy và sơ đồ công ty. Tính năng nổi bật của Edraw Org Chart gồm:

• Có các mẫu giao diện thiết kế chuyên nghiệp và tính năng sắp xếp tự động các phần tử giúp tạo ra sơ đồ tổ chức rõ ràng và dễ đọc.
• Phần mềm cho phép bạn tùy chỉnh định dạng, màu sắc và kiểu chữ của các phần tử trong sơ đồ tổ chức. Bạn cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa và điều chỉnh sơ đồ theo nhu cầu của bạn mà không gặp khó khăn.
• Thêm hình ảnh và liên kết vào các khối hình trong sơ đồ tổ chức giúp tạo ra sơ đồ sống động và giàu thông tin hơn đồng thời thể hiện mối quan hệ và thông tin chi tiết về từng thành viên trong tổ chức.

Edraw Org Chart là phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức nhưng hạn chế trong việc hỗ trợ các quy trình làm việc phức tạp. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm với khả năng vẽ các quy trình làm việc chi tiết và phức tạp thì có thể tham khảo: 1Office, LucidChart.

2.4 Phần mềm tạo sơ đồ Draw.io

Phần mềm vẽ sơ đồ Draw.io là một công cụ dễ dàng sử dụng cho việc xây dựng các loại sơ đồ và biểu đồ bao gồm sơ đồ tổ chức, sơ đồ quy trình, sơ đồ luồng công việc và nhiều hơn nữa. Cụ thể là:

• Draw.io cung cấp các công cụ vẽ và tùy chọn trong cột bên trái của giao diện cho phép bạn chọn các hình ảnh, biểu đồ và ký hiệu và kéo thả chúng vào bảng vẽ. 
• Hỗ trợ tính năng lưu trữ các sơ đồ lên các dịch vụ đám mây như Google Drive, OneDrive hoặc lưu trữ nó trực tiếp trên ổ cứng của bạn. Điều này giúp bạn truy cập và chia sẻ sơ đồ của mình từ bất kỳ đâu và từ bất kỳ thiết bị nào.

Do là bản miễn phí nên phần mềm tạo sơ đồ Draw khá đơn giản, không có các công cụ hỗ trợ vẽ sơ đồ phức tạp, không cung cấp các tính năng chuyên sâu như một số phần mềm vẽ sơ đồ khác.

2.5 Phần mềm vẽ sơ đồ LucidChart

LucidChart là một lựa chọn cho các doanh nghiệp muốn tìm kiếm một phần mềm vẽ sơ đồ chuyên nghiệp. Công cụ không yêu cầu người dùng đăng ký tài khoản để sử dụng, chỉ cần truy cập trang web và bắt đầu vẽ một cách nhanh chóng và dễ dàng. Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:

• LucidChart cung cấp một giao diện người dùng dễ dàng sử dụng và trực quan cho phép người sử dụng dễ dàng kéo và thả bất kì thành phần nào trong sơ đồ.
• Công cụ cho phép làm việc nhóm trên cùng một sơ đồ giúp tăng hiệu quả làm việc và tính hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
• Công cụ hỗ trợ gửi thông báo và nhận phản hồi giữa các thành viên trong nhóm. Đồng thời người dùng có thể thảo luận, đặt câu hỏi hoặc đưa ra ý kiến về sơ đồ thông qua tính năng trò chuyện hoặc hệ thống bình luận.

Tuy nhiên, một điểm hạn chế của LucidChart là chưa đa dạng và phân loại các hình dạng cho các khu vực khác nhau khiến việc tìm kiếm và sử dụng các hình dạng cụ thể trở nên khó khăn hơn.

2.6 Phần mềm vẽ sơ đồ quy trình Pencil Project

Pencil Project cho phép người dùng xuất và nhập các tệp tin sơ đồ dễ dàng dưới dạng hình ảnh, PDF, SVG hoặc các định dạng tệp tin khác. Điều này rất hữu ích khi doanh nghiệp muốn chia sẻ sơ đồ hoặc tích hợp vào các tài liệu khác. Khả năng tùy chỉnh các phần tử, thuộc tính và kiểu dáng của sơ đồ như màu sắc, kích thước, kiểu đường viền và nền của các hình dạng, tạo ra sơ đồ theo ý thích của mình.

Tuy nhiên phần mềm này còn một số điểm hạn chế mà các doanh nghiệp cần phải cân nhắc như tính năng hỗ trợ và cập nhật có thể không được cung cấp đầy đủ hoặc định kỳ như các phần mềm tương tự khác. 

2.7 Công cụ vẽ quy trình RFFlow

RFFlow là phần mềm lý tưởng cho việc tạo ra một loạt các sơ đồ tổ chức cho lĩnh vực: giáo dục, kinh doanh, sơ đồ điện tử, biểu đồ và nhiều loại sơ đồ khác. Các công cụ và tính năng được sắp xếp một cách logic và trực quan trong giao diện, giúp người dùng tìm kiếm và sử dụng chúng một cách thuận tiện.

Phần mềm cho phép người dùng chia sẻ và xuất các sơ đồ dưới dạng hình ảnh, tệp tin PDF hoặc tệp tin định dạng khác. Giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ, in ấn hoặc chia sẻ sơ đồ dễ dàng, tăng năng suất làm việc cho các phòng ban.

Một hạn chế của phần mềm vẽ sơ đồ RFFlow là chỉ chạy trên hệ điều hành Windows, do đó không tương thích với các hệ điều hành khác như macOS hay Linux. Ngoài ra, RFFlow là một phần mềm trả phí và bạn cần mua bản quyền để sử dụng toàn bộ các tính năng của nó.

2.8 Công cụ vẽ sơ đồ tư duy ThinkComposer

ThinkComposer là một công cụ vẽ sơ đồ tư duy và quản lý thông tin được sử dụng để hỗ trợ tổ chức ý tưởng, phân tích thông tin phức tạp và xây dựng các mô hình logic. Dưới đây là một số tính năng và điểm nổi bật của ThinkComposer:

• ThinkComposer cung cấp một giao diện và công cụ linh hoạt để tạo và tổ chức sơ đồ tư duy như biểu đồ, cấu trúc dữ liệu, mô hình quan hệ và nhiều loại sơ đồ khác để hiển thị và phân tích thông tin.
• ThinkComposer cho phép người dùng tự do thể hiện ý tưởng và thông tin theo cách riêng của họ đồng thời hỗ trợ chèn các ghi chú, trích dẫn,… vào các sơ đồ.

Giao diện và tính năng của ThinkComposer khó sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp cần thời gian làm quen và sử dụng thành thạo.

2.9 Công cụ vẽ sơ đồ đơn giản Diagram Designer

Đây là một ứng dụng vẽ sơ đồ dành cho những người dùng cá nhân, ứng dụng để vẽ sơ đồ đơn giản và dễ sử dụng. Một số tính năng và điểm nổi bật chính của Diagram Designer:

• Giao diện trực quan, đơn giản và dễ sử dụng.
• Có thể thay đổi màu sắc, kích thước, kiểu văn bản…
• Hỗ trợ xuất và chia sẻ dưới dạng hình ảnh, tệp PDF hoặc tệp HTML.

Tuy nhiên, người dùng chỉ có thể sử dụng các tính năng có sẵn trong công cụ này mà không hỗ trợ các plugin hoặc khả năng mở rộng khác. Do giao diện đơn giản nên Diagram Designer cũng không hỗ trợ vẽ các sơ đồ phức tạp, yêu cầu nhiều quy trình.

2.10 Phần mềm vẽ sơ đồ online Graphviz

Graphviz là một phần mềm vẽ sơ đồ online chuyên dụng cho việc tạo và hiển thị đồ thị. Phần mềm cung cấp nhiều layout khác nhau để tự động sắp xếp sơ đồ bao gồm layout phân thứ bậc, layout từ hình tròn tỏa ra và nhiều loại layout khác. 

Tuy nhiên, Graphviz bị hạn chế về mã màu, giới hạn tính năng tùy chỉnh và công cụ chỉnh sửa đồ thị không phong phú như các công cụ vẽ đồ thị chuyên nghiệp khác.

3. Kết luận

Trên đây là tổng hợp các phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả nhất 2023. Doanh nghiệp có thể tham khảo xem công cụ nào phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng của mình. Hoặc liên hệ theo Hotline: 083 483 8888 để được chúng tôi hỗ trợ tư vấn phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc 1Office.

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-nentangquanlytongt573