TOP 10 phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc Online tốt nhất
Trong một doanh nghiệp hiện đại, xây dựng quy trình làm việc rõ ràng và khoa học là chìa khóa để tăng trưởng bền vững. Thay vì mất thời gian vẽ tay hay trao đổi thủ công, phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc giúp CEO, quản lý dễ dàng trực quan hóa các bước vận hành, phân luồng công việc và tối ưu hóa nguồn lực. Không chỉ đơn giản hóa việc thiết kế quy trình, các công cụ này còn hỗ trợ làm việc nhóm, theo dõi tiến độ và cải thiện hiệu suất doanh nghiệp rõ rệt.
Trong bài viết này, 1Office sẽ giới thiệu những phần mềm vẽ sơ đồ quy trình tốt nhất, phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp — từ startup đến tập đoàn lớn. Cùng khám phá ngay!
>> Xem thêm:
- Review TOP 10 phần mềm quản lý quy trình vận hành doanh nghiệp tốt nhất
- TOP 10 Phần mềm quản lý dự án giúp hoạch định và giám sát tiến độ dự án hiệu quả
1. Cách vẽ sơ đồ quy trình vận hành chính xác nhất cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định quy trình
Xác định mục tiêu chính và các bước cụ thể trong quy trình nhằm hiểu rõ các hoạt động, thứ tự chúng diễn ra và mục đích cuối cùng của sơ đồ.
Bước 2: Thu thập thông tin
Tiến hành thu thập thông tin liên quan đến quy trình từ các nguồn khác nhau như: cuộc họp với các thành viên trong đội ngũ, tìm hiểu tài liệu và quy trình hiện có…
Bước 3: Xây dựng sơ đồ
Lựa chọn và sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ trực tuyến, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp để tạo sơ đồ quy trình. Một số ứng dụng vẽ lưu đồ như: biểu đồ luồng công việc (workflow diagram), biểu đồ quy trình (process diagram) hoặc tùy thuộc vào loại quy trình của doanh nghiệp bạn.
Bước 4: Thêm thông tin chi tiết
Bổ sung các thông tin như tên bước, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện và bất kỳ thông tin liên quan nào mà doanh nghiệp muốn thể hiện trên sơ đồ. Ngoài ra cũng có thể sử dụng biểu tượng, hình ảnh, các liên kết để trực quan hóa sơ đồ và làm cho nó dễ hiểu hơn.
Bước 5: Kiểm tra và cải thiện
Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ nên tiến hành thảo luận và nhận phản hồi từ những người liên quan trong quy trình. Sau đó điều chỉnh và cải tiến sơ đồ để nó phản ánh chính xác quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Lưu ý rằng việc vẽ sơ đồ quy trình là một quá trình liên tục. Khi doanh nghiệp thay đổi và phát triển sơ đồ cũng cần được cập nhật và điều chỉnh để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác của nó.
| >> Xem thêm: Flowchart là gì? Công cụ và Lưu ý vẽ lưu đồ chính xác nhất cho doanh nghiệp |
2. TOP 10 phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc Online tốt nhất 2024
2.1. Phần mềm quản lý quy trình doanh nghiệp 1Office
1Office được biết đến là một phần mềm giúp tối ưu hóa công tác vận hành và quản trị tổng thể doanh nghiệp với tính năng tự động hóa quy trình ưu việt, hạn chế sự can thiệp thủ công và tối ưu hóa thời gian làm việc, phù hợp với mọi lĩnh vực và quy mô doanh nghiệp.
Hiện tại, phần mềm 1Office được hơn 500.000 người dùng và 6.000 doanh nghiệp Việt lựa chọn và tin dùng với các tính năng nổi bật giúp bạn quản lý và vẽ sơ đồ quy trình tự động như:
- Số hóa và tự động hóa tới 90% các loại quy trình nghiệp vụ.
- Thiết lập quy trình động linh hoạt, cho phép doanh nghiệp vận hành dễ dàng với các điều kiện rẽ nhánh nhánh, điều kiện logic được tùy chỉnh theo nhu cầu.
- Phân công từng bước quy trình cho bộ phận hoặc cá nhân cụ thể, đồng thời kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập, đảm bảo an toàn dữ liệu.
- Theo dõi tình trạng từng bước: hệ thống hiển thị người đang xử lý, thời gian thực hiện và tự động cảnh báo khi có sự chậm trễ.
- Hỗ trợ ký số trực tiếp trong quy trình, thúc đẩy chuyển đổi số 100% và loại bỏ hoàn toàn giấy tờ thủ công.
- Đo lường thời gian hoàn thành trung bình của từng quy trình, phân tích và đề xuất cải tiến đối với các điểm nghẽn thường xuyên.
- Tự động cập nhật KPI và OKR khi nhân viên hoàn tất công việc, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu suất minh bạch và liên tục.
- Quy trình phê duyệt và báo cáo cũng được tự động hóa, giảm thiểu công việc giấy tờ thủ công.
- Giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong vận hành.
- Tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác thông qua API và Webhook, tạo nền tảng mở cho doanh nghiệp mở rộng.
Bên cạnh đó, 1Office còn tích hợp Low-Code và AI, tạo nên một nền tảng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự chủ trong việc thiết kế và tối ưu hóa quy trình mà không cần nhiều chuyên môn lập trình.
Low-Code: Cho phép người dùng xây dựng ứng dụng và quy trình tự động hóa thông qua giao diện kéo thả, giảm thiểu sự phụ thuộc vào lập trình viên. Điều này giúp tăng tốc triển khai và giảm chi phí.
- Tạo quy trình tự động: Người dùng có thể dễ dàng thiết lập và quản lý quy trình nghiệp vụ bằng cách kéo thả các node có sẵn mà không cần lập trình.
- Quản lý dữ liệu dễ dàng: Các công cụ quản lý dữ liệu và quyền truy cập linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng thao tác và kiểm soát thông tin.
AI: Tính năng AI giúp cải thiện quy trình thông qua phân tích dữ liệu, dự báo xu hướng và tối ưu hóa công việc.
- Tự động phân tích và ra quyết định: AI không chỉ giúp phân tích dữ liệu mà còn tự động đưa ra các quyết định dựa trên thông tin thu thập được.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: AI học hỏi và liên tục tối ưu hóa các luồng công việc, giúp tăng hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
1Office là phần mềm số 1 trên thị trường hỗ trợ quản lý, tự động hóa quy trình doanh nghiệp giúp tối ưu trải nghiệm người dùng, nâng cao và cải thiện hiệu suất làm việc. Đồng thời phần mềm cho phép hiển thị công việc và quy trình qua nhiều chế độ xem khác nhau như: Danh sách, Gantt chart, Lịch biểu và Kanban. Từ đó, người dùng có thể linh hoạt chuyển đổi giữa các chế độ giúp theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả hơn.
| Tham khảo thêm: 5 Bước tạo dựng hệ thống quản trị quy trình hiệu quả cùng 1Office |
2.2. Công cụ vẽ sơ đồ doanh nghiệp Org Charting
Công cụ vẽ sơ đồ doanh nghiệp Org Charting là một phần mềm được thiết kế đặc biệt để tạo sơ đồ quy trình công ty, sơ đồ tổ chức bộ máy và sơ đồ các kế hoạch làm việc một cách dễ dàng và nhanh chóng. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm này:
- Dễ dàng chỉnh sửa sơ đồ với các thao tác đơn giản giúp bạn có thể thêm và tùy chỉnh các thành viên, các bộ phận, chức vụ và mối quan hệ giữa các thành phần trong tổ chức.
- Nhiều theme và các mẫu sơ đồ có sẵn cho bạn lựa chọn và tùy biến đồng thời công cụ này còn hỗ trợ xuất file PDF, Word và HTML.
Tuy nhiên, Org Charting tập trung chủ yếu vào việc tạo và quản lý sơ đồ tổ chức nên hạn chế một số tính năng phức tạp và linh hoạt như xây dựng sơ đồ quy trình hoặc sơ đồ quản lý trong doanh nghiệp. Phần mềm này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ và không hỗ trợ sử dụng trên điện thoại.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Chuyên sâu về vẽ sơ đồ tổ chức
– Giao diện kéo – thả trực quan – Hỗ trợ dữ liệu lớn, nhiều cấp bậc – Có nhiều mẫu sơ đồ đẹp mắt |
– Chủ yếu chỉ phục vụ sơ đồ tổ chức, ít hỗ trợ các loại sơ đồ khác
– Chi phí tương đối cao cho doanh nghiệp nhỏ |
2.3. Phần mềm vẽ quy trình làm việc Edraw Org Chart
Phần mềm vẽ quy trình làm việc Edraw Org Chart là một công cụ mạnh mẽ được thiết kế để tạo và quản lý sơ đồ tổ chức, sơ đồ bộ máy và sơ đồ công ty. Tính năng nổi bật của Edraw Org Chart gồm:
- Có các mẫu giao diện thiết kế chuyên nghiệp và tính năng sắp xếp tự động các phần tử giúp tạo ra sơ đồ tổ chức rõ ràng và dễ đọc.
- Phần mềm cho phép bạn tùy chỉnh định dạng, màu sắc và kiểu chữ của các phần tử trong sơ đồ tổ chức. Bạn cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa và điều chỉnh sơ đồ theo nhu cầu của bạn mà không gặp khó khăn.
- Thêm hình ảnh và liên kết vào các khối hình trong sơ đồ tổ chức giúp tạo ra sơ đồ sống động và giàu thông tin hơn đồng thời thể hiện mối quan hệ và thông tin chi tiết về từng thành viên trong tổ chức.
Edraw Org Chart là phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức nhưng hạn chế trong việc hỗ trợ các quy trình làm việc phức tạp. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm với khả năng vẽ các quy trình làm việc chi tiết và phức tạp thì có thể tham khảo: 1Office, LucidChart.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Chuyên sâu về vẽ sơ đồ tổ chức
– Giao diện kéo – thả trực quan – Hỗ trợ dữ liệu lớn, nhiều cấp bậc – Có nhiều mẫu sơ đồ đẹp mắt |
– Chủ yếu chỉ phục vụ sơ đồ tổ chức, ít hỗ trợ các loại sơ đồ khác
– Chi phí tương đối cao cho doanh nghiệp nhỏ |
2.4. Phần mềm tạo sơ đồ Draw.io
Phần mềm vẽ sơ đồ Draw.io là một công cụ dễ dàng sử dụng cho việc xây dựng các loại sơ đồ và biểu đồ bao gồm sơ đồ tổ chức, sơ đồ quy trình, sơ đồ luồng công việc và nhiều hơn nữa. Cụ thể là:
- Draw.io cung cấp các công cụ vẽ và tùy chọn trong cột bên trái của giao diện cho phép bạn chọn các hình ảnh, biểu đồ và ký hiệu và kéo thả chúng vào bảng vẽ.
- Hỗ trợ tính năng lưu trữ các sơ đồ lên các dịch vụ đám mây như Google Drive, OneDrive hoặc lưu trữ nó trực tiếp trên ổ cứng của bạn. Điều này giúp bạn truy cập và chia sẻ sơ đồ của mình từ bất kỳ đâu và từ bất kỳ thiết bị nào.
Do là bản miễn phí nên phần mềm tạo sơ đồ Draw khá đơn giản, không có các công cụ hỗ trợ vẽ sơ đồ phức tạp, không cung cấp các tính năng chuyên sâu như một số phần mềm vẽ sơ đồ khác.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Miễn phí hoàn toàn, mã nguồn mở
– Hỗ trợ nhiều loại sơ đồ: flowchart, mindmap, sơ đồ tổ chức – Có thể dùng online hoặc offline – Dễ dàng lưu trữ trên Google Drive, OneDrive |
– Bản miễn phí giới hạn tính năng
– Giao diện có phần hơi cũ so với các phần mềm hiện đại |
2.5. Phần mềm vẽ sơ đồ LucidChart
LucidChart là một lựa chọn cho các doanh nghiệp muốn tìm kiếm một phần mềm vẽ sơ đồ chuyên nghiệp. Công cụ không yêu cầu người dùng đăng ký tài khoản để sử dụng, chỉ cần truy cập trang web và bắt đầu vẽ một cách nhanh chóng và dễ dàng. Một số tính năng nổi bật của phần mềm bao gồm:
- LucidChart cung cấp một giao diện người dùng dễ dàng sử dụng và trực quan cho phép người sử dụng dễ dàng kéo và thả bất kì thành phần nào trong sơ đồ.
- Công cụ cho phép làm việc nhóm trên cùng một sơ đồ giúp tăng hiệu quả làm việc và tính hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.
- Công cụ hỗ trợ gửi thông báo và nhận phản hồi giữa các thành viên trong nhóm. Đồng thời người dùng có thể thảo luận, đặt câu hỏi hoặc đưa ra ý kiến về sơ đồ thông qua tính năng trò chuyện hoặc hệ thống bình luận.
Tuy nhiên, một điểm hạn chế của LucidChart là chưa đa dạng và phân loại các hình dạng cho các khu vực khác nhau khiến việc tìm kiếm và sử dụng các hình dạng cụ thể trở nên khó khăn hơn.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Giao diện hiện đại, cực kỳ dễ dùng
– Hỗ trợ teamwork real-time – Tích hợp mạnh mẽ với Google Workspace, Slack, MS Teams – Đa dạng loại sơ đồ: flowchart, mindmap, tổ chức, quy trình IT… |
– Bản miễn phí giới hạn số sơ đồ
– Chi phí bản trả phí cao với đội nhóm lớn |
2.6. Phần mềm vẽ sơ đồ quy trình Pencil Project
Pencil Project cho phép người dùng xuất và nhập các tệp tin sơ đồ dễ dàng dưới dạng hình ảnh, PDF, SVG hoặc các định dạng tệp tin khác. Điều này rất hữu ích khi doanh nghiệp muốn chia sẻ sơ đồ hoặc tích hợp vào các tài liệu khác. Khả năng tùy chỉnh các phần tử, thuộc tính và kiểu dáng của sơ đồ như màu sắc, kích thước, kiểu đường viền và nền của các hình dạng, tạo ra sơ đồ theo ý thích của mình.
Tuy nhiên phần mềm này còn một số điểm hạn chế mà các doanh nghiệp cần phải cân nhắc như tính năng hỗ trợ và cập nhật có thể không được cung cấp đầy đủ hoặc định kỳ như các phần mềm tương tự khác.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Miễn phí, mã nguồn mở
– Phù hợp vẽ wireframe, UI mockup, sơ đồ cơ bản – Nhẹ, không cần cấu hình máy cao |
– Không chuyên sâu về sơ đồ tổ chức hay flowchart
– Tính năng cập nhật khá chậm, giao diện cổ điển |
2.7. Công cụ vẽ quy trình RFFlow
RFFlow là phần mềm lý tưởng cho việc tạo ra một loạt các sơ đồ tổ chức cho lĩnh vực: giáo dục, kinh doanh, sơ đồ điện tử, biểu đồ và nhiều loại sơ đồ khác. Các công cụ và tính năng được sắp xếp một cách logic và trực quan trong giao diện, giúp người dùng tìm kiếm và sử dụng chúng một cách thuận tiện.
Phần mềm cho phép người dùng chia sẻ và xuất các sơ đồ dưới dạng hình ảnh, tệp tin PDF hoặc tệp tin định dạng khác. Giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ, in ấn hoặc chia sẻ sơ đồ dễ dàng, tăng năng suất làm việc cho các phòng ban.
Một hạn chế của phần mềm vẽ sơ đồ RFFlow là chỉ chạy trên hệ điều hành Windows, do đó không tương thích với các hệ điều hành khác như macOS hay Linux. Ngoài ra, RFFlow là một phần mềm trả phí và bạn cần mua bản quyền để sử dụng toàn bộ các tính năng của nó.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Phần mềm truyền thống, lâu đời
– Hỗ trợ nhiều loại sơ đồ kỹ thuật và doanh nghiệp – Kho template đa dạng |
– Giao diện lỗi thời, khó tiếp cận với người dùng mới
– Chỉ có bản desktop, không có phiên bản cloud – Ít hỗ trợ làm việc nhóm |
2.8. Công cụ vẽ sơ đồ tư duy ThinkComposer
ThinkComposer là một công cụ vẽ sơ đồ tư duy và quản lý thông tin được sử dụng để hỗ trợ tổ chức ý tưởng, phân tích thông tin phức tạp và xây dựng các mô hình logic. Dưới đây là một số tính năng và điểm nổi bật của ThinkComposer:
- ThinkComposer cung cấp một giao diện và công cụ linh hoạt để tạo và tổ chức sơ đồ tư duy như biểu đồ, cấu trúc dữ liệu, mô hình quan hệ và nhiều loại sơ đồ khác để hiển thị và phân tích thông tin.
- ThinkComposer cho phép người dùng tự do thể hiện ý tưởng và thông tin theo cách riêng của họ đồng thời hỗ trợ chèn các ghi chú, trích dẫn,… vào các sơ đồ.
Giao diện và tính năng của ThinkComposer khó sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp cần thời gian làm quen và sử dụng thành thạo.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Hỗ trợ tạo sơ đồ phức tạp, đa tầng (Multi-layer diagram)
– Tùy chỉnh sâu các yếu tố trong sơ đồ – Phù hợp phân tích hệ thống hoặc kinh doanh chuyên sâu |
– Độ khó sử dụng cao, mất thời gian học
– Giao diện khá nặng và phức tạp với người dùng phổ thông |
2.9. Công cụ vẽ sơ đồ đơn giản Diagram Designer
Đây là một ứng dụng vẽ sơ đồ dành cho những người dùng cá nhân, ứng dụng để vẽ sơ đồ đơn giản và dễ sử dụng. Một số tính năng và điểm nổi bật chính của Diagram Designer:
- Giao diện trực quan, đơn giản và dễ sử dụng.
- Có thể thay đổi màu sắc, kích thước, kiểu văn bản…
- Hỗ trợ xuất và chia sẻ dưới dạng hình ảnh, tệp PDF hoặc tệp HTML.
Tuy nhiên, người dùng chỉ có thể sử dụng các tính năng có sẵn trong công cụ này mà không hỗ trợ các plugin hoặc khả năng mở rộng khác. Do giao diện đơn giản nên Diagram Designer cũng không hỗ trợ vẽ các sơ đồ phức tạp, yêu cầu nhiều quy trình.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Miễn phí, nhẹ, cài đặt nhanh
– Phù hợp vẽ sơ đồ cơ bản, flowchart, sơ đồ đơn giản – Tích hợp chức năng kiểm tra chính tả và quản lý slide thuyết trình – Hỗ trợ nhiều định dạng lưu file |
– Giao diện đơn giản, không bắt mắt
– Ít tính năng nâng cao cho teamwork hoặc sơ đồ phức tạp – Không hỗ trợ làm việc real-time hoặc tích hợp với nền tảng đám mây |
2.10. Phần mềm vẽ sơ đồ online Graphviz
Graphviz là một phần mềm vẽ sơ đồ online chuyên dụng cho việc tạo và hiển thị đồ thị. Phần mềm cung cấp nhiều layout khác nhau để tự động sắp xếp sơ đồ bao gồm layout phân thứ bậc, layout từ hình tròn tỏa ra và nhiều loại layout khác.
Tuy nhiên, Graphviz bị hạn chế về mã màu, giới hạn tính năng tùy chỉnh và công cụ chỉnh sửa đồ thị không phong phú như các công cụ vẽ đồ thị chuyên nghiệp khác.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| – Công cụ mạnh mẽ cho việc vẽ sơ đồ từ mã lệnh (text-based input)
– Tạo ra sơ đồ phức tạp, tự động căn chỉnh bố cục tối ưu – Phù hợp xử lý sơ đồ lớn, sơ đồ hệ thống IT, mạng máy tính |
– Không có giao diện kéo – thả; cần biết cú pháp để sử dụng
– Khó tiếp cận với người dùng phổ thông – Không hỗ trợ teamwork trực tiếp hoặc chỉnh sửa trực quan |
3. Kết luận
Trên đây là tổng hợp các phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả nhất hiện nay. Doanh nghiệp có thể tham khảo xem công cụ nào phù hợp với nhu cầu và mục đích sử dụng của mình. Hoặc liên hệ theo Hotline: 083 483 8888 để được chúng tôi hỗ trợ tư vấn phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc 1Office.
- Hotline: 083 483 8888
- Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn
