Mục lục

Tóm tắt nhanh

  • Phần mềm nhắc nhở công việc giúp ghi lại đầu việc, đặt deadline, tạo lời nhắc và hạn chế bỏ sót công việc.
  • Cá nhân nên ưu tiên công cụ dễ tạo việc, hỗ trợ nhắc lặp lại và đồng bộ trên thiết bị thường dùng; đội nhóm cần thêm giao việc và theo dõi tiến độ.
  • Khi lựa chọn, cần kiểm tra khả năng đồng bộ, tùy chỉnh lời nhắc, làm việc nhóm, tích hợp và chi phí thay vì chỉ nhìn số lượng tính năng.
  • Bài viết so sánh 11 phần mềm nhắc nhở công việc, từ Microsoft To Do, Google Tasks, … đến 1Office, theo nhu cầu và điểm cần cân nhắc.
  • Nếu thường xuyên làm việc trên nhiều thiết bị, nên kiểm tra phần mềm có hỗ trợ Windows, macOS, Android và iOS cũng như cách đồng bộ thông báo giữa các nền tảng.
  • Trước khi chọn, nên thử một công việc thực tế có deadline và lời nhắc trên 2-3 công cụ để xác định phần mềm phù hợp với cách làm việc của bạn.

Giới thiệu

Một phần mềm nhắc nhở công việc phù hợp không chỉ giúp bạn nhớ deadline mà còn cần phù hợp với cách công việc được thực hiện. Với nhu cầu cá nhân, một ứng dụng tạo việc và gửi thông báo đúng lúc có thể đã đủ. Nhưng khi công việc liên quan đến nhiều người, doanh nghiệp còn cần giao trách nhiệm, theo dõi tiến độ và hạn chế đầu việc bị bỏ sót.

Bài viết dưới đây sẽ so sánh 11 phần mềm nhắc nhở công việc theo nhu cầu sử dụng, thiết bị, hình thức nhắc việc và khả năng cộng tác. Qua đó, bạn có thể nhanh chóng thu hẹp lựa chọn và xác định công cụ phù hợp trước khi dùng thử.

1. Khi nào cá nhân và doanh nghiệp cần phần mềm nhắc nhở công việc?

Phần mềm nhắc nhở công việc phù hợp khi bạn cần ghi lại đầu việc, đặt thời hạn và nhận thông báo để hạn chế quên hoặc bỏ sót. Tuy nhiên, nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp khá khác nhau: cá nhân thường cần nhớ đúng việc, đúng thời điểm, còn đội nhóm cần thêm giao việc, theo dõi tiến độ và phối hợp giữa nhiều người.

1.1. Nhu cầu cá nhân

Với cá nhân, một công cụ đơn giản thường đã đủ nếu nhu cầu chính là:

Infographic 4 nhu cầu cá nhân khi sử dụng phần mềm nhắc việc từ 1Office.
4 nhu cầu sử dụng cá nhân phổ biến đối với phần mềm nhắc việc

  • Ghi lại việc cần làm
  • Đặt ngày, giờ hoàn thành
  • Nhắc trước deadline
  • Tạo công việc lặp lại theo ngày, tuần hoặc tháng

Ví dụ, nếu cần gửi báo cáo vào mỗi sáng thứ Hai, bạn có thể tạo một công việc lặp lại và đặt thông báo trước thời điểm thực hiện. Nếu muốn kết hợp danh sách việc với lịch theo ngày hoặc tuần, có thể tham khảo các ứng dụng lập thời gian biểu cá nhân để lựa chọn công cụ phù hợp với thói quen sử dụng.

1.2. Nhu cầu doanh nghiệp

Khi nhiều người cùng tham gia, nhắc đúng giờ thôi chưa đủ. Doanh nghiệp còn cần biết:

  • Ai phụ trách?
  • Deadline khi nào?
  • Công việc đang ở trạng thái nào?
  • Việc nào đã quá hạn?

Lúc này, nên ưu tiên công cụ hỗ trợ:

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm nhắc việc cho doanh nghiệp
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm nhắc việc cho doanh nghiệp

  • Giao việc và xác định người phụ trách.
  • Thiết lập deadline và lời nhắc.
  • Theo dõi trạng thái, tiến độ công việc.
  • Trao đổi và cập nhật thông tin giữa các thành viên.
  • Kiểm soát các công việc chậm hoặc quá hạn.

Nếu quy trình có nhiều người hoặc phòng ban tham gia, doanh nghiệp có thể cần hệ thống quản lý công việc thay vì một ứng dụng nhắc việc đơn thuần.

Ngoài ra, với nhu cầu chủ yếu là sắp xếp lịch và ca làm, có thể tham khảo thêm hướng dẫn tạo thời gian biểu online. Nếu chưa xác định loại công cụ phù hợp, xem thêm phân biệt ứng dụng nhắc việc và phần mềm quản lý công việc.

2. Nên chọn phần mềm nhắc nhở công việc theo tiêu chí nào?

Khi chọn phần mềm nhắc nhở công việc, nên ưu tiên công cụ phù hợp với thiết bị sử dụng, cách nhắc việc và số người cần phối hợp. Thay vì so sánh càng nhiều tính năng càng tốt, hãy thử các phần mềm bằng cùng một đầu việc thực tế.

Infographic 4 tiêu chí chọn phần mềm nhắc việc phù hợp từ 1Office.
4 yếu tố giúp người dùng và doanh nghiệp chọn phần mềm nhắc việc phù hợp

2.1. Thiết bị sử dụng và khả năng đồng bộ

Nếu thường xuyên làm việc trên cả điện thoại và máy tính, hãy kiểm tra khả năng đồng bộ công việc và thông báo giữa các thiết bị.

Khi dùng thử, nên kiểm tra:

  • Tạo việc trên điện thoại có xem được trên máy tính không?
  • Thay đổi deadline có được cập nhật đồng bộ không?
  • Thông báo xuất hiện trên thiết bị nào?
  • Có cần cài ứng dụng hoặc bật quyền thông báo riêng không?

Việc một phần mềm hỗ trợ nhiều nền tảng không đồng nghĩa mọi loại thông báo đều hoạt động giống nhau trên từng thiết bị.

2.2. Nhắc việc lặp lại và tùy chỉnh thông báo

Không nên chỉ kiểm tra phần mềm có đặt deadline hay không. Nếu công việc thường xuyên lặp lại, cần xem cách hệ thống xử lý lịch nhắc theo ngày, tuần, tháng hoặc trước thời hạn.

Ví dụ, hãy tạo một việc “Gửi báo cáo” vào thứ Hai hằng tuần, hoàn thành lần đầu rồi kiểm tra hệ thống có tự tạo hoặc nhắc đúng cho kỳ tiếp theo hay không.

Các chức năng có thể phụ thuộc vào từng phần mềm và gói sử dụng như:

  • Nhắc nhiều lần
  • Nhắc theo địa điểm 
  • Gửi thông báo cho người khác

2.3. Làm việc nhóm, tích hợp và chi phí

Với doanh nghiệp, phần mềm nhắc nhở công việc cần được đánh giá thêm về khả năng phối hợp. Có ba câu hỏi nên kiểm tra trực tiếp: 

  • Ai được giao việc? 
  • Ai nhận thông báo? 
  • Ai theo dõi được trạng thái công việc?

Khi dùng thử, doanh nghiệp nên:

Infographic doanh nghiệp cần kiểm tra gì khi chọn phần mềm nhắc việc từ 1Office.
5 tiêu chí doanh nghiệp cần kiểm tra khi chọn phần mềm nhắc việc

  • Tạo một đầu việc có người phụ trách và deadline.
  • Thiết lập lời nhắc và thay đổi trạng thái công việc.
  • Kiểm tra thông báo của người thực hiện và người liên quan.
  • Xác định tính năng đang dùng thuộc gói miễn phí hay trả phí.
  • So sánh chi phí sau khi đã loại các công cụ không đáp ứng nhu cầu cơ bản.

Nếu nhu cầu chính là tổ chức và ưu tiên đầu việc, có thể tham khảo ứng dụng sắp xếp công việc. Với bài toán phối hợp lịch của nhiều nhân sự, xem thêm ứng dụng quản lý lịch làm việc.

3. So sánh phần mềm nhắc nhở công việc theo nhu cầu sử dụng

Mỗi phần mềm nhắc nhở công việc có thế mạnh khác nhau. Có công cụ tập trung vào nhắc việc cá nhân, có công cụ phù hợp với lịch và ghi chú, trong khi một số giải pháp hỗ trợ cả giao việc và theo dõi tiến độ cho đội nhóm.

3.1. Bảng so sánh 11 phần mềm nhắc nhở công việc

Bảng dưới đây đối chiếu nhanh 11 phần mềm theo đối tượng phù hợp, điểm nổi bật và hạn chế cần cân nhắc trước khi lựa chọn.

Phần mềm Phù hợp với Điểm nổi bật Chi phí
 Cần cân nhắc
1Office Doanh nghiệp, đội nhóm Giao việc, deadline, theo dõi tiến độ Liên hệ để nhận báo giá Không cần thiết nếu chỉ nhắc việc cá nhân
Microsoft To Do Cá nhân, nhóm nhỏ Danh sách việc, lời nhắc, việc lặp lại Miễn phí Quản lý dự án còn cơ bản
Google Tasks Người dùng hệ sinh thái Google Việc cần làm gắn Gmail và Calendar Miễn phí Khả năng quản lý nhóm hạn chế
Todoist Cá nhân, freelancer, nhóm Nhắc việc, việc lặp lại, ưu tiên công việc Miễn phí; Pro từ 60 USD/năm Một số tính năng cần gói trả phí
Trello Đội nhóm Quản lý trực quan bằng bảng và thẻ Miễn phí; trả phí từ 5 USD/người/tháng Có thể dư tính năng nếu chỉ cần nhắc việc
TickTick Cá nhân, nhóm nhỏ Nhiều kiểu nhắc, việc lặp lại Miễn phí; Premium 49,99 USD/năm Quản lý nhóm chưa chuyên sâu
To Do Reminder Cá nhân Báo giờ và nhắc việc nhanh Tùy ứng dụng/nhà phát triển Khả năng cộng tác hạn chế
Any.do Cá nhân, gia đình, nhóm nhỏ Lời nhắc, lịch và danh sách chung Miễn phí; trả phí từ 4,99 USD/tháng Tính năng cộng tác phụ thuộc gói
Evernote Người thường xuyên dùng ghi chú Kết hợp ghi chú và công việc Từ 99 USD/năm Không chuyên về quản lý dự án
Google Calendar Cá nhân, đội nhóm Lịch, sự kiện và công việc có thời gian  Miễn phí Theo dõi tiến độ còn hạn chế
Google Keep Cá nhân Ghi chú và danh sách đơn giản  Miễn phí Không phù hợp quản lý dự án nhiều người

3.2. Phần mềm nào phù hợp với cá nhân, nhóm nhỏ và doanh nghiệp?

Nhu cầu nhắc việc sẽ thay đổi theo số người tham gia: cá nhân ưu tiên sự đơn giản, trong khi đội nhóm và doanh nghiệp cần thêm khả năng giao việc, phối hợp và theo dõi tiến độ.

Infographic hướng dẫn chọn phần mềm nhắc việc theo quy mô sử dụng từ 1Office.
Phân loại và định hướng lựa chọn phần mềm nhắc việc theo 3 cấp độ quy mô sử dụng

Với cá nhân, nên ưu tiên công cụ tạo việc nhanh, nhắc đúng thời điểm và không mất nhiều thao tác quản lý. 

  • Microsoft To Do, Google Tasks, Todoist và TickTick phù hợp để đưa vào danh sách thử. 
  • Nếu công việc chủ yếu xoay quanh lịch hoặc ghi chú, Google Calendar, Google Keep và Evernote có thể phù hợp hơn.

Với nhóm nhỏ, nhu cầu bắt đầu mở rộng sang chia sẻ công việc, xác định người phụ trách và theo dõi trạng thái. 

  • Trello, Todoist và Any.do là những lựa chọn có thể cân nhắc.
  • Microsoft To Do cũng phù hợp nếu nhóm chỉ cần chia sẻ danh sách đơn giản.

Với doanh nghiệp, lời nhắc thường cần đi cùng quy trình giao việc, trách nhiệm và kiểm soát deadline. Khi đó, nên ưu tiên giải pháp như 1Office nếu cần quản lý công việc tập trung, hoặc các công cụ cộng tác khác nếu quy trình chưa quá phức tạp. Quan trọng là thử bằng chính luồng công việc doanh nghiệp đang sử dụng.

3.3. Bảng phần mềm nhắc nhở công việc theo hệ điều hành

Nếu bạn thường xuyên chuyển đổi giữa điện thoại và máy tính, khả năng hỗ trợ hệ điều hành là tiêu chí cần kiểm tra trước khi chọn phần mềm. Bảng dưới đây giúp đối chiếu nhanh 11 công cụ trên Windows, macOS, Android và iOS.

Phần mềm Windows macOS Android iOS
1Office ✓ ✓ ✓ ✓
Microsoft To Do ✓ ✓ ✓ ✓
Google Tasks ✓ ✓ ✓ ✓
Todoist ✓ ✓ ✓ ✓
Trello ✓ ✓ ✓ ✓
TickTick ✓ ✓ ✓ ✓
To Do Reminder ✓
Any.do ✓ ✓ ✓ ✓
Evernote ✓ ✓ ✓ ✓
Google Calendar ✓ ✓ ✓ ✓
Google Keep ✓ ✓ ✓ ✓

4. TOP 11 phần mềm nhắc nhở công việc đáng tham khảo

Dưới đây là 11 phần mềm nhắc nhở công việc phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau, từ ghi nhớ việc cá nhân, quản lý lịch đến giao việc và theo dõi tiến độ cho đội nhóm. Doanh nghiệp và cá nhân nên đối chiếu theo nhu cầu thực tế thay vì chỉ dựa vào số lượng tính năng.

4.1. Phần mềm nhắc nhở công việc 1Office

Đánh giá: 9,2/10

1Office phù hợp hơn với môi trường doanh nghiệp, nơi nhắc việc thường đi cùng giao việc, deadline và theo dõi tiến độ. Thay vì chỉ tạo thông báo cá nhân, hệ thống đặt đầu việc trong quy trình phối hợp giữa nhân viên, quản lý và các phòng ban.

Phù hợp với: Doanh nghiệp cần giao việc, nhắc deadline và theo dõi tiến độ của nhiều nhân sự trên cùng hệ thống.

Tính năng nổi bật:

  • Giao việc và xác định người phụ trách
  • Thiết lập thời hạn xử lý công việc
  • Theo dõi trạng thái và tiến độ
  • Thông báo các cập nhật liên quan đến công việc

➤ Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng

App xếp lịch làm việc 1office

Ưu điểm Nhược điểm
• Gắn nhắc việc với quy trình giao việc

• Phù hợp làm việc nhóm và liên phòng ban

• Theo dõi công việc tập trung

 • Không cần thiết nếu chỉ nhắc vài việc cá nhân

• Cần thời gian thiết lập khi triển khai cho doanh nghiệp

Chi phí: Liên hệ 1Office để xác nhận gói phù hợp.

Xem thêm: Review 8+ App quản lý lịch làm việc trên điện thoại, xếp lịch Online hiệu quả

4.2. Microsoft To Do

Đánh giá: 8,5/10

Microsoft To Do là ứng dụng quản lý danh sách việc của Microsoft, phù hợp với nhu cầu ghi nhanh công việc, đặt thời hạn và lời nhắc. Người dùng cũng có thể chia sẻ danh sách thay vì chỉ quản lý công việc cá nhân.

Phù hợp với: Cá nhân hoặc nhóm nhỏ đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft và cần một công cụ nhắc việc đơn giản.

Tính năng nổi bật:

  • Tạo danh sách công việc
  • Đặt ngày đến hạn và lời nhắc
  • Tạo công việc lặp lại
  • Chia sẻ danh sách công việc

Ứng dụng quản lý tạo thời gian biểu Microsoft To Do
Ứng dụng quản lý tạo thời gian biểu Microsoft To Do

Ưu điểm Nhược điểm
• Giao diện đơn giản

• Đồng bộ trên nhiều thiết bị

• Phù hợp quản lý việc hằng ngày

 • Quản lý dự án còn cơ bản

• Ít công cụ theo dõi tiến độ phức tạp

Chi phí: Miễn phí với tài khoản Microsoft cá nhân; tài khoản doanh nghiệp có thể sử dụng thông qua các gói Microsoft 365 phù hợp.

4.3. Google Tasks

Đánh giá: 8,3/10

Google Tasks phù hợp với người thường xuyên làm việc trong hệ sinh thái Google. Công việc có thể được tạo và theo dõi cùng Gmail, Google Calendar, giúp giảm thao tác chuyển đổi giữa email, lịch và danh sách việc.

Phù hợp với: Cá nhân hoặc nhân viên văn phòng cần quản lý đầu việc đơn giản trong hệ sinh thái Google.

Nền tảng theo dõi thời gian biểu Google Task
Nền tảng theo dõi thời gian biểu Google Task

Tính năng nổi bật:

  • Tạo công việc và công việc con
  • Thiết lập ngày, giờ thực hiện
  • Tạo công việc lặp lại
  • Kết nối với Gmail và Google Calendar
Ưu điểm Nhược điểm
• Thao tác đơn giản

• Thuận tiện với người dùng Gmail

• Đồng bộ với Google Calendar

 • Quản lý nhóm còn hạn chế

• Không phù hợp dự án nhiều bước

• Báo cáo tiến độ còn đơn giản

Chi phí: Có thể sử dụng miễn phí với tài khoản Google cá nhân; doanh nghiệp có thể sử dụng trong Google Workspace.

4.4. Todoist

Đánh giá: 9,0/10

Todoist là công cụ quản lý việc cần làm có phạm vi từ cá nhân đến đội nhóm. Ngoài deadline và lời nhắc, Todoist hỗ trợ công việc lặp lại, dự án, mức độ ưu tiên và không gian làm việc chung.

Phù hợp với: Cá nhân, freelancer và nhóm cần quản lý nhiều đầu việc nhưng chưa cần một hệ thống quản trị doanh nghiệp lớn.

Ứng dụng nhắc việc trên máy tính Todoist
Ứng dụng nhắc việc trên máy tính Todoist

Tính năng nổi bật:

  • Ngày đến hạn và lời nhắc
  • Công việc lặp lại
  • Phân loại mức độ ưu tiên
  • Không gian làm việc chung cho nhóm
Ưu điểm Nhược điểm
• Quản lý việc cá nhân tốt

• Hỗ trợ làm việc nhóm

• Đồng bộ trên nhiều nền tảng

 • Một số chức năng nâng cao cần gói trả phí

• Không chuyên sâu cho quy trình doanh nghiệp phức tạp

Chi phí: Beginner miễn phí; Pro 7 USD/tháng hoặc 60 USD/năm; Business 10 USD/người/tháng hoặc 8 USD/người/tháng khi thanh toán hàng năm.

5.Trello

Đánh giá: 8,8/10

Trello quản lý công việc theo mô hình bảng, danh sách và thẻ. Cách trình bày trực quan giúp nhóm dễ quan sát công việc đang chờ, đang thực hiện hoặc đã hoàn thành; mỗi thẻ có thể gắn người phụ trách và deadline.

Phù hợp với: Cá nhân và nhóm thích quản lý công việc trực quan theo bảng.

Tính năng nổi bật:

  • Quản lý công việc bằng bảng và thẻ
  • Giao người phụ trách
  • Thiết lập deadline
  • Danh sách kiểm tra và tự động hóa

Đánh giá chi tiết tính năng của Trello trong quản lý công việc
Đánh giá chi tiết tính năng của Trello trong quản lý công việc

Ưu điểm Nhược điểm
• Trực quan, dễ làm quen

• Linh hoạt với nhiều quy trình

• Hỗ trợ cộng tác nhóm

 • Nhiều bảng có thể khó kiểm soát

• Không tối ưu nếu chỉ cần nhắc việc cá nhân đơn giản

Chi phí:

  • Free 0 USD
  • Standard 5 USD/người/tháng
  • Premium 10 USD/người/tháng khi thanh toán hàng năm
  • Enterprise từ 17,50 USD/người/tháng

4.6. TickTick

Đánh giá: 8,9/10

TickTick tập trung mạnh vào quản lý công việc cá nhân, lời nhắc và lịch. Người dùng có thể kết hợp công việc lặp lại, nhiều lời nhắc và danh sách chia sẻ trong cùng ứng dụng.

Phù hợp với: Cá nhân cần nhiều tùy chọn nhắc việc hoặc nhóm nhỏ cần chia sẻ danh sách công việc.

Công cụ sắp xếp lý lịch làm việc cá nhân Tick Tick
Công cụ sắp xếp lý lịch làm việc cá nhân Tick Tick

Tính năng nổi bật:

  • Nhắc việc theo thời gian
  • Công việc lặp lại
  • Danh sách và bảng công việc
  • Đồng bộ trên nhiều nền tảng
Ưu điểm Nhược điểm
• Nhiều tùy chọn nhắc việc

• Có bản miễn phí

• Hỗ trợ đa nền tảng

 • Bản miễn phí giới hạn số danh sách và lời nhắc

• Quản lý nhóm chưa sâu như phần mềm chuyên dụng

Chi phí: Free 0 USD; Premium 49,99 USD/năm.

4.7. To Do Reminder

Đánh giá: 7,5/10

To Do Reminder phù hợp với nhu cầu khá cụ thể: tạo lời nhắc nhanh trên điện thoại. Công cụ này thiên về báo giờ và ghi nhớ công việc hơn là tổ chức dự án hoặc phối hợp giữa nhiều nhân sự.

Phù hợp với: Người dùng cá nhân cần ứng dụng báo giờ và nhắc công việc đơn giản trên điện thoại.

Tính năng nổi bật:

  • Tạo lời nhắc theo thời gian
  • Thiết lập công việc lặp lại
  • Quản lý danh sách việc cần làm
  • Thông báo công việc trên điện thoại
Ưu điểm Nhược điểm
• Dễ sử dụng

• Tạo lời nhắc nhanh

• Phù hợp nhu cầu cá nhân

 • Khả năng cộng tác hạn chế

• Không phù hợp quản lý dự án

• Hệ sinh thái thiết bị hạn chế hơn các công cụ lớn

Chi phí: Không có bảng giá thống nhất cho mọi ứng dụng mang tên To Do Reminder; cần xác định đúng nhà phát triển trước khi công bố giá.

4.8. Any.do

Đánh giá: 8,8/10

Any.do kết hợp danh sách công việc, lịch và lời nhắc cho cả cá nhân lẫn đội nhóm. Điểm cần lưu ý là khả năng nhắc việc cá nhân và không gian cộng tác được phân bổ khác nhau theo từng gói.

Phù hợp với: Cá nhân, gia đình hoặc nhóm nhỏ muốn kết hợp nhắc việc với quản lý công việc chung.

Phần mềm nhắc nhở công việc Any.DO
Phần mềm nhắc nhở công việc Any.DO

Tính năng nổi bật:

  • Danh sách công việc và lời nhắc
  • Công việc lặp lại
  • Nhắc việc theo địa điểm
  • Không gian làm việc chung cho nhóm
Ưu điểm Nhược điểm
• Có gói miễn phí cho cá nhân

• Nhiều kiểu nhắc việc

• Có gói riêng cho đội nhóm

 • Một số kiểu nhắc nâng cao cần trả phí

• Tính năng cộng tác phụ thuộc gói sử dụng

Chi phí: Personal miễn phí; Premium 4,99 USD/tháng khi thanh toán năm; Teams 4,99 USD/người/tháng khi thanh toán năm.

4.9. Evernote

Đánh giá: 8,2/10

Evernote phù hợp khi công việc thường xuất phát từ ghi chú, tài liệu hoặc thông tin cần lưu lại. Người dùng có thể tổ chức ghi chú và chuyển những nội dung cần xử lý thành công việc thay vì sử dụng một ứng dụng nhắc việc tách biệt.

Phù hợp với: Cá nhân thường xuyên làm việc với ghi chú, tài liệu và muốn quản lý đầu việc trong cùng môi trường.

Ứng dụng ghi chú công việc Evernote
Ứng dụng ghi chú công việc Evernote

Tính năng nổi bật:

  • Tạo và quản lý ghi chú
  • Tạo công việc từ nội dung ghi chú
  • Thiết lập thời hạn cho công việc
  • Đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị
Ưu điểm Nhược điểm
• Kết hợp ghi chú và công việc

• Phù hợp quản lý nhiều tài liệu

• Tìm kiếm và tổ chức thông tin tốt

 • Không chuyên về quản lý dự án

• Gói trả phí tương đối cao nếu chỉ dùng để nhắc việc

Chi phí: Starter 99 USD/năm; Advanced 249,99 USD/năm; Enterprise liên hệ nhà cung cấp.

4.10. Google Calendar

Đánh giá: 8,6/10

Google Calendar phù hợp khi công việc gắn với thời gian cụ thể như cuộc họp, lịch hẹn, deadline hoặc công việc định kỳ. Người dùng có thể kết hợp sự kiện và Google Tasks để theo dõi lịch và đầu việc trong cùng giao diện.

Phù hợp với: Cá nhân và đội nhóm cần quản lý lịch, cuộc họp và những đầu việc có thời gian rõ ràng.

Tính năng nổi bật:

  • Tạo lịch và sự kiện
  • Thiết lập thông báo trước sự kiện
  • Quản lý công việc có ngày giờ
  • Chia sẻ lịch với người khác
Ưu điểm Nhược điểm
• Quản lý thời gian trực quan

• Kết nối tốt với hệ sinh thái Google

• Chia sẻ lịch thuận tiện

 • Không phải phần mềm quản lý công việc chuyên sâu

• Khả năng theo dõi tiến độ dự án hạn chế

Chi phí: Miễn phí với tài khoản Google cá nhân; Google Workspace Business Starter từ 7 USD/người/tháng khi cam kết năm.

4.11. Google Keep

Đánh giá: 7,9/10

Google Keep phù hợp với nhu cầu ghi nhanh ý tưởng, danh sách hoặc những nội dung cần nhớ. So với phần mềm quản lý công việc chuyên dụng, Keep đơn giản hơn và thiên về ghi chú có gắn lời nhắc.

Phù hợp với: Cá nhân cần ghi chú nhanh và tạo các danh sách việc đơn giản.

Tính năng nổi bật:

  • Tạo ghi chú và danh sách
  • Gắn nhãn và sắp xếp ghi chú
  • Chia sẻ ghi chú với người khác
  • Kết nối lời nhắc với hệ sinh thái Google
Ưu điểm Nhược điểm
• Đơn giản, dễ sử dụng

• Phù hợp ghi chú nhanh

• Kết nối với tài khoản Google

 • Quản lý tiến độ rất cơ bản

• Không phù hợp dự án nhiều người

• Thiếu công cụ báo cáo công việc

Chi phí: Miễn phí với tài khoản Google cá nhân; doanh nghiệp có thể sử dụng trong Google Workspace.

Một công cụ nhắc việc chủ yếu giúp người dùng nhớ cần làm gì và khi nào cần hoàn thành, trong khi quá trình thực hiện lại thường phát sinh nhiều thông tin cần lưu giữ. Chẳng hạn, một nhiệm vụ có thể đi kèm ý tưởng, tài liệu tham khảo, nội dung trao đổi hoặc các lưu ý riêng. Việc sử dụng phần mềm note để ghi lại những thông tin này sẽ giúp quá trình xử lý công việc liền mạch hơn, thay vì phải lưu trữ chúng ở nhiều nơi khác nhau.

5. Câu hỏi thường gặp về phần mềm nhắc nhở công việc

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp khi lựa chọn và sử dụng phần mềm nhắc nhở công việc cho cá nhân hoặc đội nhóm.

Vì sao nên dùng phần mềm nhắc nhở công việc thay vì ghi chú thủ công?

Phần mềm cho phép đặt thời hạn, tạo lời nhắc và nhận thông báo khi đến thời điểm cần xử lý. Nếu chỉ cần lưu ý tưởng hoặc thông tin không có deadline, ứng dụng ghi chú đơn giản có thể đã đủ.

Phần mềm nhắc nhở công việc có dùng được trên cả điện thoại và máy tính không?

Có, nhiều phần mềm hỗ trợ đồng thời điện thoại và máy tính. Tuy nhiên, cần kiểm tra riêng khả năng đồng bộ dữ liệu, chỉnh sửa công việc và nhận thông báo trên Windows, macOS, Android hoặc iOS.

Bản miễn phí có đủ dùng không?

Có thể đủ nếu nhu cầu chỉ gồm tạo danh sách, đặt deadline và nhận lời nhắc cơ bản. Với các chức năng như nhắc việc nâng cao, cộng tác nhóm hoặc quản lý nhiều dự án, người dùng có thể cần gói trả phí tùy phần mềm.

Phần mềm nhắc nhở công việc nào phù hợp cho cá nhân?

Microsoft To Do, Google Tasks, Todoist và TickTick là những công cụ có thể cân nhắc cho nhu cầu cá nhân. Nếu công việc chủ yếu gắn với lịch hoặc ghi chú, Google Calendar, Google Keep và Evernote cũng là những lựa chọn đáng xem xét.

Doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm nhắc nhở công việc không?

Có, đặc biệt khi doanh nghiệp thường xuyên có đầu việc bị bỏ sót, quá hạn hoặc khó xác định người phụ trách. Với đội nhóm, nên ưu tiên phần mềm có thêm chức năng giao việc, theo dõi trạng thái và tiến độ thay vì chỉ gửi thông báo.

Không có Internet thì phần mềm nhắc việc có hoạt động không?

Tùy từng phần mềm và thiết bị. Một số ứng dụng cho phép xem hoặc chỉnh sửa công việc ngoại tuyến, sau đó đồng bộ khi có mạng. Nếu thường xuyên làm việc offline, nên kiểm tra trực tiếp khả năng lưu dữ liệu, đồng bộ và gửi thông báo khi mất kết nối trước khi lựa chọn.

Kết luận

Phần mềm nhắc nhở công việc phù hợp không nhất thiết là công cụ có nhiều tính năng nhất, mà là công cụ đáp ứng đúng cách bạn làm việc. Cá nhân có thể ưu tiên thao tác nhanh và lời nhắc đơn giản; đội nhóm và doanh nghiệp cần xem thêm khả năng giao việc, theo dõi deadline và phối hợp giữa nhiều người.

Với doanh nghiệp cần quản lý công việc tập trung hơn, 1Office có thể được đưa vào danh sách đánh giá khi lời nhắc cần gắn với người phụ trách, thời hạn và tiến độ thực hiện. Trước khi lựa chọn, nên thử trực tiếp bằng một quy trình công việc thực tế để xác định mức độ phù hợp.

Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng!