Hướng tạo thời gian biểu online dễ dàng và 9+ phần mềm quản lý thời gian tốt nhất hiện nay

Phần mềm tạo thời gian biểu online là một công cụ quan trọng giúp cho doanh nghiệp quản lý thời gian và tăng năng suất làm việc của nhân viên. Vậy doanh nghiệp bạn đang sử dụng phần mềm quản lý thời gian biểu nào? Có thực sự tối ưu và mang lại hiệu quả cho hoạt động của tổ chức? Hãy cùng 1Office tham khảo ngay 9 phần mềm quản lý và tạo thời gian biểu online hiệu quả nhất qua bài viết này nhé.

1. Bỏ túi các bước tạo thời gian biểu online chi tiết nhất cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định các yêu cầu của doanh nghiệp
Để tạo thời gian biểu online cho doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ yêu cầu của công ty, bao gồm số lượng nhân viên, lịch trình làm việc, các kỳ nghỉ trong năm và một số yêu cầu đặc biệt khác.

Bước 2: Lựa chọn công cụ tạo thời gian biểu online phù hợp
Sau khi hiểu rõ yêu cầu của doanh nghiệp, bạn cần lựa chọn một công cụ tạo thời gian biểu phù hợp nhất với nhu cầu của công ty. Các công cụ này có thể là ứng dụng trực tuyến hoặc phần mềm quản lý thời gian độc lập được cài đặt trên máy tính.

Bước 3: Tạo tài khoản và cài đặt
Tiến hành đăng ký tài khoản trên công cụ tạo thời gian biểu để bắt đầu tạo thời gian biểu cho doanh nghiệp. Đồng thời cài đặt các thông số cơ bản như thời gian làm việc, ca làm việc, chế độ làm việc, v.v.

Bước 4: Thêm nhân viên và phân công công việc
Thông tin cơ bản cần thêm bao gồm tên, email, số điện thoại và lịch làm việc của từng nhân viên. Một số công cụ tạo thời gian biểu trực tuyến hiện nay sẽ giúp bạn tự động phân công công việc dựa trên các thông số bạn đã thiết lập trước đó.

Bước 5: Đăng ký và theo dõi lịch làm việc
Sau khi hoàn thành việc tạo thời gian biểu, cần tiến hành đăng ký và theo dõi lịch làm việc của các nhân viên. Với các công cụ trả phí sẽ tích hợp thêm chức năng gửi thông báo cho bạn khi có sự thay đổi hoặc xung đột trong lịch làm việc.

Bước 6: Điều chỉnh và cập nhật thời gian biểu
Nếu có thay đổi hoặc xung đột trong lịch làm việc, nhà quản lý cần điều chỉnh và cập nhật lại thời gian biểu để đảm bảo rằng quỹ thời gian cho công việc luôn linh hoạt, chính xác nhất.

>> Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp nâng cao năng suất làm việc

2. Tham khảo mẫu quản lý thời gian biểu bằng excel sử dụng trong doanh nghiệp

Lập thời gian biểu online giúp tạo sự linh hoạt trong công việc, cho phép nhân viên có thể phân bổ thời gian làm việc một cách linh hoạt và hoàn thành công việc theo thời gian phù hợp nhất. Dưới đây là mẫu thời gian biểu bằng file excel được sử dụng trong doanh nghiệp mà các nhà quản lý có thể tham khảo:

>> Link mẫu quản lý thời gian biểu bằng excel: tại đây

Một mẫu thời gian biểu online sử dụng trong doanh nghiệp cần có những thông tin cơ bản sau:

• Tên của nhân viên hoặc nhóm nhân viên.
• Thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc.
• Ngày làm việc trong tuần.
• Các nhiệm vụ hoặc công việc cần hoàn thành trong ngày hoặc tuần đó.
• Ngày nghỉ và lịch nghỉ phép của nhân viên.
• Thông tin liên lạc của nhân viên để quản lý có thể liên lạc khi cần thiết.
• Các ghi chú hoặc thông tin bổ sung khác liên quan đến công việc hoặc lịch làm việc của nhân viên.

>> Xem thêm: Cách sử dụng Ma trận Eisenhower – Mẹo quản lý thời gian hiệu quả hơn

3. Top 5 app quản lý thời gian online tốt nhất trên điện thoại

Tên phần mềm	Tính năng nổi bật	Bảng giá sử dụng
1Office	Quản lý dự án, công việc, lên lịch làm việc, tính năng nhắc nhở, thống kê và báo cáo kết quả làm việc.	Đa dạng các gói tính năng phụ thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế cần liên hệ để báo giá
Nox Ocean	Tính năng sơ đồ giúp theo dõi thời gian làm việc và bảng số giúp tăng khả năng tập trung.	Gói cơ bản miễn phí Gói Professional: $5/tháng/người dùng Gói Business: $10/tháng/người dùng Gói Enterprise: liên hệ nhận báo giá
Microsoft To Do	Tạo các danh sách công việc, đặt mục tiêu và lập kế hoạch trong quá trình làm việc, tính năng ghi chú	Miễn phí
Trello	Quản lý danh sách công việc, lịch trình và lưu trữ tài liệu trực tuyến một cách dễ dàng	Gói cơ bản miễn phí Gói Business Class: $12.5/tháng/người dùng Gói Enterprise: liên hệ nhận báo giá
Pomodoro	Tính năng tùy chỉnh thời gian làm việc và thời gian nghỉ, và ghi nhớ số lần hoàn thành công việc.	Miễn phí
Asana	Tạo lịch biểu, theo dõi tiến độ, phân chia công việc, giao tiếp và cộng tác trong nhóm	Gói cơ bản miễn phí Gói Premium: $10.99/tháng/người dùng Gói Business: $24.99/tháng/người dùng Gói Enterprise: liên hệ nhận báo giá
Google Task	Quản lý các nhiệm vụ và danh sách công việc đã ghi chú	Miễn phí
Google Calendar	Tạo và theo dõi các sự kiện và lịch biểu, tạo lời nhắc qua email	Miễn phí
Tick Tick	Thiết lập các công việc quan trọng và lên lịch các hoạt động, hỗ trợ quản lý, nhắc nhở và theo dõi tiến độ những việc cần làm	Gói cơ bản miễn phí Gói Premium: $2.79/tháng/người dùng Gói Family: $4.99/tháng/người dùng Gói Business: liên hệ nhận báo giá

3.1 Phần mềm 1Office sử dụng trên cả IOS và Android

1Office được đánh giá rất cao về tính năng quản lý công việc và thời gian. Phần mềm cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho doanh nghiệp như tạo và quản lý các công việc, lên lịch làm việc, tính năng nhắc nhở, thống kê và báo cáo kết quả. Đồng thời, 1Office còn cho phép người dùng quản lý các nhóm công việc và chia sẻ công việc với đồng nghiệp, giúp tăng tính hiệu quả và tối ưu hóa quá trình làm việc trong tổ chức.

• Có đầy đủ các tính năng quản lý thời gian và công việc như tạo lịch biểu, phân chia công việc, theo dõi tiến độ, ghi chú, nhắc nhở, và đánh giá kết quả.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng và có tính tương thích cao trên cả IOS và Android.
• Hỗ trợ tính năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.
• Cung cấp trang báo cáo tổng quan và thống kê chi tiết về thời gian làm việc và hoạt động của nhân viên.
• Tích hợp các tính năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự, quản lý công việc, dự án, quản lý quan hệ khách hàng… trên cùng một phần mềm duy nhất

Nhận bản demo dùng thử phần mềm

3.2 Ứng dụng Nox Ocean trên hệ điều hành IOS và Android

Nox Ocean là một ứng dụng quản lý thời gian trên điện thoại di động có nhiều tính năng hấp dẫn. Với tính năng sơ đồ giúp theo dõi thời gian làm việc và bảng số giúp tăng khả năng tập trung. Nox Ocean cũng cho phép người dùng tham gia vào phòng học bất kỳ hoặc mời bạn bè để cùng nhau học tập, làm việc. Bên cạnh đó, ứng dụng này còn có 3 chế độ tập trung khác nhau cho người dùng lựa chọn.

Tuy nhiên, Nox Ocean cũng có nhược điểm là không có tính năng nhắc nhở hoặc thông báo khi cần hoàn thành một công việc quan trọng. Ngoài ra, ứng dụng này chưa được tích hợp tính năng lập kế hoạch công việc, phân chia công việc hay báo cáo kết quả công việc. Do đó, nếu người dùng cần một ứng dụng có tính năng quản lý công việc đầy đủ, Nox Ocean có thể không phù hợp.

>> Tham khảo ngay: Phần mềm quản lý tiến độ công việc tốt nhất cho doanh nghiệp

3.3 App quản lý tạo thời gian biểu Microsoft To Do

Microsoft To Do là một ứng dụng quản lý thời gian đơn giản và dễ sử dụng, cho phép người dùng tạo các danh sách công việc, đặt mục tiêu và lập kế hoạch trong quá trình làm việc. Với tính năng ghi chú và deadline cụ thể, người dùng có thể tạo những bản ghi chính xác và dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Phần mềm có thể đồng bộ hoàn toàn với Outlook và các thiết bị của người dùng, giúp họ dễ dàng truy cập và quản lý danh sách công việc của mình mọi lúc, mọi nơi.

Tuy nhiên, ứng dụng này còn có một số hạn chế như thiếu tính năng phân loại, lọc công việc theo ưu tiên và độ quan trọng. Ngoài ra, vì Microsoft To Do được tích hợp sẵn trong Office 365, nên người dùng phải đăng ký tài khoản để sử dụng, điều này có thể gây khó khăn cho người dùng nếu họ không sử dụng bộ công cụ Office của Microsoft.

3.4 Ứng dụng quản lý thời gian Trello

Trello được thiết kế với một giao diện đơn giản và trực quan, cho phép người dùng tạo và quản lý danh sách công việc, lịch trình và lưu trữ tài liệu trực tuyến một cách dễ dàng. Trello cho phép người dùng tạo nhiều bảng, thẻ và nhãn để quản lý các công việc và dự án khác nhau giúp người dùng dễ dàng phân loại và quản lý các công việc cùng một lúc. 

Nếu bạn cần một công cụ quản lý thời gian chi tiết hơn, Trello có thể không đáp ứng được yêu cầu của bạn. Đồng thời ứng dụng này hạn chế tính năng khi sử dụng phiên bản miễn phí, để có tính năng lưu trữ lớn hơn lên đến 250MB thì người dùng phải sử dụng phiên bản trả phí. Phiên bản Trello hiện tại chưa được bổ sung các tính năng nhắc nhở công việc, tự động hóa quá trình công việc… như phần mềm 1Office.

3.5 Phần mềm quản lý thời gian Pomodoro

Phần mềm quản lý thời gian Pomodoro là một ứng dụng giúp người dùng quản lý và tối ưu thời gian làm việc bằng cách sử dụng kỹ thuật Pomodoro. Kỹ thuật này bao gồm việc chia thời gian làm việc thành các đoạn 25 phút, được gọi là “Pomodoro”, với mỗi đoạn có một thời gian nghỉ ngắn và sau mỗi 4 đoạn có một thời gian nghỉ dài.

Ưu điểm của phần mềm này là tính đơn giản và dễ dàng sử dụng, đồng thời tích hợp các tính năng giúp người dùng tập trung và theo dõi thời gian, cũng như có tính năng tùy chỉnh thời gian làm việc và thời gian nghỉ, và ghi nhớ số lần hoàn thành Pomodoro để người dùng có thể theo dõi tiến độ.

Tuy nhiên, phần mềm Pomodoro lại không phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung liên tục hoặc cần thời gian làm việc lâu hơn 25 phút. Ngoài ra, phần mềm cũng không cung cấp tính năng quản lý công việc hay lên lịch công việc, không thể đồng bộ dữ liệu với các ứng dụng khác và không thể tùy chỉnh âm thanh thông báo khi đến thời gian nghỉ.

4. Top 5 ứng dụng tạo thời gian biểu online tốt nhất trên máy tính

4.1 Ứng dụng quản lý thời gian và công việc 1Office

Phần mềm quản lý công việc và thời gian 1Office được thiết kế để sử dụng trên các thiết bị di động cũng như laptop có hệ điều hành Windows và macOS. Với tính năng đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị, người dùng có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin công việc trên cả máy tính và điện thoại giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

Nền tảng 1Office cung cấp đa dạng tính năng All-in-one trong duy nhất một phần mềm hỗ trợ quản lý công việc và thời gian hiệu quả, bao gồm tạo lịch biểu, theo dõi tiến độ công việc, quản lý dự án, tạo lịch trình, trao đổi trực tuyến và cộng tác trong thời gian thực… Vì vậy, đây là phần mềm trả phí luôn được các doanh nghiệp vừa và lớn ưu tiên lựa chọn hàng đầu.

Nhận bản demo dùng thử phần mềm

4.2 Phần mềm tạo thời gian biểu Asana

Asana cung cấp nhiều tính năng để quản lý dự án công việc và thời gian bao gồm tạo lịch biểu, theo dõi tiến độ, phân chia công việc, giao tiếp và cộng tác trong nhóm. Giao diện đơn giản và dễ sử dụng, hỗ trợ trên nhiều nền tảng và có phiên bản miễn phí cho người dùng cá nhân hoặc nhóm nhỏ. 

Ngoài ra, Asana có thể đồng bộ với nhiều dịch vụ khác như Slack, Google Drive, Dropbox,.. nhưng giới hạn miễn phí khá hạn chế về tính năng và số lượng người dùng là một nhược điểm của phần mềm này.

4.3 Nền tảng theo dõi thời gian biểu Google Task

Google Task tích hợp với nền tảng Google nên người dùng có thể truy cập và quản lý danh sách công việc từ nhiều thiết bị và ứng dụng khác nhau. Điểm nổi bật của nền tảng này là giao diện đơn giản, dễ sử dụng và miễn phí cho tất cả người dùng. 

Nền tảng được tích hợp với Gmail và Google Calendar giúp người dùng có thể xây dựng danh sách các công việc cần làm và cài đặt thông báo nhắc nhở. Tuy nhiên Google Task thiếu nhiều tính năng so với các ứng dụng khác và không thể quản lý công việc phức tạp hoặc dự án lớn.

4.4 Phần mềm hỗ trợ tạo thời gian biểu online Google Calendar

Google Lịch được thiết kế với giao diện đơn giản, dễ sử dụng và tùy chỉnh giúp tạo các sự kiện và lịch biểu cho các hoạt động thường xuyên hoặc theo dõi các sự kiện đã được lên kế hoạch trước. Ứng dụng cũng cho phép người dùng tạo các lịch nhắc để nhớ các sự kiện, cũng như gửi email nhắc nhở cho một số người dùng được chỉ định.

Một trong những ưu điểm của Google Calendar là tính đồng bộ hóa cao, cho phép người dùng truy cập lịch biểu của mình từ bất kỳ thiết bị nào và lịch biểu được đồng bộ hóa tự động trên các thiết bị khác nhau. Ngoài ra, người dùng có thể chia sẻ lịch của mình với người khác hoặc nhận lịch từ người khác để dễ dàng theo dõi các sự kiện hoặc lịch trình của nhóm làm việc.

Tuy nhiên, Google Lịch cũng có một số hạn chế như không có tính năng theo dõi thời gian thực, điều này có thể làm giảm tính chính xác của lịch biểu nếu người dùng không cập nhật kịp thời các sự kiện đã diễn ra. Ngoài ra, Google Lịch cũng có thể trở nên rối mắt và khó sử dụng nếu người dùng có quá nhiều lịch biểu hoặc sự kiện trong cùng một thời gian.

4.5 Ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả Tick Tick

TickTick là một phần mềm quản lý thời gian, công việc, và lịch làm việc được thiết kế để giúp người dùng sắp xếp công việc, tạo lịch và nhắc nhở để đạt được hiệu quả làm việc cao. Ứng dụng có thể được sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau bao gồm máy tính Windows, macOS, Android và iOS.

Tuy nhiên, nhược điểm của Tick Tick là phiên bản miễn phí có giới hạn tính năng và lưu trữ. Nếu muốn sử dụng đầy đủ tính năng của ứng dụng, người dùng cần phải nâng cấp lên phiên bản trả phí. Ngoài ra, nhiều người dùng cảm thấy giá cả của phiên bản trả phí khá cao so với các ứng dụng cùng loại khác trên thị trường.

>> Xem thêm: TOP 3 phương pháp quản lý thời gian dự án tối ưu đảm bảo đúng tiến độ

5. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng công cụ lập kế hoạch thời gian?

• Lên kế hoạch công việc học tập, làm việc cụ thể:

Công cụ quản lý thời gian giúp nhà quản lý lên kế hoạch công việc học tập, làm việc cụ thể dựa trên thời gian và ưu tiên. Điều này giúp cho nhà quản lý có được góc nhìn cụ thể hơn về công việc cần làm và giúp tối ưu hóa thời gian và tăng năng suất.

• Phân chia công việc, nâng cao hiệu quả làm việc:

Phần mềm quản lý thời gian giúp nhà quản lý phân chia công việc cho các thành viên trong đội nhóm một cách hợp lý và hiệu quả dựa trên năng lực nhân sự, thời gian hoàn thành, thứ tự công việc ưu tiên, khối lượng công việc… từ đó giúp nâng cao tối đa hiệu quả làm việc.

• Có cái nhìn trực quan và giao việc chính xác:

Với giao diện đồ họa trực quan và dễ sử dụng, giúp nhà quản lý có thể xem toàn bộ lịch biểu, công việc và các thông tin liên quan về tiến độ dự án một cách dễ dàng và nhanh chóng.

• Tính năng thông báo nhắc nhở lịch biểu làm việc:

Cung cấp tính năng thông báo nhắc nhở lịch biểu làm việc, giúp cho nhà quản lý có thể nhắc nhở nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn và tránh trường hợp quên hoặc trì hoãn công việc.

• Tính năng tự động báo cáo kết quả:

Công cụ quản lý thời gian cung cấp tính năng tự động báo cáo kết quả, giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ công việc và đưa ra những điều chỉnh phù hợp, tăng tính minh bạch và hiệu quả của công việc.

• Giám sát công việc mọi lúc mọi nơi:

Điều này rất hữu ích đặc biệt khi nhân viên làm việc từ xa hoặc đi công tác giúp bạn kiểm tra trạng thái của dự án, thời gian hoàn thành và tiến độ công việc của từng thành viên trong đội ngũ. Từ đó giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về hoạt động của công ty và có thể điều chỉnh kế hoạch công việc một cách nhanh chóng và chính xác khi cần thiết.

Tăng tính chuyên nghiệp và hiện đại cho doanh nghiệp: Nhà quản lý có thể tổ chức, quản lý và phân chia công việc một cách khoa học và chính xác giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và thu hút được sự quan tâm của khách hàng và đối tác.

6. Kết luận

Hy vọng với bài viết trên đã giúp doanh nghiệp xác định được tầm quan trọng của việc tạo thời gian biểu online cũng như các công cụ hỗ trợ quản lý thời gian trên máy tính và điện thoại. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp nói chung và quản lý thời gian, dự án nói riêng hãy liên hệ hoàn toàn miễn phí với 1Office qua: 

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn