5S văn phòng – không gian sạch đẹp làm việc hiệu quả

5s văn phòng là phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc trong môi trường văn phòng, nhằm tạo ra một không gian làm việc hiệu quả, sạch sẽ và gọn gàng. Nó bao gồm 5 yếu tố: Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc, Shitsuke – Sẵn sàng. Hãy cùng 1Office tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây để biết cách ứng dụng 5s văn phòng hiệu quả nhất.

I. 5s văn phòng là gì?

Từ những năm 1980 thế kỷ XX, khái niệm 5S bắt đầu xuất hiện từ Nhật Bản. Đến năm 1986, quy tắc 5S trở nên phổ biến hơn tại các nước như: Singapore, Trung Quốc, Ba Lan… Và được áp dụng lần đầu tại Việt Nam từ năm 1993 khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno.

5s văn phòng là phương pháp quản lý và tổ chức nơi làm việc trong môi trường văn phòng, nhằm tạo ra một không gian làm việc hiệu quả, sạch sẽ và gọn gàng. 5s văn phòng được cấu thành từ 5 nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật bao gồm:

• 整理 (Seiri) – Sort (sàng lọc)
• 整頓 (Seiton) – Set in order (sắp xếp)
• 清掃 (Seiso) – Shine (sạch sẽ)
• 清潔 (Seiketsu) – Standardize (săn sóc)
• 躾 (Shitsuke) – Sustain (sẵn sàng)

II. Lợi ích khi thực hiện 5s văn phòng

Nguyên tắc 5s ngày càng được nhiều doanh nghiệp ứng dụng mạnh mẽ. Theo khảo sát thực tế về hiệu quả của 5s tại các doanh nghiệp cho thấy, 5s đã mang lại rất nhiều lợi ích như: 

• Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, gọn gàng: Góc làm việc và không gian làm việc thoải mái và tích cực qua cách bày trí và sắp xếp các tài nguyên vật chất và tài nguyên thông tin như file dữ liệu, giấy tờ, máy móc, thiết bị,… đều được lưu trữ khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm.  
• Nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc: Mỗi nhân sự có thể tập trung vào công việc hơn. Đồng thời, quá trình tìm kiếm dữ liệu và xử lý thông tin trở nên dễ dàng. Từ đó, sắp xếp công việc thông minh để hoàn thành các công việc nhanh chóng. 
• Hình thành thói quen tốt, xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều phải chấp hành mỗi ngày tạo nên thói quen trong lối sống và làm việc. Khi đó, tạo được môi trường tích cực thúc đẩy năng lực của mỗi nhân sự hay chính là phát huy sức mạnh nội lực của doanh nghiệp để bứt phá hiệu quả kinh doanh. 
• Tăng tính kỷ luật và trách nhiệm của mỗi nhân sự: Mỗi nhân viên tham gia và chịu trách nhiệm trong việc duy trì và áp dụng phương pháp này, từ đó tăng tính kỷ luật và trách nhiệm cá nhân. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những rủi ro trong quá trình triển khai công việc.
• Tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác: Môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và gọn gàng thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.
• Giảm thiểu chi phí lưu kho: Tinh gọn những vật dụng/ hàng hóa không cần thiết hoặc không còn giá trị. 

Chính vì vậy, áp dụng 5s văn phòng là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cẩn đẩy mạnh và phát triển. Áp dụng 5s cũng chính là phương pháp tăng năng suất trong doanh nghiệp hiệu quả.  

III. Hướng dẫn áp dụng 5s văn phòng hiệu quả nhất

Để áp dụng 5s văn phòng hiệu quả nhất, doanh nghiệp thực hiện lần lượt theo hướng dẫn sau: 

Seiri – Sàng lọc

Bước đầu tiên trong nguyên tắc 5s là sàng lọc. Sàng lọc ở đây có nghĩa là doanh nghiệp phân loại mức độ cần thiết của các tài nguyên để tiến hành loại bỏ. Chế độ sàng lọc này được chia thành 3 mức độ bao gồm: 

• Cần thiết (Lưu giữ)
• Không cần thiết (Loại bỏ)
• Chưa xác định rõ mức độ cần thiết (Lưu giữ thêm 1 thời gian, nếu tiếp tục không sử dụng và mang lại giá trị thì chuyển sang mức độ không cần thiết. Sau đó tiến hành loại bỏ.)

Dựa vào kết quả sàng lọc thu được, doanh nghiệp tiến hành loại bỏ những tài nguyên không cần thiết. Hoạt động seiri mang lại nhiều lợi ích như: tinh gọn không gian lưu trữ, giảm bớt những dụng cụ không cần thiết,… 

Ví dụ: Một tủ văn phòng tại doanh nghiệp A đã chứa đầy các đồ vật: sổ ghi chép mới, bìa carton cũ, bút viết, hồ sơ nhân sự, tờ rơi, vỏ chai nhựa. Doanh nghiệp tiến hành sàng lọc những đồ vật trong tủ như sau: 

– Cần thiết: hồ sơ nhân sự, bút viết, sổ ghi chép mới

– Không cần thiết: bìa carton cũ, vỏ chai nhựa. 

– Chưa xác định rõ mức độ cần thiết: tờ rơi.

Khi đó, tủ văn phòng sẽ có thêm không gian trống hơn khi loại bỏ những bìa carton cũ và vỏ chai nhựa. Những đồ vật giữ lại cho doanh nghiệp là: hồ sơ nhân sự, bút viết, sổ ghi chép mới, tờ rơi. 

>> Xem thêm: Quy chế thưởng phạt 5s là gì? Mẫu quy chế thưởng phạt nội bộ đơn giản cho doanh nghiệp

Seiton – Sắp xếp

Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành sắp xếp những tài nguyên đã được sàng lọc trước đó. Các tài nguyên được bày trí gọn gàng, ngăn nắp và khoa học. Điều này giúp văn phòng tăng tính thẩm mỹ và thuận tiện trong quá trình sử dụng các tài nguyên.

Việc sắp xếp tài nguyên dựa vào tần suất sử dụng tài nguyên đó theo nguyên tắc sau: 

• Thường xuyên sử dụng: sắp xếp ở vị trí dễ thấy, dễ lấy. 
• Ít sử dụng: sắp xếp vị trí dễ tìm. 
• Lâu ngày mới sử dụng: cất trong kho hoặc những nơi lưu trữ theo quy định của doanh nghiệp.  

Hoạt động này giúp nhân sự dễ dàng trong việc tìm kiếm và sử dụng tài nguyên một cách thuận tiện. Các công việc có liên quan khác cũng được triển khai và thực thi nhanh chóng. 

Ví dụ: Doanh nghiệp xác định những đồ vật sẽ được giữ lại trong tủ văn phòng là: hồ sơ nhân sự, bút viết, sổ ghi chép mới, tờ rơi. Trong đó: 

• Sổ ghi chép và bút viết: Thường xuyên sử dụng để cấp phát cho nhân sự mới.

• Hồ sơ nhân sự: Ít sử dụng.

• Tờ rơi: Lâu ngày mới sử dụng.

Tủ văn phòng của doanh nghiệp có 3 tầng tương ứng với 3 ngăn. Vậy thứ tự sắp xếp đồ vật sẽ như sau:

– Tầng 1: Sổ ghi chép và bút viết

– Tầng 2: Hồ sơ nhân sự

– Tầng 3: Tờ rơi

Seiso – Sạch sẽ

Trong 5s văn phòng, yếu tố seiso (sạch sẽ) giữ vị trí quan trọng. Môi trường làm việc có sạch sẽ hay không sẽ quyết định trong bước này. Doanh nghiệp cần định hướng nhân sự vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc của mình, bao gồm cả những thiết bị và công cụ hỗ trợ quá trình làm việc. 

Với không gian làm việc sạch sẽ tạo cảm giác thoải mái, nâng cao tinh thần làm việc cho mỗi nhân sự. Nhân sự có thể thỏa sức sáng tạo và phát huy khả năng của mình tốt nhất. Đây cũng là cách để doanh nghiệp gây ấn tượng với nhân sự mới, khách hàng và đối tác. 

Đồng thời, khi triển khai tốt hoạt động Seiso doanh nghiệp còn giảm thiểu tối đa những rủi ro như như hỏng máy móc và thiết bị. 

Bất kỳ nhân sự nào cũng cần tham gia vào hoạt động này để đảm bảo tính thống nhất, đảm bảo vệ sinh chung. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng các quy định chung để mọi người cùng tuân thủ. Một vài gợi ý cho doanh nghiệp khi áp dụng nguyên tắc sạch sẽ như: 

– Vệ sinh chỗ làm việc của cá nhân trong ba khoảng thời gian: đầu – giữa – cuối các ca làm việc. Cụ thể như: lau dọn bàn làm việc, cất những những vật dùng không cần thiết trên bàn làm việc, vứt bỏ giấy rác vào thùng rác theo quy định, kiểm tra xung quanh chỗ làm việc,… 

–  Vệ sinh thường xuyên các máy móc, thiết bị, công cụ thuộc sở hữu hoặc có trách nhiệm bảo quản và sử dụng. Đối với những máy móc, thiết bị, công cụ sử dụng trong ngày cần vệ sinh sau mỗi ca làm việc. Cụ thể như: lau/ rửa máy móc bằng nước lau chuyên dụng,…

Seiketsu – Săn sóc

Yếu tố Seiketsu sẽ giữ vai trò duy trì và phát triển 3 hoạt động: sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.

Để thực hiện tốt hoạt động này, doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy định tương tự như các quy định làm việc về các mặt: thời gian, mục tiêu, hành động,… Có như vậy mới đảm bảo được các thành viên tham gia thực hiện 5s một cách đầy đủ và nghiêm túc. Cụ thể như: 

– Xây dựng quy trình thực hiện.

– Thiết lập tiêu chuẩn đánh giá và nguyên tắc cho các hoạt động.

– Theo dõi, kiểm tra, đánh giá, đôn đốc quá trình thực hiện nguyên tắc 5S của nhân viên.

Ví dụ: Công ty ABC khi áp dụng 5s văn phòng đưa ra quy trình triển khai như sau: 

Bước 1: Chuẩn bị thực hiện

Bước 2: Thông báo chính thức phát động chương trình

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu bằng SEIRI (Sàng lọc)

Bước 5: Thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO hàng ngày (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ)

Bước 6: Đánh giá định kỳ 

Shitsuke – Sẵn sàng

Tại đây, doanh nghiệp thực hiện các hoạt động để các thành viên đều sẵn sàng tham gia vào hoạt động 5s mà doanh nghiệp. Quá trình này không hề đơn giản nếu doanh nghiệp không xác định rõ đối tượng tham gia vào hoạt động 5S.

Thông thường, đối tượng tham gia trong tổ chức và doanh nghiệp sẽ được phân thành 3 đối tượng chính là: 

• Người phát động và triển khai 5S (Ban tổ chức, điều hành và theo dõi)
• Trưởng bộ phận/ phòng ban (Người thực hiện và đôn đốc nhân viên cấp dưới)
• Cá nhân nhân viên (Người thực hiện)

Với từng đối tượng khác nhau, doanh nghiệp tiến hành phân rõ quyền hạn và trách nhiệm. Đảm bảo mỗi đối tượng nắm rõ thông tin và thực hiện đúng. Doanh nghiệp có thể áp dụng các hoạt động như:

– Lên kế hoạch và tổ chức các buổi đào tạo – hướng dẫn thực hiện về 5s văn phòng.

– Xây dựng bộ tài liệu cung cấp cho nhân viên về quy trình 5S. 

– Kiểm tra và đánh giá thường xuyên về mức độ thực hiện 5S của nhân sự. 

>> Xem thêm: Bộ QUY TRÌNH MẪU chuẩn hóa vận hành cho mọi doanh nghiệp

IV. Tổng hợp 10+ hình ảnh về mô hình 5s văn phòng chuẩn nhất

Tham khảo ngay 10+ hình ảnh về mô hình 5s văn phòng chuẩn nhất ngay sau đây: 

Trên đây là toàn bộ thông tin về 5s văn phòng. Hy vọng rằng những thông tin trên hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!