Bật mí cách sắp xếp công việc thông minh, cực dễ áp dụng

Kỹ năng sắp xếp công việc là chìa khóa quan trọng giúp bạn thành công trong công việc và cuộc sống. Bởi với cùng một công việc thì có người giải quyết trong khoảng thời gian rất ngắn nhưng có người luôn loay hoay, mất nhiều thời gian cho việc sắp xếp công việc sao cho hiệu quả nhất. Nếu bạn cũng đang phải đối mặt với tình trạng này mà vẫn chưa có giải pháp cải thiện thì hãy cùng tìm hiểu ngay về 12 kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay ở bài viết dưới đây nhé.

I- Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc là một kỹ năng quan trọng giúp phân bổ thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong quá trình thực hiện mục tiêu công việc. Giúp đánh giá năng lực hoàn thành và hiệu quả công việc có đạt được theo nhiệm vụ được giao hay không.

Xem thêm: Phần mềm xếp lịch làm việc, chia ca tự động – chuyên nghiệp

II- Tại sao cần phải sắp xếp công việc hợp lý?

Giữa nhịp sống hối hả, chuyển động không ngừng như hiện nay thì sắp xếp công việc hợp lý là vô cùng cần thiết. Bởi khi bạn làm việc, điều quan trọng là phải được sắp xếp để bạn có thể cân bằng nhiều nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc và rút ngắn thời gian thực hiện công việc một cách dễ dàng. Ngoài ra, khi bạn biết sắp xếp, quản lý công việc sẽ mang đến cho bạn nhiều lợi ích tuyệt vời như:

1. Hoàn thành mục tiêu nhanh chóng

Khi bạn làm việc có tổ chức, bạn có nhiều khả năng hoàn thành các mục tiêu nghề nghiệp của mình hơn. Với một kế hoạch, công việc của bạn có xu hướng được sắp xếp hợp lý hơn và bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng hơn.

Ví dụ: được tổ chức có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, điều này có thể cho phép bạn theo đuổi các mục tiêu nghề nghiệp khác trong thời gian rảnh, chẳng hạn như quay lại trường học hoặc kiếm chứng chỉ để nâng cao vai trò của bạn trong công ty. Khi bạn được tổ chức, bạn cũng có thể giúp công ty của mình đạt được các mục tiêu của mình.

2. Tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Cách sắp xếp công việc hợp lý có thể góp phần cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn bởi vì bạn có nhiều khả năng hoàn thành nhiệm vụ của mình hơn trong giờ làm việc thay vì phải hoàn thành dự án về nhà, làm việc ngoài giờ hoặc thực hiện các cuộc gọi và trả lời email bên ngoài nơi làm việc. Bạn cũng có thể tận hưởng những ngày cuối tuần ở nhà nếu bạn có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao trong tuần làm việc. Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống giúp bạn sẵn sàng bắt đầu mỗi tuần mới với tinh thần minh mẫn.

3. Giữ phong độ làm việc

Khi bạn duy trì tổ chức trong ngày, bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và tạo động lực trong công việc của mình. Momentum có thể cung cấp cho bạn động lực cần thiết để hoàn thành công việc đúng thời hạn và theo thứ tự ưu tiên. Nó cũng giúp bạn đánh dấu các mục trong danh sách việc cần làm của mình và có thể góp phần mang lại cảm giác hoàn thành vào cuối ngày làm việc.

Xem thêm: Ứng dụng quản lý công việc cá nhân tốt nhất

4. Tăng năng suất làm việc

Khi bạn có tổ chức, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ công việc của mình thay vì tìm kiếm các ghi chú, email và xem qua các công việc giấy tờ trên bàn làm việc. Không chỉ vậy, sắp xếp công việc hợp lý giúp bạn tăng khả năng làm việc nhóm, cải thiện khả năng giao tiếp hiệu quả.

5. Giảm căng thẳng và lo lắng

Ngoài những lợi ích trên, làm việc có tổ chức có thể giúp bạn giảm căng thẳng và lo lắng vì bạn có thể tập trung vào một dự án hoặc mục tiêu tại một thời điểm mà ít bị phân tâm hơn. Điều này có thể giúp bạn phát triển quy trình làm việc trơn tru hơn và cho phép bạn hoạt động tốt nhất.

III- 12 cách giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả

Việc sắp xếp công việc khoa học, hợp lý giúp bạn tối đa hóa được thời gian tại nơi làm việc, xử lý nhanh chóng các thách thức của công việc và tạo động lực cho bạn nhanh chóng. Dưới đây là 12 kỹ năng sắp xếp công việc giúp bạn quản lý công việc dễ dàng.

1. Lập danh sách những công việc phải làm

Nhiệm vụ đầu tiên khi bắt tay vào làm việc là bạn nên lập ra các danh sách công việc cần làm trong mỗi khung giờ của một ngày. Khi bạn đã nắm rõ được các việc, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được công việc và điều chỉnh khi có vấn đề gì xảy ra. Điều này sẽ tránh tình trạng khi bắt tay vào việc này lại lỡ quên làm việc khác, lúc đó sẽ khiến bạn khó khăn khi giải quyết nhiều việc cùng lúc.

2. Chọn năm ưu tiên mỗi ngày 

Đa nhiệm là một thứ khác có thể làm giảm năng suất của bạn rất nhiều. Cách tốt nhất để tránh nó là chỉ chọn năm ưu tiên mỗi ngày và tuân thủ quy trình công việc đặt ra một cách nghiêm ngặt. Điều này sẽ khiến bạn trở thành một người chủ động – bạn sẽ không bị phân tâm bởi 100 việc “khẩn cấp” khác.

3. Hình thành những thói quen tốt

Khi bạn tạo ra một thói quen hàng ngày, bạn sẽ có nhiều khả năng hình thành những thói quen giúp bạn có cấu trúc và làm cho mỗi ngày trôi qua hơn. Một thói quen trở nên tự động hơn khi bạn thực hiện nó lâu hơn và nó có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình hiệu quả hơn bởi vì các bước bạn thực hiện để đạt được chúng giờ đây đã được sắp xếp hợp lý hơn.

4. Tránh ôm đồm quá nhiều việc

Thay vì đa nhiệm, hãy tập trung nỗ lực của bạn để hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ tại một thời điểm. Làm điều này có thể ngăn ngừa sai lầm, giảm căng thẳng tại nơi làm việc và giúp bạn hoàn thành thời hạn. Bạn cũng có thể cảm thấy hoàn thành tốt hơn khi tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể mà không bị sao nhãng và sau khi hoàn thành, bạn có thể đánh dấu nhiệm vụ đó ra khỏi danh sách việc cần làm và lấy nó làm động lực để bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo trong ngày.

5. Dành thời gian nghỉ ngơi

Để luôn ngăn nắp trong ngày làm việc của bạn, hãy cân nhắc nghỉ giải lao thường xuyên. Hãy đứng dậy khỏi bàn làm việc và đi bộ nhanh quanh tòa nhà văn phòng của bạn hoặc ngồi bên ngoài và tận hưởng không gian ngoài trời trong vài phút. Nghỉ giải lao thường xuyên có thể giúp bạn duy trì sự tập trung và giảm thiểu sự phân tâm. Nếu bạn đang làm việc chệch hướng và tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, hãy đợi cho đến khi bạn đạt được điểm dừng tốt để nghỉ ngơi.

6. Sử dụng phần mềm sắp xếp công việc

Bất kể bạn có công việc gì hoặc làm trong ngành gì, bạn đều có thể hưởng lợi từ một số phần mềm và công cụ nhất định. Do đó việc áp dụng phần mềm sắp xếp công việc là một giải pháp lý tưởng giúp bạn quản công việc thông minh và tăng năng suất làm việc nhanh chóng. 1Office – phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ giúp bạn lập kế hoạch công việc cụ thể, chi tiết. Từ đó, bạn có thể theo dõi và cập nhật công việc của mình vào bảng biểu cá nhân, giúp bạn quản lý được công việc của mình mọi lúc, mọi nơi dễ dàng. 

7. Sắp xếp không gian làm việc ngăn nắp

Một không gian làm việc sạch sẽ giúp nhân viên luôn có động lực làm việc, tập trung và làm việc hiệu quả. Nó cũng giúp việc tìm kiếm các tài liệu quan trọng và các thủ tục giấy tờ khác nhanh chóng và dễ dàng hơn. Hãy dành một chút thời gian mỗi tuần để vứt bỏ những thứ lộn xộn không cần thiết và sắp xếp lại các vật dụng vào thư mục hoặc ngăn kéo bàn.

8. Kiểm tra tiến độ làm việc thường xuyên

Việc kiểm tra, theo dõi tiến độ công việc thường xuyên là một khâu vô cùng quan trọng giúp bạn kiểm soát được tất cả các việc đã làm và đánh giá mức độ hiệu quả của từng đầu việc. Từ đó, giúp bạn đánh giá hiệu quả công việc của mình và đưa ra giải pháp mới và kịp thời điều chỉnh một cách phù hợp nhất.

9. Quản lý tốt thời gian của bạn

Lên lịch thời gian yên tĩnh tại nơi làm việc để hoàn thành những công việc cần sự tập trung cao độ. Làm công việc khó khăn nhất của bạn khi năng lượng của bạn ở mức cao nhất; tiết kiệm công việc ít đòi hỏi hơn cho thời gian khác. Nếu bạn có xu hướng trì hoãn, hãy tập trung vào cảm giác hoàn thành mà bạn sẽ cảm thấy khi hoàn thành công việc. Sử dụng thời gian đi làm để lập kế hoạch cho các hoạt động trong ngày của bạn.

10. Lập kế hoạch công việc hàng ngày 

Kiểm tra lịch làm việc hàng ngày để xem xét các hoạt động của bạn và tránh xung đột. Viết ra tất cả các cam kết bằng bút chì hơn là tin tưởng vào trí nhớ của bạn. Bạn có thể tham khảo một số mẫu kế hoạch làm việc cá nhân, mẫu lên kế hoạch làm việc để giúp bạn vạch ra các dự án dài hạn theo ngày, theo tuần, theo tháng và có một cái nhìn tổng quan nhất.

11. Giải quyết các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng

Thay vì bắt đầu một ngày với những nhiệm vụ nhỏ hơn như trả lời email, hãy bắt đầu bằng cách giải quyết nhiệm vụ lớn nhất hoặc gây căng thẳng nhất của bạn. Điều này có thể chiếm nhiều thời gian nhất trong ngày của bạn, nhưng cuối cùng nó sẽ giúp quy trình làm việc của bạn diễn ra nhanh hơn. Hoàn thành những công việc lớn nhất trước có thể giúp bạn có động lực để hoàn thành những công việc nhỏ hơn trong danh sách việc cần làm của mình một cách nhanh chóng mà không cần sử dụng hết năng lượng của mình.

12. Đặt mục tiêu và tự thưởng cho bản thân

Đặt mục tiêu có thể giúp bạn trở nên tốt hơn trong công việc của mình thông qua động lực. Bạn có thể đặt mục tiêu để luôn ngăn nắp, như thách thức bản thân lập danh sách việc cần làm mỗi ngày. Hoặc, bạn có thể đặt ra các mục tiêu nghề nghiệp có thể giúp bạn gắn bó với công việc của mình. Vào đầu mỗi ngày làm việc, hãy lên kế hoạch cho các hoạt động cụ thể mà bạn hy vọng sẽ hoàn thành. 

Trên đây là 12 cách sắp xếp công việc hiệu quả, tiện lợi và được nhiều người áp dụng. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian làm việc của mình nhanh chóng, giúp tăng hiệu suất công việc dễ dàng. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một phần mềm sắp xếp, quản lý công việc hiệu quả thì hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office liên hệ và tư vấn.

Nhận tư vấn miễn phí

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA