Data là gì? Ứng dụng của data trong doanh nghiệp

Data hay còn được gọi là dữ liệu, là những dữ liệu được thu thập nhằm phục vụ cho những mục đích khác nhau như phân tích, ra quyết định quản trị, xây dựng chiến lược kinh doanh,… Để hiểu hơn data là gì cũng như cách thu thập data hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, mời bạn đọc theo dõi ngay bài viết dưới đây! 1Office sẽ chia sẻ với bạn đọc tất tần tật thông tin về data.

1. Data là gì?

Data (dữ liệu) là tập hợp thông tin bao gồm số, từ ngữ, hình ảnh hoặc các dạng thông tin khác. Dữ liệu có thể được thu thập, lưu trữ và xử lý để tạo ra thông tin hữu ích thông qua đồ thị, bảng và hình ảnh. 

Data được chia thành 2 dạng cơ bản như sau: 

• Raw data (Dữ liệu thô): Là các thông tin ban đầu chưa được xử lý, lọc hay biến đổi hoặc tách ra thành các yếu tố riêng lẻ.
• Processed data (Dữ liệu đã qua xử lý): Là dữ liệu thô đã được xử lý, chuyển đổi hoặc tính toán để tạo ra thông tin có ý nghĩa. Các dữ liệu đã qua xử lý này được gọi là thông tin. 

>> Xem thêm: Data Driven Marketing là gì? 5 Xu Hướng Data Driven Marketing Mới Nhất Hiện Nay

2. Tầm quan trọng của data đối với doanh nghiệp

Data là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt nhiều cơ hội và tăng trưởng hoạt động kinh doanh. Những lợi ích khi doanh nghiệp sở hữu nguồn data chất lượng cụ thể như:

• Hỗ trợ ra quyết định thông minh: Data cung cấp một hệ thống thông tin toàn diện cho doanh nghiệp. Qua việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về hoạt động của mình, từ đó đưa ra các quyết định thông minh, dựa trên cơ sở số liệu thực tế.
• Phát hiện và dự đoán xu hướng: Dữ liệu giúp doanh nghiệp phát hiện các xu hướng, mô hình và biểu đồ trong hoạt động kinh doanh. Điều này hỗ trợ trong việc dự đoán thị trường, định hình chiến lược tương lai và tận dụng cơ hội mới.
• Tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu chi phí: Data cho phép doanh nghiệp xác định điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt động của họ. Thông qua phân tích, họ có thể tối ưu hóa các quy trình, cải thiện năng suất, giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả, từ đó giảm thiểu chi phí biến đổi trong hoạt động kinh doanh.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Data không chỉ cải thiện trải nghiệm khách hàng mà còn giúp hiểu rõ hơn về hành vi, mong muốn và sở thích của họ. Điều này cho phép tạo ra các chiến lược tiếp thị tốt hơn, cải thiện sản phẩm/dịch vụ và tạo trải nghiệm khách hàng tốt hơn.
• Phát triển sản phẩm và dịch vụ mới: Data cung cấp thông tin về thị trường, định hình nhu cầu của khách hàng và phản hồi về sản phẩm/dịch vụ hiện tại. Dựa trên thông tin này, doanh nghiệp có thể phát triển những sản phẩm/dịch vụ mới, cải tiến hiện có để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng.
• Quản lý rủi ro: Data giúp doanh nghiệp đánh giá và quản lý rủi ro. Thông qua việc phân tích số liệu, nhà quản trị có thể đưa ra các biện pháp hợp lý để xử lý nhanh chóng những rủi ro.
• Tạo cơ hội cạnh tranh: Căn cứ vào dữ liệu phân tích được, doanh nghiệp có thể tìm kiếm hoặc tạo ra những cơ hội mới, nâng cao lợi thế cạnh tranh,…

3. Ai/ bộ phận nào trong DN cần xử lý data?

Hầu hết các bộ phận trong doanh nghiệp đều cần xử lý dữ liệu để thực hiện tác vụ và quyết định hàng ngày. Ví dụ như: 

• Bộ phận kế toán và Tài chính: Xử lý dữ liệu tài chính để theo dõi thu chi, lợi nhuận và tạo báo cáo tài chính.
• Bộ phận Marketing: Sử dụng dữ liệu khách hàng, doanh số bán hàng và thị trường để xây dựng chiến lược Marketing.
• Bộ phận nhân sự: Xử lý dữ liệu về nhân viên, lương, chấm công để quản lý nguồn nhân lực.
• Bộ phận nghiên cứu và phát triển: Sử dụng dữ liệu để phân tích xu hướng, nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm mới.

4. Các loại data thường xuyên sử dụng trong hoạt động kinh doanh

Trong kinh doanh, data được sử dụng đa chiều qua các mặt về tài chính, con người, thị trường,… Dưới đây là một số loại data thường xuyên sử dụng trong hoạt động kinh doanh: 

• Customer Data (Dữ liệu Khách hàng): Là những thông tin về khách hàng như thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, phản hồi,… Dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi và mong muốn của khách hàng, từ đó tạo ra chiến lược tiếp thị và dịch vụ tốt hơn để thu hút khách hàng tiềm năng.
• Product Data (Dữ liệu Sản phẩm): Là những thông tin về các sản phẩm, dịch vụ như thuộc tính, giá cả, lịch sử phát triển, quản lý tồn kho,… Dữ liệu này hỗ trợ trong việc phát triển sản phẩm/dịch vụ mới, quản lý chất lượng và định hình chiến lược sản phẩm.
• Sales Data (Dữ liệu Bán hàng): Là những thông tin về doanh số bán hàng như số lượng sản phẩm bán ra, giá bán, doanh thu, lợi nhuận và thời gian mua hàng,… Dữ liệu này giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất bán hàng, đánh giá sự thành công của các chiến dịch tiếp thị và điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
• Market Data (Dữ liệu Thị trường): Là những thông tin về kích thước thị trường, xu hướng, cạnh tranh, phân phối, khách hàng tiềm năng, tình hình thị trường,… Dữ liệu thị trường giúp doanh nghiệp định hình chiến lược tiếp thị, dự đoán tương lai và tận dụng cơ hội mới.
• Transaction Data (Dữ liệu Giao dịch): Là những thông tin về các giao dịch như giao mua bán, đặt hàng, thanh toán, vận chuyển,… Dữ liệu giao dịch giúp theo dõi doanh số bán hàng, quản lý lưu lượng giao dịch và đảm bảo việc giao dịch diễn ra suôn sẻ.
• Human Resources Data (Dữ liệu Nhân sự): Là những thông tin về nhân viên như hồ sơ nhân sự, vị trí công việc, lương, kỹ năng, năng lực,…. Dữ liệu nhân sự giúp quản lý nguồn nhân lực, đào tạo và phát triển nhân viên, cũng như đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về lao động.
• Dữ liệu tài chính (Financial Data): Là những thông tin về các chỉ tiêu tài chính như nguồn vốn, chi phí, thu nhập, lãi suất, dòng tiền,… Dữ liệu tài chính cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp và là cơ sở để đưa ra các quyết định liên quan đến đầu tư, quản lý tài chính và kế hoạch tài chính.

5. Cách thu thập data hiệu quả cho doanh nghiệp

5.1. Mua data

Mua data là phương thức thu thập thông tin bằng cách doanh nghiệp tìm và mua các tập dữ liệu từ các đơn vị chuyên cung cấp. Doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều data chất lượng mà không tốn kém thời gian và nguồn lực so với các hình thức thu thập data khác. Nhất là với những data đòi hỏi cao về tính tổng quát và phạm vi tìm kiếm rộng, doanh nghiệp nên lựa chọn cách làm này để tối ưu thời gian và nguồn lực. 

Tuy nhiên, khi mua data từ bên ngoài, doanh nghiệp thường phải đầu tư một khoản chi phí cao. Một số trường hợp các dữ liệu mua về chưa đáp ứng đúng hoặc chưa phản ánh đúng so với thực tế.

5.2. Thu thập nguồn data có sẵn bên ngoài

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, chỉ cần với một chiếc smartphone có kết nối Internet, một người dùng đã có thể tìm kiếm vô số thông tin hữu ích. Do đó, doanh nghiệp không thể bỏ lỡ cách thu thập data từ nguồn dữ liệu sẵn có từ bên ngoài. 

Hiện nay, có vô số kênh thông tin mà doanh nghiệp có thể khai thác miễn phí. Ví dụ: mạng xã hội, website, công cụ tìm kiếm, diễn đàn, cộng đồng,… Nếu doanh nghiệp biết cách khai thác nguồn data này sẽ nhanh chóng sở hữu những thông tin chất lượng, phục vụ cho hoạt động kinh doanh. 

Khi thu thập dữ liệu từ bên ngoài, doanh nghiệp cần lựa chọn những kênh thông tin đáng tin cậy hoặc được xác thực bởi những đơn vị uy tín. Nếu không doanh nghiệp rất dễ dẫn tới tình trạng thu thập thông tin sai lệch dẫn tới các quyết định quản trị không hiệu quả. 

5.3. Thu thập nguồn data nội bộ

Nguồn data nội bộ được coi là dữ liệu độc quyền do doanh nghiệp sở hữu và kiểm soát. Đây là thông tin và số liệu liên quan trực tiếp đến hoạt động và quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Cụ thể như data khách hàng, data tài chính, data nhân sự,….

Tùy thuộc và mục đích thu thập data, doanh nghiệp có thể lựa chọn thu thập những nguồn data cần thiết. 

5.4. Khảo sát và phỏng vấn

Khảo sát và phỏng vấn là phương pháp thu thập dữ liệu thông qua việc tiến hành cuộc khảo sát trực tuyến, cuộc điện thoại hoặc phỏng vấn cá nhân với các đối tượng tham gia. Phương pháp này cung cấp thông tin chi tiết về quan điểm, mong muốn và hành vi của người tham gia. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về ý kiến và tương tác của khách hàng, nhân viên hoặc các bên liên quan khác. 

Phương pháp khảo sát và phỏng vấn phù hợp với một mục tiêu cụ thể như phỏng vấn trải nghiệm khách hàng sau khi mua hàng, nghiên cứu sản phẩm mới,… Tuy nhiên, việc thực hiện khảo sát hoặc phỏng vấn đòi hỏi thời gian và nguồn lực, và dữ liệu có thể bị ảnh hưởng bởi ý kiến cá nhân.

6. Ứng dụng của Data trong doanh nghiệp

Data chỉ có giá trị với doanh nghiệp khi doanh nghiệp biết cách khai thác và ứng dụng đúng cách, đúng mục tiêu. Vậy data được ứng dụng trong doanh nghiệp như thế nào?

Hiện nay, các nguồn data được các doanh nghiệp khai thác và sử dụng nhiều nhất trong các hoạt động như: 

• Thấu hiểu khách hàng và đối thủ: Doanh nghiệp có thể nắm bắt thông tin về hành vi và sở thích của khách hàng, từ đó cá nhân hóa trải nghiệm và tối ưu hóa sản phẩm/dịch vụ. Đồng thời, nghiên cứu dữ liệu về đối thủ cạnh tranh giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
• Quản lý nhân sự: Các hoạt động quản lý tuyển dụng, phát triển, và quản trị nhân lực trở nên hiệu quả hơn khi sở hữu nguồn data chất lượng. Doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất, đánh giá năng lực, và dự đoán nhu cầu nhân lực trong tương lai.
• Cá nhân hóa tiếp thị: Dữ liệu hỗ trợ việc tạo ra chiến dịch tiếp thị cá nhân hóa, từ việc gửi email, quảng cáo trực tuyến đến gợi ý sản phẩm dựa trên sở thích của từng khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể gia tăng doanh số nhờ gia tăng tỷ lệ chuyển đổi mua hàng. 
• Nắm bắt xu hướng: Data là nguồn dữ liệu giúp doanh nghiệp nhìn nhận được những cơ hội và xu hướng của thị trường trong tương lai. Doanh nghiệp có thể thấy được những thay đổi trong nhu cầu của khách hàng, thị trường và xã hội.
• Quản lý tồn kho và cung ứng: Thông qua những dữ liệu tổng hợp và phân tích về hàng hóa tồn kho, doanh nghiệp có theo dõi lượng tồn kho, dự đoán nhu cầu cung ứng, và tối ưu hóa quy trình chuỗi cung ứng.
• Quản lý công việc hiệu quả: Những data trong doanh nghiệp giúp các cá nhân, đội nhóm và phòng ban phối hợp nhịp nhàng. Thông qua việc chia sẻ dữ liệu hợp lý và phân quyền, công việc diễn ra trôi chảy hơn và giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian. Việc quản lý dữ liệu cũng giúp đảm bảo sự bảo mật và đồng thuận trong các quyết định và hoạt động của doanh nghiệp.

7. Phần mềm đồng bộ data – trích xuất báo cáo nhanh chóng

Trong hoạt động kinh doanh sẽ có rất nhiều data khác nhau như: data nội bộ, data của HR, data khách hàng,… Thay vì thu thập data bằng các phương pháp thủ công gây tốn kiếm nhiều thời gian và công sức, doanh nghiệp có thể tối ưu bằng phần mềm quản lý doanh nghiệp 1Office.

Phần mềm 1Office là phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể với ba phân hệ chính bao gồm: 

• Workplace (Quản lý công việc và truyền thông nội bộ) 
• HRM (Quản trị nguồn nhân lực) 
• CRM (Quản lý khách hàng) 

Doanh nghiệp có thể theo dõi, điều phối, quản lý và đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp ngay trên hệ thống của phần mềm 1Office. Toàn bộ dữ liệu trên phần mềm được đồng bộ và cập nhật nhanh chóng. Sau đó, phần mềm sẽ tự động trích xuất thông tin và báo cáo các chỉ số đánh giá liên quan về những data đó. 

Như vậy, bài viết đã giải đáp câu hỏi “data là gì” cũng như cung cấp những thông tin hữu ích về data. Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu hơn về data cũng như vận dụng tốt vào công việc của mình. Chúc bạn thành công!