10+ Mẫu Biên Bản Sự Việc Chuẩn Kèm File Word

Biên bản sự việc – công cụ quan trọng nhưng dễ mắc sai lầm nếu không nắm rõ cách viết. Từ vi phạm nội quy, tai nạn lao động đến mất mát tài sản, một biên bản chuẩn sẽ là chứng cứ vững chắc giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng. Hãy cùng khám phá hướng dẫn chi tiết và bộ mẫu biên bản sự việc mới nhất, tải miễn phí để sử dụng ngay hôm nay!”

Biên bản sự việc là gì?

Biên bản sự việc là một loại văn bản hành chính rất phổ biến trong đời sống, công việc và quản lý nhà nước tại Việt Nam. Đây là tài liệu được lập ra nhằm ghi nhận một cách khách quan, trung thực và chi tiết về một sự kiện, sự việc đã xảy ra hoặc đang diễn ra tại một thời điểm, địa điểm cụ thể.

Nói đơn giản: Biên bản sự việc giống như một “bản tường thuật chính thức” của sự việc, được các bên liên quan (người chứng kiến, người tham gia, người lập biên bản) cùng ký xác nhận để làm bằng chứng sau này.

Phân biệt biên bản sự việc với một số loại biên bản khác

→ Biên bản sự việc mang tính chất ghi nhận chung, không chuyên biệt như biên bản vi phạm (có mẫu chuẩn theo luật xử phạt hành chính) hay biên bản cuộc họp (tập trung vào thảo luận và kết luận).

Mục đích sử dụng của biên bản sự việc

Biên bản sự việc được lập ra với các mục đích chính sau:

• Ghi nhận thông tin kịp thời và khách quan: Đảm bảo diễn biến sự việc được ghi lại ngay tại thời điểm xảy ra, tránh tình trạng quên lãng hoặc thay đổi lời khai sau này.
• Làm căn cứ, chứng cứ để giải quyết vấn đề sau này: Dùng làm cơ sở để xử lý kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo, tranh chấp dân sự, lao động, bồi thường thiệt hại, thậm chí đưa ra tòa án.
• Lưu trữ hồ sơ, minh chứng cho sự kiện: Là tài liệu chính thức trong hồ sơ quản lý của cơ quan, doanh nghiệp, giúp tra cứu khi cần.

Giá trị pháp lý của biên bản sự việc

• Không phải là văn bản có hiệu lực pháp lý để thi hành trực tiếp (không thể dùng để bắt buộc thi hành ngay như quyết định hành chính).
• Nhưng lại có giá trị pháp lý rất quan trọng với tư cách là chứng cứ (bằng chứng) trong quá trình giải quyết vụ việc.
• Nếu được lập đúng quy trình (có chữ ký của các bên liên quan, người chứng kiến), biên bản sẽ được tòa án, cơ quan nhà nước xem xét như một chứng cứ có độ tin cậy cao.
• Trong một số trường hợp (tai nạn lao động, tranh chấp hợp đồng…), biên bản sự việc là tài liệu bắt buộc phải có để làm căn cứ giải quyết.

Các trường hợp cần lập biên bản sự việc phổ biến

Dưới đây là một số tình huống thường gặp trong đời sống, công việc và hành chính mà cần lập biên bản sự việc:

1. Vi phạm nội quy lao động (nhân viên đi muộn nhiều lần, nghỉ không phép, gây mất mát tài sản công ty)
2. Tai nạn lao động (người lao động bị thương, hư hỏng máy móc trong quá trình làm việc)
3. Tranh chấp giữa các bên (tranh chấp hợp đồng, tranh chấp đất đai, mâu thuẫn giữa các phòng ban)
4. Sự cố, sự kiện bất ngờ (hỏa hoạn, mất cắp tài sản, rò rỉ thông tin, hư hỏng hàng hóa)
5. Giao nhận tài sản, bàn giao công việc (bàn giao ca trực, bàn giao tài sản khi nghỉ việc, kiểm kê tài sản khi thanh lý)
6. Kiểm tra, giám sát, xác minh (kiểm tra đột xuất kho bãi, xác minh thông tin khiếu nại, tố cáo)
7. Sự cố trong sinh hoạt cộng đồng (đánh nhau, gây rối trật tự công cộng, thiệt hại tài sản chung cư)
8. Thỏa thuận bồi thường thiệt hại (tai nạn giao thông dân sự, làm hư hỏng tài sản của người khác)

Tóm lại, biên bản sự việc là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch, khách quan và tạo cơ sở pháp lý vững chắc khi xảy ra bất kỳ sự việc nào cần được ghi nhận chính thức.

Cấu Trúc Và Hướng Dẫn Cách Viết Biên Bản Sự Việc Chuẩn Xác

Việc lập biên bản sự việc cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo tính pháp lý, khách quan và có giá trị chứng cứ cao nhất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, cập nhật theo thực tiễn hành chính Việt Nam hiện nay (2025).

Nguyên tắc chung khi lập biên bản sự việc

• Khách quan, trung thực, đầy đủ thông tin: Chỉ ghi nhận những gì thực tế xảy ra, không thêm bớt, suy diễn hay bình luận cá nhân.
• Kịp thời, tại chỗ: Lập ngay khi sự việc xảy ra hoặc ngay sau khi phát hiện, tại địa điểm liên quan để đảm bảo tính chính xác cao nhất.
• Ngôn ngữ rõ ràng, súc tích, dễ hiểu: Sử dụng câu văn ngắn gọn, chính xác, tránh từ ngữ mơ hồ, cảm tính hoặc mang tính chủ quan (không dùng từ như “rất nghiêm trọng”, “cố ý”…).
• Tuân thủ thể thức văn bản hành chính (nếu áp dụng): Sử dụng quốc hiệu, tiêu ngữ chuẩn, trình bày gọn gàng, căn lề chuẩn (thường font Times New Roman, cỡ 13-14).
• Có chữ ký xác nhận: Tất cả các bên liên quan phải ký tự nguyện, nếu ai không ký thì ghi rõ lý do.

Các thành phần chính của một biên bản sự việc (cấu trúc chuẩn)

Dưới đây là cấu trúc phổ biến, được áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và các tình huống dân sự:

Quốc hiệu, Tiêu ngữ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tiêu đề

BIÊN BẢN SỰ VIỆC

(Về việc ……………………)

1. Ví dụ: Về việc tai nạn lao động / mất mát tài sản / vi phạm nội quy lao động / tranh chấp giao nhận hàng hóa…
2. Thời gian, Địa điểm
   • Hồi … giờ … phút, ngày … tháng … năm …
   • Tại: ………………………………………………… (ghi rõ địa điểm cụ thể, ví dụ: Phòng họp tầng 3, Công ty ABC, số 123 đường XYZ, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh)
3. Thành phần tham gia
   • Người lập biên bản: Họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác
   • Các bên liên quan: Họ và tên, chức vụ/chức danh/địa chỉ cư trú, số CCCD/CMND/CCCD (nếu cần thiết để xác minh danh tính)
   • Người chứng kiến (nếu có): Họ và tên, chức vụ/địa chỉ, số CCCD/CMND (Liệt kê rõ ràng từng người, ghi chú nếu là đại diện theo ủy quyền và đính kèm giấy ủy quyền)
4. Nội dung diễn biến sự việc (phần quan trọng nhất)
   • Mô tả chi tiết: Thời gian, địa điểm, sự kiện chính xảy ra theo trình tự thời gian.
   • Ghi rõ: Nguyên nhân (nếu xác định được), hậu quả, thiệt hại (nếu có).
   • Tường trình, giải thích, ý kiến của các bên liên quan (ghi nguyên văn lời khai nếu cần).
   • Các biện pháp xử lý ban đầu đã thực hiện và kết quả (nếu có).
   • Tang vật, chứng cứ, phương tiện liên quan (mô tả chi tiết, số lượng, tình trạng).
   • Phụ lục đính kèm (nếu có): Ảnh chụp hiện trường, biên bản kiểm kê, giấy tờ liên quan…
5. Kết thúc biên bản
   • Biên bản được lập xong hồi … giờ … phút cùng ngày.
   • Biên bản được đọc lại cho mọi người nghe, không ai có ý kiến gì khác / hoặc ghi rõ ý kiến bổ sung nếu có.
   • Biên bản được lập thành … bản có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ … bản.

Chữ ký và họ tên

(Các bên ký xác nhận theo thứ tự: Người lập biên bản → Người liên quan → Người chứng kiến)

Người lập biên bản

(Ký, ghi rõ họ tên)
Người liên quan / Đại diện các bên

(Ký, ghi rõ họ tên)
Người chứng kiến (nếu có)

1. (Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý quan trọng khi viết

• Nếu ai không ký: Ghi rõ lý do (ví dụ: “Ông Nguyễn Văn A từ chối ký vì không đồng ý với nội dung”) và mời thêm người chứng kiến hoặc đại diện UBND cấp xã/phường (nếu cần tăng tính khách quan).
• Không tẩy xóa, sửa chữa: Nếu sai sót, lập biên bản mới hoặc ghi phụ lục đính kèm.
• Đính kèm chứng cứ: Ảnh chụp, video, tài liệu liên quan để tăng giá trị chứng minh.
• Lưu trữ: Giữ bản gốc cẩn thận, sao y công chứng nếu cần dùng trong tố tụng.

Biên bản sự việc không có mẫu cố định bắt buộc theo luật (khác với biên bản vi phạm hành chính), nhưng cấu trúc trên đã được áp dụng phổ biến và được các cơ quan, tòa án công nhận cao khi đáp ứng nguyên tắc khách quan, kịp thời.

3. 10+ Mẫu Biên Bản Sự Việc (Tải Miễn Phí File Word)

Khi xảy ra sự cố, vi phạm nội quy, tai nạn lao động hay mất mát tài sản, một biên bản sự việc được lập đúng chuẩn không chỉ giúp ghi nhận sự thật khách quan mà còn là “lá chắn” pháp lý bảo vệ quyền lợi của bạn và doanh nghiệp. Dù là biên bản ghi nhận chung, biên bản tường trình, hay biên bản tai nạn lao động, việc sử dụng mẫu chuẩn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo giá trị chứng cứ cao nhất.

Mẫu biên bản ghi nhận sự việc chung

Đây là mẫu biên bản linh hoạt nhất, dùng để ghi nhận bất kỳ sự kiện bất ngờ nào xảy ra (sự cố, mâu thuẫn, kiểm tra đột xuất…). Mẫu này ghi rõ thời gian, địa điểm, diễn biến khách quan, ý kiến các bên và chữ ký xác nhận, làm cơ sở chứng cứ cho mọi tình huống không chuyên biệt, rất phổ biến trong doanh nghiệp và cơ quan hành chính.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Ghi Nhận Sự Việc

Mẫu biên bản tường trình sự việc

Biên bản do chính người liên quan (thường là người vi phạm hoặc nhân chứng) tự lập, nhằm trình bày chi tiết diễn biến, nguyên nhân và mức độ trách nhiệm của bản thân. Mẫu này thường dùng khi cần giải trình vi phạm nội quy, sự cố cá nhân, giúp lãnh đạo xem xét xử lý công bằng và khách quan.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Tường Trình Sự Việc

Mẫu biên bản xác nhận sự việc

Dùng để xác minh, công nhận một sự kiện đã xảy ra với sự tham gia của người lập, người liên quan và người chứng kiến. Mẫu nhấn mạnh tính chính xác, khách quan, thường áp dụng trong tranh chấp nhẹ, xác nhận thiệt hại hoặc sự kiện nội bộ, có giá trị chứng cứ cao khi cần giải quyết sau này.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Xác Nhận Sự Việc

Biên bản vi phạm nội quy công ty

Văn bản do quản lý hoặc bộ phận nhân sự lập khi nhân viên vi phạm nội quy lao động (đi muộn, nghỉ không phép, không tuân thủ quy trình…). Mẫu ghi rõ hành vi vi phạm, thời gian, hậu quả và ý kiến người vi phạm, là cơ sở để xử lý kỷ luật theo Bộ luật Lao động.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Vi Phạm Nội Quy Công Ty

Biên bản sự việc hư hỏng tài sản

Dùng để ghi nhận tình trạng hư hỏng, nguyên nhân, mức độ thiệt hại tài sản (máy móc, thiết bị, hàng hóa…) do sự cố hoặc lỗi cá nhân. Mẫu mô tả chi tiết hiện trường, đính kèm ảnh nếu có, làm căn cứ bồi thường, sửa chữa hoặc xử lý trách nhiệm trong doanh nghiệp.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Sự Việc Hư Hỏng Tài Sản

Mẫu biên bản sự việc tai nạn lao động

Biên bản bắt buộc khi xảy ra tai nạn lao động (tổn thương, tử vong trong quá trình làm việc), ghi nhận hiện trường, nguyên nhân ban đầu, hậu quả và biện pháp cấp cứu. Mẫu này là tài liệu quan trọng để báo cáo cơ quan nhà nước, BHXH và điều tra theo Nghị định 39/2016/NĐ-CP.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Sự Việc Tai Nạn Lao Động

Mẫu biên bản mất mát tài sản

Dùng khi phát hiện thất thoát, mất cắp tài sản công ty (tiền, hàng hóa, thiết bị…). Mẫu mô tả số lượng, giá trị, thời gian phát hiện, người liên quan và biện pháp xử lý ban đầu, là chứng cứ để điều tra, bồi thường và báo cáo nội bộ/cơ quan chức năng.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Mất Mát Tài Sản

Biên bản cảnh cáo vi phạm

Văn bản ghi nhận và cảnh cáo nhân viên vi phạm kỷ luật ở mức nhẹ (nhắc nhở nghiêm khắc), thường áp dụng khi vi phạm lần đầu hoặc chưa gây hậu quả nghiêm trọng. Mẫu nêu rõ lỗi vi phạm, hậu quả tiềm ẩn và cam kết không tái phạm, giúp cải thiện hành vi mà không cần kỷ luật nặng.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Cảnh Cáo Vi Phạm

Biên bản ghi nhận ý kiến

Dùng trong các cuộc họp, thảo luận để tổng hợp, ghi chép đầy đủ ý kiến đóng góp của các bên tham gia (họp nội bộ, xử lý sự việc, phản hồi…). Mẫu đảm bảo tính dân chủ, khách quan, làm cơ sở tham khảo cho quyết định cuối cùng hoặc lưu trữ hồ sơ.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Ghi Nhận Ý Kiến

4. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Biên Bản Sự Việc

Lập biên bản sự việc tưởng chừng đơn giản nhưng nếu mắc sai lầm nhỏ cũng có thể làm giảm nghiêm trọng giá trị pháp lý, thậm chí khiến biên bản bị bác bỏ khi dùng làm chứng cứ. Dưới đây là các sai lầm thường gặp và mẹo thực tế giúp biên bản chuyên nghiệp, chặt chẽ và có hiệu lực cao nhất.

Sai lầm thường gặp

1. Ghi thiếu thông tin cơ bản
   • Không ghi rõ giờ phút chính xác (chỉ ghi ngày tháng).
   • Địa điểm mơ hồ (ví dụ: chỉ ghi “tại công ty” thay vì “tầng 5, phòng kho A, Công ty TNHH XYZ, số 123 đường ABC, phường 5, quận Gò Vấp, TP.HCM”).
   • Thiếu thông tin danh tính đầy đủ của người tham gia (chỉ ghi tên mà không có chức vụ, đơn vị, số CCCD).
2. Sử dụng ngôn ngữ chủ quan, mang tính bình luận cá nhân
   • Sai: “Anh A cố ý làm hỏng máy móc”, “Hành vi rất nghiêm trọng”, “Rõ ràng là lỗi của bên B”.
   • Đúng: “Anh A đã thực hiện thao tác X dẫn đến máy móc hư hỏng bộ phận Y”.
3. Mô tả diễn biến không rõ ràng, mâu thuẫn hoặc thiếu trình tự thời gian
   • Viết lộn xộn, nhảy cóc giữa các sự kiện.
   • Ghi mâu thuẫn giữa các phần (ví dụ: thời gian xảy ra sự việc trước thời gian lập biên bản).
4. Không có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan
   • Chỉ có chữ ký người lập biên bản, thiếu chữ ký của người vi phạm/người bị ảnh hưởng.
   • Người liên quan ký nhưng không ghi rõ họ tên đầy đủ hoặc chức vụ.
5. Không đính kèm tài liệu, chứng cứ bổ sung
   • Không chụp ảnh hiện trường, không liệt kê tang vật, không đính kèm biên bản kiểm kê, video, hình ảnh, giấy tờ liên quan.
   • Khi cần dùng làm chứng cứ sau này, biên bản trở nên “trống rỗng” về bằng chứng vật chất.

Mẹo để biên bản chuyên nghiệp và hiệu quả cao

1. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký
   • Đọc to toàn bộ biên bản cho tất cả các bên nghe.
   • Hỏi xem có ý kiến bổ sung, sửa chữa gì không → ghi rõ “Không có ý kiến khác” hoặc ghi nguyên văn ý kiến bổ sung nếu có.
   • Kiểm tra lại: thời gian, địa điểm, danh tính, diễn biến có logic không.
2. Chụp ảnh, quay video hiện trường (nếu được phép)
   • Chụp nhiều góc: tổng thể, cận cảnh tang vật, hư hỏng.
   • Ghi chú trong biên bản: “Đính kèm 05 ảnh chụp hiện trường ngày … (xem phụ lục 01)”.
   • Lưu ý: Phải xin phép trước khi quay phim nếu liên quan đến cá nhân (theo Luật An ninh mạng và quyền riêng tư).
3. Lập nhiều bản có giá trị pháp lý ngang nhau
   • Thông thường: Lập 03 bản (mỗi bên giữ 01 bản, bản còn lại lưu hồ sơ cơ quan/doanh nghiệp).
   • Ghi rõ: “Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản”.
4. Lưu trữ cẩn thận, khoa học
   • Scan màu bản gốc, lưu file PDF có chữ ký số (nếu doanh nghiệp có chữ ký số).
   • Đánh số, phân loại theo năm/tháng/sự việc để dễ tra cứu.
   • Lưu trữ ít nhất 5–10 năm tùy theo tính chất sự việc (tai nạn lao động, tranh chấp tài sản có thể cần lưu lâu hơn).

Xử lý khi các bên không đồng ý ký biên bản

1. Đây là tình huống rất phổ biến. Cách xử lý chuẩn, được pháp luật và thực tiễn công nhận:
   • Bước 1: Ghi rõ lý do không ký ngay trong biên bản. Ví dụ: “Ông Nguyễn Văn B từ chối ký biên bản với lý do cho rằng nội dung không đúng sự thật / không đồng ý với diễn biến được ghi nhận.”
   • Bước 2: Mời thêm người chứng kiến thứ ba (đại diện công đoàn, đại diện phòng ban khác, hoặc tốt nhất là đại diện UBND cấp xã/phường nếu sự việc nghiêm trọng). Người chứng kiến này ký xác nhận việc lập biên bản và việc người liên quan từ chối ký.
   • Bước 3: Ghi thêm dòng: “Biên bản đã được đọc lại cho ông Nguyễn Văn B nghe, ông B vẫn từ chối ký. Biên bản được lập có sự chứng kiến của ông Trần Thị C – đại diện UBND phường X.”
   • Bước 4: Vẫn tiếp tục lập biên bản bình thường. Biên bản này vẫn có giá trị chứng cứ cao nếu được lập đúng quy trình và có người chứng kiến.

Tóm lại: Một biên bản sự việc tốt không cần dài dòng, nhưng phải đầy đủ, khách quan, có chữ ký đầy đủ và đính kèm bằng chứng vật chất. Chỉ cần làm đúng các lưu ý trên, biên bản sẽ trở thành chứng cứ vững chắc trong mọi tình huống giải quyết tranh chấp, kỷ luật hay tố tụng sau này.

5. Hỏi & Đáp Nhanh Về Biên Bản Sự Việc

Dưới đây là các câu trả lời ngắn gọn, dựa trên quy định pháp luật Việt Nam hiện hành (tính đến năm 2025), tập trung vào tính thực tiễn của biên bản sự việc (không phải biên bản vi phạm hành chính hay biên bản công chứng).

Biên bản sự việc có cần công chứng không?

Không cần.

Biên bản sự việc là văn bản hành chính ghi nhận sự kiện thực tế, có giá trị như chứng cứ (bằng chứng) trong giải quyết tranh chấp, kỷ luật hoặc tố tụng sau này, chứ không phải văn bản giao dịch dân sự bắt buộc phải công chứng (như hợp đồng chuyển nhượng nhà đất). Nó chỉ cần chữ ký xác nhận của các bên liên quan và người chứng kiến (nếu có) để đảm bảo tính khách quan. Việc công chứng chỉ áp dụng khi pháp luật bắt buộc (ví dụ: hợp đồng ủy quyền, di chúc…), chứ không phải với biên bản sự việc thông thường.

Có thể lập biên bản sự việc bằng văn bản điện tử không?

Có thể, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Theo quy định về giao dịch điện tử và văn bản điện tử (Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan), biên bản sự việc có thể lập dưới dạng file điện tử (PDF, Word…) nếu:

• Được ký bằng chữ ký số (chữ ký điện tử có chứng thư) hợp lệ.
• Đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và có thể tra cứu. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng biên bản điện tử (scan bản gốc + chữ ký số) để lưu trữ và sử dụng nội bộ. Tuy nhiên, nếu vụ việc nghiêm trọng (tai nạn lao động nặng, tranh chấp lớn), vẫn nên có bản giấy kèm chữ ký tay để tăng tính thuyết phục trước tòa hoặc cơ quan nhà nước.

Nếu biên bản bị sai sót thì sửa chữa thế nào?

Không sửa chữa trực tiếp trên bản gốc (tẩy xóa, gạch bỏ sẽ làm mất giá trị chứng cứ).

Cách xử lý chuẩn:

• Lập biên bản mới (biên bản bổ sung hoặc biên bản thay thế) ghi rõ sự việc sai sót ở biên bản cũ, đính kèm biên bản cũ làm phụ lục.
• Hoặc lập phụ lục đính kèm biên bản gốc, ghi rõ phần sửa chữa, tất cả các bên ký xác nhận lại.
• Ghi rõ lý do sai sót, thời gian phát hiện và chữ ký của người lập + các bên liên quan. Ví dụ: Nếu sai thời gian hoặc diễn biến, lập phụ lục “Bổ sung/Bổ chính biên bản sự việc ngày…”. Cách này được chấp nhận cao trong thực tiễn tố tụng.

Thời hạn lưu trữ biên bản sự việc là bao lâu?

Không có thời hạn cố định chung (khác với chứng từ kế toán hoặc hồ sơ công chứng).

Thời hạn lưu trữ phụ thuộc vào:

• Tính chất sự việc:
  • Sự việc thông thường (vi phạm nội quy nhẹ, sự cố nhỏ): Lưu ít nhất 5–10 năm (thời hiệu khiếu nại lao động, tranh chấp dân sự).
  • Tai nạn lao động, tranh chấp tài sản lớn, sự việc liên quan kỷ luật nặng: Lưu vĩnh viễn hoặc ít nhất 20–70 năm (theo Thông tư 10/2022/TT-BNV về lưu trữ tài liệu cơ quan nhà nước/doanh nghiệp).
• Quy định nội bộ: Doanh nghiệp/cơ quan thường quy định lưu trữ ít nhất 10 năm (theo Luật Kế toán, Luật Lưu trữ).
• Thực tế: Nên lưu trữ ít nhất 10 năm (thời hiệu khởi kiện dân sự chung), scan màu + lưu file điện tử để dễ tra cứu.

Ai có quyền yêu cầu lập biên bản sự việc?

Bất kỳ ai liên quan hoặc có thẩm quyền đều có quyền yêu cầu hoặc chủ động lập.

Cụ thể:

• Người lập biên bản: Thường là người có thẩm quyền (quản lý bộ phận, trưởng ca, nhân viên văn phòng, bảo vệ, đại diện công đoàn…).
• Người yêu cầu: Người bị ảnh hưởng (nhân viên, khách hàng), người chứng kiến, lãnh đạo đơn vị, hoặc cơ quan chức năng (nếu cần).
• Trong doanh nghiệp: Bất kỳ ai phát hiện sự việc (vi phạm, tai nạn, mất mát…) đều có quyền yêu cầu lập biên bản để bảo vệ quyền lợi.
• Trong hành chính: Người dân hoặc tổ chức liên quan có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước lập biên bản khi cần ghi nhận sự kiện (tranh chấp, sự cố…). Không ai bị cấm lập nếu sự việc xảy ra tại chỗ và cần ghi nhận khách quan.

Nếu bạn có tình huống cụ thể liên quan đến một trong các FAQ trên, hãy cung cấp thêm chi tiết để mình hỗ trợ tư vấn sâu hơn nhé!