4 Mẫu thư từ chối ứng viên không đạt sau phỏng vấn khéo léo

Từ chối là một phần không thể thiếu trong quá trình phỏng vấn, song làm sao để có thể viết một mẫu thư trả lời ứng viên tinh tế? Là một nhà tuyển dụng, chắc hẳn đây là vấn đề bạn quan tâm tìm hiểu. Hãy cùng 1Office tham khảo các mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp cho nhà tuyển dụng qua bài viết sau nhé!

I. Mẫu thư từ chối ứng viên là gì?

Thư từ chối ứng viên được nhà tuyển dụng gửi cho những ứng viên không được chọn vào giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Cùng với thư chúc mừng đi tiếp, thư từ chối ứng viên là một phần không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng.

Nếu bạn cảm thấy ứng viên không phù hợp với vị trí công việc mà doanh nghiệp bạn đang cần tuyển, bạn nên thẳng thắn với họ. Điều đó thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp bạn với ứng viên.

Bất kỳ một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Khi bạn thể hiện sự trân trọng với ứng viên thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp, bạn có thể để lại ấn tượng tốt cho họ.

Dù có bận “trăm công nghìn việc”, nhà tuyển dụng cũng không nên quên gửi thư từ chối ứng viên bởi:

• Một mail từ chối ứng viên là bằng chứng cho thấy sự trân trọng của bạn dành cho công sức mà ứng viên bỏ ra để nộp hồ sơ, đi phỏng vấn, tránh tạo ấn tượng xấu cho ứng viên về công ty.
• Thông báo cho ứng viên để họ không mất công chờ đợi; giúp bạn tiết kiệm thời gian check-in email mà bạn có thể nhận từ những ứng viên này.
• Gửi email từ chối ứng viên cũng giúp họ không mất thời gian chờ đợi, chủ động tìm kiếm cơ hội việc làm khác.
• Nếu ứng viên có năng lực ấn tượng phù hợp với vị trí công việc, tuy nhiên bạn cảm thấy họ chưa phù hợp với văn hóa công ty, bạn có thể mời họ ứng tuyển vào các vị trí khác trong doanh nghiệp.

Đọc thêm: Mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn

II. Làm thế nào để viết thư từ chối ứng viên khéo léo, chuyên nghiệp?

Để tránh làm tổn thương ứng viên, bạn hãy ghi nhớ nguyên tắc 3 KHÔNG:

• Không bộc lộ những biểu hiện không hài lòng về ứng viên cũng như từ chối trực tiếp ngay sau buổi phỏng vấn: Hành động này sẽ làm tổn thương cái tôi của họ. Không chỉ là buồn, thất vọng về bản thân, cách từ chối này còn khiến họ nảy sinh ác cảm với công ty bạn. Rất có thể vì điều này mà sau nhiều năm, ứng viên không muốn ứng tuyển lại, cũng không muốn giới thiệu người quen làm việc tại công ty bạn nữa. Thậm chí, một số ứng viên còn có thể chia sẻ những cái nhìn không tốt về doanh nghiệp bạn trên các hội nhóm tuyển dụng, làm ảnh hưởng đến hình ảnh công ty.

• Không nên từ chối ứng viên qua điện thoại: Một cuộc điện thoại từ chối sẽ gây khó xử cho hai bên. Chưa kể việc bạn sẽ không biết được ứng viên lúc đó có thời gian tiếp chuyện hay không, có đang vui vẻ bên gia đình hay bạn bè…

• Không im lặng, không gửi thư, để họ tự hiểu là bị “đánh trượt”: Điều này sẽ để lại ấn tượng không tốt với ứng viên, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của doanh nghiệp bạn. Một thư từ chối lịch sự, rõ ràng là điều cần thiết ngay lúc này.

Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng trong mỗi email từ chối ứng viên, bạn đã có lời giải thích được vì sao phải từ chối. Điều này thể hiện được sự tôn trọng của công ty bạn dành cho khoảng thời gian và sự quan tâm của ứng viên.

Ví dụ: Tại thời điểm hiện tại, ứng viên đủ kỹ năng cần thiết nhưng thiếu kinh nghiệm, họ có thể cân nhắc việc ứng tuyển đợt sau. Nếu họ ứng tuyển muộn hay thích hợp làm việc ở vị trí khác, bạn có thể liên lạc lại với họ khi có đợt tuyển mới.

III. Nội dung của thư từ chối ứng viên

1. Thông tin cá nhân của ứng viên

Khi viết thư từ chối cho ứng viên, hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Điều này thể hiện rằng bạn thực sự dành thời gian để xem xét, đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.

2. Lời cảm ơn

Hãy luôn luôn cảm ơn ứng viên vì sự quan tâm của họ đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp đăng tuyển; vì đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn. Cảm ơn không chỉ là lịch sự, nó còn thể hiện rằng bạn trân trọng thời gian và sự cố gắng của ứng viên. Hành động nhỏ này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn tích cực hơn về việc bị từ chối và tăng khả năng tái ứng tuyển, hoặc giới thiệu người quen làm việc cho công ty bạn.

3. Đóng góp phản hồi

Điều quan trọng là bạn cần giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng những lý do tại sao ứng viên không được chọn vào vòng tiếp theo. Ứng viên thường đánh giá cao những phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Hãy đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết vì sao bạn quyết định từ chối họ. Điều này cũng có thể giúp họ phát triển bản thân cho những cơ hội việc làm trong tương lai.

4. Mời ứng tuyển lại (tùy chọn)

Nếu bạn thấy rằng ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hoặc phù hợp với một vị trí việc làm khác, hãy cho họ biết bạn hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội. Điều này thể hiện bạn đánh giá cao ứng viên và thể hiện sự tôn trọng mà doanh nghiệp bạn dành cho họ.

IV. Các mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp

Mẫu 1: Mẫu thư từ chối ứng viên không vượt qua vòng hồ sơ

Bạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn vào vòng phỏng vấn. Tuy nhiên, nếu họ không nhận được phản hồi, họ sẽ không biết liệu bạn có nhận được hồ sơ của họ hay liệu họ có đang được cân nhắc cho một cuộc phỏng vấn. Họ không biết liệu họ đã bị từ chối hay quy trình tuyển dụng của bạn kéo dài hơn bình thường.

Đa số ứng viên thường không đủ can đảm liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả vòng hồ sơ, họ sợ rằng điều này có thể ảnh hưởng không tốt tới cơ hội được chọn. Do vậy, một lá thư từ chối ngắn gọn và lịch sự là cần thiết.

Ví dụ thư từ chối khi ứng viên đã gửi hồ sơ:

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]
[Tên_ứng_viên] thân mến,
Trước hết, chúng tôi chân thành cám ơn bạn đã dành thời gian quan tâm đến [Tên_công_ty] và vị trí [Tên_vị_trí]. Sau khi xem xét các hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi không thể chọn bạn đi tiếp.
[Bạn có thể tùy chỉnh vào đoạn này để giải thích tại sao hồ sơ của ứng viên không được chọn, những góp ý giúp ứng viên]
Chúng tôi vô cùng trân trọng sự chuẩn bị cũng như thời gian bạn đã dành để ứng tuyển vào [Tên_công_ty]. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]

Mẫu 2: Mẫu thư từ chối ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Một quy trình tuyển dụng có thể bao gồm nhiều hơn một vòng phỏng vấn. Những ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên xứng đáng nhận được một lá thư từ chối mang nhiều tính cá nhân hơn.

Hãy đảm bảo rằng bạn không đồng thời gửi cho họ thêm một thông báo không trúng tuyển. Tất cả những cố gắng thể hiện sự trân trọng, cảm ơn hay cổ vũ của bạn sẽ không được ghi nhận.

Ví dụ mẫu thư từ chối ứng viên đã phỏng vấn:

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]
Gửi [Tên_ứng_viên]
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên_vị_trí] tại [Tên_công_ty]. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn cũng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn và cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.
Tuy nhiên, sau quá trình phỏng vấn và cân nhắc kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định đi tiếp với một số ứng viên khác trong thời điểm hiện tại.Tại thời điểm này chúng tôi nhận thấy [Lí do từ chối].
Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có bất kỳ một cơ hội nào phù hợp trong tương lai.
Chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ kí]

Mẫu 3: Mẫu thư từ chối các ứng viên có tiềm năng song chưa phù hợp với hiện tại

Trong quá trình phỏng vấn và làm bài đánh giá, các ứng viên có thể ít nhiều cảm nhận được họ có khả năng được chọn hay không. Do vậy, với ứng viên có năng lực, họ có thể bị thất vọng khi nhận được tin xấu.

Cùng với thư từ chối, bạn có thể gọi điện thoại để đưa ra phản hồi và cảm ơn. Bạn cũng nên khuyến khích ứng viên giữ liên lạc trong trường hợp những cơ hội việc làm phù hợp xuất hiện trong tương lai.

Ví dụ:

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [Tên_công_ty]
Gửi [Tên_ứng_viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [Tên_vị_trí]. Chúng tôi thực sự ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những gì bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí [Tên_vị_trí] và yêu cầu của công việc tại thời điểm này.
Chúng tôi cũng rất ấn tượng với kĩ năng và các thành tích mà bạn đã đạt được [Một số chi tiết về những điểm ở ứng viên khiến bạn chú ý].
Chúng tôi tin rằng bạn có thể phù hợp với công ty chúng tôi cho những vị trí trong tương lai. Chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số_điện_thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ kí]

Mẫu 4: Mẫu thư từ chối ứng viên bằng Tiếng Anh

Email Subject Line: Your application to [Company_name]
Dear [Candidate_name],
Thank you for taking the time to consider [Company_name]. We wanted to let you know that we have chosen to move forward with a different candidate for the [Job_title] position.
[Optionally, include feedback from the hiring process for candidates who may be suitable for future openings:] Our team was impressed by your skills and accomplishments. [It’s best to include something that specifically drew your attention.] We think you could be a good fit for other future openings and will reach out again if we find a good match.
We wish you all the best in your job search and future professional endeavors.
Regards,
[Your name]
[Your email signature]

Trên đây là những gợi ý về những mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế và chuyên nghiệp. Dù có bận “trăm công nghìn việc” nhưng đừng quên soạn và gửi chúng nhé, ứng viên tuy có đau lòng nhưng vẫn sẽ thoải mái và tự tin với những cơ hội sau.

V. Phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự tốt nhất hiện nay

Tuyển dụng là bước quan trọng giúp xây dựng bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp, chính vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng thật tốt.

Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

Phần mềm quản lý tuyển dụng của 1Office – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Tuyển dụng; số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu.

Với 1Office, HR có thể tạo đề xuất tuyển dụng trực tuyến. Thông báo ngay lập tức được gửi cho ban lãnh đạo xét duyệt trên phần mềm. Nhờ đó, rút ngắn tối đa thời gian chờ. Việc chăm sóc, phân loại, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên khi tham gia tuyển dụng cũng được thực hiện chi tiết và có quy trình rõ ràng, minh bạch. Tình trạng thất lạc hồ sơ ứng viên cũng chấm dứt vì hồ sơ sẽ được đẩy tự động từ các trang tuyển dụng vào hệ thống.

Đặc biệt, ứng dụng AI bóc tách dữ liệu hỗ trợ đánh giá ứng viên dễ dàng. Chỉ với một cú click chuột là người dùng sẽ có một bảng báo cáo tự động để đo lường chi phí cũng như hiệu suất làm việc của từng chuyên viên một.

Điều này giúp cho các nhà quản trị nắm bắt rõ ràng tình hình nhân sự, sau đó đưa ra cái nhìn tổng thể về biến động nguồn nhân lực để có thể giải quyết kịp thời.

Hệ thống của 1Office có thể kết nối với hơn 90% các máy chấm công trên thị trường. Dữ liệu sẽ được đẩy trực tiếp vào hệ thống, xua tan nỗi lo đường truyền trục trặc hay máy chấm công hỏng.

Hơn nữa, 1Office còn cho phép tùy biến các chính sách chấm công tiền lương dưới dạng hàm Excel, tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp, chấm dứt tình trạng tính lương thủ công cho các HR.

Với 1Office, quy trình tuyển dụng sẽ trở nên dễ dàng

Ngoài ra, khi sử dụng 1Office, người dùng sẽ được hỗ trợ trả lương trực tiếp trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

HR sẽ không phải lo lắng vì thất lạc đơn từ hay hồ sơ nữa vì mọi thông tin nhân sự được số hóa, lưu trữ và bảo mật tập trung trên phần mềm 1Office.

Cùng với đó, hệ thống sẽ tự động tổng hợp đơn từ và kết nối với các phân hệ khác như KPI, doanh số,…để dễ dàng tính toán bảng lương và giảm thiểu tỷ lệ sai sót.

Hơn nữa, tính năng bảo mật dữ liệu cũng được nâng cao giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin ra bên ngoài tránh tình trạng kẻ xấu trục lợi gây ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp.

Bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm 1Office.

Chỉ với những thao tác đơn giản và không quá khó để hiểu, cấp trên và nhân viên có thể tương tác với nhau, thoải mái thảo luận, chia sẻ mọi điều qua mạng nội bộ, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

1Office hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin về cách viết  tham khảo để hỗ trợ cho công việc của mình. Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại đây:

Nhận tư vấn miễn phí

Liên hệ với chúng tôi:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA