Mẫu Thư Mời Phỏng Vấn File Word, PDF – Tải Miễn Phí 2025

Mẫu thư mời phỏng vấn là biểu mẫu được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức. Bộ biểu mẫu này được chuẩn hóa theo quy định, hỗ trợ người dùng thao tác nhanh, chính xác và đầy đủ thông tin.

1. Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn (hay còn gọi là Interview Invitation Email) là lá thư gửi ứng viên sau vòng xét duyệt hồ sơ thành công và bạn muốn mời ứng viên đó tham gia phỏng vấn để trao đổi kỹ hơn.

Với thư này, ứng viên có thể hoặc chấp nhận lời mời bởi họ có nhiều lựa chọn khác ngoài công ty bạn. Một email đầy đủ thông tin, văn phong chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ “apply” lên đáng kể.

Sau khi sàng lọc hồ sơ, bạn cần gửi thư mời phỏng vấn cho ứng viên

Đọc thêm: Mẫu thư thông báo trúng tuyển phỏng vấn 

2. Nội dung chính của mẫu thư mời phỏng vấn

Thư mời phỏng vấn cần đảm bảo nội dung ngắn gọn và rõ ràng, thể hiện rõ ràng ý muốn được mời ứng viên tham gia buổi phỏng vấn. Checklist dưới đây là những nội dung cần được đề cập trong thư, theo thứ tự lần lượt từ đầu xuống cuối:

• Tiêu đề email: Đảm bảo tính chính xác, đặc biệt khi bạn sử dụng template email cho sẵn. Những trường hợp gửi nhầm người hoặc sai tiêu đề sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt ứng viên rất nhiều. Đồng thời phải thể hiện rõ ràng ý muốn mời tham gia phỏng vấn (nếu không có thể ứng viên sẽ vẽ ra những kịch bản xấu và không muốn mở email).
• Lời cảm ơn ứng viên: Đây là nội dung bắt buộc phải có trong email mời phỏng vấn. Hãy dành vài dòng để cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến công ty bạn và dành thời gian để ứng tuyển
• Mục đích của buổi phỏng vấn
• Thời gian và địa điểm phỏng vấn
• Cách thức phỏng vấn: Nếu phỏng vấn qua điện thoại hoặc Skype, bạn sẽ phải cung cấp trước cho ứng viên số điện thoại hoặc tài khoản Skype cho họ
• Thông tin người liên lạc và lưu ý: Trong quá trình đi phỏng vấn, rất có thể ứng viên sẽ bị lạc đường, quên hoặc nhớ nhầm thời gian phỏng vấn. Bạn nên cung cấp phương thức liên lạc cho họ để có thể kịp thời hỗ trợ hoặc nhắc nhở.
• Các thông tin về công ty: Website, fanpage,… là những nguồn giúp tăng độ tin cậy cũng như nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp trong mắt ứng viên.

Hãy chú ý đến nội dung chính của thư mời phỏng vấn

Đọc thêm: Mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế và “ít đau thương”

3. Làm sao để tăng tỷ lệ “apply” của ứng viên?

Bạn có thể sắp xếp và cung cấp một vài lựa chọn cho ứng viên như: ngày, thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn. Đối với các chiến dịch tuyển dụng nhận được nhiều hồ sơ, cách này sẽ giúp tăng tỉ lệ mở thư và tham gia phỏng vấn của ứng viên.

Làm sao để tăng tỷ lệ “apply” của ứng viên?

Đừng quên, sau khi gửi thư mời phỏng vấn từ 2 – 6 giờ, bạn nên gọi điện thoại xác nhận xem ứng viên đã đọc hay chưa. Đây cũng là cách để bạn kiểm tra cách ứng xử xã hội của ứng viên để có những ấn tượng và đánh giá đầu tiên.

Đọc thêm: Tổng hợp 4 mẫu thư trả lời nhận việc tăng 10 lần tỷ lệ ứng viên đi làm

4. Hướng dẫn cách điền mẫu thư mời phỏng vấn

Mẫu thư mời phỏng vấn là văn bản quan trọng trong quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp thông báo chính thức cho ứng viên về lịch phỏng vấn, vị trí ứng tuyển và các yêu cầu liên quan. Để đảm bảo thư mời rõ ràng – chuyên nghiệp – đầy đủ thông tin, dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách điền từng phần:

Thông tin tiêu đề và tên công ty

• Điền tên công ty theo đúng pháp lý: Công ty Cổ phần XYZ, Công ty TNHH ABC,…

• Nếu thư sử dụng logo doanh nghiệp, cần đặt ở vị trí đầu trang để tăng tính nhận diện.

• Ghi số công văn hoặc ký hiệu (nếu doanh nghiệp có quy trình quản lý văn bản).

Thông tin ứng viên

Phần này cần điền chính xác để tránh nhầm lẫn ứng viên:

• Họ và tên

• Email

• Số điện thoại

• Vị trí ứng tuyển

Lưu ý: Gửi đúng họ tên giúp ứng viên cảm nhận sự chuyên nghiệp và tôn trọng.

Nội dung thư mời phỏng vấn

Đây là phần quan trọng nhất. Bạn cần ghi rõ:

a. Chào mừng ứng viên

Ví dụ:
“Cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing tại Công ty…”

b. Vị trí phỏng vấn

Điền đúng tên vị trí hoặc chức danh ứng tuyển.

c. Thời gian phỏng vấn

• Ngày, tháng, năm

• Giờ phỏng vấn (nhấn mạnh nếu online hoặc offline)

d. Địa điểm phỏng vấn

• Nếu phỏng vấn trực tiếp: ghi rõ văn phòng, tầng, phòng họp.

• Nếu phỏng vấn online: đính kèm link Zoom/Google Meet và hướng dẫn tham gia.

e. Người phụ trách phỏng vấn

Điền:

• Tên người phỏng vấn

• Chức vụ (VD: Trưởng phòng Nhân sự, Trưởng nhóm Tuyển dụng…)

• Số điện thoại liên hệ khi cần hỗ trợ

f. Yêu cầu chuẩn bị

Một số yêu cầu thường gặp:

• Mang theo CV bản in

• Mang portfolio hoặc sản phẩm mẫu

• Chuẩn bị laptop cá nhân

• Hoàn thành bài test trước buổi phỏng vấn

• Tải app/phần mềm nếu phỏng vấn trực tuyến

Các lưu ý quan trọng cho ứng viên

Doanh nghiệp có thể thêm:

• Yêu cầu đến sớm 10–15 phút

• Hướng dẫn gửi email nếu muốn dời lịch

• Ghi rõ quy trình: 1 vòng / 2 vòng / test – phỏng vấn – offer

Chữ ký và thông tin người gửi

Bao gồm:

• Tên người gửi

• Chức vụ

• Bộ phận tuyển dụng

• Số điện thoại hoặc email liên hệ

• Chữ ký (nếu là văn bản giấy)

Kiểm tra lại trước khi gửi

Trước khi gửi thư cho ứng viên, HR cần:

• Đảm bảo không sai chính tả

• Lịch phỏng vấn không bị trùng

• Link online vẫn hoạt động

• Gửi đúng email ứng viên

• Có file đính kèm nếu cần (JD, lịch trình, bài test…)

5. Một số lưu ý khi viết mẫu thư mời phỏng vấn

• Văn phong nghiêm túc và đúng đắn: Tránh sử dụng emoji, từ lóng hoặc viết tắt.
• Lịch sự: Nên tránh gửi mail sau giờ làm việc và vào ngày cuối tuần. Nếu bạn và ứng viên không ở cùng múi giờ, hãy chọn những lúc hai bên cùng làm việc để quá trình trao đổi thuận tiện hơn.
• Lịch thiệp: Một điều tối kỵ là không nên gửi mail vào tài khoản công ty của ứng viên. Thay vào đó, bạn nên gửi vào email cá nhân hoặc liên lạc qua Facebook, Zalo…

Đọc thêm: Mẫu đánh giá quy trình thử việc chuẩn của nhân viên

6. Tổng hợp các mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Hãy chú ý đến văn phong trong thư mời phỏng vấn của bạn

Dưới đây là cách viết email thư mời do 1Office tổng hợp. Bạn có thể tùy chỉnh ngôn từ, văn phong để phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp:

6.1 Mẫu thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Việt

Bạn có thể tại mẫu thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Việt tại đây

Nên tránh gửi mail sau giờ làm việc và vào ngày cuối tuần

Đọc thêm: Mẫu quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp

6.2 Thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh

Bạn có thể tại mẫu thư mời phỏng vấn bằng Tiếng Anh tại đây

7. Tạm kết

Song song với quá trình tuyển dụng, đừng quên chăm sóc trải nghiệm của ứng viên trước khi phỏng vấn. Thư mời phỏng vấn sẽ là công cụ đắc lực giúp bạn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên.

Bạn cũng đừng quên quản lý hồ sơ ứng viên chặt chẽ để đạt được hiệu quả cao nhất. Tiến hành gửi thư mời phỏng vấn chỉ khi bạn có trong tay danh sách ứng viên tiềm năng đã được chắt lọc.

Bên cạnh đó bạn không nên gửi một cách ồ ạt nếu không muốn ứng viên vừa bị bạn đánh trượt tuần trước lại nhận được mail mời phỏng vấn.

Tuyển dụng là bước quan trọng trong doanh nghiệp

Tuyển dụng là bước quan trọng giúp xây dựng bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp, chính vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng thật tốt.

8. Câu hỏi thường gặp về mẫu thư mời phỏng vấn

Q1: Mẫu thư mời phỏng vấn có bắt buộc dùng theo quy định không?
Không. Hiện nay pháp luật không quy định mẫu thư mời phỏng vấn bắt buộc. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu riêng theo nhu cầu, miễn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết như: thời gian – địa điểm phỏng vấn, vị trí ứng tuyển, người phụ trách, tài liệu cần chuẩn bị, hình thức phỏng vấn… Việc sử dụng mẫu thống nhất giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp và hạn chế thiếu sót thông tin.

Q2: File Word có chỉnh sửa được không?
Có. File mẫu thư mời phỏng vấn dạng Word cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh nội dung, thay logo, thay đổi bố cục, thêm thông tin hướng dẫn hoặc điều chỉnh giọng văn phù hợp với văn hóa công ty. Đây là định dạng linh hoạt, dễ sử dụng và đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp muốn cá nhân hóa nội dung gửi ứng viên.

Q3: Mẫu mới nhất hiện nay là năm nào?
Mẫu thư mời phỏng vấn không có “năm ban hành” cố định vì không phải là biểu mẫu pháp lý. Các mẫu hiện nay chủ yếu được cập nhật dựa trên xu hướng tuyển dụng, hình thức phỏng vấn (offline – online), cũng như yêu cầu minh bạch thông tin của doanh nghiệp. Do đó, bạn có thể sử dụng mẫu mới nhất do đơn vị cung cấp hoặc tự điều chỉnh để phù hợp với quy trình tuyển dụng hiện tại của doanh nghiệp.

Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, 1Office mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

HRM – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Tuyển dụng; số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu.

1Office – Chuyên gia tối ưu hóa doanh nghiệp

Với 1Office, HR có thể tạo đề xuất tuyển dụng trực tuyến. Thông báo ngay lập tức được gửi cho ban lãnh đạo xét duyệt trên phần mềm. Nhờ đó, rút ngắn tối đa thời gian chờ.

Việc chăm sóc, phân loại, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên khi tham gia tuyển dụng cũng được thực hiện chi tiết và có quy trình rõ ràng, minh bạch.

Tình trạng thất lạc hồ sơ ứng viên cũng chấm dứt vì hồ sơ sẽ được đẩy tự động từ các trang tuyển dụng vào hệ thống.

Đặc biệt, ứng dụng AI bóc tách dữ liệu hỗ trợ đánh giá ứng viên dễ dàng. Chỉ với một cú click chuột là người dùng sẽ có một bảng báo cáo tự động để đo lường chi phí cũng như hiệu suất làm việc của từng chuyên viên một.

Điều này giúp cho các nhà quản trị nắm bắt rõ ràng tình hình nhân sự, sau đó đưa ra cái nhìn tổng thể về biến động nguồn nhân lực để có thể giải quyết kịp thời.

Hệ thống của 1Office có thể kết nối với hơn 90% các máy chấm công trên thị trường. Dữ liệu sẽ được đẩy trực tiếp vào hệ thống, xua tan nỗi lo đường truyền trục trặc hay máy chấm công hỏng.

Hơn nữa, 1Office còn cho phép tùy biến các chính sách chấm công tiền lương dưới dạng hàm Excel, tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp, chấm dứt tình trạng tính lương thủ công cho các HR.

Với 1Office, quy trình tuyển dụng sẽ trở nên dễ dàng

Ngoài ra, khi sử dụng 1Office, người dùng sẽ được hỗ trợ trả lương trực tiếp trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

HR sẽ không phải lo lắng vì thất lạc đơn từ hay hồ sơ nữa vì mọi thông tin nhân sự được số hóa, lưu trữ và bảo mật tập trung trên phần mềm 1Office.

Cùng với đó, hệ thống sẽ tự động tổng hợp đơn từ và kết nối với các phân hệ khác như KPI, doanh số,…để dễ dàng tính toán bảng lương và giảm thiểu tỷ lệ sai sót.

Hơn nữa, tính năng bảo mật dữ liệu cũng được nâng cao giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin ra bên ngoài tránh tình trạng kẻ xấu trục lợi gây ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp.

Bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm 1Office.

Chỉ với những thao tác đơn giản và không quá khó để hiểu, cấp trên và nhân viên có thể tương tác với nhau, thoải mái thảo luận, chia sẻ mọi điều qua mạng nội bộ, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Đặc biệt, 1Office đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp.

1Office hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin tham khảo để ứng dụng vào các công việc trong tương lai!

Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng và quá trình chăm sóc ứng viên, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại 1office.vn, 1Office sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!

Đọc thêm:

Phương pháp vượt mức KPI tuyển dụng cho nhân sự đơn giản, hiệu quả

Mẫu mô tả công việc Chuyên viên tuyển dụng dùng cho mọi doanh nghiệp

Top 25+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả tốt nhất 2023