4 mẫu thư mời nhận việc tăng 10 lần tỷ lệ ứng viên đi làm!
Sau khi chọn lọc ứng viên, thư mời nhận việc là bước đầu tiên nhà tuyển dụng cần làm. Mẫu thư mời nhận việc chuẩn có nội dung như thế nào? Nếu bạn là nhà tuyển dụng đang cần gửi thư mời nhận việc cho ứng viên thì không nên bỏ qua bài viết sau.
Trải qua mọi nỗ lực tuyển dụng, từ đăng tuyển, lọc hồ sơ xin việc, phỏng vấn, cuối cùng bạn đã tìm được ứng viên phù hợp và mong muốn mời họ làm việc tại công ty. Tuy nhiên, trong một thế giới phẳng, nơi con người có thể tiếp cận cơ hội dễ dàng hơn bao giờ hết. Ứng viên tiềm năng của bạn có thể sẽ nhận được nhiều lá thư chào mời trong một thời điểm. Vậy làm sao để viết giấy mời làm việc có tính thuyết phục cao nhất?
Mục lục
1. Tìm hiểu về thư mời nhận việc
Thư mời nhận việc là một văn bản hoặc email mà nhà tuyển dụng gửi cho ứng viên sau khi họ đã vượt qua các vòng phỏng vấn và được chọn để làm việc tại công ty. Thư này được coi là một bước chính thức để thông báo rằng ứng viên đã trúng tuyển và được mời làm việc với các điều kiện và yêu cầu cụ thể.
Trong thư mời nhận việc, ứng viên có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận lời mời bởi họ có nhiều lựa chọn khác ngoài công ty bạn.
Một email đầy đủ thông tin, văn phong chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng nhận được sự đồng ý của ứng viên. Mặt khác, email có nội dung chuyên nghiệp còn giảm sự nghi ngại của họ về quyết định sắp tới của mình.
Mẫu thư mời nhận việc chuẩn có nội dung như thế nào?
>> Bài viết liên quan:
2. Vai trò của thư mời nhận việc
Vai trò của thư mời nhận việc rất quan trọng trong quá trình tuyển dụng và khởi đầu mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Dưới đây là những vai trò chính:
2.1. Xác nhận kết quả phỏng vấn
Thư mời nhận việc là sự khẳng định chính thức rằng ứng viên đã vượt qua tất cả các vòng tuyển chọn và được mời tham gia vào đội ngũ công ty. Đây là một cách để nhà tuyển dụng công nhận năng lực và tiềm năng của ứng viên.
2.2. Truyền tải thông tin quan trọng
Thư mời nhận việc cung cấp chi tiết các điều khoản và điều kiện của công việc, như:
- Vị trí công việc
- Mức lương
- Ngày bắt đầu làm việc
- Quyền lợi và phúc lợi
- Thời gian làm việc và thử việc
Điều này giúp ứng viên hiểu rõ những gì họ sẽ được nhận và mong đợi khi làm việc tại công ty.
2.3. Định hình mối quan hệ giữa ứng viên và công ty
Thư mời nhận việc thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của nhà tuyển dụng, đồng thời cũng giúp xây dựng mối quan hệ ban đầu tốt đẹp với ứng viên. Qua thư này, ứng viên có thể cảm nhận được sự cam kết và văn hóa làm việc của công ty.
2.4. Cơ sở cho quá trình đàm phán và quyết định
Trước khi ký hợp đồng lao động chính thức, ứng viên có thể dùng thư mời nhận việc để đàm phán thêm về lương, phúc lợi, hoặc bất kỳ điều kiện nào họ muốn điều chỉnh. Thư mời nhận việc tạo ra cơ hội cho cả hai bên thảo luận và thống nhất các chi tiết trước khi cam kết lâu dài.
2.5. Bảo vệ quyền lợi của cả hai bên
Thư mời nhận việc là một văn bản có giá trị pháp lý, giúp bảo vệ quyền lợi của cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Trong trường hợp có tranh chấp sau này, thư này có thể được sử dụng như một căn cứ để làm rõ các điều khoản ban đầu đã được thỏa thuận.
3. Những nội dung cần có trong thư mời nhận việc chuyên nghiệp
Để soạn một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp, rõ ràng và đáp ứng đủ thông tin cho ứng viên, bạn cần bao gồm các yếu tố quan trọng sau đây:
3.1. Thông tin về vị trí và công ty
- Vị trí công việc: Thư mời phải nêu rõ chức danh mà ứng viên được mời đảm nhận. Ví dụ: Chuyên viên Kinh doanh, Nhân viên Marketing, hoặc Quản lý Dự án.
- Phòng ban làm việc: Xác định rõ phòng ban mà ứng viên sẽ trực thuộc, điều này giúp ứng viên hiểu được vai trò của mình trong cấu trúc công ty.
- Cấp trên trực tiếp: Chỉ rõ người quản lý trực tiếp hoặc người mà ứng viên sẽ báo cáo công việc. Đây là thông tin quan trọng để ứng viên hình dung về môi trường làm việc.
- Giờ làm việc: Cần nêu rõ khung giờ làm việc tiêu chuẩn (ví dụ: từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều, thứ Hai đến thứ Sáu), cũng như các yêu cầu về lịch làm việc linh hoạt hoặc làm thêm giờ (nếu có).
Thông tin công ty: Một vài câu giới thiệu về công ty, văn hóa, tầm nhìn, hoặc các thành tựu nổi bật sẽ giúp ứng viên cảm thấy hứng thú hơn khi nhận thư mời.
3.2. Mức lương và phúc lợi
- Mức lương: Nêu rõ mức lương cơ bản hàng tháng hoặc hàng năm mà ứng viên sẽ nhận, đồng thời cần chỉ rõ là mức lương này đã bao gồm hoặc chưa bao gồm các khoản phụ cấp hoặc thưởng.
- Thưởng và các khoản phụ cấp: Nếu có các khoản thưởng hiệu suất, thưởng dự án, hoặc phụ cấp đi lại, ăn trưa, thì cần liệt kê chi tiết.
- Quyền lợi bảo hiểm: Nêu cụ thể các quyền lợi bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, và các bảo hiểm bổ sung khác (nếu có).
- Phúc lợi khác: Thông tin về các phúc lợi đặc biệt như chăm sóc sức khỏe, gói tập gym, chế độ nghỉ phép, hoặc chính sách làm việc từ xa cũng nên được nêu rõ để tăng sức hấp dẫn của thư mời.
3.3. Ngày bắt đầu làm việc và thời gian thử việc
- Ngày bắt đầu làm việc: Chỉ rõ ngày mà ứng viên sẽ chính thức bắt đầu công việc. Thông tin này giúp ứng viên chuẩn bị tốt hơn về mặt thời gian.
- Thời gian thử việc: Nếu có giai đoạn thử việc, hãy nêu rõ thời gian cụ thể (ví dụ: 2 tháng hoặc 3 tháng), kèm theo các điều khoản liên quan, như mức lương trong thời gian thử việc có thay đổi hay không.
- Thời hạn chấp nhận lời mời: Đặt ra một khoảng thời gian để ứng viên xác nhận hoặc từ chối lời mời làm việc. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu phản hồi trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận thư mời.
3.4. Quyền lợi, điều khoản và điều kiện đặc biệt
- Quyền lợi đặc biệt: Liệt kê bất kỳ quyền lợi đặc biệt nào mà công ty cung cấp cho nhân viên, như các gói đào tạo, chính sách phát triển nghề nghiệp, hay các sự kiện nội bộ.
- Điều khoản hợp đồng: Nếu công việc có thời hạn hợp đồng nhất định, hãy chỉ rõ thời hạn của hợp đồng (ví dụ: hợp đồng 1 năm, sau đó có thể gia hạn hoặc chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn).
- Điều kiện làm việc: Đề cập đến bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào liên quan đến công việc, chẳng hạn như cần đi công tác thường xuyên, có khả năng làm việc từ xa, hoặc phải tuân thủ các quy định bảo mật của công ty.
Bạn cần lưu ý một số thông tin quan trọng cần đề cập trong mẫu thư mời làm việc
Thư mời nhận việc chứa nội dung liên quan đến công việc sẽ là yếu tố quyết định khá lớn việc ứng viên lựa chọn công ty nào để làm việc. Vì vậy bạn cần lưu ý và chuẩn bị mẫu thư mời thật chu đáo và cẩn thận để giữ chân những ứng viên tài năng cho doanh nghiệp mình.
5. Ví dụ của một thư mời nhận việc chuyên nghiệp
- Vị trí công việc: Nhân viên Phát triển Kinh doanh, làm việc tại Phòng Kinh doanh và báo cáo trực tiếp cho Trưởng Phòng. Thời gian làm việc từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều, từ thứ Hai đến thứ Sáu.
- Mức lương và phúc lợi: Lương cơ bản là 15,000,000 VNĐ/tháng, chưa bao gồm các khoản thưởng doanh số và phụ cấp xăng xe, điện thoại. Công ty cung cấp bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội đầy đủ, kèm theo gói bảo hiểm sức khỏe bổ sung.
- Ngày bắt đầu làm việc: Dự kiến ngày 15/11/2024. Thời gian thử việc là 2 tháng, với mức lương không thay đổi trong giai đoạn thử việc.
- Điều khoản và quyền lợi: Hợp đồng lao động ký kết ban đầu có thời hạn 1 năm, sau đó có thể gia hạn. Nhân viên được nghỉ phép 12 ngày/năm và có cơ hội tham gia các khóa học phát triển kỹ năng.
Những thông tin chi tiết và đầy đủ này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn rõ ràng về công việc và quyền lợi, tạo ấn tượng tích cực và minh bạch trong quá trình tuyển dụng.
6. Các tiêu chí của một mẫu thư mời nhận việc chuẩn
Thư mời nhận việc mang tính đặc thù bởi được sử dụng trong quan hệ giữa doanh nghiệp và người đi phỏng vấn.
Việc tuân thủ những tiêu chuẩn trên sẽ nâng cao tính chuyên nghiệp quy trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp cũng như tăng độ tin cậy khi ứng viên lựa chọn công ty làm nơi công tác.
Thông tin đầy đủ: Gồm vị trí công việc, thời gian làm việc, các chế độ đãi ngộ, lương thưởng. Ngoài ra đính kèm bản mềm hợp đồng, những tài liệu cần chuẩn bị trong ngày/tuần làm việc đầu tiên. Ứng viên sẽ xem trước để hiểu về vị trí của mình và dễ dàng đưa ra quyết định hơn.
Thông tin rõ ràng: Thông tin gửi cho ứng viên cần rõ ràng hơn, giúp ứng viên không phải gửi nhiều mail để thắc mắc.
Trình bày chuyên nghiệp: Luôn cách một dòng giữa các đoạn. Một đoạn không nên quá 4 dòng, một câu không nên quá 1,5 dòng. Phông chữ bạn chọn nên là phông hiện đại, không có chân,…
Văn phong, ngôn từ: Cá nhân hóa, phù hợp với mọi đối tượng. Đừng quên dùng văn phong riêng phù hợp với định vị hình ảnh của doanh nghiệp.
Uy tín giữa doanh nghiệp và ứng viên sẽ càng gia tăng khi doanh nghiệp cho họ thấy rõ sự tôn trọng, lịch sự và chuyên nghiệp trên nhiều phương diện. Một thư mời nhận việc rõ ràng, đáp ứng đủ tiêu chí về độ tin cậy, mạch lạc, chỉn chu sẽ khiến ứng viên có cảm tình và tăng khả năng quyết định nhận việc.
7. Các mẫu thư mời nhận việc (offer email) chuyên nghiệp
Nhà tuyển dụng có thể xem mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp mà 1Office giới thiệu dưới đây hoặc sử dụng tính năng quản lý tuyển dụng của 1Office để tạo lập thư mời dễ dàng.
Mẫu thư mời làm việc cần đầy đủ tiêu đề email cùng nội dung công việc
7.1. Mẫu thư mời nhận việc số 1
Tiêu đề email: [Tên công ty] Thư mời làm việc tại [Tên công ty] / Chúc mừng bạn đã nhận được lời mời làm việc tại [Tên công ty].
Chào [Tên ứng viên], / [Tên ứng viên] thân mến,
Đầu tiên, chúng tôi hết sức cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm và ứng tuyển cho vị trí [Tên_vị_trí]. Qua thời gian gặp gỡ trao đổi, chúng tôi hết sức ấn tượng với những gì bạn đã thể hiện. Chính vì vậy, chúng tôi trân trọng được mời bạn vào làm việc tại công ty của chúng tôi với vị trí [Tên_vị_trí].
Ở vị trí này, bạn sẽ làm việc [toàn thời gian / bán thời gian] từ [thời gian và số ngày làm việc trong tuần]. Bạn sẽ trực tiếp nằm dưới sự quản lý của anh/chị [Tên quản lý] thuộc phòng [Tên phòng].
Như đã thỏa thuận trong buổi phỏng vấn, bạn sẽ được nhận mức lương cứng khởi điểm là [số tiền/thời gian]. Cùng với các chính sách hỗ trợ khác như: [tên các chính sách hỗ trợ: bảo hiểm, tiền đi lại, tiền ăn uống, số ngày nghỉ trong năm].
[Bạn có thể tham khảo trước hợp đồng / chính sách hỗ trợ chi tiết được đính kèm theo email này]
Thời gian làm việc của bạn sẽ bắt đầu từ [ngày / giờ]. Chúng ta sẽ cùng thống nhất thêm một số vấn đề như [thời hạn hợp đồng, các chính sách công ty…] trong ngày làm việc đầu tiên này.
Để xác nhận đề nghị này, bạn vui lòng trả lời lại email cho chúng tôi trước [ngày/giờ]. Trong thời gian đó, hãy liên hệ với chúng tôi qua [số điện thoại] hoặc [email] nếu như bạn có bất kì thắc mắc nào cần giải đáp.
Chúng tôi rất háo hức được có bạn trong đội ngũ của chúng tôi. Và chúc bạn sẽ có những trải nghiệm tuyệt vời tại đây.
Xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ kí]
Một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp sẽ gây ấn tượng với ứng viên
7.2. Mẫu thư mời nhận việc số 2
Tiêu đề email: Xin chúc mừng! Bạn đã trúng tuyển vị trí [Tên công việc] tại [Công ty]
Thân gửi [Tên ứng viên]
Chúng tôi rất vui mừng thông báo bạn đã trúng tuyển vị trí [Tên công việc] tại công ty của chúng tôi. Sau buổi phỏng vấn và xét duyệt Cv, chúng tôi đã rất ấn tượng với kinh nghiệm chuyên môn cùng những kỹ năng và tính cách của bạn. Chúng tôi nghĩ bạn rất phù hợp với vị trí [Tên công việc] mà công ty tuyển dụng.
Mức lương khởi điểm của bạn là (…vnd), đã kèm theo BHXH, BHYT đầy đủ. Khi làm việc tại công ty bạn sẽ được hưởng đầy đủ những quyền lợi từ phía [Tên công ty] cùng những chế độ khen thưởng, lễ tết, nghỉ phép và những chuyến du lịch hay đào tạo nghề nghiệp của quý công ty. Bên dưới chúng tôi có đính kèm bản mềm chi tiết về hợp đồng và công việc của bạn. Bạn có thể xem qua trước khi đưa ra quyết định của mình. Bạn vui lòng phản hồi và đưa ra quyết định của mình trước ngày (…). Nếu bạn đồng ý, ngày ký hợp đồng sẽ vào ngày (…) và ngày chính thức làm việc của bạn sẽ vào (…).
Trong thời gian bạn đưa ra quyết định của mình, nếu bạn chưa rõ hoặc có bất cứ những câu hỏi thắc mắc nào thì có thể liên hệ tới tôi hoặc quản lý [Tên quản lý] để được giải đáp kịp thời.
Rất mong sẽ nhận được phản hồi sớm từ bạn!
Trân trọng!
[Ký tên]
Hãy chuẩn bị mẫu thư mời nhận việc thật chuyên nghiệp
7.3. Mẫu thư mời nhận việc số 3
Tiêu đề email: [Tên công ty] thông báo trúng tuyển vị trí [Tên vị trí]
Chào bạn [Tên ứng viên]
Anh/Chị là A [tên người gửi] thuộc bộ phận nhân sự của công ty X. Chúc mừng bạn [tên ứng viên] đã trúng tuyển vị trí [tên vị trí] của công ty. Sau quá trình phỏng vấn, công ty xem xét và thấy bạn có kỹ năng cũng như kinh nghiệm phù hợp với vị trí công ty cần tuyển. Anh/chị thông báo mức lương và thời gian làm việc cụ thể với bạn như sau:
Như đã thỏa thuận trong buổi phỏng vấn thì mức lương khởi điểm của bạn là […..]. Thời gian thử việc là 2 tháng, hưởng 80% lương. Thời gian làm việc là các ngày trong tuần (buổi sáng từ… đến…; buổi chiều từ…. đến…). Ngoài ra, bạn còn được hưởng nhiều chính sách hỗ trợ khác như bảo hiểm, ngày nghỉ phép năm,… Ngày bắt đầu làm việc [ngày giờ cụ thể]. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ qua số điện thoại …. để được giải đáp chi tiết.
Rất mong nhận được sự phản hồi sớm từ bạn!
Trân trọng!
[Ký tên]
Một email đầy đủ thông tin sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng nhận được sự đồng ý của ứng viên
7.4. Mẫu thư mời nhận việc số 4
Tiêu đề email: [Tên công ty] thông báo trúng tuyển vị trí [Tên vị trí]
Kính gửi: Anh /Chị ………………
Chào mừng bạn …………………. đã đến với ………………. Đây là Email thông báo trúng tuyển vị trí [Vị trí tuyển dụng] thuộc phòng [Phòng ban trong công ty]. Giờ, bạn đã chính thức trở thành một [Tên công việc]. Dưới đây là một vài thông tin về ngày bắt đầu làm việc chính thức:
Ngày: …
Vị trí: …
Bộ phận/ Phòng/ Ban: …
Chúng tôi đã chuẩn bị mọi thứ cần thiết cho công việc của bạn, rất mong bạn sẽ đến đúng giờ vào ngày đầu làm việc để được toàn thể công ty chào đón nhiệt liệt nhất!
Mọi công việc đào tạo, học việc và quá trình thử việc của bạn sẽ được giảm sát, hướng dẫn bởi bộ phận HR. Mọi vấn đề thắc mắc xin liên hệ phụ trách tuyển dụng để được giải đáp!
Một lần nữa xin chúc mừng bạn, hẹn gặp lại bạn vào ngày làm việc đầu tiên của công ty!
Trân trọng,
[Tên và chữ ký của quản lý]
1Office hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin để tham khảo các mẫu thư mời nhận việc, góp phần giúp bạn gây ấn tượng tốt và giữ chân những nhân viên tiềm năng cho doanh nghiệp mình. Để nhận được đầy đủ bộ tài liệu chi tiết về biểu mẫu hồ sơ nhân sự, thư mời nhận việc, .. bạn có thể để lại thông tin dưới nút “Nhận tư vấn miễn phí” ở ngay bên dưới.
Đọc thêm:
EVP là gì? Tại sao EVP là chìa khóa xây dựng thương hiệu tuyển dụng?
