Quy định tăng ca mới nhất 2026 theo luật lao động

Bạn gặp khó khăn khi xây dựng kế hoạch phân công ca làm việc vừa đảm bảo tiến độ sản xuất vừa tuân thủ đúng pháp luật? Sự chồng chéo giữa giới hạn giờ làm thêm theo tháng, năm và khung lương OT theo từng mốc thời gian chính là rào cản lớn nhất. Cùng 1Office tìm hiểu các quy định tăng ca hiện nay để chủ động điều hành nhân sự và nâng cao hiệu suất làm việc toàn diện!

Tăng ca là gì? Thời gian nào được tính là làm thêm giờ?

Việc xác định rõ khái niệm và thời điểm tính làm thêm giờ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với cả doanh nghiệp lẫn người lao động. Nhờ đó, ban quản lý có thể dễ dàng thiết lập bảng biểu chấm công và tính lương chính xác nhất.

Hiện nay, luật tăng ca ghi nhận thời gian làm thêm giờ trong các trường hợp phổ biến như:

• Làm việc ngoài khung giờ hành chính cố định
• Làm việc vào ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ hoặc Tết

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý tuân thủ đúng quy định tăng ca để không vi phạm ranh giới giữa giờ làm việc tiêu chuẩn và giờ làm thêm, tránh phát sinh các tranh chấp lao động không đáng có.

Quy định tăng ca theo pháp luật hiện hành

Căn cứ theo Bộ luật Lao động 2019 (Bộ luật số 45/2019/QH14) đang có hiệu lực thi hành, việc tổ chức làm thêm giờ đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các giới hạn thời gian và chế độ đãi ngộ. Việc nắm rõ khung pháp lý này giúp người sử dụng lao động vận hành ca sản xuất chuẩn xác, đồng thời bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của người lao động.

1. Điều kiện và giới hạn số giờ làm thêm (Điều 107)

Người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm giờ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Sự đồng ý của người lao động: Phải được người lao động đồng ý về việc làm thêm giờ (trừ các trường hợp đặc biệt tại Điều 108).
• Giới hạn theo ngày:
  • Số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày. 
  • Trường hợp áp dụng quy định thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong 01 ngày.
• Giới hạn theo tháng: Tổng số giờ làm thêm không quá 40 giờ trong 01 tháng.
• Giới hạn theo năm: Tổng số giờ làm thêm không quá 200 giờ trong 01 năm.

Các trường hợp được làm thêm đến 300 giờ/năm (Khoản 3 Điều 107):

Trong quy định tăng ca của Bộ luật lao động 2019, người sử dụng lao động được sử dụng người lao động làm thêm tối đa 300 giờ/năm trong một số ngành, nghề, công việc sau:

• Sản xuất, gia công xuất khẩu hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;
• Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;
• Giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng đủ, kịp thời;
• Giải quyết công việc cấp bách, không thể trì hoãn do tính chất thời vụ, thời điểm của nguyên liệu, sản phẩm hoặc do yếu tố khách quan không dự liệu trước (thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, thiếu điện, thiếu nguyên liệu…);
• Khi tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ/năm, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Xem ngay: Tự động hoá toàn diện quy trình tính và chi trả lương

2. Mức tiền lương làm thêm giờ và làm việc vào ban đêm (Điều 98)

Người lao động làm thêm giờ được trả lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm như sau:

• Làm thêm giờ vào ban ngày:
  • Ngày thường: Ít nhất bằng 150%
  • Ngày nghỉ hằng tuần: Ít nhất bằng 200%
  • Ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương: Ít nhất bằng 300% (chưa kể tiền lương ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày)
  • Công thức tổng quát:

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả × Mức % hưởng lương làm thêm × Số giờ làm thêm

• Làm việc vào ban đêm (từ 22 giờ đến 06 giờ sáng hôm sau – Điều 106):
  • Được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc của ngày làm việc bình thường
  • Công thức tổng quát:

Tiền lương làm việc ban đêm = Tiền lương giờ thực trả × Số giờ làm việc ban đêm + Tiền lương giờ thực trả × 30% × Số giờ làm việc ban đêm

• Làm thêm giờ vào ban đêm:

• • Ngoài khoản tiền lương làm thêm giờ và lương làm việc ban đêm, người lao động còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc vào ban ngày của ngày làm việc bình thường hoặc ngày nghỉ hằng tuần hoặc ngày nghỉ lễ, Tết
  • Công thức tổng quát:

Tiền lương làm thêm ban đêm = Tiền lương giờ thực trả × (Mức % làm thêm + 30% + 20%) × Số giờ làm thêm ban đêm

Xem thêm: Cách tính lương tăng ca đúng luật [Công thức + ví dụ chi tiết]

3. Làm thêm giờ trong trường hợp đặc biệt (Điều 108)

Theo điều 108 về quy định tăng ca, người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động làm thêm giờ vào bất kỳ ngày nào mà không bị giới hạn số giờ làm thêm và người lao động không được từ chối trong các trường hợp sau:

• Thực hiện lệnh động viên, huy động bảo đảm nhiệm vụ quốc phòng, an ninh theo quy định của pháp luật;
• Thực hiện các công việc nhằm bảo vệ tính mạng con người, tài sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phòng ngừa, khắc phục hậu quả thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm và thảm họa (trừ trường hợp có nguy cơ ảnh hưởng đến tính mạng, sức khỏe của người lao động).

4. Các đối tượng bị hạn chế hoặc cấm làm thêm giờ

Nhằm bảo vệ nhóm lao động yếu thế, Bộ luật Lao động quy định nghiêm cấm hoặc hạn chế tăng ca trong các trường hợp:

• Lao động nữ mang thai & nuôi con nhỏ (Điều 137): Không được sử dụng lao động nữ làm thêm giờ khi mang thai từ tháng thứ 07 (hoặc từ tháng thứ 06 nếu làm việc ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo) hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi (trừ trường hợp được người lao động đồng ý).
• Lao động là người chưa thành niên (Điều 146): Người chưa đủ 15 tuổi không được làm thêm giờ. Người từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi chỉ được làm thêm giờ trong một số nghề, công việc theo danh mục do Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành.
• Lao động là người khuyết tật (Điều 160): Không sử dụng người lao động khuyết tật nhẹ suy giảm khả năng lao động từ 51% trở lên, khuyết tật nặng hoặc đặc biệt nặng làm thêm giờ, trừ trường hợp người lao động là người khuyết tật đồng ý.

Nhìn chung, các quy định tăng ca theo Bộ luật Lao động hiện hành được thiết lập chặt chẽ nhằm đảm bảo sự cân bằng giữa tiến độ vận hành sản xuất của doanh nghiệp và quyền lợi chăm sóc sức khỏe, an toàn cho người lao động.

Đọc ngay: Top 15+ phần mềm tính lương nhân viên tự động online

Giải pháp quản lý tăng ca, duyệt đơn và tính lương OT tự động cùng 1HRM

Trong thực tế vận hành, việc đăng ký và phê duyệt tăng ca qua các ứng dụng chat riêng lẻ thường rất dễ bị trôi tin nhắn, khiến quản lý khó kiểm tra và thiếu minh chứng rõ ràng khi đối soát chốt công. Bên cạnh đó, tiền làm thêm giờ bao gồm nhiều khung hệ số nhân phức tạp (150%, 200%, 300%, ca đêm…), nên nếu tính toán thủ công bằng Excel truyền thống thì rất dễ xảy ra sai sót.

Hệ quả là bộ phận C&B phải tốn vô số thời gian xử lý khiếu nại, nhân sự mất niềm tin vào tính minh bạch, còn doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ vi phạm pháp luật. Chính vì vậy, việc chuyển đổi sang phân hệ quản trị nhân sự 1HRM của 1Office được xem là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa trọn vẹn quy trình này.

1. Số hóa quy trình duyệt đơn tăng ca (OT) trực tuyến

• Cài đặt kịch bản duyệt đơn linh hoạt: Cho phép thiết lập quy trình phê duyệt đơn đăng ký làm thêm giờ tự động theo từng cấp bậc (Quản lý trực tiếp -> Trưởng phòng -> CxO).
• Tạo đơn và duyệt đơn mọi lúc mọi nơi: Người lao động chủ động tạo đơn đăng ký tăng ca ngay trên App Mobile hoặc Website; cấp quản lý nhận thông báo và phê duyệt tức thì.
• Loại bỏ thủ tục giấy tờ: Thay thế hoàn toàn việc gửi đơn bằng giấy hoặc email rời rạc, đảm bảo tính minh bạch và lưu trữ dữ liệu tập trung.

2. Quản lý ca làm việc và ghi nhận giờ tăng ca realtime

• Quản lý đa dạng ca làm việc: Dễ dàng phân ca trực tuyến cho các mô hình ca phức tạp (ca gãy, ca xoay, ca đêm, ca kíp…).
• Đồng bộ dữ liệu chấm công tự động: Tự động kết nối dữ liệu từ mọi thiết bị chấm công (Face ID, Wifi, GPS, thẻ từ…) với đơn tăng ca đã được phê duyệt để xác nhận số giờ OT thực tế.
• Kiểm soát hạn mức làm thêm giờ: Hệ thống tự động cảnh báo khi tổng số giờ OT của nhân sự tiệm cận ngưỡng tối đa nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định tăng ca theo Luật Lao động.

3. Công thức tính lương tăng ca tự động và chính xác tuyệt đối

• Thư viện công thức tính lương linh hoạt: Thiết lập sẵn các công thức tính lương OT phức tạp theo đúng tỷ lệ luật định.
• Tự động sinh bảng lương hàng tháng: Dữ liệu chấm công OT sau khi chốt sẽ tự động liên thông sang phân hệ tính lương, giúp loại bỏ tối đa sai sót do tính toán thủ công trên Excel.
• Minh bạch phiếu lương nhân sự: Người lao động chủ động tra cứu chi tiết bảng công và phiếu lương OT trực tuyến trên ứng dụng, hạn chế tối đa các khiếu nại về tiền lương.

Đặc biệt, sự kết hợp giữa công nghệ No-code linh hoạt và trợ lý AI Salary thông minh giúp HR tự do kéo – thả thiết lập mọi kịch bản duyệt đơn lẫn công thức OT theo đặc thù riêng mà không phụ thuộc vào IT. Hệ thống AI sẽ tự động phân tích dữ liệu công – lương, đề xuất công thức tối ưu và chủ động phát hiện các sai lệch bất thường, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối cho mỗi kỳ trả lương.

Trải nghiệm miễn phí giải pháp quản trị nhân sự 1HRM

Các câu hỏi liên quan đến quy định tăng ca

Trong quá trình thực thi, nhiều bộ phận HR và người lao động vẫn gặp phải những thắc mắc mang tính thực tiễn cao. Dưới đây là giải đáp chi tiết cho các câu hỏi phổ biến nhất giúp bạn nắm rõ các quy định tăng ca này để doanh nghiệp thực thi đúng pháp luật và đảm bảo minh bạch quyền lợi cho người lao động.

1. Thử việc có được tăng ca không và lương tính thế nào?

Có. Lương tăng ca thử việc = [Lương thử việc/giờ] × [% hệ số OT (150%, 200%, hoặc 300%)].

2. Tăng ca có được đổi thành ngày nghỉ bù thay tiền lương không?

Không. Luật bắt buộc doanh nghiệp phải trả bằng tiền lương OT, không được tự quy đổi số giờ làm thêm thành ngày nghỉ bù để trừ tiền.

3. Nhân viên văn phòng hưởng lương tháng cố định có được trả tiền tăng ca không?

Có. Nhân viên văn phòng làm ngoài giờ tiêu chuẩn vẫn được hưởng lương OT = [Lương 01 giờ bình thường] × [% hệ số OT].

4. Tăng ca vào ngày nghỉ bù lễ, Tết tính mức lương bao nhiêu %?

200% (tính theo mức ngày nghỉ hằng tuần). Riêng tăng ca vào đúng ngày chính lễ, Tết mới tính mức 300%.

5. Thời gian nghỉ giữa ca khi tăng ca liên tục có được tính vào giờ làm việc hưởng lương không?

Có. Nếu ca làm việc kéo dài từ 06 giờ trở lên, thời gian nghỉ giữa giờ (30 phút ban ngày hoặc 45 phút ban đêm) được tính vào giờ làm việc hưởng lương.

Như vậy, nắm rõ quy định tăng ca giúp doanh nghiệp kiểm soát thời giờ làm việc, tính lương OT chính xác và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Đồng thời, việc quản lý chặt chẽ đơn tăng ca, giờ công và hạn mức làm thêm giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và rủi ro vi phạm pháp luật. Ngoài ra, để đơn giản hóa toàn bộ quy trình từ đăng ký, phê duyệt đến chấm công và tính lương tăng ca, doanh nghiệp có thể tham khảo 1HRM của 1Office với khả năng tự động hóa và đồng bộ dữ liệu trên một hệ thống.

Trải nghiệm 1HRM miễn phí ngay hôm nay!