Asana là gì? Review phần mềm Asana trong quản lý công việc

Asana – “con đẻ” của nhà đồng sáng lập Facebook là một trong những ứng dụng được ưa chuộng trong lĩnh vực quản lý công việc hiện nay. Vậy Asana là gì? Phần mềm Asana có phải là giải pháp tối ưu và phù hợp nhất với các doanh nghiệp? Trong bài viết sau đây 1Office sẽ cung cấp cho bạn những review chi tiết về Asana để trả lời những câu hỏi trên.

1. Phần mềm Asana là gì?

Asana là phần mềm quản lý công việc và dự án hỗ trợ người dùng lập kế hoạch công việc, phân công nhiệm vụ và quản lý tiến độ, quy trình hiệu quả.

Phần mềm quản lý công việc Asana được phát triển bởi Dustin Moskovitz – giám đốc kỹ thuật kiêm nhà đồng sáng lập của Facebook. Ban đầu Asana chỉ được sử dụng như một ứng dụng hỗ trợ các nhóm quản lý và nắm bắt tiến độ công việc. Sau đó Asana đã được phát triển thành phần mềm công nghệ quản lý dự án chuyên nghiệp và xây dựng gói giải pháp dành cho doanh nghiệp.

2. Các tính năng chính của phần mềm Asana

Sau khi đã biết về Asana là gì, chúng ta hãy cùng điểm qua những tính năng nổi bật của phần mềm này. Các tính năng của Asana hướng đến việc trao quyền cho toàn bộ đội nhóm thay vì chỉ tập trung vào người quản lý. Trọng tâm của Asana app là các tính năng quản lý nhiệm vụ và khối lượng công việc.

Tính năng quản lý và lập kế hoạch

• Công cụ lập lịch và ưu tiên công việc: Asana cung cấp cho người dùng lựa chọn tạo, lập lịch và ưu tiên công việc ở một số định dạng khác nhau bao gồm danh sách công việc, biểu đồ Gantt và thẻ Kanban. Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt để theo dõi các nhóm và dự án của mình theo cách thuận tiện nhất.
• Lịch nhóm: Nếu bạn theo dõi lịch trình lâu dài của dự án, Asana cung cấp lịch nhóm dùng chung để mọi thành viên trong nhóm có thể truy cập và cập nhật trong thời gian thực.
• Quản lý tài nguyên và theo dõi thời gian: Phần mềm Asana cho phép người dùng theo dõi và quản lý 2 yếu tố quan trọng nhất – khối lượng công việc và thời gian dành cho các nhiệm vụ.
• Mẫu tạo sẵn: Asana cung cấp nhiều biểu mẫu checklist công việc tạo sẵn từ các dự án tiếp thị đến phát triển sản phẩm, tạo tiện ích tối đa cho người dùng.
• Tự động hóa: Tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại để bạn có thể tập trung vào các công việc quan trọng.

Tính năng tài liệu

• Lưu trữ tài liệu: Lưu trữ mọi tệp và tài liệu dự án có liên quan trong Asana bằng công cụ đính kèm tệp tác vụ, theo đó nhóm của bạn sẽ có quyền truy cập vào mọi thứ họ cần ngay lập tức.

Tính năng cộng tác

• Giao tiếp: Asana cung cấp chế độ bình luận trong mọi nhiệm vụ để các thành viên thảo luận, cộng tác và chia sẻ tài nguyên.
• Chia sẻ tệp: Mọi tác vụ trong Asana đều hỗ trợ cho phép tải tệp lên ở mọi định dạng (word, excel, pdf, hình ảnh,…). Bạn có thể kéo và thả tệp vào một tác vụ hoặc duyệt và tải tệp lên theo cách thủ công.

Tính năng báo cáo

• Báo cáo tự động: Asana cung cấp các báo cáo trực quan được tạo lập hoàn toàn tự động cho phép người dùng theo dõi tiến độ của dự án và các yếu tố khác như mức độ hoàn thành nhiệm vụ và dự kiến ​​ngân sách.

Các tính năng bảo mật

• Xác thực hai yếu tố: Asana tạo hàng rào bảo mật x2 cho người dùng với tính năng xác minh danh tính bổ sung thông qua 2FA.
• Quyền tài khoản nâng cao: Các chế độ phân quyền chi tiết (nhiệm vụ, nhóm và dự án) giúp kiểm soát và hạn chế quyền truy cập nhằm bảo vệ thông tin và tài nguyên của người dùng.

Xem thêm: Trello là gì? Đánh giá tổng quát phần mềm Trello cho doanh nghiệp SMEs

3. Cách sử dụng phần mềm Asana trong quản lý công việc & dự án

Sau khi đã hiểu rõ Asana là gì, hãy cùng 1Office tìm hiểu cách thức Asana hoạt động khi quản lý nhiệm vụ & dự án.

Cách tạo một nhiệm vụ

Để tạo một nhiệm vụ trên Asana app, hãy bắt đầu trong một dự án, nhập tên nhiệm vụ, sau đó nhấn enter để tiếp tục thêm các tác vụ khác.

• Đặt tên nhiệm vụ và thêm mô tả nhiệm vụ người được giao việc biết họ cần phải làm gì
• Giao nhiệm vụ cho các thành viên và đặt ngày đến hạn. Hãy chỉ rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm về các đầu công việc
• Đính kèm các tệp, tài liệu, hình ảnh có liên quan phục vụ cho công việc. Ngoài ra, hãy đính kèm các tệp đã hoàn thành khi thực hiện xong nhiệm vụ để đảm bảo các thành viên nắm được thông tin
• Thêm các thành viên làm cộng tác viên trong nhiệm vụ để họ có thể cập nhật tiến độ công việc. Bạn có thể đề cập đến họ bằng cách @ khi bạn nhận xét về một nhiệm vụ

Cách tìm và cập nhật công việc

• My tasks

Mục “My tasks” chỉ hiển thị các nhiệm vụ được giao cho bạn và thời gian đến hạn của chúng. Hãy theo dõi trong mục “My tasks” để kiểm tra các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành, xem bất kỳ công việc mới nào sắp thực hiện và bắt đầu công việc tiếp theo của bạn.

• Inbox

Inbox là một nguồn cung cấp tin tức cập nhật trạng thái của các công việc bạn đang theo dõi. Bạn cũng có thể trao đổi thảo luận ngay trên Inbox và nhanh chóng điều hướng đến công việc của mình.

Cách tạo dự án mới

Dự án là cách bạn tổ chức và lập kế hoạch cho tất cả các nhiệm vụ liên quan đến một ý tưởng, mục tiêu cụ thể hoặc một phần công việc lớn. Bạn có thể trực quan hóa các dự án trên chế độ xem Danh sách, Bảng, Lịch hoặc Dòng thời gian và chuyển đổi giữa các chế độ xem này bất cứ lúc nào.

Các loại dự án bạn có thể quản lý trong Asana

• Theo thời hạn: phù hợp với các sự kiện, lễ ra mắt, chiến dịch
• Quy trình đang diễn ra: dùng để lập kế hoạch chạy nước rút, yêu cầu công việc, lịch biên tập
• Lập kế hoạch và tham khảo: dùng cho các chương trình họp, brainstorms, vạch bản đồ lộ trình

Ngoài ra, Asana cung cấp các template dự án được cấu hình sẵn trong thư viện mẫu để phục vụ người dùng.

Xem thêm: Công cụ quản lý dự án nào hiệu quả và tiện lợi nhất hiện nay?

Quản lý dự án

• Nhóm các nhiệm vụ liên quan với nhau

Việc phân nhóm cho các nhiệm vụ sẽ giúp cho việc phân tích dự án dễ dàng hơn. Người dùng có thể tạo các nhóm theo thời gian (quý hoặc tháng), phân chia theo các giai đoạn của dự án hoặc theo thẻ Kanban – “phải làm”, “đang làm” và “đã hoàn thành”.

• Sắp xếp và lọc các nhiệm vụ trong dự án với Trường tùy chỉnh

Trường tùy chỉnh giống như tiêu đề cột của bảng tính giúp bạn lọc và sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự mức độ ưu tiên, trạng thái nhiệm vụ, chi phí hoặc phê duyệt. Bạn có thể sử dụng tính năng này bằng cách nhấp vào bất kỳ tiêu đề nào và sử dụng các nút lọc + sắp xếp.

4. Đánh giá phần mềm quản lý công việc Asana

Chúng ta đã tìm hiểu về phần mềm Asana là gì cũng như cách sử dụng Asana để quản lý công việc. Hãy cùng đánh giá hiệu quả sử dụng của Asana trong thực tế để giúp doanh nghiệp có một cách tiếp cận chân thực nhất về phần mềm này.

Ưu điểm

• Tính năng đa dạng: Asana cung cấp khá đầy đủ bộ tính năng hỗ trợ người dùng quản lý công việc & dự án từ cơ bản đến nâng cao.

• Giao diện thân thiện: Cấu trúc của Asana app dễ hiểu và thân thiện với người dùng, các thao tác được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng.

• Tính bảo mật cao: Asana có các chương trình bảo mật và quyền riêng tư toàn diện theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo cho các dữ liệu được lưu trữ an toàn.

Nhược điểm

• Chi phí cao: Vì là ứng dụng quốc tế nên chi phí sử dụng của Asana khá cao, nếu muốn sử dụng trọn bộ các tính năng thì doanh nghiệp phải đầu tư một khoản không nhỏ
• Giới hạn sử dụng: Phiên bản miễn phí bị giới hạn các tính năng và số lượng người dùng (tối đa 15 thành viên/nhóm)
• Ngôn ngữ giới hạn: Hiện tại Asana không có phiên bản ngôn ngữ Tiếng Việt, điều này có thể gây bất tiện cho các doanh nghiệp trong quá trình sử dụng.

Tham khảo ngay: TOP 8 Phần mềm quản lý dự án miễn phí, quản lý tiến độ hiệu quả nhất 2022

5. Bảng giá phần mềm Asana

Phần mềm quản lý công việc và dự án Asana cung cấp 4 gói dịch vụ khác nhau phù hợp với từng mục đích và đặc điểm quy mô của người dùng.

Gói	Basic	Premium	Business	Enterprise
Đối tượng sử dụng	Dành cho các cá nhân hoặc nhóm mới bắt đầu quản lý dự án	Dành cho các nhóm cần tạo kế hoạch dự án chuyên nghiệp	Dành cho các nhóm và doanh nghiệp cần quản lý dự án lớn	Đối với các tổ chức cần quản trị, kiểm soát mọi loại dự án, công việc.
Chi phí	US $ 0 Miễn phí vô thời hạn	US $ 10,99 người dùng/tháng	US $ 24,99 người dùng/tháng	Liên hệ tư vấn
Tiện ích cung cấp	– Danh sách công việc, bảng kanban, lịch, tích hợp ứng dụng. – Tối đa 15 thành viên trong nhóm.	– Các tính năng gói Basic – Tiến trình, tìm kiếm nâng cao, bảng điều khiển dự án và ngân sách, hỗ trợ ưu tiên, tạo trường tùy chỉnh, biểu mẫu và các mốc quan trọng.	– Các tính năng gói Premium. – Danh mục đầu tư, Khối lượng công việc, biểu mẫu, tự động soát lỗi, hỗ trợ ưu tiên, tích hợp Adobe Creative Cloud.	– Các tính năng gói Business. – Cấp phép người dùng, xuất dữ liệu, xây dựng thương hiệu tùy chỉnh, hỗ trợ ưu tiên.

6. Phần mềm Asana phù hợp với doanh nghiệp nào?

Không phải mọi doanh nghiệp đều phù hợp để triển khai Asana. Tùy vào quy mô, loại hình công việc và mức độ chuyên sâu trong quản lý, phần mềm này sẽ phát huy hiệu quả khác nhau. Dưới đây là những nhóm doanh nghiệp phù hợp nhất để áp dụng Asana:

Asana đặc biệt lý tưởng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup hoặc đội nhóm linh hoạt đang tìm kiếm công cụ giúp quản lý công việc đơn giản nhưng hiệu quả. Nhờ giao diện trực quan, dễ thao tác và khả năng tổ chức task theo dạng bảng Kanban, timeline hay lịch, Asana giúp các nhóm làm việc nhanh chóng nắm bắt tiến độ chung, hạn chế bỏ sót nhiệm vụ.

• Doanh nghiệp startup / nhỏ gọn: Asana là lựa chọn tiết kiệm và dễ dùng. Việc khởi tạo dự án, phân công nhiệm vụ hay gắn deadline chỉ cần vài thao tác, giúp các nhóm làm việc gọn gàng ngay cả khi chưa có quy trình rõ ràng.

• Đội nhóm Marketing, sáng tạo, truyền thông: Nhờ khả năng cộng tác mạnh, gắn bình luận, chia sẻ tệp và cập nhật real-time, Asana rất phù hợp cho các team làm nội dung, chạy chiến dịch quảng cáo hay quản lý lịch đăng bài.

• Doanh nghiệp làm việc theo dự án ngắn hạn: Các công ty trong lĩnh vực thiết kế, tư vấn, công nghệ, sản xuất theo đơn hàng có thể tận dụng Asana để theo dõi tiến độ từng giai đoạn, từ brief – thực hiện – nghiệm thu.

• Tổ chức phi lợi nhuận hoặc nhóm giáo dục: Asana có bản miễn phí và gói ưu đãi cho các tổ chức này, hỗ trợ tốt cho việc quản lý kế hoạch, tình nguyện viên hoặc khóa học.

Ngược lại, với doanh nghiệp quy mô lớn, có nhiều tầng quản lý hoặc yêu cầu phê duyệt nhiều cấp, Asana có thể gặp hạn chế vì thiếu tính năng chuyên sâu như tự động hóa quy trình phức tạp, quản lý KPI, báo cáo nhân sự hoặc tích hợp hệ thống ERP. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng các nền tảng toàn diện hơn như 1Office, Jira hoặc ClickUp – nơi cho phép kết nối quy trình giữa nhiều phòng ban.

Tóm lại, Asana phù hợp nhất với các đội nhóm nhỏ – trung bình, có tính linh hoạt cao, cần công cụ quản lý dự án trực quan, cộng tác nhanh và không quá phức tạp trong quy trình phê duyệt.

7. Cách tối ưu hiệu quả khi sử dụng phần mềm Asana trong doanh nghiệp

Để Asana phát huy hết tiềm năng, doanh nghiệp cần không chỉ “sử dụng” mà phải “vận hành có chiến lược”. Dưới đây là những cách giúp tối ưu hiệu quả khi triển khai Asana trong công việc và quản lý dự án:

Trước tiên, doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình làm việc nội bộ trước khi khởi tạo dự án trên Asana. Khi các bước, vai trò và tiêu chí hoàn thành được xác định rõ, hệ thống mới có thể vận hành mượt mà và tránh xung đột trách nhiệm giữa các thành viên.

• Thiết lập cấu trúc dự án khoa học: Sử dụng các “Section” (phần) hoặc “Board” (bảng) để chia nhóm công việc theo giai đoạn: Lên kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hoàn tất. Điều này giúp dễ dàng theo dõi dòng công việc và tránh bỏ sót nhiệm vụ.

• Gắn deadline và người phụ trách cụ thể: Mỗi task trong Asana nên có người chịu trách nhiệm chính (Assignee) và hạn hoàn thành rõ ràng. Đây là yếu tố giúp tăng tính cam kết, tránh việc đùn đẩy hoặc trễ tiến độ.

• Tận dụng tính năng tự động hóa (Automation Rules): Asana cho phép thiết lập các “rule” như tự chuyển task khi hoàn thành, gắn tag khi đổi trạng thái, hoặc tự gửi thông báo. Điều này giúp giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian đáng kể.

• Đồng bộ hóa Asana với công cụ khác: Kết nối Asana với Google Drive, Slack, Zoom, Gmail hoặc Microsoft Teams để thống nhất dữ liệu và giúp mọi người dễ dàng cập nhật tình hình công việc.

• Theo dõi & báo cáo định kỳ: Sử dụng các biểu đồ hoặc dashboard để theo dõi tiến độ công việc, thời gian hoàn thành và hiệu suất của từng thành viên. Việc này giúp nhà quản lý nhanh chóng phát hiện “nút thắt” trong quy trình và cải thiện kịp thời.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên đào tạo nhân viên sử dụng Asana đồng bộ. Một hệ thống chỉ phát huy hiệu quả khi tất cả thành viên hiểu cách dùng đúng và tuân thủ quy trình chung.

8. 1Office – Phần mềm quản lý công việc & dự án toàn diện

Các tính năng nổi bật của 1Office

Có thể thấy rằng phần mềm quản lý công việc và dự án Asana là bộ công cụ hữu hiệu với những tính năng hỗ trợ mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Tuy vậy, xét theo những hạn chế thì đây có thể chưa phải sự lựa chọn tối ưu nhất với nhu cầu và đặc điểm của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Vậy giải pháp nào có thể thay thế cho Asana?

1Office là một trong những nền tảng quản trị doanh nghiệp số 1 thị trường với 7 năm kinh nghiệm tiên phong trong chuyển đổi số. Với phân hệ Workplace, 1Office sở hữu bộ tính năng ưu việt và đa dạng giúp doanh nghiệp quản lý dự án và công việc dễ dàng, hiệu quả không thua kém Asana với chi phí hợp lý, tiết kiệm.

Quản lý công việc

• Hỗ trợ lên kế hoạch, giao việc dễ dàng. Người tham gia dự án có thể xem nội dung, tài liệu, tiến độ, mức độ ưu tiên của dự án.
• Giám sát tiến độ mọi lúc mọi nơi, chỉ cần 1 Click là có thể xem được toàn bộ dữ liệu chính xác mà không cần hỏi nhân viên.
• Tự động cập nhật báo cáo tiến độ dưới dạng Gantt Chart & Kanban rất trực quan, khoa học và dễ hiểu.
• Những người tham gia dự án có thể xem tất cả công việc mọi lúc, mọi nơi qua thiết bị có kết nối Internet.
• Giao tiếp linh hoạt bằng 1Chat, cho phép giao việc, theo dõi tiến độ ngay trong hội thoại trao đổi
• Quản lý quy trình làm việc, tự động hóa các tác vụ vặt, cấu hình quy trình tự động triển khai chỉ cần 1 click
• Số hóa, quản lý hồ sơ, tài liệu, cho phép ký số trực tiếp trong quy trình.

Quản lý dự án

• Dễ dàng lập kế hoạch và giao việc cho đúng người, đúng phòng ban ngay trên phần mềm.
• Bám sát được tiến độ và theo dõi tình hình chi tiết của công việc để có kế hoạch xử lý kịp thời.
• Tất cả người tham gia công việc đều có thể trao đổi, bàn bạc trực tiếp ngay dưới phần thảo luận.
• Tự động cập nhật báo cáo kết quả công việc. Từ đó, quản lý có thể đánh giá được hiệu quả công việc.

So sánh tổng quan Phần mềm Asana và 1Office

Đặc điểm	Asana	1Office
Tính năng quản lý công việc đa dạng	x	x
Giao diện thân thiện	x	x
Giá thành hợp lý		x
Ngôn ngữ Tiếng Việt		x

Bài viết trên đây đã giúp bạn đọc tìm hiểu phần mềm asana là gì và đánh giá chi tiết các tính năng của Asana trong quản lý công việc & dự án. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì hay quan tâm đến giải pháp phần mềm 1Office, hãy liên hệ với 1Office theo:

Nhận tư vấn miễn phí

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA