Bản đồ chuyển đổi số – Nắm rõ quy trình Chuyển đổi số cho doanh nghiệp SMEs

I. Bản đồ chuyển đổi số doanh nghiệp là gì?

1. Chuyển đổi số là gì? 

Chuyển đổi số (Digital Transformation) chính là quá trình ứng dụng công nghệ vào quá trình vận hành, quy trình hoạt động của một tổ chức. Thông qua việc áp dụng một số công nghệ như AI, Blockchain,… sẽ giúp tổ chức có thể Chuẩn hóa quy trình làm việc, quy trình vận hành; tối ưu hóa chi phí nhân công, tối đa hóa năng suất làm việc,…

2. Bản đồ Chuyển đổi số là gì?

Có thể nói, Bản đồ chuyển đổi số doanh nghiệp chính là việc xây dựng nên một bản kế hoạch cụ thể, xây dựng một quy trình áp dụng công nghệ để trợ giúp cho doanh nghiệp trong quá trình Chuyển đổi số.

Đối với những doanh nghiệp lớn, họ thường có đội ngũ chuyên gia về IT, công nghệ sẽ giúp cho quá trình Chuyển đổi số dễ dàng hơn.

3. Công nghệ – Xương sống trong hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp

Những lợi ích mà doanh nghiệp đạt được khi ứng dụng công nghệ chuyển đổi số:

• Chuẩn hóa quy trình: Mọi quy trình vận hành của doanh nghiệp sẽ được thiết kế và cài đặt tự động trên hệ thống giúp cho người lao động dễ dàng nắm bắt được khối lượng công việc của mình, nhà quản lý dễ dàng giám sát quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
• Lưu trữ hồ sơ tự động: Mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được cập nhật trên Dữ liệu đám mây hoặc trên hệ thống. Những dữ liệu như: Data khách hàng, hợp đồng, phiếu thu chi, hồ sơ nhân sự,.. sẽ được lưu trữ trên hệ thống và nhân sự có thể tìm kiếm thông tin tại bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào.
• Tính công – ca, bảng lương tự động: Người lao động có thể tự theo dõi công/ giờ làm việc thực tế của bản thân. Tiền lương sẽ được tính tự động và được cài đặt theo công thức tính lương của từng doanh nghiệp cụ thể. 
• Ký số: Quy trình ký số được thực hiện mọi lúc mọi nơi, giảm thiểu giấy tờ,…

Đối với tệp doanh nghiệp SMEs trên thị trường hiện nay, khi nguồn kinh phí có hạn, không có những chuyên gia dày dặn kinh nghiệm về CNTT và không đủ chi phí để thuê Chuyên gia từ bên ngoài thì họ nên tham khảo và làm theo quy trình được vẽ trên Bản đồ Chuyển đổi số mà chúng tôi cung cấp sắp tới.

II. Thực trạng Chuyển đổi số đối với các doanh nghiệp SMEs

1. Thực trạng chuyển đổi số 

Trên thị trường Việt Nam hiện tại, khi nhắc tới Chuyển đổi số, ta chỉ có thể tìm hiểu thông tin về các tập đoàn lớn, được coi là chủ chốt trong từng lĩnh vực cụ thể. Còn đối với tệp doanh nghiệp SMEs, quá trình Chuyển đổi số mới chỉ được thực hiện ở những bước đầu tiên và đơn giản nhất chứ chưa thực sự tiến sâu vào Chuyển đổi số như chuẩn hóa quy trình hay tối đa năng suất bằng việc sử dụng công cụ hỗ trợ.

Số liệu thống kê đã chỉ ra rằng:

• Có tới 92% doanh nghiệp được khảo sát biết cách thức chuyển đổi số như thế nào, 72% không biết nên bắt đầu thực hiện từ khâu nào của tổ chức và 69% không biết lựa chọn đối tác nào để triển khai thực hiện quá trình này.
• Bên cạnh đó, sau đại dịch Covid, nhiều doanh nghiệp SMEs đã tiến hành chuyển đổi số để phù hợp với tình hình hiện tại nhưng khẩu “chuyển đổi” này vẫn rất thô sơ đó là làm việc từ xa, báo cáo kết quả thực hiện công việc thông qua nhóm chat hay drive,…

2. Xu hướng Chuyển đổi số thường gặp nhất 2022

Theo nghiên cứu và tìm hiểu của Forbes, 5 xu hướng Chuyển đổi số hàng đầu 2022 là các xu hướng sau:

 

Tìm hiểu thêm: Ví dụ về Chuyển đổi số – 5 xu hướng chuyển đổi số mới nhất 2022

II. Yếu tố mà doanh nghiệp cần tập trung khi tiến hành chuyển đổi số

Có thể thấy để thực hiện được quá trình Chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ phải cập nhật, hay thếu rất nhiều về nguồn lực cơ sở vật chất lẫn nguồn lực con người. 

Có năm yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng để linh hoạt hóa vận hành:

• Chiến lược dài hạn của tổ chức sẽ thay đổi phù hợp với quá trình chuyển đổi
• Tái cấu trúc doanh nghiệp để đáp ứng với hình thức hoạt động của công nghệ mới được áp dụng
• Tối ưu hóa quy trình vận hành giúp nâng cao hiệu suất, giảm thiểu khối lượng công việc
• Đầu tư vào công nghệ để hỗ trợ quá trình phát triển của công ty

 Trong đó, số hóa vận hành chính là bước đi chiến lược đầu tiên và thông minh để doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh khác biệt, tinh gọn và tối ưu bộ máy vận hành vốn có.

Bên cạnh đó, các chuyên gia nhận định rằng nguồn lực con người cũng là một yếu tố quan trọng góp phần không nhỏ vào quá trình Chuyển đổi số của doanh nghiệp. Khi nhân sự trong tổ chức không có đủ kỹ năng, chuyên môn thì việc Chuyển đổi số sẽ trở nên vô ích bởi họ không thể sử dụng các công cụ mới này để hỗ trợ quá trình làm việc. Vì vậy, con người là yếu tố quan trọng nhất và cần phải đầu tư một cách có chọn lọc những người có khả năng thích nghi với những kỹ năng, ham học hỏi và linh hoạt thì quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp mới đạt được thành công. 

III. Quy trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp SMEs

Trong phần này, chúng ta sẽ vẽ nên Bản đồ Chuyển đổi số cho doanh nghiệp SMEs:

1. Đánh giá tình hình thực tại của doanh nghiệp

• Phân tích các lực lượng và xu hướng thị trường:

Thông qua việc xác định và phân tích xu hướng thị trường, doanh nghiệp có thể xác định được một số yếu tố như: Tiềm năng phát triển, đối thủ cạnh tranh,…

Các yếu tố môi trường cụ thể có thể được phân tích bằng cách sử dụng phân tích ngành. Các yếu tố liên quan đến môi trường bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược, mục tiêu ngắn hạn/ dài hạn và hoạt động của công ty

Một số yếu tố liên quan tới môi trường bên ngoài: Quyền lực của nhà cung cấp, quyền lực của khách hàng, các rào cản gia nhập đối với người mới, mối đe dọa của các sản phẩm và dịch vụ thay thế và mức độ cạnh tranh.

• Phân tích các công nghệ kỹ thuật số phù hợp để nâng cao trải nghiệm của khách hàng :

Tìm hiểu toàn bộ những công nghệ kỹ thuật số phù hợp nhất với doanh nghiệp là bước tiếp theo. Trong quá trình lựa chọn, nhà quản trị cần chú ý tới khả năng của công ty, chi phí được duyệt phục vụ cho quá trình chuyển đổi số, nhu cầu cũng như mong muốn của khách hàng.

• Phân tích mô hình hoạt động & kinh doanh hiện tại:

Mô hình kinh doanh và hoạt động cần được phân tích từ khía cạnh phục vụ nhu cầu và đáp ứng mong muốn của khách hàng. Nhờ vào việc phân tích sẽ cho thấy các nguồn lực (quy trình, công nghệ, tổ chức, con người và kinh phí) được kết nối như thế nào để tạo ra giá trị cho khách hàng.

Tìm hiểu thêm: Tự động hóa doanh nghiệp – Cách để tối ưu hóa quy trình vận hành

2. Xây dựng chiến lược và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng tới doanh nghiệp

Một trong những bước thuộc quy trình tạo nên Bản đồ chuyển đổi số cho doanh nghiệp không thể thiếu chính là bước này. Việc xây dựng chiến lược và đánh giá các yếu tố sẽ được thể hiện qua các khía cạnh:

• Xác định các kịch bản kinh doanh khác nhau: Bằng cách xây dựng các kịch bản với mức độ xác suất khác nhau, ban giám đốc có thể nhìn nhận tương lai tiềm năng theo những cách khác nhau, giúp mở rộng tầm nhìn, liệt kê ra các cơ hội và rủi ro, đồng thời tăng khả năng phản ứng của doanh nghiệp với các sự kiện đang diễn ra khác nhau.
• Xác định phân khúc khách hàng mục tiêu và công nghệ sẽ được sử dụng: Nhu cầu và mong muốn của từng phân khúc đang được kết hợp vào các dòng giá trị thích hợp và phù hợp với các giải pháp công nghệ tốt nhất để hỗ trợ các dòng giá trị này.
• Phát triển mô hình kinh doanh tương lai: Hiểu biết về các yếu tố khác nhau đặc trưng cho tình hình hiện tại trong môi trường và công ty, các kịch bản kinh doanh khác nhau và phân khúc khách hàng mục tiêu với các công nghệ phù hợp sẽ hỗ trợ việc đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng, định hình lĩnh vực mà việc phát triển mô hình kinh doanh nên diễn ra. 
• Phân tích tác động của việc áp dụng CNTT vào quy trình vận hành doanh nghiệp

3. Đưa ra quyết định lựa chọn nền tảng công nghệ

 Là một phần của quá trình phát triển chiến lược, Nhóm được phân quyền lựa chọn công nghệ để áp dụng phải đảm bảo được sự chấp thuận của quản lý cấp cao về các yếu tố như: 

• Chi phí được phê duyệt để tiến hành Chuyển đổi số
• Mức độ phù hợp với quy trình vận hành của doanh nghiệp
• Mức độ dễ sử dụng, phù hợp với trình độ của CBNV trong tổ chức 

Ví dụ: Để có thể tiến hành lựa chọn sử dụng AI – doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn lực bên trong và bên ngoài, thay đổi cơ sở vật chất để phù hợp với công nghệ mới. Khi thông tin này đã được thu thập, xem xét và phê duyệt bởi các nhà quản lý thích hợp, nhóm có thể trình bày các phát hiện và khuyến nghị của mình cho quản lý cấp cao để phê duyệt.

4. Phê duyệt kế hoạch và khởi động dự án

Trong bước này, tất cả các nguồn lực đã được xác định ở các bước trên đều được phát huy tác dụng: 

• Đơn vị cung cấp công cụ được lựa chọn sắp xếp để bắt đầu công việc 
• Các nhóm CNTT sẵn sàng để phối hợp với đội triển khai thực hiện phần mềm
• Nhân viên chuẩn bị bắt đầu chuyển đổi từ quy trình hiện tại của họ sang quy trình mới đã được xây dựng sẵn. 
• Có thể này, đây là một trong những bước quan trọng nhất trong lộ trình vì nó tập hợp tất cả những người chơi lại với nhau và đưa chương trình về phía trước.

5. Tiến hành thực hiện theo Bản đồ chuyển đổi số đã xây dựng

Nhiều hoạt động sẽ diễn ra khi doanh nghiệp tiến hành Chuyển đổi số, bao gồm những hoạt động sau:

• Cài đặt và kiểm tra công nghệ mới được áp dụng vào quy trình vận hành để có thể thực hiện các điều chỉnh và cải tiến dựa trên kinh nghiệm.
• Thí điểm của công nghệ mới để nhân viên làm quen với hệ thống và cách sử dụng chúng. 
• Xây dựng các chính sách, thủ tục và chỉ tiêu đo lường hiệu suất khi sử dụng công nghệ mới. 
• Xây dựng chương trình đào tạo cho tất cả nhân viên trên hệ thống mới, đặc biệt là những nhân viên sẽ sử dụng chúng.
• Tiến hành đánh giá định kỳ về: chi phí sử dụng, những vấn đề gặp phải trong quá trình sử dụng.
• Nghiệm thu kết quả đầu ra từ các hệ thống mới để đảm bảo kết quả phù hợp với yêu cầu của công ty và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
• Các biện pháp để bảo vệ các hệ thống và công nghệ mới

IV. Tự động hóa doanh nghiệp giúp đẩy nhanh quá trình Chuyển đổi số với 1Office

Là phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp với tệp khách hàng lên tới 5000 doanh nghiệp, hơn 450.000 users sử dụng. Khi sử dụng 1Office, doanh nghiệp sẽ được “Chuyển đổi số” với hàng loạt những tính năng chính như: