5 bước lập kế hoạch chiến lược – Những điều cần chú ý khi lập kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược là một trong những vấn đề quan trọng đóng vai trò lớn vào việc phát triển và tăng trưởng của doanh nghiệp bạn. Khi xây dựng một kế hoạch, các nhà quản lý cần phải xác định rõ các bước lập kế hoạch. Vì vậy, trong bài này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về quy trình lập kế hoạch chiến lược và Ví dụ minh họa về các bước lập kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. 

I. Quy trình lập kế hoạch chiến lược là gì?

1. Khái niệm

Hoạch định chiến lược chính là quá trình giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu và xây dựng một kế hoạch khả thi để có thể đạt được mục tiêu đó. Thông thường, một kế hoạch có thể  bao gồm các mục tiêu của toàn bộ tổ chức, hoặc mục tiêu của một phòng ban cụ thể trong tổ chức được nhà quản lý lập ra và cùng với nhân viên dưới quyền thực hiện nó. 

Khi lập một kế hoạch chiến lược, nhà quản trị và các cấp lãnh đạo phải bám sát theo các bước lập kế hoạch để giúp định hướng rõ ràng, mục tiêu cụ thể,… 

2. Các khía cạnh quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch chiến lược

Khi thực hiện xây dựng một kế hoạch chiến lược, nhà quản trị cần chú ý tới 4 khía cạnh sau để có thể xây dựng các bước lập kế hoạch quản trị chính xác, nhanh gọn nhất: 

• Nhiệm vụ cần phải hoàn thành

 Kế hoạch chiến lược bắt đầu với một sứ mệnh mang lại cho công ty ý thức về mục đích và phương hướng. Khi thực hiện một kế hoạch, việc xác định và xây dựng nó phải bám sát với sứ mệnh, tầm nhìn của một tổ chức.

Ví dụ: Một doanh nghiệp trong ngành giáo dục có thể tìm cách dẫn đầu trong các công cụ và dịch vụ giáo dục trực tuyến – 1 trong những hình thức giáo dục mới đang được ưa chuộng.

• Mục tiêu hướng tới

 Thông thường, khi xác định mục tiêu của một tổ chức, nhà quản trị thường sử dụng mô hình SMART. Các mục tiêu có thể đo lường được rất quan trọng vì chúng cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xác định mức độ hoạt động của doanh nghiệp so với các mục tiêu và sứ mệnh tổng thể. 

Ví dụ: Thiết lập mục tiêu cho doanh nghiệp giáo dục hư cấu có thể bao gồm việc phát hành phiên bản đầu tiên của nền tảng lớp học ảo trong vòng hai năm hoặc tăng doanh số bán một công cụ hiện có lên 30% trong năm tới.

• Sự phù hợp với các mục tiêu ngắn hạn 

Việc lập kế hoạch sẽ phải liên quan trực tiếp tới mục tiêu ngắn hạn mà doanh nghiệp cần phải đạt được. 

Ví dụ:  Đối với lĩnh vực kinh doanh giáo dục giả tưởng, các nhà lãnh đạo có thể chọn đầu tư chiến lược vào các công nghệ giao tiếp và cộng tác, chẳng hạn như phần mềm và dịch vụ lớp học ảo nhưng lại từ chối cơ hội thiết lập các cơ sở vật chất trong lớp học.

• Đánh giá và sửa đổi

 Việc có một kế hoạch làm việc cụ thể sẽ giúp tổ chức có thể thường xuyên đánh giá tiến độ thực hiện và chất lượng hoàn thành công việc, thay đổi kịp thời kế hoạch làm việc để phù hợp với nhu cầu thị trường. 

Ví dụ: Sự hạn chế về luật pháp và quy định có thể ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của doanh nghiệp ở một số khu vực địa lý nhất định. Do đó, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi kế hoạch chiến lược để xác định lại các mục tiêu hoặc thay đổi các chỉ số để có thể đo lường tiến độ.

Theo như một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, 86% nhà quản trị dành ít hơn 1h mỗi tháng cho việc lập kế hoạch chiến lược từ đó khiến 96% người lao động không thể hiểu được kế hoạch của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, trong phần tiếp theo, các nhà quản trị có thể đọc và làm theo các bước lập kế hoạch mà chúng tôi đã xây dựng để có thể tăng khả năng truyền tải thông tin cũng như rút ngắn thời gian lập kế hoạch cho bản thân.

Đọc ngay: Chiến lược xác định thị trường mục tiêu chính xác, hiệu quả cho doanh nghiệp

II. Các bước lập kế hoạch chiến lược của một doanh nghiệp

Trong tổ chức, lập kế hoạch chiến lược được tiến hành ở cấp quản trị và điều hành doanh nghiệp. Thông thường, một kịch bản đơn giản nhất để có thể tiến hành lập kế hoạch chiến lược sẽ bao gồm 5 bước chính:

1. Xác định nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp

Đây chính là giai đoạn tiền đề cho quá trình xây dựng kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp. Việc xem xét, đánh giá các nguồn lực bên trong và bên ngoài của một tổ chức sẽ giúp bạn có một cái nhìn cụ thể, chính xác hơn trong quá trình xây dựng kế hoạch. Thông thường, khi xác định và tiến hành đánh giá nguồn lực của doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện phân tích theo mô hình SWOT. Bạn đọc có thể tham khảo các yếu tố của mô hình SWOT trong hình dưới đây: 

Các yếu tố thuộc SWOT:

• SO( maxi – maxi): Nhằm tận dụng tối đa các lợi thế tạo ra cơ hội
• WO( mini – maxi): Khắc phục điểm yếu để có thể phát huy những thế mạnh
• ST ( maxi – mini): Tiến hành sử dụng thế mạnh để loại bỏ nguy cơ
• WT ( mini – mini): Giả thuyết mọi vấn đề tiêu cực và tập trung nghĩ ra phương án giải quyết nhằm hạn chế rủi ro. 

Khi tiến hành xây dựng chiến lược kinh doanh, nhà quản lý sẽ tiến hành phân công nhiệm vụ của từng cá nhân và vạch rõ vai trò, trách nhiệm cụ thể của từng đối tượng. Việc xác định rõ các nguồn lực sẵn có cả ở bên trong lẫn bên ngoài sẽ giúp tổ chức nắm rõ vị trí hiện tại của doanh nghiệp tại thời điểm xây dựng kế hoạch.

Đọc thêm: Hướng dẫn cách lập kế hoạch kinh doanh bài bản, chi tiết nhất

2. Thiết lập mục tiêu mà tổ chức cần phải đạt được

Sau khi đã xác định rõ vị trí hiện tại của tổ chức, các mục tiêu sẽ là công cụ giúp đáp ứng kỳ vọng của nhà quản trị, ban lãnh đạo doanh nghiệp. Mục tiêu có thể được thiết lập cho cả các bộ phận riêng lẻ và cho toàn bộ doanh nghiệp, tùy thuộc vào mục đích của họ.

Thực tế cho thấy, mục tiêu cho một tổ chức có thể chung chung, chỉ là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, nhưng khi bạn đặt mục tiêu cho một bộ phận, bạn cần phải chi tiết và cụ thể để các thành viên trong nhóm của bạn hiểu họ cần phải làm gì để có thể hoàn thành mục tiêu ấy. 

Việc lựa chọn các mục tiêu để có thể ưu tiên được thực hiện bằng cách đặt những câu hỏi như:

• Sáng kiến ​​nào trong số những sáng kiến ​​này sẽ có tác động lớn nhất đến việc đạt được sứ mệnh / tầm nhìn của công ty và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường?
• Những loại tác động nào là quan trọng nhất (ví dụ: chuyển đổi khách hàng so với doanh thu)?
• Phản ứng của đối thủ cạnh tranh đối với kế hoạch mà doanh nghiệp sẽ thực hiện?
• Những mục tiêu ​​nào là khẩn cấp cần phải thực hiện tức khắc?
• Doanh nghiệp sẽ cần làm gì để hoàn thành mục tiêu đã đề ra?
• Làm thế nào chúng ta sẽ đo lường sự tiến bộ của mình và xác định liệu chúng ta có đạt được mục tiêu của mình hay không?

Ví dụ: Tăng lợi nhuận có thể là mục tiêu của doanh nghiệp, các bộ phận riêng lẻ sẽ cần các mục tiêu chi tiết hơn liên quan đến việc thúc đẩy lợi nhuận, chẳng hạn như: Tăng thêm 100.000.000 triệu VND doanh thu trong quý 2/2022 so với quý 1.

3. Xây dựng kế hoạch

Sau khi đã xác định được những yếu tố căn bản mà một kế hoạch cần có, trong phần này, chúng ta sẽ xét tới việc xây dựng kế hoạch và tầm quan trọng của nó. 

Việc xây dựng kế hoạch chính là việc vẽ ra bức tranh về tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai. Vì vậy, khi tiến hành xây dựng kế hoạch, nhà quản trị sẽ phải chú ý tới việc phát triển cả nguồn lực bên trong lẫn bên ngoài của tổ chức.

Cơ sở bên trong dựa trên hoạt động bên trong của công ty và các yếu tố. Một số ví dụ về cơ sở bên trong bao gồm:

• Các tài nguyên bạn mong đợi sẽ có sẵn
• Các chính sách của công ty mà bạn cần hoặc sẽ phải thực hiện
• Cách các cấp quản lý sẽ tương tác với kế hoạch

Cơ sở bên ngoài là bất cứ điều gì bên ngoài công ty có thể ảnh hưởng đến kế hoạch và khả năng đạt được các mục tiêu đã đề ra. Một số ví dụ về cơ sở bên ngoài bao gồm:

• Môi trường chính trị và xã hội
• Tiến bộ công nghệ
• Cạnh tranh từ các doanh nghiệp khác

Bên cạnh đó, khi tiến hành xây dựng kế hoạch, nhà quản trị cũng có thể xây dựng Bản đồ chiến lược cho doanh nghiệp để trực quan hóa toàn bộ kế hoạch của bạn. 

Bốn lĩnh vực được trình bày trên bản đồ chiến lược được phát triển bởi Chuyên gia Robert S. Kaplan và David P. Norton. Chúng bao gồm:

• Tài chính
• khách hàng
• Những quy trình nội bộ
• Con người / Học tập và phát triển

Hai quan điểm đầu tiên có thể được mô tả: “những gì chúng tôi nhận được ”, còn hai quan điểm dưới cùng là “những gì chúng tôi đang làm ”. Thông thường, cách đọc bản đồ có thể được đọc từ trên xuống hoặc từ dưới lên, nhưng “câu chuyện” của chiến lược thường sẽ trôi chảy hơn khi đọc từ dưới lên vì những gì bạn làm ảnh hưởng trực tiếp đến những gì bạn nhận được. 

Tham khảo thêm: Chiến lược đại dương xanh và đại dương đỏ: Đâu là lựa chọn tối ưu?

4. Thực hiện và quản lý kế hoạch

Thông thường sẽ có một số cách khác nhau giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Vì vậy, việc nghiên cứu các giải pháp khác nhau để hoàn thành mục tiêu đã đề ra khá quan trọng bởi nó mang lại cho các nhà quản lý sự linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch đã được đề ra. 

Để có thể lựa chọn cách thức thực hiện kế hoạch một cách chính xác, nhà quản trị cần xem xét cẩn thận điểm mạnh và điểm yếu của từng giải pháp, đặc biệt khi chúng liên quan đến mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp. 

Bằng cách lập bản đồ các quy trình, chiến lược rộng hơn có thể được chuyển thành một kế hoạch cụ thể. Trong quá trình triển khai kế hoạch, tiêu chí KPI sẽ được sử dụng xuyên suốt như một cách truyền đạt trách nhiệm từ cấp trên xuống cấp dưới. 

5. Xem xét và sửa đổi kế hoạch

Kế hoạch chiến lược và mục tiêu ưu tiên sẽ được kiểm tra và sửa đổi trong một khoảng thời gian nhất định để có thể phù hợp với thị yếu thị trường, các quy định, chính sách về ngành hàng mà doanh nghiệp kinh doanh. 

Cụ thể: Trong từng quý, hãy tiến hành review tỉ lệ KPI đã đạt được để có thể xác định hiệu quả làm việc của doanh nghiệp,… từ đó đưa ra những giải pháp mới, những vấn đề cần phải sửa/ phải thay đổi cho phù hợp với thị trường. 

Việc đánh giá hiệu quả chiến lược thông thường sẽ bao gồm: Các phép đo lường hiệu suất hoạt động, xem xét nhất quán các vấn đề bên trong và bên ngoài,… . Bất kỳ đánh giá chiến lược thành công nào cũng bắt đầu bằng việc xác định các thông số cần đo lường.

Tìm hiểu thêm: Cách lập bản đồ chiến lược doanh nghiệp hiệu quả cho nhà lãnh đạo

III. Ví dụ về các bước lập kế hoạch chiến lược của Upward Airlines

Xác định nguồn lực sẵn có

Khi Upward Airlines tiến hành xác định các nguồn lực trong bản phác thảo kế hoạch chiến lược, hãng đã tìm thấy một số điều để cung cấp thông tin cho chiến lược 2019-2024 của mình:

• Một số hãng hàng không giá rẻ mới đã xuất hiện và gia tăng sự cạnh tranh cho các đường bay đến các thành phố lớn.
• Các hãng hàng không lớn hơn, lâu đời hơn đã bổ sung các đặc quyền như Wi-Fi miễn phí và nâng cấp thêm chỗ ngồi.
• Giá cho các chuyến bay đã thay đổi đáng kể trong toàn ngành trong năm năm qua.
• Upward Airlines đã bão hòa dấu chân địa lý hiện tại của mình kể từ kế hoạch cuối cùng.

Phân tích SWOT

Phân tích SWOT của Upward Air tiết lộ:

• Điểm mạnh ( Strengths) —Thông điệp marketing nhất quán về việc không tính phí hành lý ký gửi và trải nghiệm trên chuyến bay được tiêu chuẩn hóa.
• Điểm yếu (Weakness)  — Đa phần các tàu bay đã cũ, tụt hậu về công nghệ. 
• Cơ hội (Opportunities) — Có thể hiện đại hóa đội bay với những chỗ ngồi mới cho phép tăng số lượng hành khách có trong một chuyến bay.
• Các mối đe dọa ( Threats) — Đối thủ cạnh tranh cũng có những chương trình marketing với thông điệp “chi phí thấp” nhưng họ đã thêm chi phí ẩn vào phút cuối và tạo ấn tượng xấu đối với người tiêu dùng. 

Xây dựng kế hoạch

Tiếp tục với ví dụ về kế hoạch chiến lược của chúng tôi, Upward Airlines quyết định rằng họ cần thay đổi nhận thức của khách hàng để phát triển và cải thiện cách khách hàng nhìn nhận về thương hiệu của họ. Doanh nghiệp đã tiến hành thay đổi nhận thức của người tiêu dùng về thương hiệu từ “hãng hàng không kiểu cách” sang “tự do trên bầu trời”. Một sự thay đổi tiếp thị cũng cần thiết, định vị Upward Airlines là “không phát sinh thêm chi phí ân”, thay vì chỉ là “chi phí thấp” và tập trung vào việc tiêu chuẩn hóa kỳ vọng cho khách hàng.

Bản đồ chiến lược

Việc xây dựng bản đồ chiến lược đã giúp tổ chức đưa tất cả thông tin vào trong cùng một bản ghi để nhà quản trị dễ theo dõi, giám sát nhất.

Bản đồ lập kế hoạch chiến lược ở cấp quản trị của Upward Airlines cho thấy một số bài học chính:

• Đặt ra các mục tiêu tài chính mới với mô hình khác biệt bao gồm các chuyến bay quốc tế và mua hàng qua internet.
• Cung cấp giá cả dễ dàng cho khách hàng mà không có chi phí phát sinh. 
• Nâng cao hiệu quả hoạt động bằng cách trang bị thêm máy bay và tối ưu hóa quy trình checkin lên máy bay của người tiêu dùng.
• Đầu tư vào đào tạo kỹ thuật và nâng cao dịch vụ khách hàng cho nhân viên.

Đây chỉ là bước khởi đầu cho Upward Airlines — tiếp theo hãng sẽ tạo ra các biện pháp và dự án của mình. Và có khả năng sẽ triển khai công nghệ để quản lý chiến lược. 

IV. Bí quyết giúp kế hoạch chiến lược thực thi hiệu quả

Một kế hoạch chiến lược chỉ thực sự tạo ra giá trị khi được thực thi đúng cách và theo dõi sát sao. Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng kế hoạch tốt nhưng khó triển khai vì thiếu cơ chế rõ ràng, thiếu công cụ đo lường hoặc văn hóa tổ chức chưa hỗ trợ đổi mới. Dưới đây là những bí quyết giúp doanh nghiệp đảm bảo kế hoạch chiến lược đi vào thực tiễn, đạt kết quả mong muốn:

1. Giao trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận

• Xác định người chịu trách nhiệm chính (Accountable) cho từng mục tiêu, dự án hoặc nhiệm vụ.

• Phân công quyền hạn, nguồn lực và thời hạn cụ thể để tránh tình trạng “trách nhiệm bị rải rác”.

• Đảm bảo tất cả nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong bức tranh tổng thể của chiến lược.

Khi trách nhiệm minh bạch, nhân viên chủ động hơn, hạn chế tình trạng trì hoãn hay lúng túng khi thực hiện.

2. Sử dụng KPIs và dashboard để theo dõi tiến độ

• Thiết lập Chỉ số hiệu quả chính (KPIs) phù hợp với từng mục tiêu chiến lược.

• Sử dụng dashboard trực quan để theo dõi tiến độ, hiệu suất, cảnh báo khi có vấn đề phát sinh.

• Định kỳ đánh giá, báo cáo để đảm bảo kế hoạch đi đúng hướng và các vấn đề được xử lý kịp thời.

Việc đo lường liên tục giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh, điều chỉnh kế hoạch kịp thời và minh bạch với các bên liên quan.

3. Đảm bảo sự linh hoạt và điều chỉnh kịp thời

• Kế hoạch cần không cứng nhắc, có thể điều chỉnh dựa trên biến động thị trường, nhân sự hoặc nguồn lực.

• Thường xuyên review và cập nhật kế hoạch theo chu kỳ tuần, tháng, quý để kịp thời thay đổi hướng đi.

• Khuyến khích các bộ phận đề xuất giải pháp điều chỉnh khi phát hiện rủi ro hoặc cơ hội mới.

Linh hoạt không có nghĩa là thay đổi liên tục, mà là điều chỉnh thông minh dựa trên dữ liệu và tình huống thực tế.

4. Tạo văn hóa tham gia và đóng góp ý tưởng từ nhân viên

• Khuyến khích mọi cấp nhân viên đưa ra đề xuất cải tiến để nâng cao hiệu quả thực thi.

• Thiết lập cơ chế ghi nhận, đánh giá và thưởng cho những đóng góp hữu ích.

• Xây dựng môi trường cởi mở, không sợ sai, giúp nhân viên tự tin thử nghiệm ý tưởng mới.

Một chiến lược sẽ phát huy tối đa khi nhân viên cảm thấy chủ động, có trách nhiệm và được ghi nhận với mục tiêu chung của tổ chức.

5. Liên kết kế hoạch chiến lược với quy trình vận hành và nguồn lực

• Đảm bảo các mục tiêu chiến lược được tích hợp vào quy trình hàng ngày của từng bộ phận.

• Kiểm tra nguồn lực hiện có (nhân sự, tài chính, công nghệ) để đảm bảo khả thi khi triển khai.

• Xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn và lập kế hoạch dự phòng.

Việc gắn kết chiến lược với vận hành giúp giảm lãng phí, tăng tính khả thi và đảm bảo mọi mục tiêu đều có cơ sở thực hiện.

Thực thi chiến lược thành công không chỉ dựa vào kế hoạch trên giấy mà còn phụ thuộc vào trách nhiệm rõ ràng, đo lường thường xuyên, linh hoạt trong điều chỉnh, văn hóa tham gia và quản lý nguồn lực hiệu quả. Khi doanh nghiệp áp dụng đồng bộ các bí quyết này, kế hoạch chiến lược sẽ trở thành công cụ thực tiễn giúp tăng trưởng bền vững và cải thiện hiệu suất toàn tổ chức.

V. Phần mềm lập kế hoạch công việc tự động – Hỗ trợ quản lý công việc dễ dàng

Phần mềm lập kế hoạch công việc là một phân hệ thuộc nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office và được tin dùng bởi hơn 450.000 người dùng đến từ hơn 5.000 doanh nghiệp Việt. Với nhiều tính năng thông minh, phần mềm giúp bạn quản lý, sắp xếp nhiều công việc cùng lúc hiệu quả, dễ dàng. Một số tính năng chính của phần mềm quản lý công việc như:

• Lập kế hoạch công việc cụ thể: Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân giúp người dùng có thể chủ động thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Theo dõi trạng thái, quản lý tiến độ công việc dưới màn hình Gantt, hệ thống quản lý công việc dạng Kanban
• Dễ dàng kéo thả trạng thái công việc như: đang thực hiện, hoàn thành..giúp bạn nắm bắt chi tiết từng hạng mục công việc khác nhau.
• Cảnh báo tự động, nhắc việc giúp các cá nhân có thể chủ động thực hiện công việc của mình.

Qua bài viết, chúng tôi mong rằng đã mang tới cho người đọc một cái nhìn tổng quan nhất về quy trình lập kế hoạch chiến lược và các bước đơn giản, nhanh gọn nhất để có thể xây dựng nên một bản kế hoạch chiến lược hoàn chỉnh.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Hotlie: 083 483 8888

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA